Pole informacyjne przedsiębiorstwa można podzielić na trzy duże grupy: dane techniczne, operacyjne, handlowe. Wszystkie są niezbędne do prawidłowego i pełnego funkcjonowania. Niektóre informacje są dostępne dla wszystkich, inne są niejawne i stanowią tajemnicę handlową.
Jakie są dane?
Te komercyjne to te związane z produktami wytwarzanymi przez firmę, a także pomysły dotyczące wielkości. Obejmuje to dane dotyczące kontrahentów, z którymi zawierane są transakcje, ceny, po których towary są dostarczane klientowi. Wreszcie informacja handlowa jest pojęciem kosztów produkcji, przechowywania, sprzedaży produktu.
Informacje techniczne pozwalają dowiedzieć się wszystkiego o produkcie i sposobie jego tworzenia. Z tych danych wynika, które materiały i komponenty są potrzebne do wytworzenia produktu, maszyn i urządzeń, technologii i narzędzi wykorzystywanych w procesie pracy. Odpowiada na pytanie, jaka jest kolejność wytwarzania produktu wysokiej jakości.
Wreszcie, dane operacyjne to te, które regulują pracę personelu, to znaczy dają wyobrażenie o zadaniach, a także są wykorzystywane do kontroli pracowników. Informacje operacyjne ujawniają, w jaki sposób proces produkcji jest regulowany w przedsiębiorstwie, w jaki sposób można dostosować środki handlowe i zarządcze. Zaletą takich danych jest możliwość połączenia wszystkich procesów w jeden kompleks, co pozwala na stworzenie produktu wysokiej jakości w wystarczających ilościach przy minimalnych kosztach.
Kiedy dane są bogactwem
Dlaczego firma potrzebuje dekretu dotyczącego listy informacji stanowiących tajemnicę handlową? Skąd pochodzą informacje, które mają być klasyfikowane? Po co ukrywać dane?
Musisz zrozumieć, że informacje mogą mieć pewną wartość przedsiębiorczą. Ujawnienie takich danych może prowadzić do niepewności firmy z ekonomicznego punktu widzenia. Na tej podstawie istnieją trzy duże grupy informacji związanych z pracą każdej nowoczesnej firmy:
- otwarte do użytku w szerokich kręgach;
- ograniczony, dostępny dla organów, których prawa są określone przez prawo (na przykład śledczych, prokuratorów, inspektorów podatkowych);
- dostępne tylko w firmie dla wielu pracowników, a czasem tylko dla zespołu zarządzającego.
Zarówno druga, jak i trzecia grupa to dane, które znajdują się na liście informacji stanowiących tajemnicę handlową przedsiębiorstwa. Oznacza to, że mają pewien poziom poufności (ustalany indywidualnie) i istnieją ścisłe ograniczenia dystrybucji. Ich naruszenie może prowadzić do dość poważnych konsekwencji.
Prawo i porządek
Aby niektóre informacje stały się poufne, musisz wprowadzić odpowiedni dokument w przedsiębiorstwie - listę informacji stanowiącą tajemnicę handlową. Określ, co należy w nim uwzględnić, na podstawie cech pracy konkretnej organizacji. Dokumentowanie tego kroku jest bardzo ważnym krokiem. Jeśli w przyszłości ktoś ujawni informacje niejawne, możesz udać się do sądu i udowodnić naruszenie interesów tylko wtedy, gdy wewnętrzny obieg dokumentów firmy zawiera odpowiednie postanowienie i nakaz ich wprowadzenia w życie.
Kto określa listę informacji stanowiących tajemnicę handlową? Opracowywanie listy odbywa się wspólnie przez kierownictwo wyższego szczebla, kierowników działów i osobę odpowiedzialną za przepływ pracy, ale dyrektor generalny preferuje zatwierdzenie. Lista powinna zawierać szczegóły zgodnie z zasadami przepływu pracy, przechowywane na materialnym nośniku. Ważne jest, aby w ogólnym systemie dokumentacji jego danych było wystarczające do szybkiego wyszukiwania i identyfikacji.Dane określone w takiej liście powinny być wystarczające, aby dać wyobrażenie o tym, co należy zachować w tajemnicy, ale nie ujawniać niczego, co zbędne.
Bezpieczeństwo - bezpieczeństwo
Lista informacji stanowiących tajemnicę handlową (ośrodek medyczny, kompleks produkcyjny, kancelaria prawna - nie ma znaczenia, na jakim obszarze działa firma, skutki prawne obowiązują wszystkich w równym stopniu) jest potrzebna z jakiegoś powodu. Jeżeli informacje zostały wprowadzone, ich tajemnicę zapewniają prawa naszego kraju. Wyróżnia się następujące grupy tajemnic chronionych przez normy prawne:
- bankowość;
- komercyjny;
- państwo;
- wojsko;
- oficjalny.
Komercyjny to termin utożsamiany z tajemnicą handlową.
A jeśli prościej?
Jeśli zgromadzisz wszystko, co wspomniano powyżej, możesz dojść do następującego wniosku: tajemnice handlowe są rozumiane jako takie niezbywalne prawo każdej firmy, które pozwala na nazwanie niektórych danych w tajemnicy i ich ochronę. Co więcej, informacje nie będą tajemnicą na poziomie państwa. Tajemnica związana jest z działalnością firmy, jej decyzjami zarządczymi, rozwojem technologicznym, aspektami pieniężnymi. Kluczowym wskaźnikiem klasyfikacji niektórych informacji jako tajemnic handlowych jest uszkodzenie sytuacji ekonomicznej organizacji w przypadku publikacji danych.
Nie tylko informacje, które są już cenne z komercyjnego punktu widzenia, ale także wszelkie informacje, które mogłyby potencjalnie stać się jedną z nich, można sklasyfikować jako tajemnicę. Lista informacji stanowiących tajemnicę handlową zawiera wszystkie rodzaje danych, które nie powinny należeć do stron trzecich, aby firma nie poniosła strat. Z prawnego punktu widzenia nie można uzyskać dostępu do takich informacji, ale przedsiębiorstwo musi podjąć środki ochronne.
Jest to możliwe i niemożliwe
Lista informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa określa, które dane mogą zostać ujawnione stronom trzecim i co będzie musiało być utrzymywane w tajemnicy. Warto jednak zrozumieć: jakiego rodzaju informacji nie można w nim zawrzeć. W 1991 r. Rosja przyjęła rezolucję pod numerem 35. Wymienia wszystkie te kategorie informacji, których nie można ukryć.
Nie możesz więc ukryć:
- dokumentacja składowa;
- dane, z których wynika, że przedsiębiorstwo ma prawo do pracy;
- informacje na temat formularzy sprawozdawczych, które pozwalają sprawdzić, czy podatki i inne płatności są prawidłowo regulowane, zgodnie z obowiązującymi przepisami;
- liczba pracowników w przedsiębiorstwie, poziom wynagrodzenia, warunki produkcji, wolne miejsca pracy;
- informacje odzwierciedlające zgodność z przepisami dotyczącymi obowiązkowych składek, płatności, a także z przepisami dotyczącymi ochrony środowiska, ochrony pracy;
- dane związane z przepisami antymonopolowymi;
- informacje potwierdzające, że firma sprzedawała towary, które szkodziły zdrowiu obywateli;
- dane potwierdzające, że urzędnicy uczestniczą również w spółkach akcyjnych, spółdzielniach i innych przedsiębiorstwach.
Czy to dla wszystkich?
Tak więc, tworząc listę informacji stanowiących tajemnicę handlową organizacji, nie jest możliwe włączenie do niej wszystkich powyższych informacji - tak mówi prawo. Jednocześnie dla wszystkich z rzędu informacje te nie są również konieczne do ujawnienia. Dane nie należą do kategorii otwartego dostępu.
Najłatwiej to wyjaśnić na przykładzie. Tak więc informacje o tym, jakie są wysokie płace i w jakim stanie dostępna jest sprawozdawczość finansowa, są dostępne tylko dla wyspecjalizowanych organów państwowych. Władze wysyłają do firmy wniosek o ujawnienie tych informacji, a przedsiębiorca otwiera tylko to, czego zażądano od niego, w sposób określony przez prawo.
Niektóre osoby prawne mają prawo żądać dostępu do niektórych danych z powyższej listy. Ich listę można znaleźć w prawie danego kraju.Klienci mogą wymagać przedstawienia karty spółki, a także różnych certyfikatów i licencji potwierdzających, że firma działa legalnie i posiada wymagany poziom kwalifikacji w swojej dziedzinie.
Ochrona informacji jest trudna
Dlaczego tak trudno jest sporządzić listę informacji stanowiących tajemnicę handlową organizacji? To nawet nie jest kwestia ograniczeń legislacyjnych. Z jednej strony klienta można przyciągnąć, dostarczając mu kompleksowych danych na temat jego zalet. Im więcej informacji posiada potencjalny klient, tym pełniejsze jest jego zrozumienie firmy, tym większe prawdopodobieństwo podjęcia decyzji na korzyść tej konkretnej organizacji.
Z drugiej strony konkurenci nie powinni uzyskiwać zbyt dużej ilości danych o firmie, aby zawsze być o krok do tyłu. Już niewielkie załamanie już prowadzi do wycieku, co w warunkach ostrej konkurencji współczesnego rynku może prowadzić do natychmiastowej utraty dominującej pozycji.
Przykład listy informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa
- Warunki istniejących umów.
- Procesy stosowane w produkcji.
- Plany, perspektywy, proponowane kroki rozwoju firmy.
- Standardy procesów biznesowych.
- Dane dotyczące negocjacji z niektórymi osobami (inwestorami, klientami, partnerami).
- Pomysły, badania, know-how.
- Finansowanie (wewnętrzne, zewnętrzne).
- Ryzyko, planowanie podatkowe.
Lista informacji stanowiących tajemnicę handlową w każdej firmie jest opracowywana indywidualnie. Jednocześnie brana jest pod uwagę specyfika pola działalności i cechy procesów pracy. Czy można wprowadzić w przedsiębiorstwie listę informacji stanowiących tajemnicę handlową, których próbka pochodzi z sieci WWW? Uwaga: w Internecie wszystkie takie transfery są przekazywane ogólnie, dlatego należy dokładnie przestudiować opcję, którą lubisz, pod kątem zgodności ze specyfiką pracy Twojej firmy. Chociaż, oczywiście, jako „szkielet” przy tworzeniu listy informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, próba jest przydatna.
Tajemnica handlowa: więcej
Przede wszystkim należy bardziej szczegółowo rozważyć cechy strategicznego rozwoju firmy. Związane z tym sklasyfikowane dane są kluczem do pomyślnego rozwoju firmy, którego konkurenci nie mogą wyprzedzić. Lista informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w tej dziedzinie:
- know-how, innowacje produkcyjne, tajne technologie;
- plany rozwoju przedsiębiorstw, programy, informacje odzwierciedlające planowanie;
- inwestycje, metody przyciągania inwestycji;
- procesy biznesowe, zasady, zgodnie z którymi zostały ustanowione, technologie zarządzania przedsiębiorstwem;
- cechy konfiguracji i funkcjonowania aparatu zarządzania organizacji;
- informacje odzwierciedlające specyfikę bezpieczeństwa firmy.
Co z pieniędzmi?
W tym obszarze przybliżona lista informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa jest następująca:
- umowy, umowy zawarte przez spółkę, ich warunki, treść;
- struktura cen produktów, koszt wytworzonych towarów, świadczone usługi;
- budżet, cechy jego powstawania;
- informacje odzwierciedlające dochód przedsiębiorstwa, rentowność firmy i wielkość sprzedanych produktów;
- wartość popytu, podaży;
- dane dotyczące własności firmy, w tym wielkość, skład, zapasy, możliwości gotówkowe;
- obrót towarami i pieniędzmi w firmie;
- informacje pokazujące gotówkę, operacje bankowe, inwestycje, salda kont, pożyczki, zobowiązania;
- wyniki badań marketingowych;
- dane dotyczące wynagrodzeń pracowników, w tym nagród, płatności rzeczowych, premii.
Dane osobowe
Lista informacji stanowiących tajemnicę handlową w zakresie struktury firmy i danych osobowych:
- umowy zawarte w imieniu przedsiębiorstwa z pracownikami;
- adresy, stan cywilny pracowników, numery telefonów;
- informacje odzwierciedlające planowane zmiany w personelu firmy.
Relacje z innymi
Tajemnica handlowa polega na ukrywaniu się przed obcymi danymi o tym, z którymi firmami powinny współpracować, jakie kroki podjęto w tym kierunku, czy negocjacje trwają i na jakim etapie są. Ponadto dane odzwierciedlające zamówienia, oferty otrzymane przez firmę i zabrane przez nią do pracy są klasyfikowane.
Oprócz bezpośrednio wymienionych informacji, związane z nimi tajemnice pośrednie są również klasyfikowane jako tajemnice handlowe. Na przykład podczas analizy informacji niejawnych powstały produkt to dane, które również są niedopuszczalne do ujawnienia.
Co jeszcze chowamy?
Oprócz powyższego można również dodać do listy przyjętej przez firmę dane dotyczące rodzajów używanych urządzeń i cech ich umiejscowienia. Możesz klasyfikować informacje o decyzjach związanych z różnymi kwestiami funkcjonowania organizacji - od kierowniczych po naukowe.
Możesz podać status tajemnic handlowych informacji związanych ze spotkaniami odbywającymi się w firmie, a raczej tematy omawiane w ich ramach. W takim przypadku nie będzie możliwe ujawnienie zarówno celów spotkań, jak i metod ich organizacji, a także wyników wydarzeń.
Jeśli firma bierze udział w aukcjach, przetargach, ma prawo klasyfikować informacje na jej temat. W szczególności plany przedsiębiorstwa dotyczące aukcji, środki przygotowania do imprezy nie podlegają ujawnieniu. Możesz również ogłosić zamknięcie wyników licytacji.
Technologia jest najważniejsza
W praktyce najczęściej tajne informacje w firmie są przypisywane do informacji związanych z finansami organizacji i jej osiągnięciami w dziedzinie nauki i technologii. Nie jest to zaskakujące, ponieważ pod wieloma względami innowacyjne technologie gwarantują przetrwanie na rynku w najbliższej przyszłości.
Możesz ukryć dane o tym, jakie badania naukowe są prowadzone, co jest planowane, jakie zadania są dla naukowców i jakie programy wykorzystują w swojej pracy. Nie ujawniaj głównych pomysłów firmy w tej dziedzinie.
Możesz zadeklarować jako poufne cechy produktów, parametry procesów, podczas których są one wytwarzane. W takim przypadku osoby trzecie nie będą miały dostępu do ilości i wielkości wytwarzanych towarów, z jakich komponentów są wykonane, na jakich warunkach. Jeśli podczas pracy można było wykryć nieznane wcześniej wzorce, można je również sklasyfikować niezależnie od formy wypowiedzi: analityka, grafika.
I wreszcie
Wreszcie należy wspomnieć o aspektach bezpieczeństwa. Oczywiście, każda firma powinna chronić tajemnice związane z procesem produkcyjnym oraz innowacjami, perspektywami i planami, ale tylko jedno prawo, jak wiadomo, nie uratuje przed konkurencją. Warto skorzystać z najnowszych i najskuteczniejszych środków bezpieczeństwa. I jak dokładnie jest to prywatna sprawa przedsiębiorcy, szefa firmy. Ujawnienie funkcji systemu bezpieczeństwa stworzonego dla Twojej firmy jest ryzykownym przedsięwzięciem.
Zgodnie z prawem możesz wywoływać poufne dane na temat organizacji bezpieczeństwa w firmie, działania kontroli dostępu i zainstalowanego alarmu. Jeżeli istnieje jakaś procedura ochrony tajemnic handlowych, należy ją również chronić przed osobami nieupoważnionymi i wydać jako poufną. Wreszcie, jeśli firma ma dostęp do tajnych danych partnerów, powinna również chronić ich przed ujawnieniem.