Un proverbe bien connu dit: "Si tu veux faire quelque chose de bien, fais-le toi-même." Dans le même temps, travailler seul est loin d’être aussi efficace que de le partager entre plusieurs employés. La délégation de pouvoir dans une organisation est une pierre d'achoppement dans le travail de nombreuses entreprises. Comment séparer les devoirs et les responsabilités sans nuire ni à soi-même ni aux employés? Et existe-t-il une procédure de délégation spécifique ou est-ce que tout est formalisé par des accords verbaux?
Pourquoi pas
Pourquoi existe-t-il des problèmes de délégation de pouvoir dans l'organisation? Le plus souvent, le responsable ne veut pas confier une partie de ses tâches à des sous-ministres ou à des chefs de département, car il craint leur incompétence sur certains points. Le facteur que certains dirigeants ont tendance à croire en leur indispensable, c'est-à-dire qu'ils croient que personne ne peut faire leur travail, joue un rôle ici. Comme nous le savons, il n’en existe pas irremplaçables. Au début, après la délégation, le chef devra dans tous les cas surveiller attentivement les activités de celui qui a pris ses fonctions afin de s’assurer qu’il a fait le bon choix. Si un employé ne répond pas à ses attentes, il peut être privé en toute sécurité de tous pouvoirs supplémentaires et choisir quelqu'un d'autre à sa place, ou encore porter toutes les responsabilités sur ses épaules. Le processus de délégation est facilement réversible. Transférer certaines affaires sur d’autres épaules aidera le chef de la société à se décharger et à faire attention à certains problèmes de l’entreprise qu’il n’avait pas encore atteints ou auxquels il n’avait simplement pas prêté suffisamment d’attention. Un employé qui est honoré d'aider, après une telle confiance, est susceptible de devenir beaucoup plus motivé, ce qui aura certainement un effet positif sur la qualité de son travail.
A qui déléguer?
Même en réalisant les avantages de la distribution et de la délégation d'autorité dans l'organisation, certains ne sont pas pressés d'utiliser ces outils de gestion, ne sachant pas qui choisir pour se remplacer. Une délégation réussira réellement dans plusieurs conditions:
- Malgré le fait qu’en ce moment, l’attention sur une question est tout simplement vitale, elle peut lui être confiée non seulement directement par le chef. C’est-à-dire que, par exemple, les livraisons peuvent être confiées au responsable du service correspondant, qui, en raison du nombre réduit de responsabilités, sera en mesure de s’attaquer plus étroitement à tel ou tel problème.
- Naturellement, l'employé à qui les tâches sont transférées doit avoir une certaine expérience dans un domaine particulier et, il va sans dire, des connaissances pertinentes. Il ne serait pas tout à fait logique de confier à du personnel de marketing le recrutement de personnel et de charger le logisticien de la publicité extérieure. Cette condition est l’un des principaux avantages de la délégation: il est improbable que le responsable dispose de la même connaissance dans tous les domaines liés de quelque manière que ce soit à son activité. Par conséquent, déléguer une partie de ses pouvoirs à un spécialiste aidera à examiner de nombreuses questions de manière totalement différente.
- Nous ne pouvons pas dire qu’il est possible de déléguer des pouvoirs à la gestion d’une organisation ou de tout autre domaine de sa vie si le chef de la société ne fait pas confiance à la personne à qui il va confier ses tâches. Transférer les rênes du pouvoir entre d'autres mains est loin d'être facile, et les transférer à un inconnu, qui non seulement peut améliorer la situation de la société, mais aussi l'aggraver, est complètement effrayant.Par conséquent, seul celui qui jouit de la confiance d'un chef peut devenir délégué.
- Il ne suffit pas de transférer les responsabilités à une seule personne, il est également nécessaire de transférer les moyens permettant de les assumer. Même un expert-comptable ne sera pas en mesure d'analyser les activités financières de la société s'il ne reçoit pas les rapports pertinents pendant une certaine période. Par conséquent, non seulement les fonctions sont déléguées, mais également les ressources sans lesquelles certaines fonctions ne peuvent pas être implémentées.
Seulement de bonne volonté!
Naturellement, la délégation, comme toute autre forme de coopération, devrait être volontaire. Il est peu probable que quiconque, sous peine de licenciement, ait été contraint d'assumer la part du lion des tâches du chef, sera capable de travailler de manière vraiment productive. En outre, avant de procéder à un transfert direct, les parties doivent bien comprendre quels pouvoirs et quelles responsabilités sont transférés. Le délégué doit avoir une idée des méthodes utilisées par le responsable pour résoudre certains problèmes afin de construire son propre travail sur sa base. Donc, la chose la plus importante dans le transfert de pouvoir est d’expliquer clairement ce qui est demandé à une personne qui sera honorée d’aider le responsable de la société.
Que déléguer?
Bien que la délégation de pouvoirs soit perçue par beaucoup comme une partie importante de la fonction de l’organisation, même si l’importance de cette procédure est reconnue, tout le monde ne comprend pas toujours ce qui peut être transmis à un subordonné. Est-ce vraiment le droit de prendre une décision? Non, ce n'est pas si grave tout de suite.
Vous pouvez commencer par transférer des tâches spécifiques. Par exemple, le responsable demande à un employé de préparer un rapport important sur les activités de l'entreprise pendant un certain temps au lieu de le faire vous-même. Même de telles tâches apparemment peu importantes font déjà partie du processus de délégation.
Le transfert de projets entiers est le niveau suivant qui dispose de la délégation de pouvoir dans une organisation. Exemple: une entreprise doit concevoir un nouvel emballage de produit. Au lieu d'en devenir le responsable, le chapitre demande à l'employé responsable d'assumer les fonctions de responsable: sélectionner les personnes les plus aptes à cette tâche, organiser le travail et en contrôler la qualité. Le responsable avec un tel transfert de tâches ne recevra qu'un rapport sur ce qui a été fait et, si quelque chose ne lui convient pas, il formulera certaines recommandations dont le responsable délégué devra tenir compte lors de la poursuite du travail sur le projet. Bien que la gestion d’un projet donné soit plus ou moins proche de ce que le chef de la société accomplit chaque jour, la délégation de ces responsabilités lui permettra de se concentrer sur des questions qui nécessitent son attention immédiate.
Le niveau de confiance le plus élevé est la délégation de domaines d’activité entiers. Dans les grandes entreprises, les chefs de département sont des exemples d’un tel transfert d’autorité. Ils traitent exclusivement d’approvisionnement, de communication, de marketing, etc., en ne fournissant que des rapports sur leurs activités. La fonction de chef avec une telle délégation est minime: il indique seulement les buts et objectifs, et les atteindre pose déjà un problème pour les délégués. Cette méthode est plus pratique pour les grandes organisations qui peuvent se permettre de décharger le leader de cette manière.
Comment déléguer?
Ainsi, le chef a trouvé celui à qui la délégation d’autorité dans l’organisation sera effectuée. Les types de pouvoirs pouvant être transférés méritent-ils également une mention distincte?
Cela devrait commencer par le fait que, comme dans toute question, il existe de nombreuses options pour classer les espèces. Pour certains, il existe des dizaines de catégories dans lesquelles les responsabilités transférées peuvent être réparties et pour d'autres, moins. La classification la plus courante est devenue où tous les pouvoirs sont divisés en deux groupes: linéaire et personnel.
L’autorité linéaire est le fondement de la hiérarchie de toute entreprise.Il y a certaines responsabilités du chef, qu'il transfère au chef du département. Le responsable du département, à son tour, transfère une partie de ces fonctions à un employé en aval. Autrement dit, la tâche va du sommet de la hiérarchie des services à la base.
Dans le cas des pouvoirs du personnel, l'employé a le droit d'aider quelqu'un qui exécute des pouvoirs linéaires. C'est-à-dire que le second employé peut sélectionner les informations nécessaires pour celui qui a été chargé de rédiger un rapport de vente pour un produit particulier pour une période donnée.
Qu'en est-il de l'enregistrement légal?
Le responsable connaît déjà les principes de délégation de pouvoir au sein de l'organisation et, sur cette base, il a déterminé la candidature à laquelle il transmettra une partie de ses préoccupations. Il a même choisi ce qu'il confierait au nouvel employé. Mais comment se passe la délégation? Est-ce fait oralement, simplement par ordre, ou est-ce formalisé d'une manière ou d'une autre par la loi?
Pour commencer, tout employé peut refuser les fonctions qui lui sont déléguées. C'est ce que prévoit le Code du travail, qui est à la base de la relation entre l'employeur et son subordonné. Il convient de noter qu'une délégation supplémentaire (comme dans les pouvoirs linéaires) n'est également possible qu'avec l'autorisation du responsable: bien qu'il ait transféré toutes ses tâches à une autre personne, il en est toujours responsable. En d’autres termes, si la délégation s’adresse aux échelons inférieurs de la hiérarchie, le responsable de la société sera responsable des autres employés à qui sera confiée sa tâche.
Est-ce possible oralement?
Comme indiqué précédemment, l'organisation de la délégation de pouvoir est effectuée sur la base du Code du travail. Selon lui, pour que la délégation soit formalisée conformément à toutes les règles, vous devrez signer une procuration pour transférer certains pouvoirs. Bien entendu, les fonctions initiales de l'employé sont définies dans le contrat de travail. Le mandat sera donc nécessaire si le responsable décide d'élargir le champ de son activité (même temporairement). Mais dans la plupart des cas, tout peut se passer de paperasse supplémentaire.
Dans le même temps, certains autres employés devraient être informés du transfert de nouvelles tâches afin d'évaluer la compétence du délégué et de l'aider éventuellement à s'acquitter de ces nouvelles tâches, de sorte que les responsables préfèrent émettre des ordres que toutes les parties intéressées connaissent. Par ailleurs, toutes les personnes concernées par ce rendez-vous peuvent simplement être invitées à une réunion au cours de laquelle tout le monde se familiarisera avec les nouveaux pouvoirs du délégué.
Mais si la délégation de tâches et de pouvoirs au sein de l'organisation est planifiée sur une longue période et que la totalité des nouvelles responsabilités peut être perçue comme un autre emploi, il est préférable de formaliser légalement le transfert d'un employé à un nouveau poste plutôt que de rédiger constamment de nouveaux pouvoirs.
Quel est le processus de délégation?
Toutes les formalités nécessaires sont réglées, il ne reste plus qu'à découvrir quelle est l'organisation du processus de délégation de pouvoirs. Naturellement, personne ne quittera le nouveau venu avec ses tâches un à un dans les tout premiers jours de leur mise en œuvre. Quels principes doit donc suivre le chef pour que la délégation réussisse?
Dès les premiers jours, le chapitre montre absolument tout au délégué, en décrivant en détail tous les aspects des nouveaux pouvoirs. En bref: "Regardez comment faire." Lorsque le chef rédige un rapport, le délégué observe ses activités en se souvenant de l'ordre des actions, des caractéristiques des programmes de travail, etc. lorsque le responsable répartit les responsabilités dans un nouveau projet, le novice tente d'analyser le choix du responsable. C'est à ce stade que le délégué reçoit le plus de critiques, de manière constructive. À l'avenir, tous les conseils donnés par la tête au cours de ces premiers jours seront très utiles.
La prochaine étape est le début de l'activité indépendante.Dans les mêmes rapports, le délégué s’écrit déjà sous le contrôle vigilant du chef, qui continue à le critiquer et à signaler des erreurs. Le débutant lui-même essaie de répartir les rôles dans le nouveau projet, sans conseils et astuces de la part principale. Cette étape est beaucoup plus difficile que la précédente, car il est loin d’être facile d’assumer des responsabilités après avoir observé comment exécuter correctement vos tâches actuelles. Mais après avoir surmonté les difficultés initiales, tout ira beaucoup plus facilement.
La troisième étape, qui a la délégation de pouvoir dans l'organisation, est l'indépendance relative. À bien des égards, il ressemble au précédent, mais il y a beaucoup moins de contrôle ici. À ce stade, l'employé a besoin de l'appui du chef, qui apprécie ses efforts et explique même le problème beaucoup plus doucement qu'auparavant s'il le faisait. Ce délai est donné afin que le délégué puisse acquérir une autonomie maximale dans la prise de ses décisions, en ne recourant aux conseils du chef que dans des situations de crise très graves. Après cela commence la phase la plus facile pour la personne principale et la phase la plus agréable pour le délégué: une totale liberté.
Est-ce que ça a marché?
Comment savoir si une organisation a été déléguée avec succès? Responsabilité, autorité ont été pleinement acceptées par les employés à qui le gestionnaire a fait confiance? Quiconque a déjà traversé tout le processus de transfert de pouvoirs devrait bénéficier d'une autonomie absolue, dans le cadre de ses fonctions, bien entendu. Par conséquent, si une personne préfère n'être responsable que d'une partie particulière du travail ou si elle a encore besoin des conseils de personnes de rang supérieur, on peut affirmer sans crainte que la délégation a complètement échoué.
D'autre part, si le responsable donne à la personne qu'il a choisie comme représentant, le minimum de travail, contrôle ses activités avec beaucoup plus de soin, guide constamment son employé, nous pouvons à nouveau parler de l'échec d'un processus tel que la répartition et la délégation d'autorité dans l'organisation. De la part du commettant, la confiance est nécessaire, de la part du subordonné, de la volonté de justifier cette confiance. C'est le principe fondamental de la délégation.
Conclusion
La délégation de pouvoir dans une organisation est un exemple de la façon dont un chef de file peut lui faciliter la vie en le compliquant pour les autres, ce qui sera un plaisir pour les autres employés. Comme mentionné ci-dessus, les avantages du transfert de pouvoirs sont notamment la capacité du principal à se concentrer sur des problèmes plus graves, en retournant quelque chose qui n'exige pas que son attention soit portée directement aux autres. Un autre avantage sera l’identification des employés les plus talentueux qui, dans un nouveau poste, pourront se manifester dans toute leur splendeur. Le contact constant du dirigeant et de l'employé leur apprendra à mieux se comprendre, ce qui sera utile dans les activités futures des deux. La délégation d'autorité dans l'organisation crée une motivation supplémentaire: quel employé ne veut pas être remarqué et élevé? Et étant donné l'attente constante de cette augmentation même, l'employé restera longtemps sur son lieu de travail sans le changer pour une entreprise où le transfert des tâches d'une personne supérieure est impossible.
Par conséquent, les entreprises qui passent loin de simples démarches de transfert de pouvoirs pour le dirigeant et les employés bénéficieront d'avantages par rapport à leurs concurrents qui ne souhaitent pas partager le pouvoir au sein de l'entreprise. C’est clair: la délégation de pouvoir au sein de l’organisation est nécessaire à la fois pour ses dirigeants et ses employés ordinaires. Cela devrait toujours être rappelé.