Działalność gospodarcza organizacji obejmuje wiele działań, operacji, rodzajów komunikacji i innych aspektów codziennej rutyny. Kierownictwo organizacji i jej pracownicy codziennie stają przed koniecznością rozwiązywania różnych problemów i podejmowania decyzji zarządczych. Niektórych przypadków nie można rozwiązać w miejscu pracy, wygodnie siedząc na krześle biurowym przy komputerze. Istnieje potrzeba podróży i podróży służbowych, negocjacji w innych miastach, a nawet krajach. W tym artykule szczegółowo omawia się potrzebę podróży służbowej, jej cele i przykłady, projektowanie zgodnie z obowiązującymi przepisami, wymogi dotyczące dokumentacji, a także cechy podróży do Rosji i za granicę. Również w tym artykule zostanie rozważone pytanie, kto może zostać wysłany w podróż i co należy uznać za podróż służbową.
Koncepcja podróży biznesowych
Pojęcie to ma jasną definicję zawartą w prawie pracy. Zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej podróż służbowa jest kierunkiem pracownika na podróż z określonym zadaniem. Jednocześnie miejsce docelowe znajduje się dość daleko od głównego miejsca pracy, wyjazd ma jasno sformułowany cel, który jest określony w dokumentach, a czas jego realizacji jest ograniczony. Rejestracja dokumentów towarzyszących, zgłaszanie na koniec podróży, gwarancje dla pracownika są regulowane przepisami prawa pracy i podatkowymi. Sprecyzowano również możliwe cele misji, których przykłady przedstawiono poniżej.
Dlaczego potrzebujesz podróży służbowych
Gdy pracownik wyjeżdża w podróż służbową, kierownictwo określa dla niego jasne zadanie, które musi wykonać w swoim procesie. Zadanie może dotyczyć różnych obszarów działalności organizacji. Przykłady celów podróży obejmują:
- zawieranie stosunków umownych dotyczących dostaw lub sprzedaży z kontrahentami;
- negocjacje w sprawie współpracy;
- rozstrzyganie sporów, konfliktów i innych kwestii związanych z prawną stroną działalności;
- zakup sprzętu, surowców i materiałów eksploatacyjnych;
- konferencje biznesowe, udział w spotkaniach i wystawach związanych z kierownictwem firmy;
- promocja towarów na nowych rynkach, poszerzenie bazy klientów;
- udział w projektach badawczych związanych z działalnością firmy;
- rozwój personelu;
- badania rynków sprzedaży, organizacji konkurujących i innych zagadnień marketingowych;
- konfigurowanie sprzętu, oprogramowania i praca z innymi problemami technicznymi w filiach lub oddziałach;
- przeprowadzanie kontroli sieci oddziałów i jednostek.
Czego nie można uznać za podróż służbową
Nie każdą podróż pracownika można uznać za podróż służbową. Wyjazd jest nielegalny w następujących sytuacjach:
- brak oficjalnej rejestracji pracownika w organizacji, niezawarcie umowy o pracę, brak wpisu do skoroszytu;
- umowa o pracę definiuje podróżny charakter pracy;
- pracownik jest niezależnym pracownikiem, który nie ma stałego, stałego miejsca pracy.
Rodzaje podróży i ich terminy
Wyjazdy służbowe można klasyfikować według różnych cech. Tak więc na zasadzie terytorialnej wycieczki odbywają się przez terytorium Federacji Rosyjskiej i do obcych państw.Według warunków podróży rozróżnia się krótko- i długoterminowe. Skład podróżników - grupowych i singli. Mogą być również zaplanowane i nieplanowane wycieczki.
Do tej pory ustawodawstwo nie ma jasnych wytycznych dotyczących terminu podróży. Nie ma minimalnych ani maksymalnych ograniczeń. Kierownictwo organizacji niezależnie określa złożoność zadania i czas potrzebny na jego wykonanie. Kiedyś istniały ograniczenia. Uważano, że maksymalny czas podróży nie może przekroczyć czterdziestu dni. W budownictwie maksymalny próg podróży osiągnął rok.
Wymagania prawne i regulacje
W przypadku podróży wydawanych w celach biznesowych pewne wymagania są narzucone przez ustawodawstwo. Przejazdy Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej i Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej są regulowane. Kodeks pracy określa przepisy dotyczące tych procesów pracy w artykułach 166, 167, 168. Ujawniają one szereg problemów, które mogą pojawić się podczas wykonywania tej procedury: co można uznać za podróż służbową, gwarancje dla pracownika, a także pytania dotyczące zwrotu kosztów podróży.
Kodeks podatkowy opisuje informacje o tym, jak odzwierciedlić koszty podróży w księgowości, jakie kwoty mogą zostać pobrane z kwot wpłacanych do funduszy ubezpieczeń społecznych obywateli. Istnieją również osobne rezolucje zawierające najbardziej kompletne informacje o zmianach w aktach ustawodawczych, innowacjach w rachunkowości i zapewnieniu wymogów organów regulacyjnych. Wszystkie te informacje można znaleźć w następujących dokumentach: Dekrety nr 749, 729, 812, 64.
Co jest gwarantowane pracownikowi
Gwarancje dla pracownika nie zależą od celu podróży; przykładów może być wiele. Ale w przypadku każdego z nich pracodawca ma pewne obowiązki wobec pracownika. Pracownik wysłany w podróż służbową otrzymuje następujące gwarancje:
- utrzymanie pozycji, miejsca pracy, przeciętnego wynagrodzenia dziennego;
- płatność dni wolnych od pracy w podróży służbowej z podwójną taryfą;
- zwrot kosztów, które mogą powstać podczas podróży służbowej do Rosji i za granicę, w tym wydanie paszportu zagranicznego, uzyskanie wizy, opłat celnych i innych opłat.
Wszystkie te gwarancje są określone w prawie pracy i podlegają obowiązkowej realizacji przez pracodawcę.
Kogo wysłać w podróż służbową
Wybór pracownika wysłanego na wycieczkę zależy od celów podróży, przykładów pracy, czasu jej trwania oraz dotkliwości przewidywanych warunków. Różne powody podróży wymagają od pracownika konkretnej wiedzy i umiejętności.
Tak więc wykonanie umowy na dostawę należy powierzyć osobie biegłej w negocjacjach biznesowych i dyplomacji. Może to być specjalista, którego obowiązki obejmują dokonywanie zakupów, planowanie i obliczanie budżetu na relacje biznesowe z dostawcami, lub osoba, która może poprawnie wyjaśnić swoją pozycję i osiągnąć optymalne warunki w umowie dostawy.
Jeśli celem podróży jest skonfigurowanie sprzętu lub oprogramowania, wysłany pracownik nie ma wystarczającej wiedzy na temat pracy biurowej i zwykłej ludzkiej charyzmy. Na taką podróż wysyłany jest urzędnik z wykształceniem technicznym. Ta sama sytuacja podczas przeprowadzania audytów w terenie i audytów. Księgowy lub ekonomista powinien zostać wysłany na taką podróż.
Kto nie może wysyłać w podróży służbowej
Oprócz czynnika ludzkiego, pytań o kwalifikacje i zdolności osobiste kandydatów, istnieje jeszcze jeden aspekt wyboru pracownika na podróż służbową. Istnieją wymogi prawne dotyczące kategorii obywateli, którzy nie mogą być oddelegowani w żadnych okolicznościach. Należą do nich następujące grupy osób:
- drobni pracownicy, stażyści, stażyści;
- kobiety w ciąży;
- pracownicy firmy pracujący na podstawie umowy studenckiej (z wyjątkiem podróży służbowych w celu szkolenia);
- członkowie kampanii wyborczych, kandydaci na urzędy polityczne;
- ludzie, których możliwości są ograniczone przez chorobę.
Istnieją również grupy osób, które można wysłać w podróż służbową tylko po otrzymaniu ich pisemnej zgody:
- kobiety z małymi dziećmi (do trzech lat);
- samotny rodzic wychowujący dziecko w wieku do pięciu lat;
- opiekunowie dzieci poniżej pełnoletności;
- Pracownik, w którego rodzinie jest na utrzymaniu, który potrzebuje stałej opieki.
Odprawa podróżna
Aby podróż służbowa mogła zostać uwzględniona w podatkach, rachunkowości i rachunkowości zarządczej, należy ją odpowiednio zorganizować. Przede wszystkim sporządzane jest zlecenie misji, daty i daty. Kandydat na podróż musi zapoznać się z przygotowanym dokumentem i wyrazić zgodę lub odmowę na piśmie.
Jeśli odpowiedź brzmi „tak”, kierownik wydaje polecenie wysłania specjalisty w podróż służbową. Pracownik otrzymuje i wydaje certyfikat podróży służbowej oraz przydział pracy. Pod koniec podróży oddelegowany pracownik musi przedstawić raport z wykonanej pracy oraz raport z wyprzedzeniem z potwierdzeniem kontroli, rachunków i biletów.
Od 2016 r. Zmieniono przepisy, zgodnie z którymi wydawanie certyfikatów i oficjalnych zleceń przestało być obowiązkowe. Zamiast tego używają notatki. Ale wiele organizacji do wewnętrznych celów księgowych nadal opracowuje te dokumenty.
Podczas korzystania z prywatnego lub firmowego transportu samochodowego wymagane jest zaświadczenie serwisowe i list przewozowy, a także pełnomocnictwo i inne dokumenty potwierdzające zasadność korzystania z określonego samochodu.
Informacje w dokumentach
Nota serwisowa jest sporządzana w bezpłatnej formie, ale istnieje wiele szczegółów, które są obowiązkowe dla wskazania: datowanego okresu podróży służbowej, informacji o używanym transporcie, ustalonych celów dla pracownika i wyników ich realizacji.
Wszystkie wydatki poniesione przez pracownika podczas podróży muszą być wskazane w raporcie wydatków. Wymóg ten dotyczy absolutnie wszystkich rodzajów wydatków, w tym kosztów zakwaterowania, transportu, paliwa, żywności i innych wydatków. W celu potwierdzenia kosztów zapłaty za mieszkanie, na koniec podróży należy przedstawić działowi księgowemu czek, paragon lub paragon z informacjami o wynajmującym, koszcie i okresie wynajmu lokalu.
Nakaz zarządzania musi zostać odpowiednio wydany. W pracy biurowej istnieje zunifikowany formularz nr T-9, ale organizacja nie jest zobowiązana do korzystania z niego wyłącznie. W polityce rachunkowości określonej organizacji można ustalić własną formę dokumentu. Możesz również skorzystać z okazji, aby przygotować zamówienie w dowolnej formie. Głównym warunkiem jest treść następujących danych:
- nazwiska i dane organizacji, która wysłała pracownika w podróż;
- informacje o pracownikach;
- daty sporządzenia zamówienia;
- daty rozpoczęcia i zakończenia okresu podróży służbowej;
- zadania dla pracownika, cel podróży.
Przykład podróży służbowej
Im bardziej odpowiedzialne zadanie, tym więcej poziomów zawiera. Im więcej firma inwestuje w firmę, tym więcej wyników zamierza uzyskać. Nie wszystkie drobne szczegóły, które menedżer chce poznać, zostaną wskazane w zamówieniu. Niektóre z nich można omawiać ustnie na spotkaniach i podczas odprawy. Ale najprawdopodobniej pracownik na podstawie podróży będzie musiał zgłosić wszystkie punkty, nawet te, które nie zostały oficjalnie zarejestrowane, ale zostały ogłoszone ustnie. Dla jasności poniżej podajemy przykład zadania.
Na przykład cel: „Zawarcie umowy na dostawy, produkty reklamowe”. Dla wygody refleksji używamy rodzaju dokumentu generowanego przez program 1C.Można go znaleźć w aktach osobowych, formularz nr T-10a. Ten formularz zawiera 11 kolumn do wypełnienia: jednostka strukturalna, stanowisko specjalisty, kraj, miasto i organizacja, do której pracownik został wysłany, data rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, całkowita liczba dni kalendarzowych z wyłączeniem czasu podróży, organizacja płatnika, podstawa, treść zadania i krótkie sprawozdanie z jego realizacji. Dokument jest podpisany przez kierownika działu strukturalnego, kierownika organizacji i samego pracownika.
Zamówienie wypełnia informacje o podróży w następujący sposób:
- Nazwisko, imię, patronimika pracownika i jego numer personelu: Sorokin Dmitry Evgenievich, 1 (numer personelu w osobnym oknie, zgodnie z dokumentacją personelu).
- Podrejon: Dział Marketingu i Reklamy.
- Stanowisko (specjalność, zawód): wiodący marketer.
- Miejsce podróży służbowej (kraj, miasto, organizacja): Rosja, miasto Moskwa, LLC „Firma”.
- Przez okres 14 dni kalendarzowych od 14 stycznia 2018 r. Do 27 stycznia 2018 r.
- W celu: kampanii reklamowej, zawarcia umowy na dostawy.
- Podróż służbowa kosztem funduszy: LLC „Realizator”.
- Podstawa (dokument, numer i data): Przydział pracy nr 3 z 13.01.2018
Na końcu zamówienia znajdują się podpisy szefa i pracownika. Podpis pracownika jest umieszczony naprzeciwko napisu, że zapoznał się z zamówieniem.
Subtelności projektowania
Jeśli pracownik z jakiegoś powodu nie dostarczy dokumentów potwierdzających wydatki (czeki, rachunki), organizacja nie zwróci mu tych kosztów. Dlatego w trakcie podróży służbowej ważne jest, aby nie zapomnieć o zgłaszaniu. Nawet podróż taksówką lub autobusem musi być potwierdzona biletem lub paragonem kierowcy.
Ważnym punktem jest także wskazanie jednostki strukturalnej organizacji i celu podróży. W zależności od określonych danych wystąpią dalsze odpisy wydatków w rachunkowości i rachunkowości podatkowej. Tak więc, jeśli celem podróży była naprawa maszyn, podczas przeprowadzania obliczeń księgowych kwota wydatków zostanie odpisana w celu amortyzacji naprawionego sprzętu. Jeżeli celem było zawarcie umowy, odpis nastąpi jako ogólne koszty prowadzenia działalności.
I ostatnia chwila - podróż służbowa z niespełnionym celem. W większości przypadków koszty takiej podróży nie są rozpoznawane przez służby podatkowe i nie zmniejszają podstawy opodatkowania. Na rozprawie możesz spróbować bronić swojej niewinności, ale w większości przypadków prawo pozostaje po stronie Federalnej Służby Podatkowej.