Atunci când intră într-un loc de muncă, un nou angajat oferă angajatorului o cantitate enormă de informații personale. Acest lucru se datorează parțial nevoilor de producție. Indiferent de natura datelor furnizate, acestea trebuie stocate și protejate corespunzător. Dacă acest lucru nu se întâmplă și informațiile personale ale angajaților sunt dezvăluite, atunci daunele semnificative sunt aduse salariaților (atât demnitatea, cât și siguranța personală). Prin urmare, este important să luăm în considerare mai detaliat conceptul de „date cu caracter personal”. Ce se aplică pentru ei? Cum trebuie depozitate? Care sunt metodele de protejare a datelor cu caracter personal? Cine reglementează procesul de stocare și prelucrare a acestora? Răspunsurile la aceste întrebări și alte câteva vor fi furnizate direct în acest articol. Fii cât se poate de atent.
Legea privind datele cu caracter personal
O varietate de reglementări oferă definiții diferite ale conceptului de „date personale ale unui angajat”. Pentru a înțelege ce se înțelege exact, este necesar să corelați diferitele lor poziții. Baza lor legislativă este legea „privind datele cu caracter personal” și o serie de norme cuprinse în Constituția Federației Ruse.
Deci, cum rămâne cu informațiile colectate de la angajații întreprinderii? Acești angajați devin subiecți ai datelor cu caracter personal. Acest tip de informații include următoarele date: nume complet, date despre naștere, starea civilă, locul de reședință, starea socială, informații despre veniturile curente, date despre educație, etc.
Aceste date se referă la tipul de informații cu acces limitat, deoarece este legal confirmat faptul că nimeni nu poate fi afectat în viața personală. Acest lucru este valabil și pentru datele cu caracter personal.
Astfel de informații sunt necesare pentru a identifica eficient cetățeanul. Și dacă vorbim despre un angajat, atunci datele personale oferă informații despre el ca profesionist într-un anumit domeniu de activitate. Prin urmare, este logic că numai informațiile personale se referă la informațiile personale ale salariatului, care sunt legate de potențialul său profesional și de specificul îndeplinirii atribuțiilor sale de serviciu.
Constituția Federației Ruse garantează cetățenilor confidențialitatea vieții lor personale. Iar informațiile personale sunt direct legate de aceasta. Acest lucru este determinat de Decretul relevant al președintelui Federației Ruse, care confirmă caracterul confidențial al acestui tip de informații și consolidează lipsa accesului la acestea pentru public.
În același timp, Codul Muncii al Federației Ruse oferă o definiție destul de restrânsă a conceptului analizat. El susține că datele personale ale angajatului sunt informații necesare managerului său în legătură cu îndeplinirea îndatoririlor sale profesionale directe și care se referă exclusiv la un anumit angajat.
Prelucrarea datelor cu caracter personal
De ce am nevoie să prelucrez și să păstrez date personale? Acestea sunt necesare pentru a implementa corect activitatea muncii a întreprinderii.
Obiectivele procesării lor sunt următoarele:
- faptul ocupării forței de muncă;
- bază pentru avansarea în carieră;
- efectuarea plăților salariale;
- monitorizarea implementării lucrărilor.
Există o serie de metode pentru protejarea informațiilor personale. Lucrătorii au tot dreptul să știe cum sunt stocate și utilizate datele lor personale. Este responsabilitatea managerilor să familiarizeze angajații cu aceste informații. Angajații confirmă faptul notificării cu o semnătură personală.
Tipuri de date cu caracter personal
Ce fel de informații personale despre angajați ar trebui colectate sunt determinate de Codul Muncii, Constituția Federației Ruse și o serie de legi federale. Deci, două tipuri de documente sunt necesare. Prima dintre ele este documente legate de depunerea unui contract de muncă. Al doilea este documentația solicitată sau întocmită direct de angajator.
Deci, datele personale sunt clasificate după următoarele criterii:
Gradul de acces
- Disponibil public. Disponibil pentru o gamă largă de oameni.
- Confidential. Disponibil numai pentru persoanele pe care le-a permis angajatul.
direcție
- Special. Viață personală, cazier judiciar, credințe religioase, credințe politice.
- Convențională. Tot ceea ce nu se aplică datelor speciale.
conținut
- Biometrice. Caracterizează fiziologia.
- Nu biometric. Date care nu sunt biometrice.
Tipuri de date cu caracter personal
În ce tipuri de date personale se împart? Ce se aplică pentru ei?
Este important să înțelegem că toate informațiile stocate în întreprindere cu privire la un anumit angajat pot fi vizualizate din două puncte de vedere diferite.
- Date privind starea civilă și familia salariatului (membrii săi individuali), și anume: prezența persoanelor dependente, prezența copiilor, vârsta și numărul lor, starea de sănătate.
- Informații despre un anumit angajat, și anume: nume complet (pașaport), profesie, starea de sănătate, precum și orice circumstanțe speciale.
Șeful întreprinderii este obligat să formuleze un act de reglementare de importanță locală, care are în vedere procedura care determină stocarea datelor cu caracter personal. Poate fi prezentat sub diferite forme. De exemplu, poate fi Regulamentul privind datele cu caracter personal.
Așadar, vom discuta mai detaliat una dintre nuanțe. Date personale: ce li se aplică? Informații conținute în fișierele personale. Este vorba despre următoarele:
- detaliile pașaportului (locul și anul nașterii etc.);
- copia diplomei;
- copia documentelor care confirmă prezența deprinderilor și cunoștințelor speciale;
- copia documentelor asigurării de pensie de stat;
- alte documente.
Deci, pentru a rezuma, ce înseamnă conceptul de date cu caracter personal? Ce se aplică pentru ei? Aceasta este informația personală despre angajat de care are nevoie angajatorul pentru a utiliza în mod eficient potențialul și abilitățile angajatului. Acesta din urmă, desigur, trebuie să își dea consimțământul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal. Dacă sunt respectate toate formalitățile, informațiile vor rămâne cât mai sigure.
Responsabilitate de divulgare
Este important să se țină cont de faptul că 152 Legea federală „Cu privire la protecția datelor cu caracter personal” prevede numai responsabilitatea administrativă a companiei pentru dezvăluirea datelor cu caracter personal ale unui angajat. Aceasta înseamnă că, dacă o organizație nu este în măsură să garanteze angajaților protecția absolută a informațiilor lor personale, atunci numai o amendă îl așteaptă. Mai mult, valoarea pedepsei monetare pentru stocarea necorespunzătoare a datelor cu caracter personal este absolut ridicolă. În general, acestea variază de la cinci la zece mii de ruble. Desigur, acesta este cazul când este vorba doar de plăți unice. De regulă, în întreprinderile în care există astfel de probleme, încălcările sunt multiple, ceea ce înseamnă că valoarea amenzii crește semnificativ.
Cu toate acestea, costurile în numerar sunt departe de cea mai importantă consecință a faptului că utilizarea datelor cu caracter personal are loc în mod greșit. Acest lucru afectează foarte mult reputația companiei. La urma urmei, când angajații își dau consimțământul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal, se așteaptă ca siguranța lor să fie garantată. Dacă se dovedește altfel, un astfel de personal refuză să se ocupe de o companie de acest fel.Compania pierde capacitatea de a angaja profesioniști.
Modul în care Roskomnadzor verifică protecția datelor cu caracter personal
În acest caz, ne interesează 152 Legea federală „Cu privire la protecția datelor cu caracter personal”. El este cel care este baza legislativă pentru implementarea acestei funcții.
De obicei, Roskomnadzor verifică trei domenii principale ale sferei luate în considerare:
- Mass-media.
- Comunicare.
- Protecția datelor cu caracter personal.
Regulamentul privind datele cu caracter personal recomandă ca Roskomnadzor să efectueze astfel de verificări de cel puțin trei ori pe an. Această regulă se aplică inspecțiilor programate. Neprogramate sunt produse la nevoie. Care ar putea fi motivul pentru asta? De exemplu, dacă un audit planificat a fost efectuat de mult timp. Sau dacă trebuie să vă asigurați că au fost luate în considerare comentariile anterioare și au fost făcute modificările necesare.
Reguli pentru stocarea datelor cu caracter personal
Fiecare companie trebuie să fi elaborat reguli speciale care guvernează modul în care datele personale ale angajaților sunt stocate și utilizate. Există mai multe opțiuni pentru modul în care poate fi executat exact documentul descris. Aceasta poate fi o dispoziție separată sau o secțiune inclusă în Regulile interne locale. Fiecare angajat are dreptul de a participa la elaborarea și implementarea măsurilor de protejare a datelor cu caracter personal. De aceea, toți angajații trebuie să cunoască cu atenție documentul descris.
Va fi necesar să compunem o listă de date cu caracter personal și o listă de angajați, precum și să creăm un șablon de document. Trebuie să fie semnat de toată lumea care lucrează la întreprindere.
Depozitare fizică
Există diverse modalități de stocare a datelor. Unii nu sunt pregătiți să treacă la arhivele electronice, ceea ce înseamnă că preferă să desfășoare activități în mod tradițional (adică pe hârtie). Esența metodei este de a stoca toate datele despre angajați, documentele sale personale și copii într-un folder literal numit fișier personal.
Care sunt avantajele acestui tip de evidență personală? Printre ele se numără următoarele:
- toate informațiile sunt ușor de găsit, deoarece sunt situate într-un singur loc;
- datele pot fi ușor sistematizate;
- căutarea de informații durează cât mai curând posibil.
Cu toate acestea, această metodă prezintă unele dezavantaje. De exemplu, următoarele:
- disponibilitatea resurselor suplimentare pentru depozitare, cum ar fi camere speciale, echipamente, seifuri, etc.
- complexitatea procesului;
- Aptitudini speciale necesare pentru documentarea pe hârtie.
Uneori, departamentele de resurse umane preferă să stocheze separat informații despre un angajat (în diferite dosare tematice). Deci, toate contractele de muncă, chestionarele și alte documente pentru toți angajații sunt stocate separat. Sunt numerotate pentru o căutare mai convenabilă. Această metodă este mai puțin intensiv în muncă decât cea descrisă mai sus și nu necesită abilități speciale de la un angajat al departamentului de personal.
Cu toate acestea, el nu este lipsit de defecte. Printre ele se numără următoarele:
- este necesar un timp mare pentru a găsi datele necesare despre un anumit angajat;
- riscul de scurgere a informațiilor confidențiale este semnificativ crescut.
Depozitare electronică
În acest caz, departamentele de resurse umane preferă să folosească baze de date electronice și o varietate de sisteme informaționale. Adesea, aceasta asigură securitatea datelor cu caracter personal.
Care sunt avantajele acestui tip de stocare a informațiilor? Principalele vor fi enumerate mai jos:
- nu este nevoie să aveți o arhivă mare;
- economii semnificative de spațiu;
- nu există restricții la termenul de valabilitate;
- Este convenabil să prelucrați date cu caracter personal și nu durează mult timp;
- accesul neautorizat la date este practic exclus;
- nu sunt necesare resurse suplimentare.
Există, desigur, câteva minusuri. De exemplu, următoarele:
- necesitatea de a face backup pentru întreaga bază de date;
- au nevoie de un specialist care să administreze sistemul informațional;
- vor fi necesare cheltuieli pentru echipamente și software special concepute;
- Un angajat care prelucrează datele personale trebuie să fie extrem de competent.
Ce metode sunt utilizate pentru a proteja eficient informațiile personale ale angajaților?
- Faceți spațiile în care datele cu caracter personal sunt prelucrate complet închise altor angajați.
- Angajații trebuie să obțină permisiunea specială pentru a primi orice informații.
- Stocarea datelor ar trebui organizată în mod clar.
Dată fiind prezența atât a dezavantajelor, cât și a avantajelor fiecăreia dintre metode, de regulă, angajatorii le combină. Nu contează ce metodă de stocare a informațiilor este utilizată, angajatorul, într-un fel sau altul, trebuie să obțină consimțământul salariatului pentru a prelucra informațiile sale personale.
concluzie
Date personale - informații confidențiale care pot fi colectate de către angajator pentru a identifica identitatea angajatului, precum și pentru a determina nivelul de calificare a salariatului și potențialul său profesional. Există mai multe modalități de stocare și procesare a informațiilor personale (pot fi înregistrate pe suport hârtie sau electronic, în funcție de preferințele departamentului de personal și de capacitățile întreprinderii). Protecția datelor cu caracter personal ar trebui să fie prima prioritate a departamentului relevant, întrucât acesta este dreptul angajatului, care este garantat de Constituția Federației Ruse. Este important să vă cunoașteți bine drepturile pentru a vă putea proteja într-o situație controversată.