Definicja tego terminu
Uważa się, że w Rosji po raz pierwszy, w porównaniu z praktyką zagraniczną, ustanowiono system zarządzania dokumentami, którego celem jest ustanowienie procedury dokumentowania działań zarządczych w państwie. W 1973 r. Taki system nazwano Unified State Customs Service, co oznacza „jednolite państwo. system prowadzenia dokumentacji ”. W sumie ZSRR opracował 16 zunifikowanych systemów.
Standaryzacja dokumentów jest wynikiem reorganizacji przepływu dokumentów w danym systemie, który spełnia określone standardy. Zmniejszenie korespondencji i zmniejszenie złożoności jej kompilacji, a także chęć uniknięcia powielania danych, są uważane za pilne kwestie, które należy rozwiązać w pracach zarządczych. Efektywny wynik można osiągnąć poprzez ujednolicenie i standaryzację informacji o treści i formie.
Standaryzacja dokumentów polega na tworzeniu takich samych standardowych formularzy dla protokołów o podobnym celu, co pomaga w bardziej wydajnym wykorzystaniu papieru w drukowaniu aktów i decyzji. Standaryzacja ułatwia obieg dokumentów, a także archiwizację dokumentacji.
Podobna terminologia
Praktycznie podobną definicją jest „unifikacja”, która polega na doprowadzeniu czegoś, w tym udokumentowanych działań, do jednej formy lub wspólnego systemu, co prowadzi do zmniejszenia początkowego zestawu przedmiotowych obiektów. Ujednolicenie, standaryzacja i standaryzacja dokumentów prowadzi do powstania racjonalnej jednolitości w dowolnym polu działalności, zwłaszcza w dokumentacji. Zmniejszenie nieuzasadnionej różnorodności formularzy danych i ustanowienie jednej struktury następuje poprzez struktury językowe, szczegóły, informacje księgowe i ich przechowywanie. Nadmiar łańcuchów dokumentów jest z czasem usuwany, aby uniknąć niepotrzebnego powielania elementów.
Ujednolicenie dokumentów pozwala na utworzenie jednego obrazu formularzy dokumentów administracyjnych, które wykonują funkcje i zadania formatu zarządczego. Takie podejście doprowadzi do pracy z dużą ilością dokumentów w celu ich znormalizowania w systemie produkcyjnym, a także przyspieszy wymianę danych biznesowych.
Zwiększ wydajność
Pojedynczy system biurowy promuje przetwarzanie operacyjne, skraca czas pracy z dokumentami mającymi wpływ na cały personel biurowy: od zwykłych pracowników po kierowników.
Przedmiotami standaryzacji dokumentów mogą być ich skład i formy. Ujednolicenie składu dokumentów polega na alokacji i konsolidacji całości dokumentów niezbędnych do rozwiązania zadań zarządczych. W wyniku takich działań oczekuje się zmniejszenia składu dokumentów.Ujednolicenie formularzy polega na wyborze i konsolidacji wskaźników informacyjnych, w tym szczegółów odpowiadających celowi dokumentów, a także definicji ogólnych wymagań dotyczących ich tworzenia i wykonywania. W pracy biurowej ujednolicenie może nastąpić zarówno jako etap standaryzacji, jak i jako niezależny proces.
Istota standaryzacji
Ustawa federalna „O przepisach technicznych” nr 184 określa zasadę definicji: standaryzacja dokumentów jest holistyczną pracą mającą na celu ustanowienie zasad ich dobrowolnego stosowania, w wyniku czego należy usprawnić informacje w zakresie produkcji i obrotu produktami, a także zwiększyć konkurencyjność usługi.
„Standard” można nazwać dokumentem, który wskazuje cechy produktów, zasady wdrażania różnych procesów produkcyjnych, charakterystyczne cechy transportu i magazynowania, pracy lub usług. Norma zawiera pewne wymagania dotyczące terminologii, etykietowania, symboliki, pakowania, etykiet.
Dokumenty normalizacyjne dotyczące normalizacji zawierają optymalne zasady i wymagania dotyczące projektowania, przygotowania, przechowywania i rozliczania dokumentów biznesowych, które zostały zatwierdzone w określony sposób i zalecane do wielokrotnego użytku w pracy biurowej. Standaryzacja (w prostych słowach) to tworzenie i zatwierdzanie jednolitych zasad, które są przedstawiane w dokumentach w celu ich usprawnienia.
Standaryzacja obejmuje wzniesienie podstawowych wymagań dotyczących dokumentów w normie prawnej. Dzięki temu procesowi powstaje wiele dokumentów zgodnie z jedną regułą, która jest łatwiejsza do zauważenia przez odbiorców. Standaryzacja dokumentów jest wynikiem unifikacji lub jej najwyższej formy.
Typowe elementy procesu
Transformacje mogą odnosić się do niektórych rodzajów dokumentów (GOST oznaczony jest liczbą), struktury i reguł projektowych, elementów zunifikowanego systemu dokumentacji (DCL). Taki system składa się z kombinacji powiązanych ze sobą dokumentów, które dają pouczające wyobrażenie o niektórych rodzajach działalności gospodarczej i zarządczej. USD opiera się na jednolitych zasadach i wymaganiach, ma dane niezbędne do zarządzania dowolnym polem działalności.
Zwykły system dokumentacji jest zorganizowany w taki sposób, aby zaspokoić potrzeby dokumentowania niektórych działań, a dokumenty systemu normalizacji są wynikiem procesu doprowadzania dokumentów do jednego formularza i systemu, gdy dominuje jednolitość, oraz nieuzasadniony zestaw szablonów dokumentów, ich szczegóły i wskaźniki są zmniejszone. W procesie standaryzacji następuje przejście do racjonalnej jednolitości w przepływie pracy.
Poziom zatwierdzenia i powiązane kategorie
Standaryzacja jest formą prawnego zatwierdzenia wyników unifikacji, która jest połączeniem stanu. dołączone standardy i jedna forma dokumentów.
USD dzieli się na:
- stan standardy;
- ujednolicone formy dokumentów;
- wytyczne dotyczące ich stosowania.
Szczegóły ujednoliconego dokumentu są stosowane zgodnie z zadaniem docelowym i określonym poziomem zatwierdzenia. W Federacji Rosyjskiej istnieje podział dokumentów normalizacyjnych na kategorie:
- Wydziałowe (podział według oddziałów). Służą do dokumentowania procesów zarządzania wspólnych dla wszystkich przedsiębiorstw, niezależnie od działalności i norm prawnych. Zatwierdzenie odbywa się na poziomie federalnym.
- Formy dokumentów firm, organizacji i przedsiębiorstw. Zdefiniowane lokalnie.
- Całkowicie rosyjski. Twórcami takich formularzy są Federalna Agencja Archiwalna, Ministerstwo Finansów Rosji, Federalna Służba Państwowa. statystyki, Bank Centralny Federacji Rosyjskiej.Te formy dokumentów są obowiązkowe do stosowania we wszystkich organizacjach, niezależnie od formy własności i podporządkowania (na przykład zapisy księgowe dotyczące rachunkowości i wynagrodzeń, które zostały zatwierdzone decyzją Komitetu Państwa RF z 5 lutego 2004 r.).
- Formy dokumentów podmiotów wchodzących w skład Federacji. Ich zatwierdzenie odbywa się na poziomie regionalnym, regionalnym lub lokalnym. Takie formy są powszechne w ramach odpowiedniego przedmiotu Federacji Rosyjskiej.
Specyfika wsparcia informacyjnego
Oprócz interdyscyplinarnych systemów zarządzania dokumentami stosowane są formy dokumentów krajowego systemu normalizacji, które odzwierciedlają charakterystykę działalności poszczególnych branż. Takie funkcje są podzielone na:
- Dodatkowe wymagania dotyczące danych w celu rozwiązania funkcji kierowniczych typowego planu (na przykład zwolnienia / przyjęcia edukacji lub personelu medycznego).
- Inne działania, dla których zorganizowano podobną branżę i jej zasady zarządzania. Szczegółowa dokumentacja może obejmować:
- przepisy kulinarne;
- historia medyczna;
- zwolnienie lekarskie;
- arkusze świadków;
- przewodniki;
- spis przypadków (archiwum);
- karty;
- studnie (produkcja poszukiwawcza);
- deklaracje właściwości użytkowych;
- harmonogram (dokumentacja szkolenia).
Definicja dokumentacji
Ten problem rozwiązują specjalne upoważnione departamenty i organizacje, na przykład państwo rosyjskie. biblioteka bierze na siebie ustalenie dokumentacji, która jest dostępna we wszystkich bibliotekach w kraju. Sektorowe formy dokumentów mają charakter normatywny, jeżeli mieszczą się w ramach systemu wydziałowego (takiego jak notarialny lub sądowy), podobne szablony są również stosowane w określonych organizacjach zaangażowanych w podobne działania (na przykład medyczne lub ubezpieczeniowe).
Zastosowanie dokumentów normalizacyjnych w przedsiębiorstwach pozwala obniżyć koszty kompilacji, przetwarzania, wytwarzania, przetwarzania dokumentów i ich przesyłania. W ten sposób przepływ dokumentów w organizacji jest przyspieszony. Reorganizacja treści dokumentów poprawia jakość zadań zarządzania. Skład dokumentu jest ustalony w arkuszu formularza (pojedynczy dokument regulacyjny składający się z listy dokumentów niezbędnych do realizacji zadań związanych z zarządzaniem firmą, która ma status prawny), a przekształcenia formularzy dokumentów są ustalone w Albumie dokumentów. Arkusz czasu organizuje proces dokumentacji, tworzy wizualny schemat rozliczania wszystkich rodzajów działań. Karta raportu jest tworzona, aby ustalić pewne zasady ustalania miejsca i czasu, a także decydentów.
Istotne cechy
Przedstawiono rodzaje dokumentów normalizacyjnych dotyczących albumu formularzy dokumentów (zbiór szablonów ujednoliconych formularzy niezbędnych do zarządzania dokumentami w instytucji):
- próbka referencyjna (na papierze) przechowywana w biurze lub biurze;
- elektroniczny odpowiednik dostępny w każdym miejscu pracy.
Charakterystyczne cechy formowania tych dokumentów to:
- ujednolicenie tworzenia regulacji treści dokumentów, wykluczenie powielania informacji;
- wspólna terminologia i konwencje, które pozwalają porównywać wskaźniki z różnych poziomów zarządzania i rozważanych systemów;
- tworzenie jednolitych modeli do konstruowania określonych form dokumentów.
Zasady i podstawy standaryzacji dokumentów
Komisja CMEA opisała złożoną standaryzację, w której celowo ustanawia się i stosuje system powiązanych wymagań zarówno dla obiektu, jak i jego elementów w celu zapewnienia optymalnego rozwiązania określonego problemu. Zatwierdzanie dokumentów opiera się na wymaganiach stanu.standardy i zasady CMEA, ISO i innych organizacji międzynarodowych działających w dziedzinie unifikacji i standaryzacji dokumentów.
Gwałtowna zmiana zwykłej zawartości dokumentów może negatywnie wpłynąć na psychologiczną restrukturyzację pracowników organizacji. Dlatego proces konwersji powinien przebiegać sprawnie, wpływając tylko na najbardziej niezbędne zmiany, zachowując zasady i podstawy krajowych dokumentów normalizacyjnych, a także nie powodując strat ekonomicznych. Najpierw wprowadza się minimalne zmiany, a następnie radykalne. Stopniowa konwersja standardów pozwala wszystkim uczestnikom procesu na pełną standaryzację przepływu pracy.
Przetwarzanie informacji
Znalezienie wspólnego w dokumentach i utworzenie jednego ogólnie przyjętego szablonu upraszcza ręczne metody przetwarzania danych, praca staje się bardziej wydajna, koszty planu finansowego są zmniejszone, a czas wcześniej wykorzystywany na szkolenie personelu kierowniczego jest skrócony, co skutkuje niezaprzeczalną pozytywną dynamiką. Ważne jest, aby zwracać uwagę na zgodność z ogólnymi wymogami dotyczącymi dokumentów zarządczych w warunkach funkcjonowania zautomatyzowanych systemów kontroli, gdy efekt unifikacji i standaryzacji wszystkich dokumentów gwałtownie wzrasta.
Archiwizacja, która bada teoretyczne i praktyczne podstawy nauk archiwalnych, wpływa na poprawę form dokumentów. Automatyzacja procesów normalizacyjnych rozpoczęła się od klasyfikacji schematu dokumentów w gospodarce narodowej, a następnie kontynuowała w sferze zarządzania, gdzie osiągnęła obecną efektywną formę. Teraz proces ten wpływa na organizacje międzynarodowe i krajowe, 10 organizacji zagranicznych pracuje nad uproszczeniem przepływu zagranicznych relacji handlowych, w tym Komisję Handlu Zagranicznego, Komitet Rozwoju Gospodarki ECE, Międzynarodową Organizację Normalizacyjną itp.