Contabilii au adesea îndoieli cu privire la modul de emitere corectă a unei facturi și când ar trebui să fie notat în cărțile de contabilitate. Să vedem care este acest document și cum să îl utilizăm.
Factura este un document distribuit, conform căruia se percepe atât plata pentru bunuri, cât și deducerea de impozite. În contabilitatea internațională, acest document arată astfel:
Ce spune Codul fiscal
Conform Codului fiscal, perioada de emitere a unei facturi este limitată la 5 zile lucrătoare - de fapt, o săptămână. Această perioadă este considerată după cum urmează:
- în ziua primirii plății în avans (integral sau integral) în ceea ce privește livrările ulterioare sau transferul de proprietate;
- în ziua livrării efective a mărfurilor (prestarea de servicii sau prestarea de muncă), transferul dreptului de proprietate.
Perioada de cinci zile este considerată din ziua următoare datei primei expedieri. Dacă factura a fost emisă pentru lucrare sau prestarea de servicii, termenul limită pentru facturare este calculat de la data furnizării complete a lucrării sau serviciilor. Vă rugăm să rețineți: nu este vorba despre începerea lucrărilor, ci despre furnizarea completă a serviciilor sau lucrărilor convenite. Excepție fac cazurile în care lucrările vor fi efectuate la un avans și această circumstanță este indicată în mod expres în contractul economic. În acest caz, o factură în avans este emisă contrapartidei. Termenul limită pentru eliberarea acestor documente este de cinci zile de la data în care banii au fost creditați în cont.
Zile lucrătoare și zile libere
Se întâmplă ca termenul limită pentru emitere să cadă într-o zi nelucrătoare. În acest caz, art. 6.1 din Codul fiscal permite vânzătorului să amâne factura până în prima zi lucrătoare după o perioadă de cinci zile. Dar această normă trebuie folosită foarte atent, deoarece chiar și o întârziere de o zi va duce la faptul că factura nu va fi contabilizată la următorul audit fiscal. Prin urmare, auditorii și experții contabili cu experiență recomandă facturarea în acest caz în avans, fără a aștepta sfârșitul perioadei de cinci zile. Facturarea se poate face în aceeași zi în care a fost efectuată tranzacția comercială corespunzătoare. Dacă este necesar, factura poate fi întotdeauna ajustată.
Facturi unificate
Conform Codului Fiscal, unele întreprinderi comerciale au voie să emită facturi unice (consolidate) pentru vânzări pe baza rezultatelor lunii raportate. Dreptul de a lucra pe un singur cont trebuie stabilit în contract. Este permis să lucreze în această formă contractanților care efectuează:
- furnizarea continuă de bunuri;
- furnizarea continuă de servicii de transport sau logistică;
- furnizarea de energie electrică, resurse de combustibil;
- furniza servicii de comunicare;
- vinde zilnic și continuu mărfuri.
Dacă contrapartidele au lucrat mai puțin de 30 de zile calendaristice, factura ar trebui să fie emisă până la data limită de livrare. În acest caz, inspectorii pot insista că este încălcat principiul regularității și continuității ofertei. Prin urmare, noile contrapartide cu o rată de factură uniformă ar trebui abordate cu prudență.
În ceea ce privește Codul fiscal, perioada de emitere a facturilor pentru luna de raportare urmează în termen de cinci zile din luna următoare celui raportat. Dar trebuie să înregistrați astfel de conturi în luna în care au fost efectuate primele vânzări ale mărfurilor primite.
Responsabilitatea pentru neîndeplinirea termenelor
Codul penal nu indică sancțiuni pentru încălcarea termenelor pentru emiterea facturilor. Dar, de regulă, inspectorii sunt ghidați de art.120 din Codul fiscal și este solicitat pentru facturarea cu întârziere, ca și pentru ne-facturarea în general. Acest lucru este valabil mai ales pentru documentele care trebuie create la joncțiunea a două perioade de raportare. De exemplu, dacă o factură ar trebui emisă luna trecută, dar creată doar în luna curentă, inspectorii pot considera aceasta ca o lipsă a facturii și să amendeze compania.
Deconturi
Până acum, am vorbit despre facturile emise pentru primul eveniment, precum livrarea de bunuri sau prezentarea efectivă a serviciilor. Și cum să scrii și să calculezi termenul de facturare în avans? Cât de curând ar trebui să fie transmis contrapartidei?
Calendarul facturilor în avans este direct legat de obligația fiscală a companiei. Banii primiți de companie în legătură cu activitatea comercială devin automat baza pentru impozitare, iar factura este un document care certifică corectitudinea primirii banilor.
Dacă primul eveniment este primirea de fonduri în contul curent, atunci termenul limită pentru emiterea unei facturi în avans începe în aceeași perioadă și în aceleași condiții ca factura de livrare a mărfurilor. Astfel, pentru fondurile pre-transferate, o obligație fiscală apare în termen de cinci zile de la primirea banilor, ceea ce ar trebui să fie reflectat în documentul relevant. Aceste termene pentru emiterea facturilor în avans sunt stabilite la articolul 164, paragraful 4 din actualul Cod fiscal.
Documente electronice
09/02/2010 Serviciul fiscal al Federației Ruse a recunoscut dreptul contribuabililor de a lucra cu eșantioane electronice de documente fiscale și contabile. Pentru prima dată, un document electronic este recunoscut ca echivalent și este acceptat împreună cu documentele pe hârtie. Această normă este stabilită la paragraful 1 al art. 169 Cod fiscal. Termenele limită pentru emiterea facturilor electronice sunt similare cu perioada de păstrare a documentelor pe hârtie, deoarece în acest caz atât documentele de hârtie cât și cele virtuale sunt identice.
Pentru punerea în aplicare a acestei prevederi, o comandă separată a serviciului fiscal a aprobat formatele facturilor electronice, jurnalele de contabilitate pentru aceste documente și alte cărți. Procedura de lucru cu astfel de documente este similară cu fluxul de lucru pe hârtie. Se acordă o zi pentru fiecare schimb de facturi, dar, de fapt, datorită internetului, operația durează câteva secunde. Schimbul de conturi este stabilit în Ordinul 174 n și constă în următoarele:
- Data la care apare factura în contabilitatea contrapartidei este data în care operatorul primește un astfel de fișier. Vă rugăm să rețineți: nu data facturii, ci data primirii de către operator.
- Primirea facturilor electronice de TVA, termenul limită pentru emiterea acestor documente nu se contabilizează de la data înscrisului, ci de la expedierea facturii către cumpărător de către operator. Prin urmare, termenul limită pentru facturarea de către vânzător depinde nu numai de primul eveniment, ci și de transmiterea unui document electronic către operator.
O dovadă de primire a documentului poate fi o notificare. Anterior, era o cerință obligatorie a unei facturi electronice. Acum acest document este o completare a contului și este executat numai în caz de acord suplimentar între contrapartide.
Înregistrare factură
Contabilitatea facturilor, care stau la baza tranzacțiilor fiscale, se realizează în registrele de contabilitate. Din ianuarie 2015, numai contribuabilii fiscali trebuie să păstreze astfel de reviste. Dar există excepții de la această regulă. Deci, conform regulilor și reglementărilor existente, jurnalul de factură ar trebui să fie disponibil:
- cu contribuabilii;
- persoane scutite de obligația de a fi contribuabil;
- persoanele care nu sunt înregistrate ca contribuabili dacă emite periodic sau primesc facturi la desfășurarea activității, reprezentând în același timp interesele altor persoane în baza acordurilor bilaterale.
O listă completă a principiilor pentru prelucrarea și stocarea acestor documente este cuprinsă în Regulile pentru menținerea registrului de facturi aprobat în 2011.
Procedura de completare a facturilor
Conform Regulilor de completare, contribuabilii au posibilitatea de a indica informații suplimentare în acest document. Acestea includ:
- detalii ale documentului primar (factură, extras bancar);
- numele persoanei care emite factura cu detaliile legale și de decontare curente.
Menționarea documentelor primare permite vânzătorului să indice informații suplimentare nu numai pentru vânzători, ci și pentru cumpărători, de exemplu, este posibilă precizarea datei de acceptare a mărfurilor sau termenul limită pentru finalizarea lucrărilor, alte informații de interes pentru partea opusă. Pentru a regla fluxul de informații necesare, a fost permisă o asemenea adăugare.
Noi schimbări
În 2017, documentul a fost modificat. Deci, cerința obligatorie este codul tipului de mărfuri TN FEA, care este necesar pentru supravegherea deducerilor pentru grupul de mărfuri. În cazul unui grup de mărfuri, deducerea este acceptată în vechea comandă, iar în tranzacțiile cu bunuri necalificate, deducerea se efectuează în noua formă. Codul tipului de mărfuri TN VVED a devenit obligatoriu pentru indicarea în document. Acest lucru se datorează faptului că acest cod este necesar pentru monitorizarea deducerilor pentru mărfurile grupului de mărfuri, care sunt acceptate în vechea comandă. Toate celelalte grupuri de produse sunt întocmite în forma curentă.
În conturile noi, este necesar să se indice adresa care trebuie să corespundă datelor din registru. Anterior, a fost suficient să specificăm detaliile din documentele constitutive, acum noile reguli obligă să facă corespondență atât în factură, cât și în registrul persoanelor juridice.
Facturare de ajustare
Facturile de ajustare sunt emise dacă a existat o modificare a valorii bunurilor, serviciilor sau lucrărilor. Mărimea modificărilor în acest caz este indicată în coloana 5 a facturii. În cazul în care numărul de unități de bunuri de muncă sau servicii a furnizat modificări, modificările sunt făcute în coloana 3.
Perioadele de facturare pentru buget și ajustare
Înainte de a afla despre momentul emiterii facturilor de ajustare, nu va fi inutil să vă familiarizați cu contractul în baza căruia se desfășoară activitatea acestei întreprinderi cu contrapartida. Dacă contractul indică posibilitatea de a face modificări, acestea ar trebui să fie făcute într-o perioadă de cinci zile după aprobare. Confirmarea unui astfel de consimțământ poate servi drept act de discrepanță stabilită, certificat de ambele părți.
Toate acțiunile fiscale cu facturi și facturi corective se referă la perioada în care au fost emise aceste documente. Pe baza facturii de ajustare emise în direcția reducerii costului total de livrare, furnizorul are dreptul de a reduce propriile obligații fiscale. Pentru a primi o deducere de TVA, vânzătorul formează o factură negativă. Astfel, valoarea TVA se reduce cu valoarea contului complet minus suma contului corectant. Dimpotrivă, cumpărătorul are obligația suplimentară de a-și majora TVA-ul pe baza facturii. Pentru facturile electronice, se aplică cerințe similare. Termenul limită pentru emiterea unei facturi de ajustare a formatului electronic este același ca pentru documentele pe hârtie - în termen de cinci zile de la semnarea Raportului de discrepanță.
Corectarea erorilor la facturi
Acest lucru este posibil dacă în factură s-au găsit următoarele:
- o eroare în detaliile cumpărătorului sau vânzătorului;
- Cota de impozitare incorectă
- tipografie simplă.
Dacă factura ar trebui corectată, ar trebui să fie pregătit un nou document revizuit. Indiferent de momentul emiterii corecției, factura corectată este atribuită aceleiași perioade fiscale în care a fost efectuată operațiunea și a fost întocmită factura inițială.Dacă factura, care a fost emisă cu o eroare, nu conduce la refuzul restituirilor de TVA, atunci nu poate fi corectată.
Numerotarea facturilor principale și corective într-o perioadă este continuă. Corecțiile la facturile de ajustare sunt pregătite în același mod ca și cele originale. Numerotarea conturilor corectate dintr-un singur cont începe întotdeauna cu unul. O înregistrare se face în jurnalele de contabilitate: factura este o astfel de corecție nr. 1 și este un cont care ar trebui să fie luat în considerare la calcularea TVA.