Apteka jest reprezentowana przez wyspecjalizowaną instytucję handlową sprzedającą leki i sprzęt do leczenia i zapobiegania różnym chorobom. Tylko firmy posiadające licencję na sprzedaż specjalistycznych leków mogą zaangażować się w tę działalność. Po otrzymaniu partii leków kontrola akceptacji jest koniecznie przeprowadzana w aptece. Procedura jest przeprowadzana przez specjalną komisję, której towarzyszy również wprowadzanie zidentyfikowanych informacji do specjalnego dziennika księgowego.
Organizacja kontroli
Kontrola akceptacji w aptece powinna być kompetentnie zorganizowana przez właściciela tej organizacji branżowej. Procedura weryfikacji jest przeprowadzana dla różnych parametrów:
- asortyment narkotyków i specjalistycznego sprzętu;
- liczba zaakceptowanych jednostek;
- jakość tabletek i syropów;
- warunki, na jakich odbywa się przechowywanie otrzymanych towarów;
- bezpieczeństwo kontenerów, w których odbywał się transport narkotyków.
Kontrola ma znaczące różnice w stosunku do bezpośredniej akceptacji towarów.
Cel
Głównym celem stosowania kontroli akceptacji w aptece jest wykrywanie różnych podrabianych lub gorszych leków. Dzięki tej procedurze wykrywany jest podróbka.
Proces ten realizowany jest przez specjalny komitet akceptacyjny, który powstaje na podstawie zarządzenia szefa apteki. Jego struktura zazwyczaj obejmuje pracowników tej instytucji, ale możesz również przyciągnąć do tego zewnętrznych specjalistów.
Co jest oceniane?
Informacje o wszystkich badanych lekach i sprzęcie są wpisywane do rejestru kontroli akceptacji w aptece. Dodatkowo bierze się pod uwagę, jakie parametry te lub te środki zostały ocenione. W tym celu brane są pod uwagę następujące cechy towarów:
- pojawienie się leku;
- kolor, który powinien być jednolity i spójny;
- zapach odpowiadający składowi konkretnego leku;
- zgodność leku z informacjami dostępnymi w instrukcjach;
- obecność różnych dokumentów potwierdzających;
- poprawność wypełnienia i dokładność dokumentacji przekazywanej aptece wraz z dostarczanym towarem.
Jeśli jakikolwiek lek nie spełnia wymagań choćby według jednego kryterium, komisja sporządza specjalny raport, na podstawie którego zgłaszane są roszczenia dostawcy. Ten dokument zawiera wszystkie niedociągnięcia i problemy wykryte podczas procesu kontroli.
Kiedy się odbywa?
Kontrola przyjęcia jest wymagana dla wszystkich towarów, które trafiają do apteki. Jeśli w organizacji sprzedawane są różne dodatki biologiczne lub żywność dla niemowląt, a także produkty spożywcze do celów leczniczych, proces ten odbywa się podczas odbioru tych towarów. Wynika to z faktu, że towary są uważane za produkty spożywcze, dlatego są one oceniane wyłącznie na podstawie parametrów zewnętrznych i opakowania, a także uwzględnia się zawartość dokumentacji towarzyszącej.
W przypadku leków bezpośrednich wymagane jest okresowe monitorowanie tej kontroli przez wyznaczoną komisję. W ramach tego procesu często wykrywane są podrobione lub sfałszowane leki. Wszystkie takie leki są usuwane z asortymentu, po czym rozpoczyna się proces rozwiązywania sporów z dostawcą.
Jakie są warunki?
Aby przeprowadzić kontrolę odbioru, należy spełnić określone warunki:
- leki muszą być dostarczane przez oficjalnego dostawcę, z którym została sporządzona umowa na dostawę towarów;
- szef apteki z pewnością wyda rozkaz, na podstawie którego zwoływana jest komisja inspekcyjna, a także wyznaczana jest osoba odpowiedzialna za kontrolę;
- przed dostawą dostawca musi przestrzegać pewnych warunków podczas przechowywania i transportu towarów, a dotyczy to zwłaszcza leków termolabilnych;
- Ważne jest, aby zapewnić, że opakowanie nie ulegnie uszkodzeniu;
- apteka powinna mieć dokumenty zawierające dane dotyczące daty wysyłki towarów, nazwy leku, jego serii i partii, ilości i innych parametrów;
- pracownicy organizacji muszą posiadać dokumenty potwierdzające i certyfikaty zgodności.
Dostawca musi załączyć kopię licencji do umowy, która pozwala mu angażować się w produkcję i sprzedaż różnych leków. Zezwolenie to musi być ważne przez cały okres współpracy. Pod koniec procesu dziennik kontroli akceptacji w aptece z pewnością zostanie poprawnie wypełniony.
Zasady powoływania komisji
Należy utworzyć specjalną komisję, aby przeprowadzić kontrolę akceptacji w aptece. Zarządzenie, na podstawie którego pracownicy instytucji są mianowani członkami komisji, wydaje bezpośredni dyrektor tej organizacji. Dokument ten wskazuje, kto jest objęty prowizją, jakie prawa i obowiązki pojawiają się w nowym organie, a także do jakich celów został utworzony.
Członkowie komisji powinni sprawować kontrolę tylko przy pełnym członkostwie. Prowadzi to do tego, że niektórzy pracownicy organizacji są zmuszeni do pracy w dniu pracy, otrzymując dodatkową opłatę. Często szef apteki działa jako osoba odpowiedzialna.
Procedura przyjęcia towarów
Przed przeprowadzeniem kontroli odbioru przez pracowników towary są przyjmowane od dostawcy. Proces jest realizowany w następującej sekwencji działań:
- towary są początkowo przyjmowane od dostawcy na podstawie informacji zawartych na fakturach;
- otrzymane leki są sprawdzane na podstawie liczby pozycji dostępnych na fakturze, w których udział bierze kierowca spedycji zaangażowany w dostawę towarów;
- sprzedawca apteki musi upewnić się, że wszystkie niezbędne dokumenty potwierdzające zostały mu przedstawione, przedstawione na fakturze, liście przewozowym, licencji dostawcy, certyfikacie zgodności i innych dokumentach potwierdzających jakość dostarczonych leków;
- wszystkie dokumenty otrzymane od dostawcy muszą być poświadczone podpisem osoby odpowiedzialnej i pieczęcią producenta, które muszą zostać zweryfikowane przez pracownika apteki;
- opakowanie otwiera specjalista, którego nie wolno uszkodzić;
- towary są układane na podstawie ich nazwy;
- liczba leków jest sprawdzana za pomocą informacji dostępnych na fakturze;
- sprzedawca musi zapewnić optymalną dawkę, serię i opakowanie leku;
- jeśli zostaną wykryte jakiekolwiek rozbieżności, wówczas takie leki są oddzielane od reszty towarów;
- Sprawdzany jest okres trwałości i oznakowanie produktu.
Odbiór musi być właściwie wykonany, dla którego sporządzono specjalny akt zawierający informacje o dacie przyjęcia towarów, a także o liczbie otrzymanych leków. Na końcu umieszcza się podpis osoby odpowiedzialnej i pieczęć organizacji. Jeśli występują jakieś rozbieżności lub niedociągnięcia, są one z pewnością wskazane w akcie.
Jeśli pracownicy apteki z różnych powodów naruszają zasady i warunki przyjmowania towarów, organizacja może stracić licencję na swoją działalność.
Kontrola odbioru
Odbywa się to po przybyciu leku do apteki.Procedura kończy się wpisaniem informacji do rejestru kontroli akceptacji w aptece. Dlatego ten dokument musi być dostępny w każdej instytucji bez zbędnej zwłoki. Proces kontroli akceptacji dzieli się na następujące etapy:
- silne leki i substancje toksyczne są natychmiast umieszczane w specjalnych miejscach przechowywania, chronionych przed dostępem osób nieupoważnionych;
- sprawdzono obecność pojemników termicznych na termolabilne preparaty;
- leki z datą ważności nie są przyjmowane;
- towary niespełniające wymagań dotyczących liczby dokumentów potwierdzających i jakości są zwracane dostawcy;
- sprawdził wygląd i inne parametry towarów;
- dokumentacja towarzysząca jest badana;
- informacje z dokumentów są porównywane z rzeczywistymi danymi;
- licencja dostawcy jest badana;
- każdy lek jest sprawdzany pod kątem obecności w rejestrze leków;
- jeśli istnieją wątpliwości co do autentyczności leku, na przykład ma on inny kolor powłoki lub niejednorodne zabarwienie, wówczas badanie przeprowadza się w specjalistycznym laboratorium;
- jeśli lek nie spełnia żadnych wymagań, nie jest dopuszczony do sprzedaży, dlatego jest odkładany na osobne pudełko;
- Ważne jest, aby upewnić się, że pojemnik, w którym dostarczono produkt, nie jest uszkodzony, a także instrukcja w języku rosyjskim.
Pamiętaj, aby mieć dziennik rejestracji apteki z wynikami kontroli przyjęcia. Wskazuje datę zabiegu, a także uzyskane wyniki.
Zasady wypełniania dokumentu
Forma rejestru kontroli akceptacji w aptece może się nieznacznie różnić w zależności od organizacji. Ale w tym dokumencie muszą znajdować się następujące informacje:
- data kontroli odbioru;
- wykryte niespójności i problemy;
- główne czynniki, dla których leki nie spełniają licznych wymagań prawa;
- zasady sprzedaży leków;
- środki podjęte przez kierownictwo apteki.
Dziennik kontroli akceptacji w aptece wydawany jest w bezpłatnej formie. Musi wyróżnić oddzielną linię dla towarów o wątpliwej jakości. Opracowują specjalny akt, w którym wymieniono wszystkie zidentyfikowane rozbieżności.
Przykładowy rejestr akceptacji aptek można znaleźć poniżej.
Co dalej robić?
Niezwłocznie po przeprowadzeniu kontroli członkowie komisji wysyłają do kwarantanny wszystkie zidentyfikowane towary niespełniające norm i podejrzane. Ich realizacja lub rozmieszczenie na półkach instytucji jest niedozwolone. Pod uwagę brane są następujące czynniki:
- jeśli nie ma ważnej dokumentacji dotyczącej leków, to po otrzymaniu niezbędnych dokumentów od dostawcy leki są dozwolone przed sprzedażą;
- w przypadku wykrycia towarów niskiej jakości ich sprzedaż zostaje zawieszona, po czym odpowiednie informacje są przekazywane do departamentu Roszdravnadzor;
- pracownicy tej agencji rządowej okresowo sprawdzają dziennik, aby upewnić się, że kierownictwo apteki spełnia wymogi prawa.
Chociaż nie ma zatwierdzonego formularza dziennika, zaleca się korzystanie z przykładowego dziennika kontroli w aptece, aby wszystkie niezbędne wiersze znajdowały się w tym dokumencie.
Wniosek
Kontrola odbioru w aptece musi być przeprowadzona po przyjęciu towaru. Proces ten realizowany jest przez specjalną komisję powołaną do tych celów. Kontrola polega na dokładnym przestudiowaniu bezpośrednich leków i dokumentacji towarzyszącej.
Jeśli zostaną stwierdzone jakiekolwiek rozbieżności lub problemy, zostaną one z pewnością zapisane w specjalnym czasopiśmie, który jest przechowywany w bezpłatnej formie.