Lucrări de arhivare: lege, instrucțiune

În orice organizații, documentația este stocată pentru o perioadă specificată, după care trebuie transferată în arhiva municipală sau de stat. Procesul de transfer al documentelor oficiale pentru păstrare are anumite caracteristici, care pot varia în diferite părți ale țării.

Documentația este zona de activitate care este responsabilă de procesul de documentare, precum și de execuția documentelor oficiale.

Lucrarea clericală arhivistică este o activitate specială a structurilor statului, a organizațiilor și a cetățenilor în contabilitatea, stocarea și utilizarea documentelor de arhivă.

Tipuri de documente

Arhivarea și documentația include mulți termeni pentru desemnarea lucrărilor de diferite tipuri. Documentele sunt:

Fin (conține date sub forma unei imagini de orice fel).
Document foto (creat folosind fotografie sau iconografie. Un astfel de document conține de obicei imagini cu diverse obiecte de artă).
Grafic (folosesc linii, claroscuri și lovituri).
Un document fonografic (un purtător cu date sonore instalate de orice sistem de înregistrare a sunetului).
Audiovizual (conține imagini și sunete).
Document de film (mai des este un document audiovizual sau pictural; metoda cinematografiei este utilizată pentru a compila).
Un document scris (este vorba despre date care pot fi identificate folosind orice tip de scrisoare).
Text (conține date vocale folosind înregistrarea sunetului).
Textul mașinii (înregistrarea este implicată în dezvoltarea într-unul dintre modurile posibile, datorită cărora informațiile sunt procesate cu ajutorul unui computer electronic).
Belova (formularul final al documentului copiat manual sau cu mijloace tehnice fără corecții și erori).
Scrise de mână (semnele unui astfel de document se aplică numai manual).
Videogramă (imagine care afișează informații pe ecran).
Document scris de tip: implică semne ale scrisorii, aplicate folosind orice mijloace tehnice.
Proiect de document - reflectă activitățile autorului cu toate petele și corecțiile.

standarde

În conformitate cu legislația rusă, procedura de transfer a documentelor oficiale în arhivă este reglementată de GOST R 7.0.8-2013. La 12 luni de la încheierea lucrărilor, documentele sunt transferate obligatoriu în arhivă, în conformitate cu toate regulile și cerințele. Pregătirea pentru transfer poate fi făcută de personalul de producție însuși sau de o companie terță.

Arhiva și documentația GOST 2013 conțin definiții ale termenilor de bază, cei mai frecventi, care sunt folosiți în acest domeniu. În document puteți vedea atât termenii cei mai generali - un formular sau inventar, cât și cei extrem de specializați, de exemplu, bara pentru restricțiile de acces.

În plus, GOST-ul de administrare și arhivare a birourilor conține o definiție (interpretare) a termenilor care se referă la domeniul de organizare a muncii cu documente, documentație și alte procese de birou.

Etapele de pregătire

Pregătirea pas cu pas a materialelor pentru transferul în arhivă:

asigurați-vă că documentele îndeplinesc toate cerințele stabilite de această arhivă;
realizează documentația broșurilor;
numărați toate foile;
pentru a dezvolta un certificator de caz;
specificați detaliile copertei;
dezvolta un dosar intern de caz;
creați un inventar.

Dacă se preconizează transferul de hârtii care să fie păstrat timp de mai puțin de 10 ani, atunci este permisă absența broșurilor, sistematizării, numerotării, elementelor de certificare.Aici, în primul rând, este necesar să ne concentrăm asupra cerințelor unei anumite arhive, deoarece standardele diferitelor instituții pot conține una sau toate problemele de mai sus.

Legea cu privire la arhivele de arhivă și păstrarea evidențelor enumeră termenii principali și definițiile acestora în acest domeniu. Mai jos luăm în considerare unele dintre ele.

Păstrarea și arhivarea înregistrărilor: Termeni și definiții

Documentare - fixarea informațiilor sub orice formă, în conformitate cu regulile date.
Unified Documentation System (DCL) - un sistem care conține informații necesare pentru gestionarea într-un anumit domeniu de activitate.
Reguli de documentare - o listă de reguli și reglementări privind procesul de lucru cu documentele.
Formularul de document unificat (UFD) - o mulțime de detalii care sunt setate într-o ordine specifică pe diverși operatori de date pentru a rezolva orice probleme din domeniul de activitate.
Sistem de documentare - o mulțime de hârtii care sunt uniforme de tip, tip și scop, precum și cerințele pentru pregătirea lor.
Numele documentului - numele specific al documentului din literă.
Document organizatoric și administrativ - are soluția diferitelor sarcini organizatorice și administrative, probleme de conducere, reglementarea activității departamentelor de producție, organizații, precum și a structurilor și autorităților de stat.
Recomandări - oricare dintre elementele necesare ale documentului oficial. Recuzele constau cel mai adesea din părți variabile și constante.
Forma - un eșantion de hârtie. Acesta denotă sfera de utilizare, întrebări pentru construcție și principalele detalii.
Formularul este un set de detalii care ajută la identificarea autorului unui document oficial.
Fișa de raport standardizată este o listă de UVD-uri aprobate.
Înregistrare - introducerea într-un document a tuturor elementelor necesare care sunt stabilite de cerințele lucrărilor de birou.
Câmpul de servicii cu o formă uniformă - zona UVD, este fixat în componentele tehnice de stocare și este utilizat pentru aplicarea imaginilor specializate.

Aceștia sunt termenii și definițiile de bază ale standardului de stare existent pentru arhivare și documentație.

Tipuri de detalii

În mod separat, merită să ne bazăm pe detaliile care sunt utilizate la pregătirea documentelor oficiale:

Semnătura - un semn scris al unei persoane autorizate.
Ștampila de aprobare - exprimă o evaluare pozitivă a organizației sau a unei persoane care nu este autorul lucrărilor oficiale.
Data - indică ziua în care a fost întocmită lucrarea, precum și data când a fost acceptată, agreată sau publicată.
Ștampilă limită - semn care indică faptul că informațiile sunt disponibile pentru un anumit număr limitat de persoane.
Titlu - rezumă esența documentului.
Ștampila aprobării - vorbește despre normativitatea și legalitatea informațiilor conținute în document.
Visa - exprimă acordul sau dezacordul persoanei autorizate cu informațiile menționate în document.
Text - date înregistrate de orice tip de scrisoare sau sistem de înregistrare a sunetului. Include partea principală a informațiilor de vorbire a documentului.

Manual de instrucțiuni

Regulile, listele, instrucțiunile pentru lucrările clericale de arhivă și alte documente de reglementare ajută la punerea în aplicare a legii de bază. Există cerințe de bază pentru funcționarea structurilor arhivistice care au fost create în 2002.

Este de remarcat faptul că astfel de reguli nu au fost înregistrate la Ministerul Justiției al Federației Ruse. În acest sens, „Normele de bază ale arhivelor departamentale” din 1986 sunt încă valabile.

Prezența acestor cerințe în domeniul documentației și arhivării se datorează nevoii de consecvență în contabilitatea, utilizarea, completarea și stocarea documentelor în arhive, în organizarea tuturor acestor procese. Principalul obiectiv al cerințelor este pe nomenclator.

Deci, algoritmul de acțiuni este următorul:

organizează o examinare a valorii valorilor mobiliare;
pregătește documente pentru trimiterea în arhivă;
a forma o afacere;
întocmește o procedură pentru alocarea documentelor destinate distrugerii;
trimiteți cazul în arhivă.

Este de remarcat faptul că aceste cerințe nu se aplică documentației, lucrarea care nu este reglementată de legea Federației Ruse din 21 iulie 1993 „Cu privire la secretul de stat”.

organizație

Stocarea arhivistică a documentelor și a documentației ajută la controlul clar al lucrărilor cu documente, asigurând în același timp siguranța și accesibilitatea acestora. Există anumite tipuri de documente care au un termen specific și chiar o metodă de stocare.

Atunci când organizează lucrări clericale de arhivă, departamentele de stat și organismele transferă fără greș documentele oficiale către Fondurile Arhivistice ale Federației Ruse (AF RF). La rândul lor, structurile comerciale au o gamă mai largă de metode de stocare a documentației.

Fiecare grup de documente oficiale are propria sa perioadă de depozitare, care este reglementată în conformitate cu cadrul de reglementare al Federației Ruse. De asemenea, este creat un inventar în care data confiscării documentelor din arhivă este notată cu data de expirare a păstrării și o trimitere la dispoziția relevantă a legii.

Cerințe pentru locul de depozitare a documentelor

În cadrul companiei, depozitarea arhivistică a documentelor este organizată în clădiri specializate sau în camere separate, izolate. În același timp, încălzirea excesivă și umiditatea ridicată în cameră sunt strict interzise. Acestea sunt cele mai importante criterii pentru stocarea documentelor de arhivă. În același timp, diferiți operatori de date au nevoie de propriul lor mod. Și anume:

Hârtii: 18-20 ° С, umiditatea aerului - 52-57%.
Filme: alb-negru - 16 ° С, culoare - 3-6 ° С. Umiditatea este de 41-44%.
Benzi și discuri magnetice: 16-19 ° С, umiditatea aerului - 52-64%.

Este imposibil să aranjați documente în apropiere de depozite cu alimente și produse chimice, precum și locuri de fast-food, cantine. În plus, ar trebui să existe o cameră separată pentru primirea documentelor, în care să aibă loc aclimatizarea documentației. Uneori, aceste încăperi sunt utilizate pentru stocarea pe termen scurt a diferitelor suporturi de stocare.

Camera trebuie să conțină rafturi de catalog necesare, rafturi și dosare de arhivă, cutii speciale. Documentele deosebit de necesare și valoroase din punct de vedere economic sunt plasate în dulapuri metalice cu încuietori sigure. Pe lângă cerințele de bază, există și alte condiții, nu mai puțin importante:

Securitate. Camerele de arhivă trebuie să fie rezistente la foc, protejate de inundații, există o ieșire de urgență. Distanța documentelor față de sursa de căldură (inclusiv geamurile) este de cel puțin 0,6 m. Este strict interzisă amplasarea hârtiei în apropierea lor.
Utilizarea conductelor izolate numai cu echipamente de protecție.
Mufe închise etanșe și cablaj electric.
Interdicție strictă a funcționării tuturor aparatelor de încălzire. De asemenea, produsele alimentare și alte articole care nu au legătură cu stocarea documentației nu sunt permise.
În prezența trebuie să fie rafturi mobile sau staționare din metal. Hârtiile de pe ele sunt plasate cel mai bine în cutii sau pachete. În același timp, distanța pe culoarul principal va fi de cel puțin 1,3 m, iar între rafturi - 0,7 m. Distanța de la sertarul inferior - cel puțin 0,1 m și de la raft până la perete - nu mai mult de 0,5 m.

De asemenea, o cerință obligatorie de depozitare: amplasarea dulapurilor este perpendiculară pe pereți, geamuri și baterii.

În clădirea de depozitare a hârtiei de arhivă, lumina artificială și naturală sunt acceptabile. În același timp, este important să împiedicați intrarea directă a soarelui în documentație. Dacă se utilizează lămpi cu incandescență, trebuie să fie instalat un capac de protecție pe fiecare dintre ele. Dispozitivele fluorescente trebuie selectate cu un spectru ultraviolet mic.

Timp de depozitare

Pentru stocarea arhivistică a documentelor oficiale, se utilizează o metodă specifică de sistematizare a documentației în producție. Ajută la respectarea legilor și reglementărilor aplicabile. Scopul acestui lucru este de a elimina pierderea de informații importante.

La expirarea timpului stabilit pentru depozitarea valorilor mobiliare în arhivă, persoana responsabilă va distruge actele oficiale, apoi va crea un act de lichidare.

În plus, există documente cu o perioadă nelimitată de stocare. Pentru aceștia se desfășoară o procedură de finanțare. Aceasta este o împărțire a lucrărilor în lucrările clericale de arhivă pentru diverse fonduri și colecții.

Instrucțiuni pentru trimiterea documentelor.

Documente de reglementare

Legislația în domeniul lucrărilor clericale de arhivă conține multe recomandări metodologice și acte juridice de reglementare. Acesta este un mecanism de reglementare complex, dar logic corect.

Principalul pilon în reglementarea relațiilor este legea din 22 octombrie 2004 nr. 125-“З „Aspectele arhivistice din Federația Rusă”. În baza sa, au fost adoptate legi la nivelul entităților componente ale Federației Ruse cu privire la regulile de lucru cu documentația, listele de documente cu perioade de păstrare. De asemenea, include și alte documente de reglementare privind gestionarea documentelor arhivistice, convenite cu unitățile de arhivare.

Aceste legi și reglementări ajută la implementarea reglementărilor legale. Obligatoriu pentru orice organizații și instituții de toate formele de proprietate.

GOST privind arhivarea și documentația se aplică documentației de proprietate de stat, municipală și privată. El a identificat principalele tipuri de documentație care este transferată în stocarea de stat și care este inclusă în Fondul Arhivistic al Federației Ruse. Includerea documentelor aflate în proprietate privată are loc în conformitate cu legea.

Timpul transferului documentelor oficiale în arhivele municipale și de stat este, de asemenea, strict definit. Acest lucru se aplică întreprinderilor municipale și de stat, precum și întreprinderilor nestatale care încheie un acord privind stocarea permanentă.

Arhivele de stat și municipale creează liste de organizații și le transferă documente (liste de ridicare) pentru depozitare și transferul ulterior către Fondul Arhivistic al Federației Ruse. Includerea întreprinderilor nestatale în astfel de liste este la cererea lor și în conformitate cu acordul existent. În plus, arhiva poate menține liste de personal pentru organizațiile cu care este planificată doar colaborarea.

Ce se întâmplă cu documentele de arhivare atunci când o organizație închide?

La lichidarea, reorganizarea sau falimentul unei întreprinderi, toată documentația arhivistică este transferată succesorilor care au dreptul legal să o facă, fondatorului, statului sau arhivei municipale.

Privatizarea organizațiilor municipale sau de stat vă permite să lăsați în arhiva lor toate lucrările care au fost emise ca urmare a activităților lor (de exemplu, comenzi la personal).

Ordine de acces și restricții

De asemenea, acestea sunt reglementate de lege. Restricțiile afectează transformarea accesului la documentația care conține secrete de stat (sau protejate de stat) sau informații despre secretele personale sau de familie (în acest caz, perioada de stocare va fi de 75 de ani de la data întocmirii documentului).

Trebuie menționat că arhivele trebuie să elibereze acte juridice (copii sau certificate de documente de arhivare) persoanelor juridice și persoanelor fizice gratuit în termenele stabilite pentru aceasta prin lege. Astfel de documente sunt necesare pentru protecția socială, pensii, prestații și compensații.

Documentele arhivate confiscate ca probe (în conformitate cu legile Federației Ruse) trebuie returnate.

Nerespectarea normelor, încălcarea legislației Federației Ruse în materie de arhivă atrage răspunderea administrativă, penală și legală.