Ce este aceasta - activitate administrativă? De ce este nevoie? Cum arată acest tip de activitate? Este posibil să întâlnim aici „capcanele”? Acestea și o serie de alte întrebări vor răspunde în cadrul articolului de astăzi.
Informații generale
Despre orice companie, putem spune că există mai multe funcții imposibil de îndeplinit. Acest lucru este independent de ceea ce face structura. Acestea includ activitatea administrativă. Aceasta este o axiomă fără de care activitatea de succes este acum imposibilă. Prin urmare, luând în considerare, este necesar să vorbim despre cele mai semnificative funcții îndeplinite, despre poziții, despre locul și rolul în structura companiei. În general, activitatea administrativă este o afacere foarte tipică. Deși conținutul specific diferă în funcție de obiectivele cu care se confruntă în prezent compania, de dimensiunea acesteia și de resursele disponibile. Dar ar trebui să începeți cu definiția. Afacerea administrativă este activitatea asociată cu organizarea muncii angajaților, departamentelor și serviciilor unei întreprinderi pentru a obține performanțe organizaționale ridicate. Acoperă toate nivelurile.
clasificare
Activitățile de sprijin administrativ și economic pot fi împărțite în:
- Furnizarea continuă a activităților. Aceasta este achiziționarea de papetărie, rechizite, echipamente de birou, aparate și mobilier în stare de funcționare, reparații și întreținere preventivă, dacă este necesar, asigurând comunicații și efectuând achiziții mari unice.
- Fluxul de documente. Prin aceasta se înțelege dezvoltarea unui sistem de schimb de hârtie, întreținerea arhivelor, bibliotecilor, bazelor de date.
- Funcționarea clădirii, a spațiilor și a teritoriului. Prin aceasta ne referim la curățenie, alimentare cu energie electrică, instalații sanitare, reparații minore ale gospodăriei, proiectarea aspectului, amenajarea zonei înconjurătoare, amenajarea teritoriului.
- Munca organizatorică. Include evenimente, amenajarea locurilor de muncă, săli de întâlnire, catering pentru angajați, servicii de transport, asigurări pentru angajați și companii, relocare.
- Asigurarea relațiilor cu terții. Un exemplu este interacțiunea cu agențiile guvernamentale, proprietarii și furnizorii.
- Personal de informare internă. Aceasta include organizarea notificărilor privind noile documente, monitorizarea executării comenzilor, organizarea și menținerea de panouri publicitare actualizate, emiterea de publicații interne ale companiilor (pliante, buletine informative, ziare), trimiterea de mesaje, organizarea de expoziții interioare și muzee.
După cum vedeți, activitatea administrativă și economică nu stă nemișcată și bate în ușa din spate.
Nuanțele îndeplinirii sarcinilor
Cititorul ar trebui să acorde atenție faptului că unele dintre funcții sunt permanente, în timp ce altele sunt prezentate ca sarcini unice. Dar, în ciuda acestui fapt, toate acestea ar trebui amintite și, dacă este necesar, discutate cu angajații. La urma urmei, poate fi necesar să fie îndeplinită, deși o sarcină unică, dar globală, cum ar fi organizarea unei mutări. Și în acest caz nu trebuie să existe întrebări cu „cine va duce la bun sfârșit toate acestea”. Specialistul în activități administrative și economice ar trebui să înțeleagă bine că scopul său principal este de a asigura funcționarea confortabilă și neîntreruptă a tuturor serviciilor companiei.Sarcina principală este de a ajuta restul unităților să îndeplinească planul de producție, indiferent de situație. Prin urmare, lista de funcții de mai sus poate fi redusă și extinsă. Totul depinde de situația specifică.
Pe influența diverșilor factori
Următorii factori influențează lista specifică a funcțiilor îndeplinite:
- Dimensiunea companiei.
- Specificul activității.
- Obiectivele companiei.
- Utilizarea fondurilor și resurselor proprii / împrumutate.
Ceea ce este bun pentru o întreprindere mică poate fi extrem de ineficient pentru o structură de dimensiuni medii. Este bine dacă conducerea poate recunoaște că există probleme și este necesară o anumită reorganizare a companiei.
Cum să definiți funcțiile și sarcinile?
Astfel, am ajuns treptat la concluzia că sprijinul administrativ al organizației trebuie să fie realizat în conformitate cu nevoile. Dar cum să determinați acele funcții și sarcini specifice care vor trebui îndeplinite? Iată un scurt ghid de acțiune:
- Analiza poziției actuale a companiei este realizată și sunt determinate funcțiile care lipsesc.
- Direcția de mișcare se formează pe baza obiectivelor acceptate ale companiei.
- Sunt indicate specificul întreprinderii și modul în care aceasta afectează implementarea sarcinilor.
- Este calculată fezabilitatea de a efectua anumite lucrări pe cont propriu sau prin atragerea de contractori terți.
- Sunt abordate probleme de subordonare.
- Se determină cel mai bun format pentru implementarea funcției necesare (alocarea unui angajat, departament sau a întregului serviciu).
Formatul articolului, din păcate, nu va permite să ia în considerare pe deplin și toate. Prin urmare, organizarea locurilor de muncă pentru angajați va fi luată ca un obiect de studiu. Într-adevăr, deseori trebuie să îndeplinească sarcini inter-funcționale și, din cauza inconsistenței acțiunilor diferitelor unități, apar diverse probleme.
Organizarea locurilor de muncă
Acest eveniment nu are loc în fiecare zi. Prin urmare, de obicei, nu există reglementări în acest caz. Sarcinile sunt rezolvate în funcție de situație, foarte des în regim de urgență. În acest caz, sunt necesare comenzi speciale pentru activități administrative. De exemplu, introducerea regulilor de organizare a unui nou loc de muncă ne va permite să planificăm întregul proces pe hârtie, să înțelegem cum poate fi optimizat, ce și în ce secvență trebuie întreprins. Acest lucru este valabil mai ales pentru acele companii care și-au stabilit obiectivul de a realiza o dezvoltare activă. Acest lucru este adesea asociat cu extinderea personalului și este necesar să avem o achiziție bine dezvoltată pentru acest caz.
Primii pași
Inițial, trebuie făcută o descriere a locului de muncă. Ar trebui să includă o listă de echipamente și mobilier necesare. Dar nu doar ceva întâmplător și întâi apărut de braț, ci ceva care este folosit într-un loc de muncă tipic. Este posibil să efectuați gradarea în funcție de nivelul poziției și să alocați cea mai înaltă legătură de management, manageri și performanți de nivel mediu. Sau vă puteți baza pe specificul activității. Aceasta este prezența vizitatorilor, utilizarea de echipamente suplimentare, inventar, cerințe speciale pentru temperatura camerei, iluminatul curent și altele asemenea. În mod ideal, pentru fiecare postare trebuie scrisă o descriere. Dar aceasta este și o muncă foarte laborioasă. Prin urmare, la prima etapă, ne putem limita la pregătirea unei descrieri standard. De exemplu, pentru lucrătorii de laborator este necesar să se asigure suficientă iluminare și un anumit regim de temperatură. Angajații serviciilor pentru clienți trebuie să aibă zone de așteptare. Pentru contabili, trebuie asigurat un seif.
Ce considerente trebuie să țineți cont?
Planul administrativ ar trebui să lucreze la o serie de probleme.De exemplu, ceea ce este mai bine să ai constant în stoc sau ar trebui să fie achiziționat după ce ai primit informații despre o nouă persoană care urmează să lucreze. De exemplu, în cazul inventarului, este de dorit să existe o rezervă mică. La urma urmei, chiar și angajații care lucrează pot avea nevoie. De asemenea, puteți participa la mese cu scaune. Întrucât un computer de rezervă este deja excesiv. Este scump și învechit rapid și nu este eficient să îl depozitați fără muncă. În general, o soluție foarte bună ar fi compilarea unei matrice a întregului proces de afaceri, indicând în ea toate departamentele care sunt implicate în proces. În acest caz, puteți nota simplu și clar unde și în ce interval de timp trebuie să faceți ceva. Acest lucru este important, nu în ultimul rând, datorită faptului că omisiile apar adesea din cauza eșecurilor de transmitere a datelor. La urma urmei, dacă nu există informații inițiale adecvate, atunci chiar și cele mai bune comenzi privind activitățile administrative și economice nu vor putea satisface pe deplin solicitările existente.
Alte abordări
Dar nu trebuie să vă limitați doar la acest lucru. De exemplu, atunci când interacționați cu angajații, puteți crea un jurnal de solicitare. Apoi, explicațiile primite sunt înregistrate în acesta și apoi transferate către un executant specific pentru execuție. În acest caz, este necesar să revizuiți și să monitorizați periodic starea implementării. Poate fi relevant și pentru stimularea angajaților la calitatea și viteza procesării cererilor. Dacă există o plângere justificată potrivit căreia unul dintre angajați își îndeplinește slab sarcinile, aceasta ar trebui să se încheie cu pedeapsa executantului. Pentru a asigura corectitudinea, este foarte recomandat să stabiliți norme. În acest caz, este necesar să se întocmească o listă completă de posibile aplicații cu reîncărcare în cazul precedentelor. Și apoi pentru fiecare articol este elaborată propria sa normă. Deși foarte des standardele de model nu sunt furnizate. Prin urmare, companiile își stabilesc propriile valori pe baza specificului activităților și sarcinilor curente. De exemplu, dacă se primește un mesaj că s-a stins un bec, atunci se alocă o zi lucrătoare pentru rezolvarea acestei probleme.
Rezumând cele de mai sus
După cum vedeți, organizarea activităților administrative și economice are „capcanele” sale, care la prima vedere nu sunt vizibile. La elaborarea reglementărilor și postărilor, trebuie să se țină seama de un corp destul de mare de informații. Aceasta se referă la obiectivele companiei, specificul și mărimea acesteia. Planificarea detaliată și prescrierea clară a proceselor de afaceri ne vor permite să rezolvăm cu succes probleme datorită instituirii unei proceduri adecvate pentru efectuarea lucrărilor. Gestionarea activităților administrative și de afaceri prevede că toți cei implicați în executarea și controlul procesului ar trebui să fie familiarizați cu justificarea teoretică a punerii în aplicare a acestuia. Trebuie să ne amintim întotdeauna că conducerea competentă poate îmbunătăți dramatic eficiența procesului. Nu contează despre ce este vorba - despre activitățile administrative și economice ale înființării organelor statului, a unei structuri non-profit sau a unei întreprinderi private - buna guvernare are o rezervă imensă de dezvoltare. Și trebuie folosit.
concluzie
Deci s-a considerat ceea ce constituie activități administrative. Desigur, informațiile furnizate numai în acest articol nu sunt suficiente pentru a deveni imediat un bun manager. Nici o simplă introducere în cărțile inteligente nu va fi suficientă. Într-adevăr, în această chestiune, trebuie să înțelegem și aspectul practic al implementării activităților. Cărțile nu vor spune despre existența absolut a tuturor „capcanelor”, este necesar să completați denivelări și să câștigați experiență singuri.