Una dintre responsabilitățile semnificative ale managerilor este semnarea unui număr imens dintr-o mare varietate de documente. Această muncă simplă, la prima vedere, uneori durează foarte mult timp și dă departe de cele mai plăcute emoții. Există însă o soluție demnă - facsimil, aceasta este o ștampilă specială care copiază exact semnătura. De ce am nevoie de o astfel de sigilă și de unde să o iau?
Facsimilul este o alternativă demnă de semnat manual
În multe organizații, autoritatea de a semna acte oficiale nu este numai directorul general, ci și adjunctul sau deputații săi. Cu toate acestea, chiar și cu o astfel de distribuție a responsabilităților, echipa de conducere nu este întotdeauna în măsură să pună la timp și să semneze personal toate documentele care o necesită. S-a rezolvat astfel de probleme încât s-a inventat o ștampilă facsimilă. Acesta este sigiliul care repetă cel mai precis semnătura scrisă de mână. Cuvântul „facsimil” în traducerea literală din latină (fac simile) înseamnă - „a face acest lucru”. Ce este deosebit de frumos, fiecare lider interesat poate comanda astăzi o astfel de ștampilă. Să încercăm să aflăm de ce este nevoie și pe ce documente este potrivit să-l utilizăm.
Cine are nevoie de o ștampilă?
Facsimilul este un însoțitor esențial al directorilor ocupați. O astfel de imprimare vă permite să certificați multe hârtii importante cu viteză maximă sau în absența unei persoane autorizate la locul de muncă. Cu alte cuvinte, facsimilul este un lucru indispensabil pentru companiile cu un flux de lucru mare, iar managerii care merg deseori în călătorii de afaceri / lipsesc din birou din alte motive. Ceea ce este deosebit de convenabil, o persoană care lasă un sigiliu sub formă de semnătură personală poate fi direct autorizată să certifice documente din această categorie sau pe cineva de la asistenții săi. Aici apare un punct destul de complicat - cum, având un fax, pentru a fi sigur că un angajat care are dreptul să-l folosească nu va depăși autoritatea? Cazul ideal este dacă semnătura sigiliului este utilizată doar direct de către proprietarul său. Dar deseori nu este cazul și, în acest caz, ar trebui să ne gândim cu atenție care dintre angajați este permis să autorizeze utilizarea facsimilelor.
Scrisori de drept
În legislația actuală a Federației Ruse, nu există dispoziții și reguli detaliate și cuprinzătoare privind utilizarea înlocuitorilor pentru semnătura autorului. Cu toate acestea, după ce au studiat o serie de documente de reglementare, se poate concluziona că sigiliile și timbrele facsimile pot fi utilizate în cazurile prevăzute de lege și prin acordul părților. În acest caz, în a doua versiune, acest paragraf (posibilitatea de a înlocui semnătura cu o tipărită sau cu o altă metodă de copiere) trebuie specificat separat. Este important să înțelegem că facsimilul este un analog complet al unui autograf scris de mână. În consecință, ștampila plasată pe document conferă hârtiei aceeași importanță și importanță juridică ca și semnătura persoanei autorizate. Facsimilul este inacceptabil să folosească, pentru hârtii, a căror semnare este plină de consecințe și obligații materiale pentru părți. Documentele financiare, apelurile și cererile către serviciul fiscal și organizațiile federale, precum și facturile, scrisorile de avocat și eșantioanele de semnătură ar trebui să fie întotdeauna executate în scris.
Când este potrivit să folosiți facsimile?
Orice organizație poate face reguli și reglementări separate cu privire la utilizarea mijloacelor pentru certificarea documentelor care înlocuiesc o semnătură scrisă de mână. În acest caz, utilizarea facsimilelor trebuie efectuată cu normele de avizare prevăzute în statut și în alte documente de reglementare ale companiei.De asemenea, în documentația oficială este necesar să se indice lista persoanelor autorizate să stocheze și să utilizeze acest sigiliu. La ce hârtii pot fi utilizate facsimilele? Teoretic, acestea sunt toate tipurile de documentație, a căror semnare nu implică răspundere. Este de dorit ca în textul documentelor să fie indicată posibilitatea acestei versiuni de certificare. Nu uitați că facsimilul de pe documente are aceeași putere ca o semnătură reală. Dacă este necesar, anularea valorilor mobiliare aprobate prin această metodă va fi la fel de dificilă ca și cele semnate manual. Dacă este necesar să semnați câteva lucrări și managerul nu este capabil să efectueze această lucrare personal, puteți face fără un fax. O alternativă este emiterea unei procuri temporare în numele angajatului autorizat să certifice tipul de documentație cerut.
Cum să obțineți ștampila facsimilului?
Puteți comanda producerea unui sigiliu care copiază o semnătură personală la orice organizație care oferă servicii de ștampilare. Companii similare sunt disponibile astăzi în toate orașele destul de mari. Nu este necesară prezentarea oricăror documente pentru comandarea facsimilelor. Ceea ce este deosebit de frumos, ștampilele și ștampilele care repetă o semnătură personală sunt de obicei ieftine (în limita a 500-800 de ruble) și pot fi făcute în câteva zile.