La efectuarea oricărei tranzacții, trebuie acordată o atenție deosebită dacă documentele de închidere sunt disponibile și sunt executate corect. Și nu este vorba despre plăți, încasări, declarații bancare, care sunt, de asemenea, obligatorii și foarte importante.
Documentele de închidere sunt titluri în care ambele părți confirmă faptul finalizării tranzacției cu privire la îndeplinirea de către parteneri a subiectului acordului.
Pentru ca contrapartidele să nu aibă neînțelegeri și neînțelegeri cu privire la detaliile operațiunilor, este recomandat să scrieți întotdeauna cu atenție toate nuanțele din contract. Nu va fi de prisos să specificăm în același loc ce documente sunt necesare pentru ca acordul să fie considerat implementat. 
Pentru ce sunt documentele de închidere?
Pentru ca tranzacția să fie considerată legal finalizată și nu doar plătită, trebuie să existe o confirmare scrisă a acestui fapt. Pentru aceasta, există diverse documente de închidere.
Contabilitatea fiecărei întreprinderi necesită o contabilitate strictă a operațiunilor și disponibilitatea tuturor documentelor pe acestea. Dacă banii sunt transferați pentru un produs sau serviciu, atunci contabilul trebuie să aibă un document care să ateste că compania a primit-o. Și invers, compania de contrapartide închide operațiunea cu aceleași documente la primirea fondurilor și confirmă pentru ce a fost plătită. 
Pentru diferite tipuri de tranzacții, există diverse acorduri, precum și titluri care confirmă punerea în aplicare a acestora. Care sunt documentele de închidere, pentru fiecare dintre ele vom lua în considerare în continuare.
Confirmarea implementării contractului de furnizare
Principalul document de acoperire contract pentru furnizarea de bunuri, materiale, materii prime sau orice altă proprietate este o factură. 
Doar documentele originale sunt obligatorii din punct de vedere legal. Prin urmare, chiar dacă, la o anumită perioadă, din anumite circumstanțe, a fost acceptată o copie a facturii, originalul ar trebui să fie încă atașat la registrele contabile. Nici măcar o rezervare într-un contract nu este în măsură să schimbe acest lucru.
Detalii obligatorii ale facturii
La vânzarea mărfurilor, furnizorul este obligat să emită o factură în două exemplare: pentru el și cumpărător. Ar trebui să aibă detalii precum:
- numele și data documentului;
- numele furnizorului;
- descrierea valorilor transferate;
- cantitatea și unitatea de măsură (în echivalente fizice și monetare);
- semnătura persoanei responsabile, indicând poziția și inițialele acestuia.
Legea nu stabilește formularul obligatoriu de factură. Orice companie își poate dezvolta propria formă. Cu toate acestea, detaliile de mai sus, în conformitate cu Legea federală privind contabilitatea, trebuie să conțină fără greș toate documentele de închidere din contractul de furnizare.
Dacă există îndoieli cu privire la corectitudinea autocompilării formularului, atunci puteți utiliza cu succes numărul formularului TORG-12, care a fost considerat obligatoriu până în 2013.
exemplu
Pentru eșantion, puteți lua în considerare următoarea factură:
INVOCAȚIA nr. 12 din 19 martie 2015
Expeditor: Chip LLC.
Destinatar: LLC Astra.
Baza de eliberare a mărfurilor: contractul nr. 7 din 13 ianuarie 2015
Procura nr. 25 din 28 februarie 2015, prin Procurement Manager E. G. Viktorov.
| Nr. P / p | nume | U rev. | conta | Pret,
freca. polițist. |
cantitate
freca. polițist. |
| 1 | cartuș | buc. | 1 | 3000,00 | 3000,00 |
| TOTAL | 3000,00 | ||||
Tocmai a lansat un nume
În valoare de: Trei mii de ruble. 00 copecuri
L-a expediat pe director _____________________ A. A. Sergeev
Articol primit _______________________
MP
Confirmarea punerii în aplicare a acordului de servicii
Dacă obiectul contractului este serviciile sau munca, atunci documentul principal de închidere a contractului va fi un act. Ca și în cazul facturii, tranzacția trebuie confirmată cu originalul. 
Cu toate acestea, există câteva excepții. Dacă documentele de închidere a serviciilor nu reprezintă o condiție prealabilă a contractului și absența lor este permisă de lege, atunci copiile actelor pot fi anexate în registrele contabile (dacă este necesar). Cu toate acestea, aceste documente pot fi utilizate numai pentru ușurința contabilității. Astfel de cazuri apar la încheierea contractelor de închiriere și ofertă.
Actul lucrărilor efectuate (servicii prestate) - un document care dovedește nu numai finalizarea tranzacției, dar și lipsa reclamațiilor clienților. Acționează ca confirmare principală, care vă permite să luați în considerare costurile operațiunii și să le includeți în declarațiile de impozit. Actul este tipărit în două exemplare, acestea sunt stocate de fiecare dintre participanții la tranzacție.
Detalii obligatorii
Legea nu introduce o formă unificată a actului lucrării finalizate. La fiecare întreprindere, documentele de închidere în baza unui acord de serviciu sunt elaborate independent, dar proiectarea lor ar trebui să respecte în mod clar standardele stabilite.
Principalele detalii care trebuie să fie:
- numele și numerotarea documentului;
- ce data este alcatuit;
- numele contractantului și clientului;
- descrierea operației;
- unitatea de măsură și cantitate (indicatori naturali și de valoare);
- semnături ale persoanelor responsabile de operațiune, care indică pozițiile și inițialele acestora.
probă
Legea nr. 98 din 12 decembrie 2014, de acceptare a lucrărilor efectuate (servicii prestate).
Antreprenorul Chip LLC, reprezentat de directorul A. A. Sergeyev, pe de o parte, și de clientul Astra LLC, reprezentat de managerul de achiziții I. V. Kulebyakin, pe de altă parte, au întocmit un act în care a declarat că Clientul a acceptat lucrarea efectuată și nu au existat reclamații a.
| Nr. P / p | nume | U rev. | conta | Preț, frecați. polițist. | cantitate
freca. polițist. |
| 1 | Reumplerea cartușului | buc. | 1 | 500,00 | 500,00 |
| TOTAL | 500,00 | ||||
Suma totală: Cinci sute de ruble 00 copecuri.
artist:
Directorul Chip LLC _______________________ A.A. Sergeev
Client:
Furnizor Manager Astra LLC ______________________ I.V. Kulebyakin
Lipsa documentelor de închidere
Facturile și actele trebuie să completeze în mod necesar tranzacția. Abia după aceea este considerat complet și închis de toate regulile.
Cu toate acestea, uneori există cazuri în care documentele de închidere sunt pierdute din cauza circumstanțelor diverse. Sau, șeful companiei trebuie să se ocupe de neglijența subordonaților și, în urma verificărilor, este dezvăluită absența unor astfel de documente. 
Una dintre consecințele negative ale unor astfel de incidente neplăcute este taxa suplimentară de impozite. Până la urmă, contabilul întreprinderii nu a avut dreptul să includă în declarație cheltuieli care nu sunt documentate. În acest caz, impozitul pe venit este subestimat și trebuie să îl plătiți nu numai, ci și să enumerați toate amenzile și penalitățile. În plus, vor fi pedepsiți și pentru lipsa documentelor. 
Pentru a evita astfel de consecințe și pentru a nu strica reputația companiei și relațiile cu autoritățile fiscale, este necesar să monitorizăm cu atenție starea gestionării documentelor și a contabilității la întreprindere. Este important să completați toate lucrările la timp și într-o formă adecvată.
Dacă managerul se îndoiește de competența sau responsabilitatea contabilului său, este mai bine să plătești firma de audit și să efectueze un audit, decât atunci zeci sau chiar sute de ori mai mult pentru a plăti lipsa documentelor.
