Czy wiesz, że efektywna praca jakiejkolwiek firmy bez wyjątku jest niemożliwa bez procedur takich jak wprowadzenie i adaptacja nowych pracowników? Jeśli lider zignoruje ten fakt, może spodziewać się rozczarowania. Wydawałoby się, że wcześniej ta osoba pokazała doskonałe wyniki. A ty, w nowym miejscu pracy, po dwóch tygodniach wszystko wciąż się nie przyzwyczaja i jest bardziej na drodze niż pożytku.
Dlaczego tak się dzieje? Każdy menedżer powinien wyjaśnić sobie, że nawet najbardziej obiecujący początkujący pracownik nie może poznać wszystkich subtelności i przepisów przyjętych w nowym miejscu pracy. Rozpoczynając obowiązki zawodowe, czerpie z własnych pomysłów i doświadczenia, które nie zawsze są odpowiednie.
Powiedz mu o firmie.
Przede wszystkim nowy pracownik od samego początku musi być pewny wiarygodności firmy, jej wartości dla klientów i siebie jako pracownika. Z pewnością należy go zapoznać z głównymi celami i historią organizacji. Przejaw autentycznego zainteresowania słuchacza jest dobrym wskaźnikiem.
Należy wyjaśnić, że nowa praca oznacza dobrą perspektywę rozwoju zawodowego i wzrostu. Od samego początku należy zarysować możliwe perspektywy kariery i działania niezbędne do ich osiągnięcia. Wskazane jest prowadzenie szkoleń dla nowych pracowników przy pomocy materiałów orientacyjnych. Mogą być prezentowane w formie broszur informacyjnych, prezentacji lub filmów zawierających informacje o pracy w Twojej firmie. Najlepiej byłoby, gdyby materiały szkoleniowe poprzedzone były powitaniem i przemówieniem szefa do nowych pracowników.
Znajomość asortymentu usług i towarów oferowanych przez organizację na rynku znacznie przyspieszy wprowadzanie nowych pracowników w rytm pracy. Obecność w ich rękach materiałów referencyjnych w formie drukowanej lub elektronicznej jest gwarancją, że pracownik nie odwróci uwagi od rozwiązania wielu drobnych problemów.
Więcej szczegółów
Bardzo ważne jest, aby opisać początkującemu, jakich konkretnych rezultatów oczekuje się od jego działań. Jego prezentacja na ten temat nie powinna odbiegać od opinii kierownictwa. Nie zakładaj, że dana osoba domyślnie zrozumie rzeczy, które są dla ciebie oczywiste. Wszelkie szczegóły powinny zostać wyjaśnione.
Jasny opis stanowiska dla każdego pracownika jest nieodzownym warunkiem działania każdej firmy. Można ocenić konkretny wynik porodu za pomocą jasno sformułowanych kryteriów, za pomocą których należy również wprowadzić początkującego.
Na początkowym etapie należy mu wyznaczyć całkowicie określone zadanie, którego wynik da się zmierzyć na podstawie konkretnych liczb lub innych wskaźników. Powinno być to wykonalne na podstawie wiedzy i umiejętności, które osoba posiada bez dodatkowego szkolenia.
Ponieważ przyswojenie dużej ilości nowych informacji nie jest łatwym zadaniem, mentor dla pracownika jest nie tylko pożądany, ale także konieczny. Wybierz jednego z najbardziej kompetentnych pracowników. Zarezerwuj czas na omówienie zadań i wyników ze swoim mentorem.
Czynnik ludzki
Pierwszego dnia roboczego rozpoczyna się adaptacja nowego pracownika w zespole. Należy przedstawić kolegom, co można zrobić podczas walnego zgromadzenia lub obchodząc każdego z pracowników jeden po drugim.Osobno zwracaj uwagę na przybysza na osoby, z którymi będzie on stale wchodził w interakcje zgodnie z obowiązkiem swoich obowiązków.
Wyjaśnij, która firma przyjęła metody komunikacji. Jeśli masz komunikację Skype między współpracownikami, nie zapomnij dodać nowego rozmówcy do czatu ogólnego i podać wszystkie niezbędne kontakty do pracy. To samo dotyczy korzystania z telefonu firmowego z listą numerów usług. Ogólnie rzecz biorąc, lista na papierze lub w mediach elektronicznych nazwisk współpracowników wskazujących stanowiska i zakres obowiązków jest niezastąpiona dla każdego początkującego.
Wycieczka po biurze nie boli. Na początku „świeży” pracownik może nie wstydzić się zapytać o jakieś drobiazgi samemu. Powiedziawszy, co leży, jak zrobić kawę itp., Sprawisz, że dana osoba poczuje, że zależy jej na wygodzie.
Każda firma z reguły ma własne korporacyjne standardy postępowania. Wprowadzenie i adaptacja nowych pracowników oznacza między innymi ich zapoznanie się. Może to dotyczyć określonego ubioru, zakazu używania telefonów komórkowych w sprawach osobistych w godzinach pracy lub potrzeby odnotowywania pracowników rano w specjalnym magazynie. Natychmiast powiadom początkującego o tych zasadach, aby uniknąć nieporozumień.
Najważniejsze kamienie milowe to wprowadzenie na stanowisko i dostosowanie nowych pracowników
Przyjrzyjmy się, na jakich etapach należy przeprowadzić procedurę adaptacji początkującego pracownika. Istnieje kilka takich okresów, a każdy z nich ma swoje własne środki i metody adaptacji. Pierwszy z nich zaczyna się jeszcze zanim nowy pracownik dołączy do zespołu. Drugi - wprowadzający - trwa przez pierwszy dzień pracy.
W pierwszym tygodniu roboczym odbywa się proces poznawania i ogólnej orientacji początkującego. Chodzi o przedstawienie organizacji jako całości i jej określonej jednostki. Następnie musi wejść na stanowisko. Kolejne etapy zostały określone jako skuteczne dostosowanie personelu do pełnego funkcjonowania.
Cały proces kończy się oceną osiągniętych wyników i przyjęciem przez kierownictwo pozytywnej lub negatywnej decyzji o dalszym pobycie pracownika na jego stanowisku.
A teraz - szczegółowo
Organizacja adaptacji nowych pracowników rozpoczyna się od wyjaśnienia poziomu przygotowania każdego z nich. Na tej podstawie wybiera się zestaw środków dostosowawczych (indywidualnie w każdym przypadku). Do pierwszego przyjazdu pracownik powinien przygotować miejsce pracy. Jeśli chodzi o działalność produkcyjną, należy zapewnić dostępność niezbędnych narzędzi i zestawu odzieży roboczej (jej rozmiar można wskazać w kwestionariuszu przy składaniu podania o pracę). Jeśli nowe dzieło ma charakter biurowy, organizowany jest całkowicie wolny stół z krzesłem, komputerem i innym niezbędnym sprzętem.
Gdy miejsce pracy wymaga uzupełnienia o nowy sprzęt, należy to z wyprzedzeniem uwzględnić w specjalnym wniosku przesłanym do działu administracyjnego.
Przybliżony plan wejścia w rytm pracy powinien zostać wcześniej naszkicowany przez kierownika lub istnieć w formie standardowego szkicu „Dostosowanie personelu” do głównego kręgu dostępnych stanowisk. Ten dokument nie powinien przekraczać strony.
Nowicjusz powinien zostać zidentyfikowany przez mentora, a kwestia zdania badania lekarskiego powinna zostać wyjaśniona wraz z nim. Zespół jest informowany o przybyciu nowego kolegi. Jeśli rozważany jest kandydat na stanowisko kierownicze, zwykle zapraszany jest do zapoznania się z przyszłymi podwładnymi przed pójściem do pracy.
Co dzieje się pierwszego dnia pracy
Już pierwszego dnia pojawienia się pracownika w nowym miejscu pracy należy dokonać odprawy w dziale personalnym i zapoznać się ze wszystkimi niezbędnymi dokumentami.Ich lista zazwyczaj zawiera opis stanowiska i listę niezbędnych lokalnych aktów prawnych. Jednocześnie należy podpisać umowę o pracę i przeanalizować wewnętrzne zasady.
Rozmowa wprowadzająca przeprowadzona tego samego dnia z nowicjuszem składa się z punktów obowiązkowych - omówiono główne punkty szkolenia TB, wynagrodzenie z wyjaśnieniem informacji o premiach i premiach, a także warunki, w których możliwe jest przetwarzanie lub zmiana wynagrodzenia. Wszystkie możliwe pytania są wyjaśnione w odniesieniu do harmonogramu pracy, zapewnienia urlopu i wypłaty zwolnienia chorobowego.
Nowicjusz jest należycie informowany o grzywienach i karach, a także o obowiązkach wynikających z okresu próbnego i przedstawiany podczas jego obowiązywania. Konieczne jest wyjaśnienie mu, który z parametrów będzie podlegał specjalnej kontroli, oraz z kim się skontaktować w sprawie pojawiających się problemów.
Jeśli istnieje „zestaw dla początkujących” (zbiór materiałów informacyjnych), a także nowy numer gazety firmowej, należy je przekazać nowemu pracownikowi.
Tego samego dnia należy zorganizować małą wycieczkę po jednostce i spotkanie z kolegami. Szczególną uwagę należy zwrócić na rozmowę z liderem i mentorem, zawierającą wyjaśnienia dotyczące punktów planu, zgodnie z którymi konieczne jest wejście na stanowisko. Ważną kwestią jest organizacja warunków wprowadzenia korporacyjnego systemu informacyjnego do bazy danych wraz z utworzeniem osobnego adresu e-mail.
Znajomość organizacji przedsiębiorstwa
Pierwszy tydzień roboczy jest uważany za etap zapoznania się i ogólnej orientacji. W tym momencie pracownik zapoznaje się z firmą jako taką, przyjętymi w niej regułami korporacyjnymi, harmonogramem pracy, a także jej tradycjami, historią oraz niepisanymi normami i zasadami. Jeśli początkujący ma doświadczenie w pracy w podobnych strukturach, okres adaptacji minie szybko i bezboleśnie, ale w każdym razie sytuacja będzie do pewnego stopnia nieznana w związku ze specyfiką konkretnej czynności.
Jakie ustalenia organizacyjne należy przewidzieć na ten okres? Konieczne jest zorganizowanie nowo przybyłego udziału we wstępnym szkoleniu korporacyjnym, które obejmuje szczegółową wycieczkę po całym przedsiębiorstwie, obejrzenie filmu lub filmu informacyjnego, zwiedzanie (jeśli jest dostępne) muzeum korporacyjnego. Pracownik zapoznaje się z zarządzaniem pozostałymi oddziałami i przekazuje mu na studia niezbędną dokumentację.
Stopień zaangażowania przyszłego kolegi w system wartości i postaw zatwierdzonych przez organizację zależy od tego, jak dobrze ten etap został przeprowadzony. W tym czasie wyrastają pędy zaangażowania i lojalności. Pracownik otrzymuje wiele nowych informacji o liczbie jednostek i kolejności pracy w każdej z nich, ich lokalizacji i cechach działania. Przyjmuje politykę zarządzania personelem, treść wymagań dyscypliny, dostępność możliwości rozwoju zawodowego i dostępne świadczenia.
Dla nowicjusza niezbędne informacje są sprowadzone do najmniejszego szczegółu - organizacji kolacji, przerw, akceptowanego stylu komunikacji między kolegami i innymi szczegółami gospodarstwa domowego. Wprowadzanie i dostosowywanie nowych pracowników w odniesieniu do takich drobiazgów można powierzyć kierownikowi personelu.
W jego dziale
Procedura wprowadzania jednostki polega na kształtowaniu podejścia do pracy w zespole. Nowy pracownik powinien być zaznajomiony ze wszystkimi, z którymi komunikować się w trakcie wykonywania czynności. Powinien dowiedzieć się o wewnętrznych zasadach swojego działu. Dzięki mentorowi nawiązano owocną współpracę, która może zostać zastąpiona przez przejście do nowego etapu adaptacji.
Na początku kierownik grupy lub jeden z najbardziej doświadczonych pracowników może działać jako mentor.Idealnie, gdy kierownik działu będzie w stanie poświęcić część swojego czasu pracy na wykonywanie takich obowiązków. Zwykle bezpośredni przełożony odpowiada za kwestie teoretyczne. Na etapie rozwoju i aktywności praktycznej instruktor-mentor towarzyszy początkującemu. Najczęściej dotyczy to działu sprzedaży i wspólnych wizyt u klientów.
Przyzwyczajaj się
Na drugim etapie, który wymaga wejścia na stanowisko, nawiązane zostają relacje ze współpracownikami i opanowane są podstawowe funkcje zarówno jednostki, jak i pracownika, a także podstawowe zasady i procedury. Trwa to zwykle przez pierwsze trzy miesiące robocze. Mentor lub bezpośredni przełożony wydaje początkującym dokumentację zawierającą główne punkty potrzebne w pracy.
Pracownik przyzwyczaja się do nowego miejsca pracy, wyjaśnia, gdzie przechowywane są określone dokumenty, i opanowuje sprzęt biurowy (kserokopiarka, faks, własny komputer roboczy). Umiejętności potrzebne do wykonywania pracy na tym stanowisku są określone i określone.
Na tym etapie mentor powinien nakreślić cele i zadania, których osiągnięcie zostanie ocenione pod koniec okresu próbnego. Pracownik musi być odpowiednio poinformowany o kryteriach niezbędnych do oceny jego pracy. Należy zapoznać się z częstotliwością raportowania, a także z jego formami. Konieczne jest pełne utrzymywanie informacji zwrotnych z pracownikiem w celu wyjaśnienia niektórych kwestii i dostosowania wzajemnych oczekiwań.
Zmień status
Etap skutecznej orientacji polega na stopniowym wprowadzaniu nowo przybyłego do nowego statusu i nawiązywaniu relacji interpersonalnych z kolegami. W jego ramach należy zachęcać do aktywnych działań pracownika w różnych obszarach działalności, sprawdzając i wyjaśniając, w jaki sposób pozyskiwane są informacje. Tutaj, jak nigdy dotąd, ważne jest, aby zmaksymalizować jego wsparcie, oceniając skuteczność niektórych działań.
Po zakończeniu jego pracownik wchodzi w fazę pełnego funkcjonowania. Charakteryzuje się zakończeniem przezwyciężania problemów - zarówno produkcyjnych, jak i interpersonalnych, z przejściem do stanu stabilnej pracy. Przy odpowiedniej skuteczności procesu adaptacji jest to możliwe już po kilku miesiącach od przyjęcia. Takie skrócenie okresu wejścia pomaga organizacji uzyskać znaczące korzyści finansowe, zwłaszcza przy zatrudnianiu dużej liczby nowych pracowników.
Na wszystkich etapach adaptacji bardzo ważne jest zapewnienie skutecznej interakcji z osobami wyznaczonymi do roli mentora, monitorowanie zgodności z tym, co zostało zaplanowane, monitorowanie uczestnictwa pracownika w programach szkoleniowych oraz zapewnienie, że otrzymuje on wszelkie niezbędne materiały i narzędzia.
Podsumowując
Na ostatnim etapie należy przeprowadzić analizę powodzenia procesu adaptacji i jego poszczególnych elementów. Zwykle etap ten kończy się na koniec okresu próbnego. Dwa tygodnie przed wyznaczonym terminem kierownikowi należy przypomnieć o zbliżającej się procedurze i przekazać mu, wraz z mentorem i samym pracownikiem, formularze do oceny pracy tego ostatniego w okresie próbnym. Nie później niż trzy dni przed upływem terminu należy kontrolować wypełnianie takich formularzy oceny, omawiać wyniki dostosowania i podsumowywać niezbędne wyniki.
Jeśli decyzja jest negatywna, pracownikowi oferowane jest albo nowe stanowisko (przez przeniesienie), albo zostaje on poinformowany o zwolnieniu. Po podjęciu pozytywnej decyzji gratulujemy udanego zakończenia okresu próbnego i przeprowadzana jest rozmowa, której treścią jest ustalenie kluczowych zadań na następny rok roboczy i opracowanie indywidualnego planu rozwoju.
I więcej ...
Na każdym etapie możliwe są trudności zwane kryzysami adaptacyjnymi, które są obarczone stanem lęku i stresu.
Jeśli (jak to często bywa obecnie) pracownicy są przenoszeni między oddziałami firmy w różnych regionach, obsługa personelu powinna z wyprzedzeniem rozwiązać wszelkie kwestie organizacyjne i inne związane z takimi zmianami. Żadnej firmie nie zaszkodzi posiadanie niezbędnych statystyk dotyczących średniej długości okresu adaptacji dla początkujących, co pozwoli z powodzeniem zorganizować pracę nowo zatrudnionego personelu.
Proces adaptacji można uznać za w pełni zakończony, gdy pracownik w końcu dołącza do zespołu i przestaje być nowicjuszem.