Si vous êtes sur le point de commencer une carrière dans la vente, vous ne savez probablement pas encore travailler avec KKM - de quoi il s'agit. Cependant, il ne devrait y avoir aucune raison de paniquer. Il n’est pas difficile de comprendre cette tâche, mais l’essentiel dans le travail lui-même est d’être prudent et de ne pas se précipiter sans nécessité particulière, vous serez alors en mesure de vous acquitter parfaitement de toutes les tâches.
De quoi parles-tu?
Pour comprendre le travail avec KKM - de quoi il s'agit, vous devez d'abord comprendre ce qu'est l'appareil, caché sous la terrible abréviation KKM. Alors qu'est-ce que c'est?
Caisse enregistreuse - c'est ainsi que l'abréviation de caisse enregistreuse peut être déchiffrée. Dans la vie de tous les jours, on parle généralement de caisse enregistreuse, moins communément de caisse enregistreuse ou de caisse enregistreuse. Mais si vous consultez la documentation officielle, les mots KKM ne sont généralement pas trouvés, car il est d'usage d'utiliser le nom KKT. Il peut être déchiffré comme suit: technologie de la caisse enregistreuse.
Nous avons donc réussi à trouver le nom. Mais qu'est-ce que c'est intrinsèquement? KKM est une machine spécialement conçue pour enregistrer les échanges de services, de biens contre argent acceptés dans le pays. La machine n'est pas seulement indispensable au travail du point de vente, elle est également utilisée par les organismes de contrôle pour contrôler les entrepreneurs. Pour cela, des rapports spéciaux sont générés et analysés par les autorités compétentes.
Sous-types de voitures
Il existe différents modèles KKM qui conviennent mieux à des conditions de fonctionnement particulières.
Il est habituel de distinguer les catégories suivantes:
- autonome;
- fiscal (dépendant de l'ordinateur).
Les distinguer les uns des autres est très simple, même en apparence. Si sur le premier il y a un grand nombre de boutons qui vous permettent de contrôler l'appareil, sur le second - pas plus de cinq. La première machine peut fonctionner toute seule, mais le second type ne fonctionnera qu’avec un ordinateur.
Machines de l'appareil
Dans la version classique, l'appareil comporte les éléments suivants:
- la nourriture;
- la gestion;
- mémoire
- un dispositif d'impression;
- Bloc ECLZ;
- un clavier.
Une maintenance correcte de KKM est impossible si vous ne comprenez pas le fonctionnement de chacun des systèmes décrits. Toutefois, la pratique montre qu’en cas de dysfonctionnement de l’appareil, il est préférable d’appeler immédiatement les spécialistes de la société qui vous a vendu. Examinez les papiers: le matériel est peut-être encore sous garantie.
Comment commencer
Avant que le changement ne commence, la préparation correcte du KKM au travail doit être effectuée. Ce processus est décrit dans les documents officiels et les instructions de l'entreprise et des machines qui y sont connectées. L'attention y est attirée dans les documents réglementaires en vigueur dans le pays et introduits au niveau de l'État.
Donc, avant de pouvoir travailler, vous devez d'abord vous connecter à un journal spécial, qui est stocké par l'administrateur du point de vente. Dans ce cas, le caissier reçoit les clés de la voiture, le mode caissier et la boîte dans laquelle l'argent est stocké. De plus, au début du quart, vous pouvez obtenir un certain montant, qui peut ensuite être utilisé pour un échange, ainsi que plusieurs autres accessoires nécessaires au travail. Leur liste est déterminée par les caractéristiques d’une entreprise donnée.
Ensuite, le couvercle est retiré de l'unité d'impression de la machine (dans certains cas, il est nécessaire de soulever le couvercle pour permettre l'accès à l'intérieur de l'appareil), après quoi le caissier inspecte l'appareil et élimine la poussière et les corps étrangers. Ensuite, l'appareil est connecté au réseau électrique et un commutateur est installé, qui est responsable du choix du mode de fonctionnement.Ensuite, il est nécessaire de vérifier si toutes les bandes sont en place et, s'il n'y en a pas, installer.
Spécificité de dispositifs spécifiques
Les caisses enregistreuses de nouvelle génération fabriquées à l'étranger ne présentent pas cette caractéristique, mais certaines des machines fabriquées en Russie se distinguent par la présence d'un régime spécial, appelé «Début de poste». Dans ce cas, l'employé sélectionne la date et définit l'heure. Si les valeurs sont déjà présentes mais inexactes, vous devez les ajuster.
Remarque: lors de la préparation de la machine au travail, il n'est pas nécessaire de réinitialiser la numérotation des chèques imprimés. Dès que la machine génère un rapport avec suppression, elle effectue automatiquement cette opération, aucune manipulation supplémentaire, si l'unité est normale, n'est pas nécessaire.
Attention et précision
La prochaine étape du travail préparatoire requiert l’attention de la caissière, car vous devez vérifier si tout dans la technique fonctionne correctement. Tout d’abord, faites attention au dispositif de blocage. Pour ce faire, imprimez un reçu de test. Cela aide à tirer des conclusions sur la qualité de l'image. Travailler avec KKM conformément aux nouvelles règles exige que tous les chèques imprimés par la machine soient lisibles, clairs, brillants et contiennent les détails corrects de l'organisation. Ne jetez pas un chèque zéro: à la fin de la journée, il doit être remis à l'administrateur avec le rapport. Comptabilisation obligatoire des contrôles zéro dans la quatrième colonne de KM-4, KM-5.
Ensuite, le caissier et l’administrateur demandent ensemble un rapport de remplacement à la machine et vérifient si les informations contenues dans les caisses enregistreuses sont correctes. Au début de la journée de travail, tous les indicateurs doivent être à zéro. Prenez des lectures de compteurs d'argent et inscrivez-les dans un journal spécial dans la colonne correspondant à l'état à la fin du quart. Assurez-vous de certifier toutes les données saisies avec les signatures des travailleurs participants.
Tout doit être certifié!
Lorsqu’il travaille avec des caisses enregistreuses, il est recommandé dans l’instruction d’insérer un ruban de contrôle dans la machine, à partir du bord d’environ 15 cm. registres. Dès que toutes les données sur la bande de contrôle ont été enregistrées, ceci est vérifié par les signatures des participants au processus.
Ensuite, le caissier place la monnaie dans la machine, qui est supposée être utilisée pour échanger lors de transactions. Vous pouvez savoir comment mettre correctement de l'argent en espèces et comment définir le mode de fonctionnement approprié dans les instructions relatives à un périphérique particulier.
Commencer le quart
En cours d’exploitation, l’opérateur du caissier doit contrôler clairement le fonctionnement de l’appareil, le nettoyer et le mettre en ordre, si nécessaire. Vous devez entrer de l'argent dans l'appareil exactement tel qu'il est écrit dans les instructions d'une machine particulière. La maintenance régulière de KKM est la clé de son travail long et correct.
Lorsque toutes les marchandises achetées par le client étaient traitées sur une caisse enregistreuse, le prix d’achat total était indiqué; les règles de fonctionnement des caisses enregistreuses obligeaient le client à indiquer clairement ce chiffre, puis à retirer de l’argent d’une personne. Ils sont mis dans la voiture pour que l'acheteur voie comment cela se passe. Il doit également voir où le caissier dépose le chèque afin de le récupérer et non pas le mélanger avec les documents d'autres personnes. Si la caisse enregistreuse est située sur le lieu de travail du vendeur, il doit transférer la marchandise au client au moment de l’achat, en remettant le chèque. Mais dans le cas où il s’agit du serveur ou de tout autre employé qui prend des commandes, il ne doit donner au client un chèque que lorsque le service est terminé.
Nous faisons attention aux nuances
Vous devez savoir que la marque de remboursement des chèques est une caractéristique extrêmement importante qui caractérise le travail avec une caisse enregistreuse. C'est quoi Le chèque est déchiré ou estampillé d’un cachet spécial, qui symbolise l’annulation.
N'oubliez pas que le document de chèque est valable pour l'achat uniquement le jour où il a été émis au client.Mais dans certains cas, lorsque le chèque est retourné, le caissier peut rendre l'argent au client. Mais cela ne se produit que lorsque le document porte la signature permettant au responsable du point de vente, son adjoint. Remarque: un remboursement est possible à la caisse où le chèque a été cassé, mais pas chez les autres.
Si le caissier a commis une erreur lors du dépôt du montant de l'achat dans la machine et que le chèque ne peut être échangé, les règles relatives au travail avec la machine à la caisse obligent à établir un acte à la fin du quart de travail. Il est établi conformément au formulaire KM-3. Si le caissier et l'acheteur sont en conflit, vous pouvez supprimer le caissier pour lequel envoyer une demande à l'administrateur. Si le gérant du magasin ne le permet pas, il est impossible de retirer de l'argent.
Éviter les problèmes
Comme vous le savez, le prix de la caisse enregistreuse est plutôt élevé (de 20 000 à 80 000 roubles), vous devez donc travailler avec précaution pour éviter les pannes. Cela signifie que vous ne pouvez faire que ce qui est permis par les instructions et les règles, et strictement éviter tout ce qui est interdit. En particulier, les instructions indiquent que vous pouvez modifier le code directement pendant le quart de travail, mais cela se produit lorsqu'il existe une instruction correspondante de l'administrateur du point de vente. De plus, si nécessaire, vous pouvez demander une impression à partir de la machine.
S'il s'avère que le système de point de vente ne fonctionne pas correctement ou en cas de dysfonctionnement, le caissier doit:
- Éteignez l'appareil.
- Appelez un administrateur.
- Comprenez la cause du problème.
- Si les informations sur le chèque ne sont pas affichées correctement, vérifiez les impressions et signez tout à la main.
- Si le chèque échoue, demandez zéro et émettez-le de la même manière que le chèque sur lequel les détails n'ont pas été clairement imprimés.
Se pourrait-il que travailler avec KKM soit impossible? Quelle est cette situation, que faire? Oui, cela peut arriver si la voiture est sérieusement endommagée. Par exemple, si cela produit des impressions floues ou imprime des informations incorrectes sur l'heure de l'opération. Dans une telle situation, l'administrateur et le caissier établissent un rapport spécial similaire à celui établi à la fin du quart. Ensuite, on note dans le journal quel genre de personne travaillait derrière la machine, à quelle heure il a fini de travailler et pour quelle raison cela s'est produit.
Quand est-ce toujours impossible?
Il est inacceptable qu'un système de point de vente fonctionne si le sceau est brisé sur l'appareil. De même, il est impossible d’utiliser un agrégat sur lequel n’est ni la marque du fabricant ni les hologrammes fixés. Les représentants du service des impôts peuvent interdire de travailler avec l'unité.
S'il s'avère que le KKM installé dans votre magasin présente certaines de ces faiblesses, vous devez immédiatement contacter le TEC pour lui fournir des informations complètes sur ce qui s'est passé. Dans une telle situation, le caissier et même l'administrateur ne peuvent pas réparer l'unité sur place. Vous devrez donc attendre le départ d'un spécialiste à la centrale de chauffage. Ceci devrait être notifié aux représentants des autorités fiscales responsables de votre point de vente. Ils tiennent des journaux, qui prennent en compte les déplacements de tous les techniciens, et doivent y ajouter votre cas. En général, je dois dire que la comptabilité de la caisse enregistreuse est assez difficile dans notre pays, donc la négligence peut coûter cher. Essayez d'être prudent.
Règles et lois
Une lettre du ministère des Finances, écrite en 1993, expliquant comment fonctionner correctement, explique comment une caisse enregistreuse est utilisée dans la vie quotidienne. Le prix des erreurs est élevé: vous pouvez être amené à la responsabilité administrative.
Selon les règles types, une personne ne peut alors se permettre de travailler à la caisse qu’elle maîtrise les règles de son fonctionnement. Un minimum de connaissances techniques est inclus dans les règles de base. Si un candidat potentiel s'en sort, l'entreprise peut conclure avec lui un accord réglementant la responsabilité de cette personne. Avant de commencer à travailler directement dans un nouveau lieu, une personne doit se familiariser avec les règles de fonctionnement.Si ces règles sont négligées, l'employeur peut être confronté à une responsabilité administrative qui l'entraînera en fonction des résultats de la prochaine vérification.
Les lois régissent également la manière dont le livre de caisse est tenu. Conformément aux dispositions légales, chaque machine doit avoir son propre journal, qui est flasqué, toutes les feuilles y sont numérotées et doivent également être confirmées par la signature du chef d’entreprise et du chef comptable. De plus, un représentant de l'administration fiscale devrait signer ce livre. Ensuite, tout cela est scellé avec le sceau de l'entreprise. Un tel magazine est généralement certifié par l’inspection des impôts lorsqu’elle y va pour enregistrer KKM.
Pas de libertés!
Il est permis de faire des entrées dans le journal du caissier seulement strictement selon la chronologie, sans aucune marque. Pour ce faire, utilisez de l'encre. Si la situation est telle qu’il faut réparer quelque chose, le directeur de l’organisation et le comptable en chef sont impliqués, ils contrôlent l’introduction des modifications, puis confirment par leur signature que les données mises à jour sont correctes.
En outre, l'administrateur du point de vente doit garder à l'esprit que, dans son domaine de responsabilité, avertir le caissier que l'argent est faux, ainsi qu'enseigner des méthodes de contrôle de la fiabilité des billets de banque reçus des clients. En outre, la question des faux chèques devrait être soulevée. Le caissier doit savoir qu'il existe un certain nombre de mesures pour prévenir la contrefaçon:
- couleur de la bande;
- cryptage de chaque chèque;
- limite d'achat
Est-ce possible sans KKM?
Conformément à la législation en vigueur dans notre pays, certaines organisations peuvent se permettre de travailler sans utiliser de caisse enregistreuse. Cela est dû aux spécificités du travail de ces entreprises. Une liste spéciale a été adoptée, incluant toutes les organisations n’ayant pas besoin de CCM. La date d’adoption est juillet 1993, mais elle a ensuite été modifiée par un règlement gouvernemental.
Dans la liste, vous pouvez trouver non seulement des organisations, mais également des branches, ainsi que d'autres types d'unités distinctes. Cela s'applique également à certaines personnes qui travaillent dans le domaine de l'entrepreneuriat sans avoir la formation appropriée.
Cette liste peut être limitée par décision de l'exécutif d'une entité individuelle sur son territoire. Cependant, travailler avec un guichet ouvert n’exige toujours pas la disponibilité d’un tel équipement. Ceci est particulièrement pertinent pendant la période de récolte agricole, car il est vendu directement à partir de voitures, à partir de plateaux. Donc, dans cette situation, la conception de la caisse enregistreuse n’est pas requise.
Attention aux violations
De nombreuses inspections régulières organisées par les autorités fiscales dans différentes régions du pays montrent qu'à ce jour, de nombreux entrepreneurs travaillent en violation des règles d'utilisation des caisses enregistreuses, mais espèrent toujours que cela passera inaperçu. Il convient de rappeler que les lois sur l’introduction de la CCM ont été adoptées non seulement parce qu’elles garantissent la pureté juridique de la transaction. En outre, le strict respect des règles en cas de conflit vous permettra de "tirer la couverture sur vous-même", car il n'y aura aucune plainte à propos de vos activités.
Pour éviter les violations pendant le flux de travail, lisez attentivement les règles de fonctionnement des équipements de caisse enregistreuse, car il existe des réponses à presque toutes les questions. Gardez à l'esprit les dernières lois en vigueur dans votre région. Cela vous permettra de rester au fait des événements. Enfin, rappelez-vous que seules les machines incluses dans le registre d'état doivent être utilisées dans le travail. Considérez également le classificateur qui détermine laquelle des unités convient à quelle sphère. Cela vous évitera des problèmes avec la loi et vous permettra de mener des affaires pendant longtemps et dans votre intérêt.