Jeśli chodzi o produktywność, wszyscy mamy ten sam problem - tylko 24 godziny na dobę. Niemniej jednak wydaje się, że niektórzy ludzie mają dwa razy więcej czasu lub mają nadprzyrodzoną zdolność nadążania za wszystkim, co zaplanowano. Nawet jeśli zarządzają kilkoma projektami jednocześnie, to pomimo trudności na pewno osiągną swoje cele.
„Czas jest jedyną stolicą, jaką posiada zwykły człowiek i jedyną rzeczą, na którą nie może stracić”, powiedział Thomas Edison.
Wszyscy chcemy jak najlepiej wykorzystać życie. Prawdopodobnie nie ma lepszego sposobu na osiągnięcie tego niż znalezienie sposobu na zarządzanie cennym czasem. Wydajni ludzie wiedzą o tym i starają się wycisnąć jak najwięcej z każdej godziny, bez większego wysiłku. Aby to zrobić, używają prostych reguł, które są bardzo łatwe do wdrożenia. Tak prosty, że możesz to zrobić dzisiaj. Te życiowe ataki pomogą ci zbudować karierę.
Zwalczanie tyranii pilnych spraw
Tyrania pilnych spraw to tendencja do pojawiania się drobnych zadań, które przeszkadzają w spełnieniu tego, co naprawdę ważne. Jest to duży problem, ponieważ małe firmy rzadko osiągają poważne zyski.
Jeśli poddasz się pilnej tyranii, wtedy, patrząc wstecz, zauważysz, że minęły dni, a nawet całe tygodnie, ale nic naprawdę skutecznego nie zostało zrobione. Zorganizowane i ukierunkowane na uzyskiwanie wyników ludzie potrafią odróżnić, kiedy „łapanie much” odwraca ich uwagę od pracy. Próbują delegować lub ignorować zadania, które zakłócają naprawdę ważne czynności.
Nigdy nie powtarzaj
Ludzie, którym uda się zrobić wszystko, nigdy nie wracają do już ukończonych zadań i nie odkładają rzeczy na później - to strata czasu. Jeśli coś już przyciągnęło twoją uwagę (na przykład telefon lub list), rozwiąż ten problem na miejscu, przekaż go komuś lub usuń z listy twoich spraw.
Zjedz żabę
„Jedzenie żab” jest przenośnym wyrazem autorstwa Marka Twaina, co oznacza opór przed zwlekaniem. Innymi słowy, produktywni ludzie zaczynają dzień od najbardziej nieprzyjemnych dla nich zadań. To pozwala skończyć z obciążającymi rzeczami rano i zrobić coś inspirującego i ekscytującego.
Zgodnie z metodą Eisenhowera listę rzeczy do zrobienia można podzielić na 4 kategorie:
- Zadania, których nie chcesz wykonywać, ale naprawdę musisz wykonać.
- Zadania, które chcesz wykonać, a właściwie trzeba je wykonać.
- Zadania, które chcesz wykonać, ale w rzeczywistości nie trzeba ich wykonywać.
- Zadania, których nie chcesz wykonywać, a w rzeczywistości nie trzeba ich wykonywać.
„Jedzenie żab”, oparte na tej klasyfikacji, odnosi się do „zadań, których nie chcesz wykonywać, ale które faktycznie musisz wykonać”.
Decyzja o najbardziej bolesnym dla ciebie biznesie rano daje korzyści, ponieważ poradzisz sobie z tym, mając bardziej przejrzysty umysł i spokojne biuro. Pamiętaj, że odkładając „zadanie żaby” po raz ostatni, zmęczysz się i coraz bardziej tracisz siłę woli.
Nie próbuj wykonywać wielu zadań jednocześnie
Ludzie sukcesu wiedzą, że wielozadaniowość jest głównym wrogiem wydajności. Ciągłe przełączanie się z jednej skrzynki na drugą zabija twoją uważność, zdolność zapamiętywania informacji i szybkiego podjęcia nowego zadania po wykonaniu poprzedniej. W 2009 r. Zostało to udowodnione w badaniu przeprowadzonym na Uniwersytecie Stanforda (USA).Naukowcy porównali dwie grupy ludzi, z których jedna składała się z znanych wielozadaniowców, a druga - osób, które były skłonne do skrupulatnego wykonywania jednego zadania. Okazało się, że część ludzi, którzy uważają, że realistyczne jest robienie wielu rzeczy równolegle, ma znacznie większe trudności z organizacją aktywności umysłowej i trudno jest odróżnić istotne informacje od nieistotnych.
Przygotowanie do następnego dnia roboczego
Produktywni ludzie uzupełniają każdy dzień roboczy przygotowaniami do następnego. Ten nawyk ma podwójny efekt: pomaga skonsolidować to, co zrobiłeś dzisiaj i daje gwarancję tego samego produktywnego jutra. Zajmuje to tylko kilka minut, ale znacznie ułatwia nadchodzący poranek.
Przygotowanie planu pomoże ci nie zapomnieć o czymś znaczącym. Ważne jest, aby gdzieś zostało zapisane: w kalendarzu, notatniku lub zapisane na komputerze. Najprawdopodobniej okaże się, że będziesz musiał od czasu do czasu odstąpić od planu opracowanego wcześniej. Mimo to jego obecność pomoże lepiej zorganizować Twój czas, przygotować się do projektów i da ci jaśniejsze wyobrażenie o wszystkim, co musisz zrobić.
Możliwość odmowy
Dla osoby dążącej do osiągnięcia maksymalnej wydajności bardzo ważna jest możliwość odmowy. Odmowa powinna być jednoznaczna i wyrażona słowem „nie”, a nie rozmytymi zwrotami, takimi jak „myślę, że nie będę miał czasu” lub „nie jestem pewien, czy dam radę”. Brak zgody na przyjęcie nowych obowiązków to szacunek dla zadań już Ci powierzonych. Kiedy zrozumiesz, że naprawdę nie można zadowolić wszystkich, zaczniesz żyć wygodniej.
Studia na Uniwersytecie Kalifornijskim (USA) wykazały, że im trudniejsze jest słowo „nie”, tym większe jest prawdopodobieństwo stresu i depresji. Naucz się odmawiać. Bez względu na to, jak może się to wydawać sprzeczne, zwiększy to Twoją wydajność.
Poświęć czas na sprawdzenie wiadomości e-mail
Osoba produktywna nigdy nie pozwoli, aby poczta e-mail odciągała go od ważnych spraw. Ponadto wykorzysta wszystkie funkcje tego systemu: uszereguje litery według ważności, a także ustawi alarmy dźwiękowe dla wiadomości od kluczowych dostawców i klientów. Niektórzy nawet korzystają z funkcji automatycznej sekretarki, która informuje nadawcę, kiedy jego żądanie zostanie przetworzone.
Technologia działa na ludzi
Nowoczesna technologia jest krytykowana za odwracanie uwagi pracowników od procesu pracy. Jednak przy właściwym użyciu mogą pomóc i zaoszczędzić czas. Automatyzacja procesów ręcznych to świetny sposób na zwiększenie wydajności.
Skorzystaj z narzędzi, które ułatwią Ci pracę. Możesz użyć aplikacji kalendarza na telefonie komórkowym, aby otrzymywać przypomnienia o ważnych wydarzeniach, spotkaniach i wszelkiego rodzaju harmonogramach. Poznaj swoje ustawienia e-mail. Na przykład możesz użyć aplikacji Boomerang do pracy z programem Outlook. To narzędzie sprawi, że zarządzanie pocztą stanie się wygodniejsze, pomoże wyczyścić skrzynkę pocztową, archiwizując ważne wiadomości do momentu ich użycia.
