Istnieją różne okresy przechowywania w dokumentacji dokumentów określonego rodzaju. Niektóre z nich odnoszą się do tych o nieograniczonej wartości informacyjnej, inne szybko tracą znaczenie. Jakie dokumenty i jak długo trzeba przechowywać? Jak należy je usunąć? Wszystko to jest bardzo jasno określone w przepisach.
Trzy rodzaje okresów przechowywania
Lista okresów przechowywania dokumentów w dokumentacji: tymczasowa (do 10 lat), długoterminowa (powyżej 10 lat) i stała. Jeśli mówimy o przypadkach długoterminowego i trwałego przechowywania, to po ich zakończeniu są przenoszone do specjalnych działów na okres 2 lat, a następnie są archiwizowane.
Czy wygląd nośnika wpływa na czas przechowywania?
Rodzaj nośnika informacji (papierowy lub elektroniczny) nie wpływa na okres przechowywania. Ważne są informacje, które zawiera. Dalsze wykorzystanie konkretnego przypadku jest określone przez specjalne badanie. Klasyfikuje wszystkie dokumenty, wskazuje, czy można je wykorzystać w interesie (lub przeciwko) nauce, w państwie, społeczeństwie, jednostkach itp.
Dlaczego badanie ma na celu określenie wartości dokumentów?
Nie można obejść się bez tej procedury w dziedzinie pracy biurowej, czy to stanowego archiwum, organizacji czy przedsiębiorstwa.
Cele badania - określenie lub zmiana okresu przechowywania dokumentu dokonać wyboru tych przypadków, które podlegają likwidacji, ponieważ nie mają już wartości lub utraciły znaczenie; wskazać okres przechowywania dokumentów, które nie mają wartości historycznej lub naukowej, ale mają wartość praktyczną. Badanie powinno również określić, do jakiego rodzaju wartości odnosi się inna dokumentacja: polityczna, naukowa, ekonomiczna, kulturalna, przemysłowa itp.
Aby uzyskać informacje na temat personelu, księgowości, przechowywania i dalszego wyznaczania spraw, należy zapoznać się z ustawą o sprawach archiwalnych.
Wynikiem badania powinna być lista zawierająca 12 sekcji dokumentów wynikających z funkcjonowania struktur państwowych, organizacji, instytucji i innych firm. Szczególną uwagę zwrócimy na sprawy księgowe i personalne, uwzględniając warunki i warunki przechowywania dokumentów w przedsiębiorstwach. Lekko dotknij dokumentów medycznych.
Dokumentacja medyczna
Dokumenty medyczne, a także inne ważne z punktu widzenia informacyjnego, mają swoje własne określone okresy przechowywania dokumentów w pracy biurowej organizacji medycznej. Okres ten jest regulowany aktami prawnymi Federacji Rosyjskiej i wynosi od 1 roku do 50 lat dla różnych kategorii dokumentów.
Rejestry księgowe
W przypadku dokumentacji opracowanej przez dział księgowy obowiązują osobne warunki i okresy przechowywania dokumentów w dokumentacji. Po przetworzeniu podstawowa dokumentacja, salda, dane rejestrów księgowych, raporty muszą być przechowywane w specjalnym pomieszczeniu lub w zamkniętej szafce - dopóki nie zostaną przesłane do archiwum organizacji. Ścisłe formularze zgłoszeniowe należy przechowywać w metalowych szafkach lub sejfach. Główny księgowy wyznacza osobę upoważnioną do monitorowania tych kwestii.
Jeśli tego typu dokument zostanie utracony, uszkodzony, nielegalnie przekazany stronom trzecim, kierownictwo organizacji musi poinformować o tym fakcie organy ścigania. Zniszczenie lub zajęcie dokumentacji powinno nastąpić wyłącznie zgodnie z wymogami określonymi przez prawo.
Okres przechowywania dokumentów księgowych
Istniejące standardy okresu rozliczeniowego:
- podstawowa dokumentacja, formularze - 3 lata;
- dokumenty kasowe, informacje dotyczące transakcji finansowych - 5 lat;
- arkusze płatności i rozliczeń (jeśli nie ma konta osobistego) - 75 lat.
Zabrania się zajmowania spraw na koniec okresu przechowywania bez weryfikacji przez organy podatkowe, a specjalnie wyznaczona komisja musi podjąć decyzję w sprawie zniszczenia dokumentów w pracy biurowej po upływie okresu przechowywania.
Administracja HR
Dokumentacja kadrowa ma ogromne znaczenie społeczne (przede wszystkim dotyczy dostępności danych osobowych), dlatego ich przechowywanie określają specjalne zasady. Znaczna ich część służy jako faktyczne potwierdzenie praw pracowników do zabezpieczenia społecznego (w podeszłym wieku, niepełnosprawności itp.), Zawiera informacje o ich stażu pracy itp. W związku z tym większość dokumentów osobowych dotyczy osób posiadających długi lub stały okres przechowywania i jest wykorzystywana w archiwach gdzie obywatele kontaktują się w celu uzyskania informacji ogólnych. Mają także wartość archeologiczną i biograficzną, służą jako źródła badań statystycznych lub badań historycznych i społecznych.
Głównym warunkiem przechowywania dokumentacji z działu personalnego jest ograniczenie nielegalnego dostępu do danych osobowych pracowników, a także możliwość szybkiego znalezienia właściwych rzeczy.
W organizacji pracy biurowej i okresach przechowywania dokumentów osobowych można wyróżnić dwa rodzaje przechowywania: bieżące i kolejne. Pierwszy typ jest podzielony na dwa podtypy: przechowywanie dokumentacji podczas wykonywania i przechowywanie wykonanej dokumentacji.
Sprawy podczas ich wykonywania znajdują się u osoby, która się nimi zajmuje, w specjalnych folderach z nazwiskami (na przykład „Pilne”, „Do podpisu”). W tym miejscu należy podać numer telefonu, nazwisko, inicjały wykonawcy. Po ich złożeniu i przechowywaniu zgodnie z nomenklaturą.
Zamówienia
Wszystkie zamówienia muszą być przechowywane w oryginałach, a ich kopie (w celu uzyskania zachęt, kar, zatrudnienia, zwolnienia itp.) Są wpisywane do akt osobowych pracownika. Jest on umieszczony w ponumerowanym folderze, a jego strony muszą być flashowane. Okładka akt osobowych ma własny numer seryjny. Bieżący okres przechowywania dokumentacji HR dotyczy tylko aktualnie zatrudnionych pracowników. Po zwolnieniu sprawa musi zostać usunięta z folderu i wykonana w celu przesłania do archiwum.
Warunki przechowywania ksiąg pracy pracowników, a także pieczęci, znaczków, papierów firmowych, kluczy do szaf z dokumentacją oznaczają, że są one przechowywane w sejfie szefa działu personalnego. Ponadto zaleca się, aby oficer personalny, opuszczając swoje biuro, wyczyścił wszystkie notatki i dokumenty w szafie i wyłączył komputer. Pod koniec dnia roboczego należy umieścić całą dokumentację w metalowej szafce i zapieczętować. Klucz zostaje przekazany kierownikowi działu z listą w odpowiednim czasopiśmie. Wszystkie wersje robocze i odrzucone formularze są niszczone, komputery są odłączane od sieci. Jeśli pracownik otrzymał kopię lub wyciąg z dokumentu, musi zostawić na nim podpis w dzienniku.
Tylko dokumenty, których okres przechowywania przekracza 10 lat, należą do funduszu archiwum. Mają wartość społeczną, ekonomiczną, polityczną, historyczną i inną. Harmonogram przesyłania dokumentów do archiwum jest zatwierdzany przez kierownika lub pracodawcę. Dokumenty powinny być dostarczane w formie oryginałów. Jeżeli nie jest to możliwe, wówczas jego kopię należy poświadczyć i przekazać.
Reguluje termin i procedurę przechowywania dokumentacji personelu „Lista typowych dokumentów zarządczych”, zatwierdzoną przez Archiwum Federalne. Okresy przechowywania dokumentów w dokumentacji i procedura przechowywania ksiąg pracy są zatwierdzone w specjalnym akcie regulacyjnym - Dekret rządu Federacji Rosyjskiej „O książkach pracy”.
Warunki przechowywania dokumentacji personelu
Tak więc przez 5 lat są przechowywane:
- Dokumenty (certyfikaty, informacje, oświadczenia itp.) Dotyczące dostępności, nabywania lub przepływu pracowników.
- Dokumenty (listy, informacje, certyfikaty) dotyczące zwolnienia lub potrzeby pracy personelu, tworzenia miejsc pracy, płci, wieku i kwalifikacji zawodowych pracowników.
- Korespondencja dotycząca kwestii zatrudnienia.
- Dokumenty dotyczące przeniesienia pracowników do krótszego dnia roboczego lub tygodnia.
- Dokumenty dotyczące sporów pracowniczych.
- Raporty dotyczące statusu i weryfikacji pracy z pracownikami są przechowywane na bieżąco, a wnioski (certyfikaty) o zwolnienie i potrzeby pracowników są również przechowywane przez pięć lat.
Przez 3 lata są przechowywane:
- Dokumenty (informacje, bilanse czasu pracy, informacje, notatki) dotyczące rejestrowania czasu pracy.
- Akty (informacje, cechy, wiadomości, certyfikaty itp.), Które zawierają informacje dotyczące dyscypliny pracy.
- Akty (raporty i inne informacje) dotyczące księgowania wkładek i książek z zakresu pracy.
Przechowywanie przez jeden rok dotyczy kart czasu pracy i książek do śledzenia czasu, a także harmonogramów wakacji.
Kartoteka osobista i karta osobista pracownika są przechowywane przez 75 lat, a jeśli mówimy o tej dokumentacji dla menedżerów, pracowników z nagrodami państwowymi lub szeregowymi, członków struktur wykonawczych, zarządzających lub kontrolujących organizacji, to na stałe.
Personel organizacji i zmiany w niej są przechowywane na bieżąco, a ustalenia dotyczące personelu - przez 75 lat.
Typowy opis stanowiska w miejscu zatwierdzenia i opracowania jest przechowywany na stałe, osobisty (jako część akt osobowych) - przez 75 lat.
Pozostała kopia umowy o pracę pracodawcy, zapisana w aktach osobowych pracownika, musi być przechowywana przez 75 lat, a następnie archiwizowana. Jeśli pliki osobiste nie są przechowywane, takie umowy powinny zostać utworzone w oddzielną firmę na tych samych warunkach przechowywania.
Karty rachunkowe, książki, czasopisma mają również własne warunki przechowywania dokumentów w dokumentacji:
- Przyjęcie, relokacja, zwolnienie pracowników - 75 lat.
- Księgowość dla osób podróżujących służbowo - 5 lat od daty zwolnienia.
- Rozliczanie do służby wojskowej - 3 lata.
- Informacje urlopowe - 3 lata.
- Akta osobowe, karty, umowy o pracę i umowy - 75 lat.
- Wydawanie wkładek pracy i książek - 50 lat.
- Wydawanie zaświadczeń o wynagrodzeniu (miejsce lub doświadczenie zawodowe) - 3 lata.
- wydawanie certyfikatów podróży - 5 lat.
Podsumowując wszystkie powyższe, dla wygody tych, którzy potrzebują informacji w złożonej formie, możesz niezależnie przesyłać okresy przechowywania dokumentów w dokumentacji w tabeli.
Co zrobić, jeśli dokument jest uszkodzony?
Takie dokumenty podlegają przywróceniu. Na przykład, jeśli grafik jest uszkodzony (jego okres przydatności wynosi siedemdziesiąt pięć lat), informacje na ten temat można znaleźć na komputerze działu księgowości. Wyrzucenie uszkodzonej karty zgłoszenia jest niemożliwe, ponieważ spowoduje to nieuprawnione skrócenie okresów przechowywania określonych w normach, co może prowadzić do ukarania kierownictwa organizacji. Dlatego każdy dokument, który stał się bezużyteczny przed upływem terminu, musi zostać przywrócony. Teraz wszystkie organizacje korzystają z oprogramowania, które zawiera niezbędne informacje.
Podsumowując
Tak więc okresy przechowywania dokumentów zależą od rodzaju i wartości dokumentów. Znaczna część dokumentacji kadrowej ma dłuższy okres trwałości. W ustawodawstwie Federacji Rosyjskiej obowiązują surowe normy. Prawo reguluje również procedurę i warunki przechowywania niektórych rodzajów dokumentów, a także usuwania dokumentów: powinno to nastąpić dopiero po sprawdzeniu i odpowiednio.