Listy przewozowe są przedstawiane w podstawowej dokumentacji księgowej, którą musi sporządzić każdy przedsiębiorca lub kierownik firmy, jeżeli działalność spółki związana jest z korzystaniem z samochodów. Jeśli firma jest właścicielem samochodu, to listy przewozowe potwierdzają możliwość wykorzystania pojazdu w ramach prowadzenia działalności gospodarczej. Jeśli samochód należy do pracownika, arkusze pozwalają ustalić optymalną wysokość odszkodowania za korzystanie z samochodu do celów służbowych. Wypełnianie listu przewozowego jest ważnym procesem, ponieważ podczas procedury nie można popełnić poważnych błędów. Proces przeprowadzają urzędnicy firmy.
Koncepcja i potrzeba listów przewozowych
Są to podstawowe dokumenty potwierdzające korzystanie z urządzenia dla firmy. Zawierają ważne informacje na temat bezpośredniego pojazdu, kierowcy i firmy. Dokumenty te mogą zostać sprawdzone przez inspekcję pracy, inspektorów podatkowych lub policję drogową, więc urzędnicy firmy muszą wziąć pod uwagę zasady wypełniania arkuszy podróży. Pomogą uniknąć różnych naruszeń i błędów.
Jeżeli inspektorzy stwierdzą jakiekolwiek niedokładne informacje i błędy, stanie się to podstawą do nałożenia wysokich grzywien.
Dlaczego używany?
Wypełnianie listu przewozowego jest przeprowadzane przez każdą organizację, co w taki czy inny sposób wiąże się z koniecznością korzystania z pojazdów. Korzystając z tego dokumentu, możesz osiągnąć kilka celów jednocześnie, w tym:
- ruch samochodu jest monitorowany w ciągu dnia roboczego;
- na podstawie tego dokumentu obliczane jest wynagrodzenie kierowcy;
- stała kwota pieniędzy wydanych na paliwo i smary;
- amortyzacja jest poprawnie obliczana na użytej nieruchomości;
- brane są pod uwagę całkowite wydatki na samochód.
Ponadto kierowca potrzebuje listu przewozowego do przedstawienia funkcjonariuszowi policji drogowej, ponieważ to on potwierdza legalność przewozu towarów lub pasażerów. Działa jako dowód na to, że pojazd jest w optymalnym stanie, a dany obywatel jest oficjalnym kierowcą. Jeżeli podczas kontroli zostaną stwierdzone błędy w dokumencie lub w ogóle nie zostanie ujawniony list przewozowy, kierowca zostanie pociągnięty do odpowiedzialności na podstawie art. 12.13 Kodeks administracyjny.
Funkcje dokumentu
Wypełnianie listu przewozowego jest uważane za dość prosty proces. Każda firma samodzielnie decyduje, czy użyć jednego formularza, czy też zostanie opracowana unikalna forma tego dokumentu, co jest zapisane w wewnętrznej dokumentacji regulacyjnej organizacji.
Jeśli firma specjalizuje się w transporcie osób lub towarów, wówczas procedurę księgowania samochodu należy przeprowadzać wyłącznie na specjalnie zatwierdzonym formularzu. Kto powinien wydawać wskazówki dla kierowców? Proces przeprowadzany jest wyłącznie przez pracodawcę, który przygotowuje i wypełnia ten dokument. Zazwyczaj dyrektor firmy wydaje polecenie, na mocy którego wyznacza osobę odpowiedzialną. To pracownik tej firmy jest zaangażowany w tworzenie, wypełnianie i przekazywanie ulotek kierowcom.
Funkcje wypełniania dokumentu obejmują:
- arkusz jest wystawiany wyłącznie podczas korzystania z samochodu w celach biznesowych;
- nie ma znaczenia, z jakiego powodu właściciel firmy korzysta z konkretnego pojazdu, więc samochód może być własnością firmy na podstawie własności lub wydzierżawiony;
- maksymalny okres ważności dokumentu wynosi 30 dni;
- dozwolone jest zapisanie go na jeden dzień lub nawet na jedną wycieczkę.
Zgodnie z nowymi przepisami obowiązującymi w 2018 r. Dozwolone jest przedłużenie ważności arkusza.
Rodzaje dokumentów
Zasady wypełniania listów przewozowych mogą się nieznacznie różnić w zależności od różnorodności tego dokumentu. Każdy typ pojazdu korzysta z własnego rodzaju ulotki. Dlatego istnieją listy przewozowe dla następujących pojazdów:
- Ciężarówki
- samochody;
- transport specjalny;
- taksówka, którą może być samochód lub ciężarówka;
- autobusy, które mogą być przeznaczone do publicznego ruchu pasażerskiego lub do innych celów.
Dla każdego pojazdu stosuje się odpowiedni formularz. Jeśli organizacja jest niezależnie zaangażowana w tworzenie dokumentacji, wówczas wybrany formularz zostaje ustalony w specjalnym czasopiśmie.
Niuanse wypełnienia
Procedura wypełniania listu przewozowego jest ustalana indywidualnie w każdej firmie. Najczęściej stosuje się do tego następujące zasady i funkcje:
- dyspozytor jest mianowany na polecenie szefa firmy, który sporządza arkusze podróży dla każdego samochodu używanego przez pracowników w trakcie wykonywania obowiązków służbowych;
- jeśli firma jest mała, dokumentacja jest często wypełniana przez bezpośredniego kierowcę samochodu, ale wprowadzają informacje tylko w jednej części formularza, która odnosi się do przebiegu samochodu, dla którego brane są pod uwagę wskaźniki drogomierza;
- dozwolone jest wprowadzanie informacji w celu użycia specjalnego programu, w którym ukryte są dodatkowe części dokumentu;
- Przed wysłaniem samochodu na lot odpowiedzialny pracownik firmy musi upewnić się, że pojazd jest w optymalnym stanie
- przed lotem nawet kierowcy muszą przejść badanie lekarskie potwierdzające, że obywatele mogą prowadzić samochód.
Po locie arkusz jest przenoszony z powrotem do dyspozytora. Po wygaśnięciu dokumentu jest on przekazywany do przechowywania w archiwum firmy na 5 lat. Za błędy i naruszenie odpowiedzialności są liderzy organizacji.
Przykład wypełnienia listu przewozowego pojazdu można znaleźć poniżej.
Jakie informacje są zawarte?
Wypełnienie listu przewozowego samochodu lub ciężarówki powinien wykonać uprawniony pracownik firmy. Najpierw musi zrozumieć zasady tego procesu. Dane obowiązkowe przy wypełnianiu listu przewozowego są przedstawiane z następującymi informacjami:
- nazwa dokumentu;
- jego numer;
- okres ważności;
- informacje o właścicielu samochodu;
- rodzaj i marka maszyny;
- numery rejestracyjne samochodów;
- wskaźniki drogomierza i są usuwane, gdy samochód opuszcza przedsiębiorstwo, a także podczas wysyłania pojazdu do garażu;
- dokładna godzina wyjazdu i przyjazdu;
- informacje o odpowiedzialnym pracowniku firmy, który uruchamia samochód i sporządza list przewozowy;
- informacje o kierowcy;
- godzina i data zdania badania lekarskiego kierowcy;
- informacje o oficerze prowadzącym badanie;
- oznaczenie godziny i daty kontroli technicznej samochodu, a procedurę można wykonać bezpośrednio w organizacji, jeżeli jest potrzebny sprzęt i odpowiedni specjaliści;
- informacje o mechanikach, którzy przeprowadzili kontrolę.
Dozwolone jest wprowadzanie innych informacji do dokumentu. Jest to możliwe, jeśli organizacja korzysta z własnego listu przewozowego.
Jakie informacje są opcjonalne?
Procedura wypełniania listu przewozowego może się nieznacznie różnić w zależności od firmy. Uwzględniono następujące punkty:
- Nie wymaga obecności na drukowanej stronie firmy ze szczegółami;
- szczególną uwagę należy zwrócić na badanie stanu technicznego samochodu;
- jedna forma tego dokumentu została zniesiona przez prawo;
- nie trzeba podawać trasy w tekście, ponieważ wymagane są tylko dane przedstawione przez licznik kilometrów.
W praktyce policja drogowa lub pracownicy innych organów kontroli często uważają, że brak informacji o trasie jest poważnym naruszeniem, dlatego kierowcy i właściciele firm ponoszą odpowiedzialność. W takim przypadku musisz udać się do sądu, aby zaskarżyć wysokie grzywny. Aby uniknąć takich nieprzyjemnych sytuacji, zaleca się zapisanie bezpośrednio w tekście dokumentu, jaki jest punkt końcowy trasy.
Niuanse korzystania z dokumentu
Wypełnianie listu przewozowego ciężarówki lub innego transportu jest obowiązkowym procesem dla każdej firmy, która używa różnych maszyn do wykonywania pracy. Korzystanie z tego dokumentu ma następujące funkcje:
- Formularz 4-C ma zastosowanie, jeżeli do obliczenia wynagrodzenia kierowcy stosowane są wskaźniki akordowe;
- jeżeli stosuje się płace czasowe, tworzy się list przewozowy w formie 4-P;
- oprócz tego dokumentu kierowcy muszą posiadać dokumentację towarzyszącą dostarczoną na liście przewozowym dla przewożonych towarów;
- dokument jest sporządzany wyłącznie przez osobę odpowiedzialną pracującą na konkretnej zmianie;
- dokument powinien być oznaczony przez mechanika sprawdzającego stan techniczny maszyny, pracownika medycznego przeprowadzającego badanie lekarskie, dyspozytora wysyłającego samochód na lot, a także bezpośredniego kierowcę.
Każdy list przewozowy powinien być dostępny w każdej firmie w optymalnej ilości.
Okres przechowywania dokumentów
Firmy muszą przechowywać swoje karty podróży przez co najmniej 5 lat, co jest określone w zarządzeniu Ministerstwa Transportu nr 152 i ustawie federalnej nr 402.
W przypadku popełnienia poważnych błędów lub naruszeń podczas wypełniania listu przewozowego dokument zostaje unieważniony, dlatego nie można go wykorzystać w żadnym celu. Odpowiedzialność za takie błędy spoczywa na urzędnikach wypełniających dokumentację, a także na bezpośrednim przełożonym firmy.
Jak opracować własną formę?
Nie wszystkie firmy wolą używać jednolitych formularzy, więc wolą opracować własne formularze dokumentu. W tym celu można użyć dowolnej struktury, a także uwzględnić różne punkty w dokumencie.
Ale podczas tworzenia nowego formularza bierze się pod uwagę, że obowiązkowe szczegóły powinny być zawarte w tekście. Bez nich list przewozowy można łatwo uznać za nieważny, dlatego nie będzie można go używać do żadnego celu.
Po opracowaniu formularza konieczne jest przekazanie jego próbki do Federalnej Służby Podatkowej w miejscu rejestracji. W takim przypadku można w przyszłości uniknąć problemów z przypisywaniem wydatków na listach przewozowych do kosztów firmy.
Odpowiedzialność za brak dokumentu
Jeśli kierowca porusza się po drogach bez niezbędnego zestawu dokumentów, w tym listu przewozowego, jest to znaczące naruszenie. Policja drogowa ponosi odpowiedzialność administracyjną, więc będzie musiał zapłacić grzywnę w wysokości 500 rubli.
Osoby prawne z takimi naruszeniami zapłaci grzywnę w wysokości 100 tysięcy rubli. Te same kary obowiązują firmy, które przewożą ludzi lub towary transportem elektrycznym.
Inne funkcje
Wypełniając list przewozowy autobusu lub innego środka transportu, bierze się pod uwagę inne niuanse:
- sporządzenie listu przewozowego nie jest konieczne, jeśli używany jest wynajęty samochód, ale z jego pomocą można uwzględnić koszty paliwa i smarów w wydatkach firmy;
- sporządzono jedną ulotkę na jedną podróż, ale jej okres ważności może wynosić od 1 do 30 dni;
- niedozwolone jest częściowe wypełnienie dokumentacji, w przeciwnym razie dokument zostanie uznany za nieważny.
Osoba odpowiedzialna wyznaczona na dyspozytora musi najpierw przejść specjalne kursy, które pozwolą mu zrozumieć zasady opracowywania podstawowej dokumentacji, którą musi posiadać każdy kierowca firmy. Ponadto kierowca musi posiadać zaświadczenie o badaniu lekarskim przed lotem.
Wniosek
Listy przewozowe są ważnymi dokumentami w każdej firmie specjalizującej się w transporcie towarów lub osób. Są one opracowywane przez specjalnych pracowników przedsiębiorstwa powołanych na stanowisko poprzez wydanie zamówienia przez kierownictwo organizacji.
Każda firma może opracować własną formę dokumentacji, ale w formularzu muszą znajdować się pewne obowiązkowe informacje. W przypadku wykrycia błędów lub naruszeń arkusz zostanie uznany za nieważny lub nieważny.