Momentul unui audit intern va depinde în mare măsură de locul în care se realizează. Pentru a efectua o verificare, aveți nevoie de un fel de eveniment sau informații despre acest eveniment. Numai după aceasta, managerul poate numi un audit intern. Vom spune mai detaliat.
Conceptul
Un audit intern este o activitate care are ca scop stabilirea vinovăției unui angajat și a circumstanțelor unui accident. Ca atare, termenul de „audit de servicii” nu există, cel puțin pentru întreprinderi. Dar pentru serviciul public, acesta este disponibil și înscris în acte normative.
Dar organizațiile comerciale continuă să efectueze audituri interne, acestea sunt aprobate în actele de reglementare locale ale companiei. Chiar și în absența unei legi care să guverneze o anchetă internă, aceasta trebuie realizată cu respectarea tuturor normelor.
Obiectiv de verificare
Înainte de a vorbi despre momentul auditului intern, trebuie să vă dați seama care este scopul conducătorilor, efectuând un audit intern. Conducerea organizației dorește să stabilească toate motivele, circumstanțele sau condițiile în care salariatul a comis un act ilegal. Această acțiune ar trebui să afecteze angajații organizației, liderul acesteia. De regulă, nici organismele de stat care au puteri nu stau deoparte.
Rezultatele inspecției executate corect pot fi o dovadă a acțiunilor legitime ale șefului sau o sursă informativă pentru organismele autorizate.
În ce cazuri este verificarea
Desigur, trebuie să cunoașteți calendarul auditului intern, dar nu mai puțin importante sunt informațiile în ce cazuri se realizează.
Deci, un audit intern se realizează dacă:
- Angajatul nu a venit la muncă.
- Un angajat nu se află la locul său de muncă fără un motiv întemeiat sau un cetățean este intoxicat, intoxicat sau intoxicat.
- Angajatul pleacă de la muncă înainte de sfârșitul zilei de lucru.
- Angajatul refuză să se supună unui examen medical sau să plece într-o călătorie de afaceri, în timp ce nu există motive întemeiate pentru acest lucru.
- Angajatul nu merge la muncă în vacanță sau zi liberă, deși aceasta nu reprezintă o încălcare a Codului muncii.
- Refuză să se supună unui test de cunoștințe sau a unei instruiri privind protecția muncii.
- Un angajat cheltuiește intenționat numerar în plus.
- Angajatul stochează sau înregistrează incorect activele corporale ale întreprinderii.
- Un angajat strică sau distruge în mod intenționat materii prime, produse finite sau materiale.
- Angajatul refuză să primească o parte din proprietate sau integral prin procură.
- Un angajat a comis o infracțiune sau o faptă ilicită.
- Un angajat încalcă programul pentru plata salariilor, beneficiilor sau pensiilor fără un motiv întemeiat.
- Cauzând daune materiale din vina angajatului persoanelor fizice, juridice sau statului. Acesta ar trebui să fie un fapt consacrat, care este susținut de o decizie a instanței care a intrat în vigoare.
- Încălcări multiple ale procedurii legale pentru examinarea cererilor de la cetățeni, persoane juridice sau antreprenori individuali. Aceasta include, de asemenea, refuzul de a lua în considerare apelurile cetățenilor, persoanelor juridice și ale antreprenorilor, dacă este în competența organismului.
- Cazuri multiple de furnizare de informații incorecte sau incomplete organismelor autorizate.
- Atitudine neglijentă față de respectarea disciplinei muncii de către subordonați.În plus, efectuarea unui audit intern este afectată de disimularea încălcărilor de către subordonații disciplinei executive și de muncă sau de lipsa de responsabilitate pentru astfel de acțiuni.
- Angajatul a încălcat reglementările de securitate sau de sănătate care au dus la decesul sau rănirea unui alt angajat.
- Angajatul nu a luat măsuri pentru a elimina încălcările în termenul prevăzut de lege sau nu a plătit compensații pentru prejudiciul cauzat.
Metode de verificare
Momentul auditului intern depinde direct de ce opțiune alege șeful întreprinderii.
Există doar doi dintre ei.
- Se creează o comisie specială, care trebuie să se ocupe de situația din momentul efectuării auditului intern cu privire la angajat.
- Un anumit angajat este numit revizor; de regulă, el este șeful unității în care a fost comisă încălcarea.
Procedura de inspecție a Comisiei
Procedura și condițiile pentru efectuarea unui audit intern în acest caz vor fi următoarele:
- În primul rând, apare baza verificării. Acestea pot fi documente sau informații care indică faptul că angajatul a comis o faptă ilegală. Aceasta include declarații, petiții, protocoale, contestații, decizii și multe altele.
- Verificarea ar trebui să înceapă în termen de trei zile de la primirea informațiilor sau a documentelor. Perioada de diligență scadentă este de treizeci de zile de la data numirii. Acest lucru se datorează faptului că articolul 192 din Codul muncii specifică perioada în care poate fi aplicată o sancțiune disciplinară unui angajat.
- Datele efectuării unui audit intern pentru un angajat, precum și condițiile și procedura acestuia sunt prevăzute în ordinea sau ordinea conducătorului organizației. Pe lângă aceste date, documentul conține motivele pentru care a început auditul, puterile și componența comisiei, termenul limită pentru furnizarea rezultatelor șefului auditului.
De obicei, comisia include angajații departamentului de personal, juridic și contabil al întreprinderii. Dacă este necesar, atunci includeți angajații din alte departamente.
Important este că persoana care a comis fapta nu poate fi inclusă în comisie. Persoanele care sunt rude sau prieteni ale infractorului nu sunt incluse în comisia de inspecție.
Dacă o organizație are o uniune, reprezentantul acesteia trebuie să fie inclus și în comisie.
Activitatea comisiei este supravegheată de conducătorul acesteia. El este responsabil pentru obiectivitatea auditului, respectarea termenelor și completitudinea auditului. Toți membrii comisiei sunt obligați să semneze o comandă pentru a efectua un audit. Acesta din urmă este semnat și de către infractor.
Activitățile comisiei sunt consemnate în procesul-verbal sau în raportul de ședință.
Drepturile Comisiei
Membrii comisiei și președintele acesteia pot:
- Primiți explicații scrise de la angajații organizației sau alte informații care vă vor ajuta în desfășurarea auditului.
- Examinați documentele organizației și, dacă este necesar, atașați-le la materialele de verificare.
- Cereți informații sau documente legate de verificarea de la angajații organizației Comisia are dreptul nu numai să se familiarizeze, ci și să retragă documentele necesare comunicării.
- Dacă șeful întreprinderii a permis, comisia are dreptul să se consulte cu un terț specialist. Acest lucru se aplică numai la acele întrebări pentru răspunsurile la care trebuie să aveți cunoștințe speciale. De asemenea, comisia poate solicita documente de la persoane fizice, juridice sau agenții guvernamentale.
- Toate informațiile primite ar trebui documentate.
Responsabilitățile Comisiei
Pe lângă drepturi, comisia are propriile responsabilități. Printre ele se numără:
- Luând tot felul de măsuri pentru a studia proiectarea informațiilor cu privire la un act comis.
- Luarea în considerare și includerea în materialele de verificare a aplicațiilor care vin în timpul acesteia sau se referă la acestea.
- Asigurarea confidențialității și siguranței datelor de audit, nedivulgarea rezultatelor acestora până când șeful nu le aprobă.
- Elaborarea de concluzii cu privire la rezultatele investigației.
- Pregătirea propunerilor cu privire la gradul de responsabilitate al salariatului care a comis infracțiuni
- Prezentarea la timp a șefilor a rezultatelor auditului.
Drepturile violatorului
Trebuie respectat intervalul de timp pentru efectuarea unui audit intern în departamentul de afaceri interne sau organizația neguvernamentală, dar acest lucru nu înseamnă că ar trebui încălcate drepturile persoanei care este inspectată. Și are următoarele drepturi:
- Nu dați o explicație scrisă a faptei.
- Solicitați ca materialele și documentele prezentate să fie atașate la audit.
- Trimiteți o declarație liderului pentru ca unii membri ai comisiei să fie înlocuiți și argumentați acest lucru.
- După audit, familiarizați-vă cu materialele de încheiere și caz și semnați documentul. Dacă un angajat refuză să semneze, atunci este întocmit un act pe acest subiect.
- Nu recunoașteți rezultatele auditului și acțiunile șefului și faceți apel la instanță.
- Refuzați daunele voluntare.
Datele verificării în organizații
Organizația are o perioadă de audit de afaceri de treizeci de zile. Începe să numere după înregistrarea unui document, care este întocmit de inițiatorul verificării. Aceasta poate fi o declarație a unuia dintre angajați sau o comandă a supraveghetorului imediat.
Condițiile auditului intern nu includ concediul medical și concediul pentru angajați. După ce se ia decizia finală, aceasta din urmă trebuie să fie convenită cu comisia. Aceasta poate dura până la șase luni, iar această perioadă nu este inclusă și în această perioadă. Indiferent de momentul inspecției, sentințele pentru angajatul vinovat sunt limitate în fiecare caz în mod diferit. De exemplu, pentru o încălcare disciplinară, puteți fi pedepsit timp de șase luni, în timp ce pentru fraudă cu finanțe, termenul va fi mai lung cu un an și jumătate.
Verificați în caz de neprezentare la locul de muncă
Pentru ca absența unui angajat la locul de muncă să fie considerată înrăutățire, sunt necesare motive. În timp ce nu sunt acolo, o persoană lipsește din cauza circumstanțelor inexplicabile. Dacă nerespectarea a cauzat consecințe grave care au afectat activitatea întreprinderii, angajatul poate fi concediat sau mustrat. Atât pentru asta, cât și pentru altul, bazele sunt necesare. Acestea pot fi găsite numai în timpul auditului intern. Deoarece termenul limită pentru efectuarea unui audit intern nu poate depăși treizeci de zile, acesta trebuie să treacă rapid.
Va începe abia după ce apare o notă. Autorul său poate fi fie un supraveghetor direct, fie orice alt angajat. Când un angajat apare la serviciu, el trebuie să explice motivul comportamentului său. Următoarele sunt considerate valide:
- Boala unui angajat sau membru al familiei. Este necesar să confirmați acest lucru cu un certificat de concediu medical sau certificat medical.
- Întârzierea din cauza lipsei de transport. De exemplu, un accident pe șinele de tramvai.
- Circumstanțe care nu depind de voința angajatului. Un exemplu este un accident de mașină.
Codul Muncii spune că, dacă un angajat nu este la muncă toată ziua, acest lucru poate fi numit înșelăciune. În ziua înțelepciunii este întocmit un anumit act, care va înregistra încălcarea.
Datele poliției
O perioadă de verificare a poliției este de paisprezece zile. Încep să o numere imediat ce capul primește informații despre încălcare. Perioada de desfășurare a auditului intern nu include timpul de vacanță al angajatului, concediul medical, călătoria de afaceri sau absența serviciului dintr-un motiv întemeiat. Oricare dintre aceste circumstanțe trebuie confirmată printr-un document, indiferent dacă este un certificat al departamentului de personal sau al unei alte documente.
Un audit intern nu poate fi efectuat mai mult de treizeci de zile.Chiar dacă sfârșitul acestei perioade se încadrează în vacanță sau zi liberă, nu trebuie încălcat termenul pentru efectuarea unui audit intern de către poliție, toate evenimentele trebuie să se încheie înainte de vacanță sau zi liberă.
Nu cu mult timp în urmă, o lege federală a fost adoptată pentru a prelungi perioada de inspecție. Acum, dacă șeful autorității executive sau adjunctul său a decis extinderea activităților, termenul auditului intern poate fi prelungit cu încă treizeci de zile.
Procedura de verificare oficială în Ministerul Afacerilor Interne
Nu diferă de ceea ce este acceptat în organizațiile obișnuite.
În primul rând, se emite un ordin pentru efectuarea unui audit. Acesta trebuie să indice data numirii, comisia și motivele pentru verificare. În ceea ce privește comisionul, acesta trebuie să fie format din cel puțin trei angajați. Trebuie să aibă cunoștințe și experiență suficiente. Șeful este numit șeful uneia dintre diviziile structurale ale Ministerului Afacerilor Interne.
Ordinul de a efectua inspecția este dat unui angajat autorizat, ținând cont de rangul său și de poziția salariatului care a făcut infracțiuni.
Proiectare raport
Dacă în termen de treizeci de zile evenimentele nu au produs rezultate speciale, prelungirea termenului de audit intern se prelungește cu încă treizeci de zile. După care se realizează o concluzie cu privire la rezultatele lucrării. Concluzia este împărțită în partea introductivă, descriptivă și finală.
Partea introductivă trebuie să conțină inițialele și prenumele angajatului, poziția acestuia. Dacă inspecția a fost efectuată de comisie, atunci sunt indicate informații despre fiecare dintre membrii acesteia.
În aceeași parte, indicați datele angajatului vinovat. Informațiile generale sunt completate de educație, experiență de muncă, numărul de recompense și sancțiuni și prezența sau absența sancțiunilor disciplinare.
A doua parte conține o descriere a motivelor de verificare, cât durează efectuarea unui audit intern, explicații ale angajatului, faptul încălcării, consecințelor și circumstanțelor acestui act, fapte care au fost descoperite în timpul anchetei și circumstanțe atenuante sau agravante.
Partea finală conține informații despre tipurile de răspundere și măsurile care pot fi aplicate făptuitorului. La fel și concluziile care țin de motivele actului și circumstanțele. Partea finală ar trebui să conțină, de asemenea, recomandări privind transferul cazului către autoritățile de investigare și furnizarea de asistență socială și psihologică angajatului.
concluzie
În articol, am examinat calendarul unui audit intern în Ministerul Afacerilor Interne și organizațiile comerciale. După cum ați reușit să observați, acestea nu diferă unele de altele. Și în asta, și într-un alt caz, comisiile sunt implicate pentru verificare, care studiază circumstanțele cazului.
Perioada de inspecție este aceeași, cu excepția posibilității de extindere a inspecției la Ministerul Afacerilor Interne cu încă treizeci de zile. În caz contrar, nu există diferențe, nici concediul și concediul medical în ambele cazuri nu sunt incluse în perioada de inspecție.
Aceasta este, desigur, toate informațiile uscate pe care aș dori să le diluez cu considerente morale și etice. Dacă sunteți angajat, trebuie să înțelegeți consecințele încălcărilor disciplinei, regulilor de siguranță și altor reguli la locul de muncă. Prin urmare, asigurați-vă că aveți suficiente dovezi despre propria nevinovăție în cazul în care un audit este efectuat împotriva dvs. Dar este mai bine, desigur, să nu permiteți astfel de gafe. Până la urmă, poți pune în pericol nu numai munca ta, ci și viața altcuiva. Prin urmare, urmați toate regulile, precauțiile de securitate la locul de muncă și avertizați conducerea în prealabil cu privire la problemele dvs. Și atunci verificarea serviciului nu vă va afecta.