Ostatnio firmy wydają ogromne zasoby czasu i pieniędzy na rozwój swoich pracowników. Jednak destrukcyjne zachowanie niektórych pracowników neguje ich wysiłki. Niezależnie od tego, czy jest to rozwój świata cyfrowego, wzrost liczby wirtualnych i zdalnych zespołów, czy wyciek danych osobowych w różnych sieciach społecznościowych, ludzie wolą nie rozwiązywać problemów, ale skakać ze statku.
Obawy przed odwetem lub zaprzeczeniem często uniemożliwiają rozmowę z kolegami w pracy. Według Vital Smarts każda nieudana rozmowa kosztuje amerykańskie firmy biznesowe co najmniej 7500 USD. Podczas gdy wielu szefów czuje się spokojnych i zarządza wielomilionowymi projektami, perspektywa napotkania negatywnej emocjonalnej reakcji ze strony pracowników dosłownie wprawia ich w osłupienie. To naprawdę dalekie od zawsze przyjemnych.
Ale brak tych rozmów stwarza problemy w zespole, które wpływają na morale pracowników, ich motywację i praktyczne wyniki. Gdy unikasz bezpośredniego kontaktu z osobą, tworzone są warunki, które zakłócają rozwój firmy. Innymi słowy, nieprzyjemne rozmowy z ludźmi są nieprzyjemne, ale są konieczne. Na szczęście istnieje siedem sposobów bezpiecznej komunikacji, które pozwalają wyrazić niezadowolenie w sposób przyjazny dla środowiska.
Uspokój ego
Ludzie często czekają, aż emocje się uspokoją, przed rozpoczęciem rozmowy. Ale prawda jest taka, że im dłużej unikasz konfliktu, tym bardziej staje się on naładowany emocjonalnie. Model unikania nie jest zachowaniem osoby dorosłej i odpowiedzialnej. Nawet jeśli początkowo przyczyną nieporozumień może być mały problem, który można zatrzymać na początkowych etapach, z czasem zamienia się w prawdziwą śnieżkę.
Staraj się rozmawiać uczciwie z pracownikami natychmiast po wystąpieniu konfliktu. Nie licz na to, że problem sam się rozwiąże. Jeśli dodasz to zachowanie do nawyku, zauważysz, o ile łatwiej stało się twoje życie.
Przygotuj się na rozmowę
Przed każdą rozmową ważne jest, aby przeprowadzić małe przygotowania. Spróbuj wyobrazić sobie wszystkie potencjalnie trudne sytuacje, które mogą wystąpić podczas rozmowy. Wymyśl także pytania, które pomogą ci zrozumieć, jak rozwinęła się sytuacja i jaką rolę odgrywają w niej inni pracownicy.
Nie naciskajcie na wstyd
Spróbuj zrozumieć, jakie były motywy pracownika. Ludzie rzadko celowo krzywdzą siebie lub innych, pewien powód jest ukryty pod jakimkolwiek aktem. Powinieneś spróbować dowiedzieć się, co to jest i rozwiązać problem.
W każdym razie empatia jest zawsze bardziej produktywna niż obwinianie i poczucie winy. Rozpocznij rozmowę krótką rozmową na abstrakcyjny temat i nie mów o emocjach. Nie możesz być zły i jednocześnie zastanawiać się.
Komunikacja przez e-mail
Wielu szefów odkłada nagany, ignorując zachowania pracowników, co z czasem prowadzi do załamania emocjonalnego. Jeśli boisz się, że nie będziesz w stanie kontrolować siebie, przenieś dyskusję do formatu internetowego. E-maile są bezosobowe i zawsze możesz usunąć to, co napisałeś.
Empatia
Poświęć czas, aby zająć miejsce innej osoby i dowiedzieć się, kto jest odpowiedzialny za sytuację. Twoje współczucie zmniejsza prawdopodobieństwo, że pracownik ukryje prawdę. Zachowaj także ostrożność przy wyborze miejsca i czasu na rozmowę.
Do rozmowy najlepiej wybrać neutralne terytorium chronione przed wścibskimi uszami i oczami. Starannie dobieraj słowa i zapamiętaj język ciała. Na pewno wiesz o swoich wyzwalaczach emocjonalnych. Gdy tylko poczujesz, że jeden z nich zadziałał i straciłeś panowanie, zrób sobie przerwę.
Radzić sobie ze swoimi emocjami
Ważne jest, aby twoje emocje nie wpływały na przebieg rozmowy. Pomyśl o tym, jak się czujesz przed, po i podczas rozmowy. Jeśli zauważysz, że komunikacja zaczyna doprowadzać cię do szaleństwa, zwolnij i mów bardziej wymownie. Przerwy w rozmowie pozwolą ci zebrać myśli i wybrać właściwe słowa.
Opracuj wspólne rozwiązanie
Gdy obie strony wypowiedziały się i omówiły problem, możemy przystąpić do wypracowania rozwiązania. Ważne jest, aby natychmiast uzgodnić wyniki. Aby następnie nie było nieporozumień, wyślij pracownikowi wiadomość e-mail, w której pokrótce zostaną wymienione wszystkie punkty, w których osiągnąłeś porozumienie. Pomoże to uniknąć zamieszania i wprawi wszystkich w poważny nastrój.
Uczciwość
Zanim napomnisz się, musisz pamiętać, za co ukarałeś innych pracowników. Jeśli reszta takich zachowań została odrzucona, nie ma już nic, a także patrzenie na tę sytuację palcami. W przeciwnym razie ludzie mogą zacząć mówić, że masz „budzących sprzeciw” pracowników. Jest w ogóle jedna sprawiedliwość i nie może być wyjątków.