Jeśli którykolwiek pracownik wyjedzie na urlop, pracodawca ma trudności z tym, że przez pewien czas firma nie ma odpowiedniego specjalisty do wykonania określonych zadań. W takim przypadku dotychczasowi pracownicy są zwykle rekrutowani jako zastępcy. Niektórzy specjaliści mogą łączyć kilka stanowisk przez długi czas. Taka zamiana musi być właściwie wykonana, dlatego pracownik działu personalnego powinien otrzymać przykładowe zamówienie na zmianę na czas urlopu. Dokument ten jest publikowany przez pracownika personalnego, a następnie podpisywany przez kierownictwo firmy i bezpośrednio wybranego pracownika.
Funkcje zastępcze
Każda osoba może liczyć na urlop corocznie, za który otrzymuje oficjalne wakacje. W tym czasie jego miejsce pracy nie może być zajęte przez innego pracownika na bieżąco, dlatego często pracodawcy korzystają z pomocy innych specjalistów, którzy czasowo zastępują osobę, która wyjechała na wakacje. W tym celu wydawane jest polecenie zastąpienia pracownika na urlopie. Niuanse substytucji obejmują:
- jeden pracownik firmy na podstawie rozkazu kierownika zobowiązany jest do wykonywania obowiązków pracowniczych na dwóch stanowiskach;
- w niektórych przypadkach pracownik musi wykonywać pracę na rzecz pracownika, który wyjechał na urlop, ale tymczasowo nie wypełnia swoich obowiązków w głównym miejscu pracy;
- za taką wymianę specjalista może spodziewać się otrzymania określonej premii;
- każdy zatrudniony obywatel musi żądać od swojego pracodawcy właściwego wykonania takiej zamiany, dla której koniecznie wydane jest odpowiednie polecenie;
- czas trwania wymiany zależy od tego, jak długo inny pracownik pojechał na urlop.
Jeśli wymagana jest pełna wymiana z powodu zwolnienia lub redukcji innego pracownika, należy wprowadzić niezbędne zmiany w opisie stanowiska osoby wybranej do zastąpienia.
Kiedy wymagana jest wymiana?
Zastąpienie dowolnego pracownika przedsiębiorstwa może być wymagane w różnych sytuacjach. Najczęściej jest to wymagane w następujących przypadkach:
- specjalista jedzie na wakacje;
- sporządzone przez pracownika na zwolnieniu chorobowym;
- obywatel wyjeżdża w długą podróż służbową.
Najczęściej wydawanym zamówieniem jest tymczasowa zamiana podczas wakacji. Obecność tymczasowego zastępcy nie zawsze jest wymagana, ponieważ w większości przypadków firma może w pełni funkcjonować pod nieobecność tylko jednego pracownika.
Kto jest wyznaczony?
Aby zastąpić, ważne jest, aby poprawnie wybrać odpowiedniego kandydata. W tym celu brane są pod uwagę następujące zasady:
- zastępca musi posiadać niezbędne kwalifikacje i umiejętności, aby łatwo poradzić sobie z zadaniami określonymi dla nowego stanowiska;
- możesz wybrać specjalistę, który już pracuje w firmie na podstawie oficjalnej umowy o pracę, a także możesz przyjąć obywatela z zewnątrz, dla którego uwzględniane są warunki połączenia;
- jeśli pozycja pracownika na urlopie jest uważana za znaczącą, wówczas często pracodawca jest po prostu zmuszony zatrudnić innego pracownika na to stanowisko, aby nigdy nie był pusty.
Informacje o wybranym pracowniku muszą koniecznie zostać uwzględnione w zamówieniu na urlop zastępczy.
Zasady dokumentacji
Aby zastąpienie dowolnego pracownika było oficjalne i legalne, pracodawca musi zadbać o prawidłowe wykonanie tej procedury.W tym celu przygotowują następujące dokumenty:
- rozkaz, na podstawie którego określony specjalista jedzie na urlop, a w takiej kolejności kierownictwa konieczny jest czas odpoczynku;
- nakaz zastąpienia pracownika na okres urlopu, w którym pracownik wybrany do zastąpienia jest przewidziany, a także czas trwania tego procesu;
- dokument potwierdzający ponowne obliczenie wynagrodzenia specjalisty wybranego do zastąpienia.
Podstawowe zasady zastępowania są wymienione w art. 60.2 i art. 72,2 TC.
Czy dozwolona jest zgoda ustna?
Niektórzy dyrektorzy firm chcą uniknąć kompilacji wielu dokumentów, dlatego oferują pracownikom zastępstwo bez formalizowania zamówienia i innych dokumentów. W tym celu można zastosować ustne ustalenia.
Wielu zatrudnionych specjalistów idzie do dyrektora, dlatego zgadzają się na zastąpienie innego specjalisty bez wypełniania niezbędnej dokumentacji. Prowadzi to jednak do tego, że pracownik pozostaje bez ochrony, więc istnieje możliwość, że jego pensja nie zostanie naliczona. Prowadzi to do tego, że obywatel radzi sobie z obowiązkami innych osób bez należnej zapłaty.
Funkcje zastępstwa dyrektora
Kierownictwo firmy odpowiada za wiele obowiązków związanych z pracą. Sukces funkcjonowania każdej organizacji zależy od jej działalności. Dlatego do zastępstwa takiego odpowiedzialnego specjalisty należy podchodzić w sposób odpowiedzialny.
Prawie każdy dyrektor ma zastępcę, z którym musi uzgodnić zastępstwo na pewien okres czasu. Aby to zrobić, wydawane jest polecenie zastąpienia dyrektora w czasie wakacji. Ponadto sporządzane jest specjalne pełnomocnictwo, na podstawie którego funkcje kierownicze przekazywane są zastępcy. Ważne jest, aby przekazać zastępcy pieczęć i inne niezbędne elementy, które pozwalają zatwierdzić różne znaczące dokumenty.
Nakaz zastąpienia dyrektora szkoły na wakacjach jest sporządzany dopiero po przekazaniu władzy oficjalnemu dyrektorowi szkoły.
Czy pracownik może odmówić?
Każdy pracownik firmy może odmówić wymiany innego specjalisty. Często pracownicy mają do czynienia z faktem, że po odmowie pracodawca grozi zwolnieniem z powodu naruszenia dyscypliny pracy lub z innych powodów. W takich warunkach pracownik może dochodzić swoich praw w inspekcji pracy lub sądzie, co często prowadzi do zakwestionowania nielegalnego zwolnienia.
Jeśli pracodawca nie może znaleźć odpowiedniego pracownika w swojej firmie, będzie musiał zatrudnić innego specjalistę do pracy tymczasowej. W tym celu można zawrzeć umowę tymczasową z wybranym obywatelem.
Kto sporządza zamówienie?
Dyrektor firmy zwykle nie zajmuje się tym problemem, dlatego dokumentację opracowuje pracownik działu personalnego. Jest zobowiązany do sporządzenia dokumentu na podstawie przykładowego zamówienia na zamianę w czasie wakacji. Zawiera pewne obowiązkowe informacje podane przez nazwisko asystenta, a także okres, w którym obywatel musi sprostać nowym obowiązkom.
Jeśli firma nie ma działu personalnego, wówczas sekretarz jest zwykle odpowiedzialny za przygotowanie dokumentu.
Zasady sporządzania zamówienia
Aby zamówienie zostało poprawnie sporządzone, uwzględnia się następujące wymagania:
- wcześniej ważne jest, aby uzyskać pisemną zgodę konkretnego pracownika na zastąpienie innego specjalisty;
- zamówienie musi zawierać podstawowe informacje o takiej zamianie;
- przeprowadza się wstępne przeliczenie, które pozwala ustalić, jakie wynagrodzenie za ich usługi otrzyma pracownik łączący dwa stanowiska;
- zamówienie jest rejestrowane w specjalnym czasopiśmie;
- dokumentowi przypisany jest indywidualny numer;
- zamówienie musi zawierać podpis pracownika biorącego udział w wymianie.
Jeśli konieczna jest wymiana w związku ze zwolnieniem pracownika, wówczas konieczne zmiany są dodatkowo dodawane do opisu stanowiska zaangażowanego specjalisty, który połączy oba stanowiska.
Przykład zamówienia zastępczego na wakacje można znaleźć poniżej.
Jakie informacje są zawarte w dokumencie?
Zamówienie musi zawierać następujące informacje:
- data powstania;
- informacje o pracowniku, który jedzie na urlop;
- informacje o zastępcy przedstawione przez jego pełne imię i nazwisko oraz stanowisko w firmie;
- okres, w którym nastąpi zamiana;
- numer zamówienia;
- podpis szefa przedsiębiorstwa;
- pieczęć firmowa.
Przed opublikowaniem dokumentu dyrektor musi uzyskać zgodę pracownika na zastąpienie innego specjalisty. Zgoda musi być na piśmie. Przykład zamówienia zastępczego na czas wakacji można zbadać powyżej.
Wniosek
Kiedy specjalista wyjeżdża na urlop, często jest wymagane zastąpienie go innym pracownikiem przedsiębiorstwa. Proces ten powinien być przeprowadzany tylko z odpowiednią dokumentacją. Aby to zrobić, konieczne jest wydanie polecenia i ponowne obliczenie, ponieważ poseł jest zobowiązany do otrzymania dobrej premii za swoją pracę.