Rejestracja dokumentów organizacji jest ważną częścią pracochłonnej papierkowej roboty. Głównym celem tego procesu jest nadanie dokumentom mocy prawnej. Dzięki temu są one uwzględniane, monitorowane i szybko poszukiwane w razie nagłej potrzeby. Uzyskanie niezbędnych informacji o dokumentach, bez względu na etap pracy z nimi, można łatwo zrobić w krótkim czasie, o ile przestrzegane są wszystkie ustalone zasady obiegu dokumentów.
Koncepcja
Rejestracja dokumentów organizacji jest utrwaleniem ich formacji lub dochodów poprzez zastosowanie indeksu i wskazanie niektórych danych w specjalnych formularzach. Indeks zawiera liczbę w kolejności, uzupełnioną innymi wskaźnikami nomenklatury, klasyfikatorami i innymi składnikami. Części indeksu następujące po sobie są oddzielone ukośnikiem.
Rejestracja dokumentów organizacji jest tworzona w celu otrzymania certyfikatów o charakterze planowym, księgowym, administracyjnym, sprawozdawczym, finansowym i innym. Są one wykorzystywane wewnętrznie, a także wysyłane do innych struktur lub pochodzą z nich. Zarówno pisma odręczne, jak i drukowane przy użyciu nowoczesnych urządzeń technicznych podlegają rejestracji.
Cele
W organizacji pracy papierkowej główne miejsce należy do procesu rejestracji. Tylko przy dobrze ugruntowanych operacjach, następujące po sobie, zadania zarządzania operacyjnego można łatwo rozwiązać. W tym celu urzędnicy muszą dostarczyć wszelkie dokumenty w krótkim czasie, zarówno wewnętrzne, jak i otrzymane od innych firm.
Podczas rejestrowania dokumentów organizacji w specjalnych formularzach wskazane są najważniejsze fakty, w tym okres utworzenia, wysłania lub otrzymania. W ten sposób dokument staje się legalny. Do tego momentu uważa się, że nie istnieje. Oznacza to, że organizacja nie ponosi odpowiedzialności za jej zachowanie, a także za odbiór.
Wartość
Rejestracja jest jednym z pierwszych etapów pracy po wstępnym przetworzeniu po otrzymaniu dokumentu lub przedostatnim, jeśli zostanie przesłany do innej struktury. Po tym etapie wychodzące dokumenty są zamykane w kopertach i wysyłane pocztą lub innymi kanałami komunikacji.
Rejestracja jest uważana za jedną z najbardziej czasochłonnych i odpowiedzialnych operacji w dokumentacji. Dlatego jeśli pojawi się pytanie o usprawnienie przepływu pracy, zaczynają od tego procesu.
Zadania
Główne zadania rejestracji obejmują:
- Księgowość.
- Kontrola wykonania.
- Praca referencyjna.
Podczas księgowania uzyskiwane są informacje ilościowe na temat objętości pracy, analizy zarówno dokumentów jako całości, jak i poszczególnych typów, według struktury i innych elementów. W przyszłości powstanie baza danych w postaci specjalnej wyszukiwarki.
Zasady
Tylko w razie potrzeby dalsze wykorzystanie to organizacja pracy z dokumentami. Rejestracja dokumentów nie jest konieczna, jeśli są akceptowane wyłącznie w celach informacyjnych. Każda firma musi zatwierdzić listę dokumentów, które nie powinny być rejestrowane. Z reguły jest on zawarty w załączniku do instrukcji dla urzędników, ale może również składać się z osobnego dokumentu. Musi zostać zaktualizowany, jeśli sytuacja tego wymaga.
Zazwyczaj niezarejestrowane papiery wartościowe obejmują:
- Materiały promocyjne.
- Gratulacje
- Zaproszenia na seminaria i konferencje.
- Książki i inne media drukowane.
- Paczki „osobiste” otrzymane pocztą.
- Kopie dokumentów rządowych.
- Listy informacyjne.
Podczas rejestracji każdemu dokumentowi przypisany jest odpowiedni numer. Dokumenty przychodzące mają swój własny system numerów, który jest stemplowany na paragonie.
Procedura jest przeprowadzana tylko raz. Jest to jedna z głównych zasad organizacji pracy z dokumentami. Rejestracja dokumentów w dużej firmie odbywa się w dziale urzędniczym. Jeśli jest to mała firma, sekretarz zajmuje się tym problemem. W firmie z oddziałami i innymi grupami strukturalnymi proces ten można przeprowadzić w sposób zdecentralizowany. Dotyczy to jednak tylko dokumentów wewnętrznych. Ich rejestrację należy przeprowadzić w dniu otrzymania, zatwierdzenia lub wysyłki.
Metody produkcji
Dokumenty można uzyskać na następujące sposoby:
- Pocztą.
- Za pośrednictwem usług kurierskich.
- Faksem
- Pocztą elektroniczną
Różne formy organizacji rejestracji dokumentów są przeprowadzane w odniesieniu do następującej korespondencji:
- Skrzynka odbiorcza
- Wychodzące
- Wewnętrzna
Informacje rejestracyjne
W przypadku dokumentu przychodzącego dane takie jak:
- Data otrzymania
- Numer przychodzący.
- Data sporządzenia dokumentu.
- Indeks
- Numer rejestracyjny
- Autor dokumentu.
- Imię
- Rozdzielczość
- Okres realizacji
- Wykonawca
- Postęp pracy.
- Numer sprawy, w której idzie po niezbędnych manipulacjach.
Wprowadzanie informacji
Po pierwsze, odbywa się organizacja rejestracji dokumentów pierwotnych, które nie są całkowicie wypełnione, ponieważ nie zostały jeszcze przedłożone szefowi i nie mają odpowiedniej uchwały, a także wyznaczonego okresu realizacji i wykonawcy. Pozostałe dane są wyświetlane po zapoznaniu się z osobami upoważnionymi. Jeśli nawiązano dobre relacje z liderem, a on codziennie przegląda korespondencję, możesz najpierw pokazać mu dokument, a po podjęciu właściwej decyzji natychmiast wprowadzić wszystkie niezbędne dane.
Jeśli mówimy o organizacji rejestracji i kontroli wykonywania wewnętrznych dokumentów, dane mogą zostać wskazane w odpowiedniej formie z możliwością późniejszych zmian i uzupełnień. Oczywiście nie ma w nich daty otrzymania. Dlatego, w przeciwieństwie do dokumentu przychodzącego, dokument wewnętrzny ma jeden numer rejestracyjny.
Każda firma ma prawo do zmiany i uzupełnienia danych w przychodzącym dokumencie, biorąc pod uwagę specyfikę działalności. Na przykład często wskazują liczbę arkuszy i aplikacji.
Formularze
Formularze rejestracyjne mają postać:
- Czasopisma
- Karta
- Zautomatyzowane systemy elektroniczne.
Rozważmy każdy formularz osobno.
Czasopisma
System dziennika jest przydatny, gdy organizacja ma do czynienia z niewielką liczbą dokumentów. Jeśli firma ma duży przepływ pracy, nie jest już używana, ponieważ pod wieloma względami jest gorsza od innych, bardziej zaawansowanych systemów.
Informacje są wskazane w dziennikach rejestracji dokumentów organizacji w kolejności ich otrzymania. Ten proces obejmuje jedną osobę. Tak więc, gdy przybywa wiele dokumentów, rejestracja zajmuje dużo czasu. Oczywiście znacznie spowalnia to przepływ pracy.
Ponadto operację należy powielić, ponieważ informacje są wymagane zarówno w biurze, jak i w poszczególnych jednostkach konstrukcyjnych, gdzie dokument zostanie wykonany w przyszłości. W rezultacie w tej samej firmie te same papiery wartościowe powinny być rejestrowane 3-5 razy w osobnych czasopismach.
Jednocześnie uzyskanie informacji referencyjnych w krótkim czasie staje się niemożliwe, ponieważ wpisy do dziennika są przechowywane w porządku chronologicznym. Aby uzyskać informacje, musisz wiedzieć przynajmniej w przybliżeniu, kiedy dokument został zarejestrowany.
Nie będzie możliwe kontrolowanie terminów, ponieważ wszystkie mają swoje własne i nie mogą być klasyfikowane oddzielnie.Dlatego tam, gdzie funkcja kontroli ma priorytet, użyj systemu kart.
Karty
System rejestracji kart rozwiązuje niedociągnięcia, które występują podczas formalności związanych z czasopismami. Pojawił się na początku ubiegłego wieku i jest bardzo powszechny w krajach europejskich. W Rosji stał się powszechny podczas opracowywania zunifikowanego systemu prowadzenia rejestrów państwowych. Ten system rejestracji dokumentów w organizacji jest konieczny, aby bez problemu poradzić sobie z dużą ilością papierów wartościowych. Ma następujące zalety:
- Proces rejestracji może być obsługiwany przez kilku pracowników jednocześnie.
- Dokumenty można wytwarzać w ilości niezbędnej do sprawnego funkcjonowania organizacji.
- Karty można usystematyzować, a także tworzyć pliki kart. Dzięki temu dostępna jest funkcja pomocy.
- Można przekazać konkretną instancję w celu sprawowania kontroli nad wykonywaniem dokumentów.
- Forma i wskazanie szczegółów są ustalane bezpośrednio w organizacji i są określone w instrukcjach dotyczących dokumentacji.
- Wybrany formularz karty można propagować za pomocą kserokopiarki. Aby prowadzić ewidencję, musisz mieć wystarczający obieg przez co najmniej 1 rok.
Organizacja może mieć tyle kopii kart, ile potrzeba. Zwykle musisz wypełnić co najmniej dwa. Następnie jedna kopia jest przechowywana w tymczasowej szafce na dokumenty, a druga w dziale informacyjnym i referencyjnym. Sam dokument jest wysyłany do wykonawcy do pracy. Ale często używają trzech kart, aby przekazać tę ostatnią także wykonawcy.
Taki system nadaje się zarówno do dokumentów służących do rejestracji organizacji publicznej, jak i do prowadzenia prac biurowych w instytucji państwowej. Pliki kart referencyjnych są tworzone w różnych kwestiach, na przykład według regionu. Następnie ich liczba automatycznie wzrasta. Oczywiście ten system jest pracochłonny i można go skutecznie utworzyć tylko w organizacjach, w których usługa zarządzania biurem wykonuje swoje funkcje bezbłędnie. Bardziej nowoczesny system pomógł pozbyć się potrzeby wypełniania ogromnej liczby kart. Stało się to możliwe dzięki wprowadzeniu technologii komputerowej.
Zautomatyzowane systemy elektroniczne
Ta forma dokumentacji jest wykonywana za pomocą oprogramowania (lub oprogramowania). Jest zainstalowany na komputerze, serwerze lub kilku zintegrowanych komputerach. W przypadku korzystania ze zautomatyzowanego systemu informacje są wprowadzane do karty elektronicznej, która jest przechowywana w odpowiedniej bazie danych. Aby zapewnić bezpieczeństwo, równolegle informacje są przechowywane w dodatkowej (zapasowej) bazie danych.
Ta forma otrzymała obecnie największe zastosowanie, ponieważ ma znaczące zalety w porównaniu z poprzednimi dwiema opcjami. W szczególności są to:
- Szybkie wyszukiwanie na podstawie dowolnej podstawy, na przykład daty.
- Generowanie raportów i informacji analitycznych w trybie automatycznym.
- Możliwość rejestracji z różnych miejsc pracy w tym samym czasie.
- Możliwość zarządzania dokumentami w sposób zdecentralizowany w oddzielnych jednostkach z integracją informacji w jednej bazie danych.
- Inne funkcje
Program do rejestracji dokumentów może opracować sama organizacja. Jednak w zdecydowanej większości przypadków stosowane są gotowe rozwiązania, które ułatwiają pracę z dużą ilością dokumentów, poczynając od etapu tworzenia, a kończąc na jego wykonaniu lub wysłaniu do innej firmy.
W zautomatyzowanym systemie można gromadzić i przechowywać najbardziej kompletne informacje o wszystkich dokumentach. Dzięki temu wdrażana jest skuteczna kontrola i przeprowadzane są prace referencyjne oraz, w razie potrzeby, inwentaryzacja wewnętrzna.
Wniosek
Obecnie w każdym przedsiębiorstwie i instytucji generowana jest duża ilość dokumentów. Praca biurowa, właściwie wykonana zgodnie z prawem i spełniająca wszystkie postawione zadania, wielokrotnie podnosi efektywność zarządzania. Komputery osobiste, programy i nowe technologie sprawiły, że proces ten jest bardziej zorganizowany. Zautomatyzowany system przyspiesza i ułatwia pracę jako całość, w szczególności rejestrację i księgowanie dokumentów w organizacji.
Ten proces jest ważny przez cały cykl urzędniczy. Dzięki zorganizowanej pracy możesz łatwo znaleźć niezbędne informacje i określony dokument w krótkim czasie. To z kolei zapewnia operacyjne rozwiązanie problemów.
Karty, które do niedawna były wszędzie rozpowszechniane, są stopniowo zastępowane zautomatyzowanym systemem, nawet w celu rejestracji w organizacji non-profit dokumentów. Cały proces odbywa się w trybie przyspieszonym, w tym skuteczną kontrolę nad przepływem dokumentów.