Câmpul informațional al întreprinderii poate fi împărțit în trei mari grupuri: date tehnice, operaționale, comerciale. Toate acestea sunt necesare pentru o funcționare corectă și deplină. Anumite informații sunt disponibile tuturor, celelalte sunt clasificate și constituie un secret comercial.
Ce date există?
Cele comerciale sunt cele legate de produsele fabricate de companie, precum și idei despre volume. Aceasta include date despre contrapartidele cu care sunt încheiate tranzacțiile, prețurile la care mărfurile sunt furnizate clientului. În sfârșit, informațiile comerciale reprezintă conceptul de costuri de fabricație, stocare, vânzare a unui produs.
Informațiile tehnice vă permit să aflați totul despre produs, despre cum este creat. Din aceste date rezultă ce materiale și componente sunt necesare pentru fabricarea produsului, utilajelor și echipamentelor, tehnologiilor și instrumentelor utilizate în procesul de lucru. Ea răspunde la întrebarea care este secvența de fabricație a unui produs de calitate.
În cele din urmă, datele operaționale sunt cele care reglementează activitatea personalului, adică dau o idee despre sarcini și sunt utilizate și în controlul angajaților. Informațiile operaționale relevă modul în care procesul de producție este reglementat la întreprindere, cum pot fi ajustate măsurile comerciale și manageriale. Avantajul acestor date este capacitatea de a conecta toate procesele într-un singur complex, ceea ce permite crearea unui produs de înaltă calitate în cantități suficiente la costuri minime.
Când datele sunt bogăție
De ce compania are nevoie de un decret privind lista informațiilor care constituie un secret comercial? De unde vin informațiile care trebuie clasificate? De ce să ascundeți datele?
Trebuie să înțelegeți că informațiile pot avea o anumită valoare antreprenorială. Dezvăluirea acestor date poate duce la insecuritate economică a companiei. Pe baza acestui lucru, există trei mari grupuri de informații legate de activitatea oricărei companii moderne:
- deschis pentru utilizare în cercuri largi;
- limitat, accesibil autorităților ale căror drepturi sunt prevăzute de lege (de exemplu, anchetatorii, procurorii, inspectorii fiscali);
- este accesibil numai în cadrul companiei pentru o serie de angajați și uneori doar pentru echipa de conducere.
Atât al doilea grup, cât și cel de-al treilea grup sunt date care includ în lista informațiilor care constituie un secret comercial al întreprinderii. Aceasta înseamnă că au un anumit nivel de confidențialitate (determinat individual) și există restricții stricte la distribuție. Încălcarea lor poate duce la consecințe destul de grave.
Drept și ordine
Pentru ca unele informații să devină confidențiale, trebuie să introduceți documentul corespunzător la întreprindere - o listă de informații care constituie un secret comercial. Determinați ce să includeți în ea, pe baza caracteristicilor activității unei anumite organizații. Documentarea acestui pas este un pas foarte important. Dacă în viitor, cineva divulgă informații clasificate, puteți merge la instanță și să dovediți o încălcare a intereselor numai dacă fluxul de documente interne al companiei conține dispoziția relevantă și o ordine de intrare în vigoare.
Cine stabilește lista informațiilor care constituie un secret comercial? Elaborarea listei se face în comun de către conducătorii superiori, șefii de departament și persoana responsabilă de fluxul de lucru, dar aprobarea este preferința directorului general. Lista ar trebui să aibă detalii în conformitate cu regulile fluxului de lucru, stocate pe un suport tangibil. Este important ca în sistemul general de documentare a detaliilor sale să fie suficient pentru o căutare și identificare rapidă.Datele specificate într-o astfel de listă ar trebui să fie suficiente pentru a da o idee despre ceea ce ar trebui păstrat secret, dar nu pentru a dezvălui nimic de prisos.
Securitate - Securitate
Lista de informații care constituie un secret comercial (centru medical, complex de fabricație, cabinet de avocatură - nu contează în ce zonă operează compania, efectul legii este la fel de aplicabil tuturor) este necesar pentru un motiv. Dacă informațiile au fost introduse în ea, secretul acesteia este asigurat de legile țării noastre. Se disting următoarele grupuri de secrete protejate de standardele legale:
- bancare;
- comerciale;
- guvern;
- armata;
- serviciu.
Comercialul este un termen echivalat cu secretele de afaceri.
Și dacă este mai simplu?
Dacă reuniți tot ceea ce este menționat mai sus, puteți ajunge la următoarea concluzie: despre secretele comerciale se înțelege că înseamnă un astfel de drept inalienabil al oricărei companii care permite ca anumite date din interior să fie numite secrete și să le protejeze. Mai mult, informațiile nu vor fi un secret la nivel de stat. Misterul este asociat cu activitățile companiei, cu deciziile sale de management, evoluții tehnologice, aspecte monetare. Un indicator cheie al clasificării anumitor informații drept secrete comerciale este deteriorarea situației economice a organizației în cazul publicării datelor.
Nu numai informațiile care sunt deja valoroase din punct de vedere comercial, dar și orice informație care ar putea deveni una poate fi clasificată ca un secret. Lista informațiilor care constituie un secret oficial comercial conține toate acele tipuri de date care nu ar trebui să se încadreze în terțe părți, astfel încât compania să nu sufere pierderi. Din punct de vedere legal, accesul la astfel de informații nu poate fi obținut, dar întreprinderea trebuie să ia măsuri de protecție.
Este posibil și imposibil
Lista informațiilor care constituie un secret comercial al unei întreprinderi determină ce date pot fi dezvăluite terților și ce vor trebui să fie păstrate în secret. Dar merită să înțelegem: ce informații nu pot fi incluse în ea. În 1991, Rusia a adoptat o rezoluție sub numărul 35. Listează toate acele categorii de informații care nu pot fi ascunse.
Deci, nu puteți ascunde:
- documentația constitutivă;
- date din care rezultă că întreprinderea are dreptul de a lucra;
- informații despre formularele de raportare, care permite verificarea dacă impozitele și celelalte plăți sunt reglementate corect, astfel cum sunt reglementate de legea aplicabilă;
- numărul de angajați din întreprindere, nivelul de remunerare, condițiile de producție, posturile vacante;
- informații care reflectă respectarea regulilor privind contribuțiile obligatorii, plățile, precum și legile care reglementează protecția mediului, protecția muncii;
- date referitoare la legile antitrust;
- informații care confirmă faptul că compania a vândut bunuri care dăunau sănătății cetățenilor;
- date care confirmă faptul că oficialii participă și la societăți pe acțiuni, cooperative și alte întreprinderi.
Este pentru toată lumea?
Deci, creând o listă de informații care constituie secretul comercial al unei organizații, este imposibil să includem toate cele de mai sus în ea - legea spune acest lucru. În același timp, pentru toți la rând, aceste informații nu sunt, de asemenea, necesare pentru a dezvălui. Datele nu aparțin categoriei de acces deschis.
Cel mai simplu mod de a explica acest lucru este cu un exemplu. Așadar, informațiile despre cât sunt salariile mari și în ce raportare financiară de stat este disponibilă numai autoritățile de stat specializate. Autoritățile trimit companiei o solicitare de dezvăluire a acestor informații, iar omul de afaceri deschide numai ceea ce a fost solicitat de la el, în modul prevăzut de lege.
Unele persoane juridice au dreptul să solicite accesul la anumite date din lista de mai sus. Lista lor poate fi găsită în legile țării.Clienții pot solicita ca aceștia să furnizeze statutul companiei, precum și diverse certificate și licențe care confirmă faptul că compania funcționează legal și are nivelul necesar de calificare în domeniul său.
Protejarea informațiilor este dificilă
De ce este atât de dificil să compunem o listă de informații care constituie un secret comercial al unei organizații? Nici măcar nu este vorba despre restricții legislative. Pe de o parte, un client poate fi atras oferindu-i date complete cu privire la avantajele sale. Cu cât un potențial client are mai multe informații, cu atât este mai completă înțelegerea sa asupra companiei, cu atât este mai mare probabilitatea de a lua o decizie în favoarea acestei organizații.
Pe de altă parte, concurenții nu ar trebui să obțină prea multe date despre companie pentru a fi întotdeauna cu un pas în urmă. Doar un mic trunchi duce deja la o scurgere, care în fața concurenței acerbe pe piața modernă poate duce la o pierdere instantanee a poziției dominante.
Un exemplu de listă de informații care constituie un secret comercial
- Condițiile contractelor existente.
- Procese utilizate în producție.
- Planuri, perspective, pași propuși pentru dezvoltarea companiei.
- Standardele proceselor de afaceri.
- Date referitoare la negocieri cu anumite persoane (investitori, clienți, parteneri).
- Idei, cercetare, know-how.
- Finanțare (internă, externă).
- Riscuri, planificare fiscală.
Lista informațiilor care constituie un secret comercial în fiecare companie este întocmită individual. Totodată, sunt luate în considerare specificul domeniului de activitate și caracteristicile proceselor de lucru. Este posibil să introduceți la întreprindere o listă de informații care constituie un secret comercial, a cărui probă este preluată de pe World Wide Web? Vă rugăm să rețineți: pe Internet, toate aceste transferuri sunt furnizate în termeni generali, așa că trebuie să studiați cu atenție opțiunea care vă place pentru respectarea specificului activității companiei dvs. Deși, desigur, ca „schelet” atunci când se creează o listă de informații care constituie un secret comercial, eșantionul este util.
Secret comercial: mai mult
În primul rând, este necesar să avem în vedere mai detaliat caracteristicile dezvoltării strategice a companiei. Datele clasificate asociate cu aceasta sunt cheia dezvoltării cu succes a unei companii pe care concurenții nu o pot depăși. Lista informațiilor care constituie un secret comercial în acest domeniu:
- know-how, inovații de fabricație, tehnologii secrete;
- planuri, programe de dezvoltare a întreprinderii, planificare de informații care reflectă;
- investiții, metode de atragere a investițiilor;
- procesele de afaceri, regulile în conformitate cu care sunt stabilite, tehnologiile de management al întreprinderilor;
- caracteristici de configurare și funcționare a aparatului de management al organizației;
- informații care reflectă specificul securității companiei.
Ce zici de bani?
În acest domeniu, o listă aproximativă de informații care constituie un secret comercial este următoarea:
- acorduri, contracte încheiate de companie, condițiile, conținutul acestora;
- structura prețurilor produselor, costul mărfurilor fabricate, serviciile livrate;
- buget, caracteristici ale formării sale;
- informații care reflectă veniturile întreprinderii, rentabilitatea companiei și cât de mare este volumul de produse vândute;
- valoarea cererii, ofertei;
- date despre proprietatea companiei, inclusiv mărimea, compoziția, stocurile, oportunitățile de numerar;
- circulația bunurilor și a banilor în companie;
- informatii cu numerar, operatiuni bancare, investitii, solduri cont, imprumuturi, pasive;
- rezultatele cercetărilor de marketing;
- date privind salariile angajaților, inclusiv premii, plăți în natură, bonusuri.
Informații personale
Lista informațiilor care constituie un secret comercial în domeniul structurii companiei și a datelor cu caracter personal:
- contractele încheiate în numele întreprinderii cu angajații;
- adrese, starea civilă a angajaților, numere de telefon;
- informații care reflectă modificările planificate ale personalului companiei.
Relația cu ceilalți
Un secret comercial implică ascunderea de date străine despre care firmele ar trebui să lucreze, cu ce măsuri au fost făcute în această direcție, dacă negocierile sunt în desfășurare și în ce etapă se află. În plus, datele care reflectă comenzile, ofertele primite de către companie și luate de aceasta la muncă sunt clasificate.
Pe lângă informațiile enumerate direct, secretele indirecte legate de acestea sunt clasificate și ca secrete comerciale. De exemplu, atunci când analizăm informațiile clasificate, produsul rezultat este date care sunt, de asemenea, inadmisibile pentru dezvăluire.
Ce mai ascundem?
În plus față de cele de mai sus, puteți adăuga și pe lista adoptată de companie date referitoare la tipurile de echipamente utilizate și la caracteristicile plasării sale. Puteți clasifica informații despre decizii legate de diverse probleme de funcționare ale organizației - de la managerial la științific.
Puteți oferi statutul de secret comercial al informațiilor legate de reuniunile organizate în cadrul companiei sau, mai bine zis, de subiectele discutate în cadrul lor. În acest caz, nu va fi posibilă divulgarea atât a obiectivelor reuniunilor, cât și a metodelor de organizare a acestora, precum și a rezultatelor evenimentelor.
Dacă o companie participă la licitații, licitații, aceasta are dreptul de a clasifica informațiile despre aceasta. În special, planurile întreprinderii privind licitațiile, măsurile de pregătire a evenimentului nu sunt supuse dezvăluirii. De asemenea, puteți declara închis rezultatele ofertelor.
Tehnologia vine pe primul loc
În practică, cel mai adesea informațiile secrete dintr-o companie sunt atribuite informațiilor legate de finanțele organizației și de realizările acesteia în domeniul științei și tehnologiei. Acest lucru nu este surprinzător, deoarece, în multe privințe, tehnologiile inovatoare sunt ceea ce garantează supraviețuirea pe piață în viitorul apropiat.
Puteți ascunde date despre ce tip de cercetare științifică se desfășoară, ce este planificat, ce sarcini sunt stabilite pentru oamenii de știință și ce programe folosesc în activitatea lor. Nu dezvăluiți ideile principale ale companiei în acest domeniu.
Puteți declara confidențial caracteristicile produselor, parametrii proceselor în timpul cărora sunt produse. În acest caz, terții nu vor avea acces la cantitatea și volumul mărfurilor produse, din ce componente sunt fabricate, în ce condiții. Dacă în timpul lucrării a fost posibil să se detecteze tipare necunoscute anterior, acestea pot fi, de asemenea, clasificate indiferent de forma de exprimare: analitice, grafică.
Și în sfârșit
În sfârșit, ar trebui menționate aspecte de securitate. Desigur, orice companie ar trebui să protejeze secretele asociate procesului de producție și inovațiilor, perspectivelor și planurilor, dar o singură lege, după cum știți, nu va salva de la concurenți. Merită să apelați la cele mai recente și eficiente măsuri de securitate. Și cum este exact o afacere privată a antreprenorului, șeful companiei. A dezvălui caracteristicile sistemului de securitate creat pentru compania dvs. este o întreprindere riscantă.
Prin lege, puteți apela la date confidențiale despre modul în care securitatea este organizată în companie, cum funcționează controlul de acces și ce fel de alarmă este instalată. Dacă există o anumită procedură pentru protejarea secretelor comerciale, aceasta trebuie protejată și împotriva persoanelor neautorizate și eliberată ca fiind confidențială. În cele din urmă, dacă firma are acces la datele secrete ale partenerilor, ar trebui să îi protejeze și de dezvăluire.