Faks to reprodukcja oryginalnego obrazu graficznego. Jak to może być grawerowanie, rysowanie, tekst, rysunek, monogram i tak dalej. Samo słowo pochodzi z łacińskiego odpowiednika fac. W dosłownym tłumaczeniu oznacza to „zrób tak”. 
Tło historyczne
Do XIX wieku faksymile były zwykle wykonywane przez narysowanie oryginału przy użyciu przezroczystego papieru, grawerowanie na drewnie lub metalu i litografię. We współczesnym świecie procedura ta jest znacznie łatwiejsza. Dzięki wynalazkowi i późniejszemu ulepszeniu malowania światłem - ryciny fotograficzne, fotografie i inne procesy, które pozwalają uzyskać bezwarunkowo prawdziwe kopie wyłącznie środkami mechanicznymi. Proces odtwarzania nazywany jest faksem. Z jego pomocą publikowane są rzadkie kopie do celów naukowych. Obecnie stosowanie podpisu faksu jest dość powszechne. Zastanówmy się, co to jest i dlaczego jest potrzebne.
Informacje ogólne
Podpisy faksymilowe na dokumentach od dawna uważane są za rzadkość. W niektórych przypadkach wygodniej jest używać takich, a nie oryginalnych elementów. Niemniej jednak, pomimo dość szerokiej dystrybucji, podpis na faksymile nie jest dozwolony we wszystkich dokumentach. Istnieje szereg ograniczeń, których naruszenie może prowadzić do dość poważnych konsekwencji.
Podpis faksu: moc prawna
W Kodeksie cywilnym jest tylko jedna wzmianka o przedmiotowych rekwizytach. W szczególności w art. 160 ust. 2 dozwolone jest, aby po zakończeniu transakcji można było skorzystać z podpisu elektronicznego, faksu lub innego analogu oryginału, utworzonego za pomocą kopiowania mechanicznego lub innego. Jest to dozwolone w przypadkach określonych przez prawo lub za zgodą stron. W takich sytuacjach podpis faksu jest prawnie wiążący. Z kolei możliwość jego zastosowania powinna zostać ustalona w odpowiedniej umowie. Dopiero po jej zawarciu podpis faksem na umowie może zastąpić oryginał. W przeciwnym razie formularz pisemny podczas transakcji zostanie uznany za niespełniony zgodnie z art. 160 GK.
Oprócz tego praktyka egzekwowania prawa jest taka, że strony umowy mogą przewidzieć możliwość używania podpisu faksu bezpośrednio w tekście, jako osobny akapit. W takim przypadku nie ma potrzeby sporządzania dodatkowej umowy. MNS przestrzega tej pozycji. W odpowiednim piśmie podano wyjaśnienie, że ponieważ ustawodawstwo nie zostało ustanowione, podpis faksu może być wykorzystany jedynie za obopólną zgodą stron, co należy potwierdzić na piśmie. W przypadku braku porozumienia sądy arbitrażowe uznają transakcje za niezawarte z powodu niezgodności z ustalonymi wymogami dotyczącymi formy ich realizacji. Wynika z tego, że same strony decydują, gdzie umieścić podpis faksu i czy w ogóle można go stosować. 
Proces transakcji
Z reguły podpis faksu jest przedstawiany w formie pieczęci, na której znajduje się dokładna kopia oryginału. Takie rekwizyty służą do przyspieszenia formalności w firmie. Korzystanie z tego podpisu ma jednak szereg wad.W szczególności każdy pracownik może z niego korzystać bez wiedzy dyrektora. Ponadto nie każdy papierowy podpis faksu może zastąpić oryginał. Transakcje osób prawnych między sobą oraz z obywatelami są zwykle zawierane na piśmie, niezależnie od wartości. Proces ten odbywa się poprzez sporządzenie odpowiedniego dokumentu. W rzeczywistości odzwierciedla treść transakcji. Aby potwierdzić swoje zamiary, strony powinny podpisać umowę. Z reguły odbywa się to bezpośrednio przez same osoby lub ich przedstawicieli.
Niektóre rekomendacje
Przed zawarciem umowy, która zostanie potwierdzona podpisem faksem, należy sporządzić umowę dotyczącą procedury stosowania tego atrybutu. W praktyce nie ma szczególnych trudności w jego projektowaniu. Umowa zazwyczaj mówi, że podpis faksu ma taką samą moc jak oryginalny podpis osoby upoważnionej. Strony uznają zatem kompetencje i legalność dokumentów, które są przez nią popierane. Jak wspomniano powyżej, tę samą klauzulę można podać bezpośrednio w głównej umowie. Ta ostatnia opcja była ostatnio bardziej popularna. Ponadto zaleca się z góry przewidzieć, na których dokumentach można złożyć podpis faksu. Mogą to być na przykład aplikacje, raporty okresowe, zamówienia, listy informacyjne lub gwarancyjne, certyfikaty, dodatkowe umowy i tak dalej. Powinien także wyraźnie wskazywać grono osób, które mogą korzystać z klisz, tworzyć podpis faksu i dołączać przykładowe odbitki. 
Umowa o pracę
Nie ma zakazu ani ograniczenia używania kopii podpisu w TC. Jednak możliwość jego zastosowania powinna być odnotowana w lokalnych aktach spółki. Mogą również dostarczyć listę dokumentów, na których stereotyp może zastąpić oryginał. W związku z tym kopia zleceń, umów, zleceń przeniesienia i innych czynności będzie całkowicie legalna.
Ważna uwaga
Od października 2014 r. Obowiązuje ustawa federalna nr 267. Zgodnie z nim wprowadzono zmiany do innej ustawy regulującej procedurę zapewniania ochrony socjalnej osobom niedowidzącym. Zgodnie z obecnymi standardami w niektórych przypadkach obywatele ci mogą zastąpić oryginał podpisu faksem w bankach. Tożsamość klisza i oryginału jest potwierdzona przez notariusza i potwierdzona odpowiednim zaświadczeniem.
Podpis faksu na podstawowych dokumentach
Organy kontrolne wyraziły swoje stanowisko w sprawie zasadności stosowania klisz w odpowiednich listach. W szczególności wyjaśnienia stanowią, że faksymile podpisane na dokumentach pierwotnych, fakturach, pełnomocnictwach, płatnościach i innych papierach wartościowych mających skutki finansowe nie są dozwolone. Praktyka sądowa jest jednak dość dwuznaczna, jeśli chodzi o tę kwestię. Większość instytucji arbitrażowych przestrzega stanowiska organów regulacyjnych. Jednak w jednej z decyzji FAS w okręgu Ural zauważył, że sąd apelacyjny w związku z art. 160, część 2, słusznie wskazano, że w obecnym ustawodawstwie nie ma normy zakazującej lub ograniczającej stosowanie klisz przy zawieraniu aktów w formie COP-2, umowy o pracę i sporządzania zaświadczeń dla f. KS-3.
Uchwała FAS w dystrykcie moskiewskim stwierdzająca, że umowa, na podstawie której klisz może zastąpić oryginał, może wynikać z określonego działania. Brak w umowie wskazania możliwości korzystania z telefaksów bez uwzględnienia innych okoliczności jako takich nie może stanowić podstawy do uznania faktur podpisanych w ten sposób za niezgodne z prawem, jeżeli opatrzone są pieczęcią kupującego. Podane jest dodatkowe potwierdzenie transakcji akty pojednawcze co odzwierciedla dług z tytułu dostawy.Wszystko to sugeruje, że podpisując pierwotną dokumentację faksem, istnieje ryzyko wystąpienia kontrowersyjnych sytuacji. 
Faktura
Wskazano powyżej, że w takich dokumentach podpis faksu nie może zastąpić oryginału. Niemniej jednak nie wszyscy mają pełną jasność w tej kwestii. Według organów regulacyjnych użycie klisz na fakturze stanowi naruszenie przepisów dotyczących jej projektu. Takie papiery wartościowe nie dają prawa do odliczenia podatku VAT. TY w jednej ze swoich decyzji poparł stanowisko organów podatkowych. W swoim wyjaśnieniu sąd wskazał, że w kodeksie podatkowym w art. 169, w szczególności nie ma możliwości zastosowania podpisu faksu w procesie wystawiania faktury. Sądy rejonowe również stosują się do tego stanowiska i podejmują decyzje nie na korzyść podatników.
Zakazy i uprawnienia
Ustawodawstwo nie zezwala na stosowanie podpisów faksu na:
- Rachunki
- Deklaracje podatkowe.
- Zlecenia płatnicze pełnomocnictwa. W odniesieniu do tego ostatniego istnieje dyspozycja, zgodnie z którą zezwala się na korzystanie z faksu za zgodą stron.
- W sprawie wniosków o udział w przetargach w celu zaspokojenia potrzeb państwa i papierów wartościowych, które są ich częścią.
- Karty bankowe z nadrukami i podpisami.
Oprócz tego prawo zezwala na używanie faksów na:
- Gratulacje, zaproszenia, listy podziękowań, inne dokumenty, które nie pociągają za sobą konsekwencji finansowych.
- Porozumienia, zmiany lub uzupełnienia do nich, pod warunkiem że możliwość korzystania z stereotypu jest w nich przewidziana lub ustalona za zgodą stron.
Zamów
Kierownik przedsiębiorstwa samodzielnie rozwiązuje problemy związane z wykorzystaniem podpisu faksu w obiegu dokumentów. Jeśli zdecyduje się na frazes, wówczas powinien on zostać sformułowany odpowiednim aktem - nakazem. Zwykle jest kompilowany w dowolnej formie. Do jego dyspozycji szef sporządza listę dokumentów, na których można umieścić podpis faksu, grono osób uprawnionych do poparcia ich w ten sposób. Wskazane jest również wydanie specjalnej instrukcji, która podkreśli wszystkie ważne kwestie dotyczące bezpośredniego użycia klisz, jego przechowywania i niszczenia, jeśli to konieczne.
Możliwe problemy
Często liderzy biznesu popełniają duży błąd, gdy w celu skorzystania z faksu kopiują podpis urzędnicy, których autograf nie jest uwierzytelniony, mają taką możliwość. Jest to uważane za naruszenie ustalonego zasady pracy biurowej. Wynika to z faktu, że tylko ten, którego autograf jest reprodukowany, może używać podpisu faksu. W takim przypadku należy pamiętać, że zadaniem klisz jest zastąpienie oryginału, dzięki któremu można zidentyfikować określonego urzędnika.
Tak więc to papier powinien poprzeć papier, ponieważ ponosi on odpowiedzialność za niezawodność papieru. Oprócz tego kierownik nie zawsze ma okazję być obecny przy podpisywaniu niektórych dokumentów. W takich przypadkach powinien wydać osobny rozkaz, w którym upoważnia drugą odpowiedzialną osobę. Tych zmian należy dokonać w lokalnych aktach firmy, w tym w jej dokumentacji założycielskiej. 
Funkcje tworzenia klisz
Aby zastosować podpis faksu i spełnić wymogi określone w normach prawnych, konieczne jest, aby był on wytwarzany w wysokiej jakości. Sprzęt użyty do stworzenia klisza wytrzymuje wysokie ciśnienie i chroni wydruk przed uszkodzeniami mechanicznymi. W tym celu stosuje się zaawansowany technologicznie element GRM. Jest wyposażony w specjalny mechanizm, który ogranicza siłę nacisku. Rozmiar przystawki zależy od wielkości autografu. Element GRM pozwala uzyskać wyraźne i niezniszczone wrażenie.Zasadniczo wytwarzaniu podpisu faksymilowego nie towarzyszą poważne trudności, z wyjątkiem pewnych technicznych subtelności, które występują podczas tego procesu. Najpierw wykonuje się skan autografu. Dla próbki powstaje banał. Wygląda z reguły w formie pieczęci. Sprzęt może być prosty (metalowy lub plastikowy) lub automatyczny. Przed rozpoczęciem produkcji firma musi uzyskać pisemne zezwolenie od klienta z faksem.
Wniosek
Z powyższych informacji można wywnioskować, że podpis faksu jest dość wygodnym sposobem na zastosowanie autografu dla wielu osób. Jednak dalekie od zawsze zastępowanie oryginału jest bezpieczne. Należy pamiętać, że ani w przepisach prawa cywilnego, ani podatkowego procedura korzystania z faksu nie jest regulowana. Niemniej jednak, z zastrzeżeniem wyjaśnień i niektórych istniejących wymagań, ryzyko można znacznie zmniejszyć. W taki czy inny sposób eksperci zalecają, aby przed podpisaniem jakichkolwiek umów lub innych ważnych dokumentów sporządzić wstępną umowę, w której obie strony uznają stereotyp za uzasadniony. Odciski powinny być również do niego dołączone. Szefowie przedsiębiorstw muszą jednak zwracać pełną uwagę na przygotowanie w swoim przedsiębiorstwie odpowiedniego zamówienia, zgodnie z którym będzie używany podpis faksu. Szczególną wagę należy zwrócić na definicję tych osób, które są upoważnione do poparcia niektórych dokumentów w ten sposób. Wydając polecenie przeniesienia takich możliwości na dowolnego pracownika, konieczne jest określenie odpowiedzialności tego pracownika za wykrywanie naruszeń lub przekraczanie jego uprawnień. 
Nie należy brać pod uwagę, że podpis faksu całkowicie zastępuje oryginał. Jest to dalekie od przypadku. Ponadto prawo ustanawia listę papierów wartościowych, które można zobaczyć tylko osobiście. W przypadku jakichkolwiek sporów głównym argumentem przemawiającym za użyciem telefaksu będzie wzajemne porozumienie stron lub istnienie odpowiedniej klauzuli w umowie. W przeciwnym razie sąd uzna jego użycie za niezgodne z prawem, a dokument jest nieważny. Do czasu, gdy użycie stereotypu jest ściśle regulowane przez prawo, użycie nadruku jest najlepiej ograniczone. W niektórych organizacjach formy papieru, które nie mają znaczenia finansowego, są z góry zatwierdzane. Dotyczy to na przykład listów z podziękowaniami, listów biznesowych, gratulacji, ogłoszeń i tak dalej.
