Liderzy różnych firm często muszą zmierzyć się z faktem, że ich pracownicy z różnych powodów naruszają różne wymogi dyscypliny pracy lub niszczą własność organizacji. W celu wszczęcia postępowania dyscyplinarnego przeciwko pracownikowi prowadzone jest oficjalne dochodzenie. Przykładowy raport z dochodzenia znajduje się poniżej. Dokument zawiera informacje o tym, jakie wyniki uzyskali członkowie komisji. Głównym celem procedury jest zbadanie wszystkich okoliczności istotnych dla danego zdarzenia.
Niuanse dochodzenia
Dochodzenie wewnętrzne jest obowiązkowym procesem w TC. Jest ono wykonywane przed nałożeniem jakiejkolwiek sankcji dyscyplinarnej na pracownika firmy lub wydaniem nakazu, na podstawie którego musi on zrekompensować szkody wyrządzone firmie.
Jeśli procedura jest przeprowadzana w odniesieniu do pracowników komunalnych i państwowych, a także pracowników organów ścigania, nazywa się to audytem wewnętrznym.
Kiedy się odbywa?
Oficjalne dochodzenie przeciwko pracownikowi jest koniecznie przeprowadzane w przypadku różnych naruszeń.
Takie naruszenia obejmują wagary, szkody majątkowe firmy lub nadużycie władzy.
Wagonu luzu
Zgodnie z Kodeksem pracy wagarowanie to sytuacja, w której pracownik firmy jest nieobecny w pracy przez ponad 4 kolejne godziny bez uzasadnionego powodu. Najczęściej pracodawcy używają nagany za takie naruszenie, ale jeśli nieobecność spowodowała jakieś szkody w firmie, to nawet zwolnienie jest dozwolone.
Ale w celu rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem należy najpierw podjąć pewne działania, których głównym celem jest wyjaśnienie okoliczności naruszenia. Wymaga to wewnętrznego dochodzenia w sprawie pracownika.
Uszkodzenie firmy
W tej sytuacji ważne jest prawidłowe zidentyfikowanie sprawcy. W tym celu należy zbadać wszystkie okoliczności takiego zdarzenia. Obejmuje to sytuacje, w których wykryty zostanie brak gotówki, celowe kradzież pieniędzy lub mienia, uszkodzenie mienia lub inne zdarzenia.
Często w takich warunkach kierownictwo firmy jest zmuszone korzystać z pomocy niezależnych rzeczoznawców i ekspertów.
Nadużycie władzy
Takie naruszenie dyscypliny uważa się za wystarczająco znaczące. W takich warunkach pracownik firmy wykonuje czynności, które nie są przewidziane w jego opisie stanowiska. W takim przypadku przeprowadzane jest dochodzenie w celu ustalenia, jakie korzyści pracownik otrzymał ze swoich działań. Często wymagany jest audyt, aby dokładnie ustalić, jakie szkody zostały wyrządzone firmie.
Ponadto szef każdej organizacji może samodzielnie określić, w jakiej sytuacji wskazane jest skorzystanie z dochodzenia w celu uzyskania tej lub innych informacji.
Zasady postępowania
Zazwyczaj organizacje ustanawiają w swoich zasadach rachunkowości specjalny przepis dotyczący przeprowadzania dochodzeń wewnętrznych. Na podstawie tego dokumentu przeprowadza się tę procedurę. Podczas jego realizacji wymagane jest przestrzeganie następujących zasad:
- obiektywizm, ponieważ członkowie komisji nie powinni być zainteresowani wynikiem audytu, a wszystkie podejmowane działania powinny być bezstronne;
- niewinność, ponieważ w żadnym wypadku nie wolno obwiniać konkretnego obywatela, dopóki kierownictwo firmy nie wykaże jego winy lub zaangażowania;
- legalność, która polega na tym, że wszelkie działania powinny opierać się na wymogach prawa, dlatego nie wolno naruszać prawa w jakikolwiek sposób.
Jeżeli pracownik firmy, w związku z którą prowadzone jest to dochodzenie, jest pewien, że kierownictwo firmy naruszy jego prawa lub interesy, może złożyć skargę do prokuratury lub inspekcji pracy. Jeżeli jest ścigany bez uprzedniego przeprowadzenia dochodzenia, może zwrócić się o pomoc do władz państwowych lub sądu.
Jak przebiega proces?
Wewnętrzne dochodzenie jest uważane za dość prosty i bezpośredni proces. Jest inicjowany przez szefa konkretnego przedsiębiorstwa. Aby to zrobić, wykonywane są następujące działania:
- dyrektor spółki zostaje powiadomiony, że dany pracownik popełnił przestępstwo dyscyplinarne lub istnieją podejrzenia, że to on wyrządził określone szkody na mieniu organizacji;
- szef firmy wydaje polecenie wszczęcia dochodzenia;
- wszystkie pozostałe działania muszą zostać wykonane w ciągu jednego miesiąca;
- tworzona jest specjalna komisja do zbadania sprawy i zwykle członkowie tego kolegialnego organu to specjaliści ds. bezpieczeństwa firmy lub audytorzy wewnętrzni;
- wszyscy wybrani członkowie komisji powinni być bezstronni i obiektywni;
- wymagane jest pisemne wyjaśnienie od pracownika, które musi sporządzić obywatel w ciągu dwóch dni od otrzymania powiadomienia;
- jeśli okaże się, że obywatel naprawdę miał dobre powody do popełnienia czynu, wówczas nie ponosi odpowiedzialności;
- jeżeli nie ma uzasadnionych podstaw do takiego zdarzenia, wówczas pracownikowi stosuje się różne środki karne wynikające z sankcji dyscyplinarnej;
- pod koniec procedury sporządzane jest sprawozdanie z dochodzenia.
Przed podjęciem decyzji szef firmy musi poprosić pracownika o wyjaśnienia w toku wewnętrznego dochodzenia. Próbka takiego zamówienia jest przekazywana specjalistom do podpisu.
Zasady tworzenia prowizji
Obowiązkowe oficjalne dochodzenie w pracy jest przeprowadzane przez specjalny organ kolegialny. Tworzy go szef organizacji, biorąc pod uwagę następujące niuanse:
- do tego celu wybierani są wyłącznie pracownicy firmy, którzy nie są zainteresowani wynikami kontroli;
- duże firmy mają specjalne usługi, których specjaliści są zaangażowani w takie kontrole;
- w małych organizacjach zwykle tworzy się komisję złożoną z oficerów personalnych;
- komisja powinna obejmować co najmniej trzech obywateli;
- Aby go utworzyć, szef firmy musi wydać polecenie, które zawiera nazwę i stanowisko wszystkich członków komisji, a także cel jej utworzenia, datę powstania i ważność;
- w zamówieniu wymieniono uprawnienia przysługujące wybranym specjalistom firmy.
Członkowie komisji biorą udział w oficjalnym dochodzeniu w sprawie pracownika. Przykładowy akt weryfikacji znajduje się w poniższym artykule. Zawiera informacje o wynikach tego procesu. Dane dotyczące wszystkich uczestników dochodzenia są wprowadzane w tym samym dokumencie.
Czym zajmuje się komisja?
Zgodnie z kodeksem wewnętrznym dochodzenie powinno być prowadzone wyłącznie przez członków komisji wybranych przez szefa firmy. Organ kolegialny zajmuje się następującymi zadaniami:
- identyfikacja wszystkich okoliczności, które doprowadziły do określonego zdarzenia;
- określenie miejsca i czasu przestępstwa przez pracownika firmy;
- wykrycie metody naruszenia harmonogramu pracy organizacji;
- obliczenie kwoty szkód wyrządzonych firmie przez pracownika przedsiębiorstwa;
- identyfikacja wszystkich osób odpowiedzialnych za dane wydarzenie;
- przygotowanie dowodu winy obywateli, a także ustalenie jego stopnia dla każdego pracownika przedsiębiorstwa, jeżeli jest kilku sprawców;
- określenie przyczyn przyczyniających się do takiego naruszenia;
- przygotowanie i przechowywanie dokumentów związanych z niniejszym dochodzeniem;
- prośba wyjaśniająca pracownika.
Dopuszcza się utworzenie prowizji, nawet pod warunkiem, że firma faktycznie nie poniosła szkody materialnej. W małych firmach taki organ kolegialny nie działa stale, dlatego jego prace są wznawiane tylko wtedy, gdy pojawi się odpowiednia potrzeba przeprowadzenia wewnętrznego dochodzenia dotyczącego pracownika. Przykładowy certyfikat audytu może zostać opracowany przez każdą firmę niezależnie, po czym formularz jest ustalany w dokumentacji księgowej.
Zasady przygotowywania dowodów
W TC nie ma informacji o prawidłowej procedurze i terminie przeprowadzenia dochodzenia wewnętrznego, więc procedura ta może się znacznie różnić w różnych sytuacjach. Zasady wdrażania tego procesu są zwykle zapisane w wewnętrznych dokumentach regulacyjnych firmy. W tym celu kierownictwo wydaje odpowiednie zamówienia, instrukcje lub przepisy.
Członkowie komisji mają prawo do przeprowadzania wywiadów z pracownikami firmy lub do przeglądania wszystkich dokumentów. Dozwolone jest przyciąganie nie tylko pracowników przedsiębiorstwa, ale także osób trzecich, które nie są zainteresowane wynikami dochodzenia. Zwykle taką decyzję podejmuje się, jeśli pracownicy organizacji nie posiadają wiedzy niezbędnej do przestudiowania dokumentów.
W dochodzenie mogą być zaangażowani audytorzy, rzeczoznawcy, pracownicy medyczni, prawnicy, inżynierowie, a także inni specjaliści. Aby uzyskać niezbędne dowody, wykonywane są następujące działania:
- Badanie ksiąg rachunkowych i dokumentów księgowych firmy;
- wymagane dokumenty są wymagane od banków lub innych organizacji będących kontrahentami firmy;
- zeznania świadków i współpracowników sporządzane są na piśmie.
Wszystkie akty, zaświadczenia, notatki lub inne dokumenty są dołączone do sprawy w formie dowodów.
W jaki sposób pracownik prosi o wyjaśnienie?
Pracownicy firmy podejrzani o popełnienie jakiegokolwiek przestępstwa muszą sporządzić notę wyjaśniającą. Jest to wymagane przez kierownictwo firmy lub członków komisji.
Nota wyjaśniająca musi zostać wydana przed zakończeniem dochodzenia i wydaniem nakazu, w którym pracownik zostaje wszczęty w postępowaniu dyscyplinarnym. Funkcje tego dokumentu obejmują:
- pracownik ma tylko dwa dni na sporządzenie noty wyjaśniającej;
- powstaje w formie wolnej i na piśmie;
- wymóg sporządzenia notatki przechodzi na pracownika za podpisem;
- jeżeli obywatel odmówi sporządzenia tego dokumentu, wówczas kierownictwo sporządza odpowiedni akt odmowy udzielenia wyjaśnień, który podpisują wszyscy członkowie komisji.
Konieczne jest podanie uzasadnienia w ramach wewnętrznego dochodzenia dotyczącego pracownika. Przykładowy wymóg jego przygotowania można zbadać poniżej.
Zasady sporządzania aktu
Pod koniec dochodzenia komisja z pewnością przygotuje odpowiedni akt zawierający wyniki tego procesu. Zasady jego tworzenia obejmują:
- tekst wskazuje, jakie nielegalne działania zostały popełnione przez pracownika przedsiębiorstwa;
- Wymieniono okoliczności poprzedzające naruszenie;
- szkoda wyrządzona firmie;
- wskazana jest ilość szkód;
- wymienia wszystkich winowajców i ich stopień winy;
- określa, które środki karne są optymalne dla wszystkich sprawców;
- podano zalecenia, aby uniknąć podobnych wydarzeń w przyszłości.
Akt musi być podpisany przez wszystkich członków komisji. Dozwolone jest, aby każdy członek komisji odmówił podpisania tego dokumentu, jeśli ma własną opinię na temat konkretnej sytuacji. W tym przypadku stanowią osobną dokumentację, w której przedstawia jego opinię. Inne dokumenty będące dowodami są do niego dołączone.
Jeśli pracownik firmy wyrządził firmie szkodę materialną, przeprowadzana jest inwentaryzacja w celu ustalenia kwoty do odzyskania od winowajcy. Do wniosku dołączono dobrze napisany spis. Zgodnie z art. 193 kodeksu celnego, dochodzenie jest prowadzone w jednym miejscu od momentu wykrycia określonego naruszenia. Zwykle okres ten jest ustalany w kolejności przez szefa firmy.
Po zakończeniu procesu sporządza się akt, w którym podaje się zakończenie oficjalnego dochodzenia. Próbkę tego aktu można zbadać poniżej.
Wniosek
W stosunku do pracowników podejrzanych o jakiekolwiek istotne przestępstwa prowadzone jest wewnętrzne dochodzenie. Procedura jest wykonywana tylko przez członków specjalnej komisji, która jest utworzona na polecenie szefa firmy. Proces polega na przestudiowaniu licznych dokumentów.
Na podstawie wyników audytu powstaje specjalny wniosek, w którym rejestruje się winnych i stosowane wobec nich kary. Dokument podpisują wszyscy członkowie komisji. Na podstawie dochodzenia pracownik ponosi odpowiedzialność.