Procesul de stocare a contractelor este asociat cu unele probleme. La fel se întâmplă că pentru a determina tipul documentului, tipul, termenul și condițiile de stocare a acestuia, metoda de distrugere este destul de dificilă. Toți factorii de mai sus sunt reglementați prin lege, dar același contract în situații diferite poate avea perioade de valabilitate diferite, prin urmare, deseori există probleme cu determinarea duratei de depozitare. Pentru păstrarea eficientă și corectă a evidenței, este necesar să înțelegeți în mod clar procedura și cerințele legislației din acest domeniu pentru a evita amenzile sau sancțiunile. Mai jos vom lua în considerare perioada de valabilitate a contractelor de vânzare din organizație.
Scopul depozitării
Disponibilitatea contractelor în acces constant este necesară nu numai pentru perioada în care valabilitatea lor continuă. După aceea, sunt necesare pentru a extrage orice informație din ele. Majoritatea situațiilor controversate în care una sau cealaltă parte nu își îndeplinește obligațiile sunt soluționate în instanță sau în procedura pre-proces prin prezentarea contractului.
În plus, este posibilă efectuarea inspecțiilor la întreprindere de către autoritățile de reglementare de stat. Aceștia pot solicita documente pentru o anumită perioadă, în acest caz, cu depozitare necorespunzătoare în organizație, încălcarea condițiilor de distrugere a acestora, sancțiuni sub formă de amenzi destul de impresionante pot fi impuse. În primul rând, conducerea care nu controlează acest proces este de vină.
Astfel, concluzionăm că depozitarea contractelor și a altor documentații organizatorice și administrative ar trebui realizate în mod corespunzător pentru o perioadă strict convenită.
Termeni și tipuri de stocare
Perioadele de depozitare a contractelor de muncă din organizație sunt diferite. Conform clasificatorului de documente tot rusesc, acestea sunt clasificate ca documente organizatorice și administrative. Și termenii valabilității lor sunt clasificați în același mod ca termenul de valabilitate al tuturor documentelor. Alocați următoarele perioade de depozitare a contractului în organizație:
- permanente;
- pe termen lung (peste 10 ani);
- pe termen scurt (până la 10 ani inclusiv).
Un astfel de sistem, care pare a rezulta din logica documentelor în sine, nu este foarte convenabil de utilizat. Acest lucru creează adesea confuzie și duce la erori grave în activitatea de birou.
Sistem de stocare standard
Un tip mai frecvent de sistem de stocare. De regulă, în majoritatea întreprinderilor, contractele sunt împărțite în mai multe varietăți: de bază (direct legate de activitățile de bază ale întreprinderii), economice și de muncă.
De exemplu, care este perioada de păstrare a contractelor de servicii într-o organizație? Primele două categorii de documente sunt inviolabile nu mai mult de cinci ani. Contractele de muncă au, de asemenea, o durată de valabilitate de cel mult cinci ani. Cu toate acestea, există excepții. De exemplu, dacă nu există un cont personal, atunci acest document va trebui păstrat timp de 75 de ani. Termenul de depozitare a contractelor de închiriere în organizație depinde de perioada pentru care este întocmit.
Modele și liste departamentale
Standardul listează documentele care sunt distribuite în majoritatea organizațiilor, în timp ce cele departamentale conțin informații dezvoltate pentru această anumită agenție.
Există diferite tipuri de documente. Listele sunt documente de reglementare utilizate pentru a determina termenul de valabilitate și selectarea documentelor pentru depozitarea sau distrugerea ulterioară a acestora.
Atunci când se întocmesc nomenclatoare de cazuri și se stabilesc condițiile de depozitare a contractelor, sunt de obicei utilizate liste tipice, aprobate de organele statului, precum și de ministerele și departamentele competente. Perioada de valabilitate a contractelor de furnizare la organizație este de 5 ani după expirare.
Transfer la arhiva
Procedura de transfer a documentației care a expirat deja în arhivă poate avea ușoare diferențe în diferite organizații. În unele cazuri, există un mod obișnuit în care documentele sunt capsate împreună și introduse într-un dulap metalic, denumit cu mândrie arhiva. Alte organizații au o arhivă, un arhivar și un nomenclator de afaceri aprobat, iar întregul proces merge conform documentației de reglementare. Adică există anumite reguli pentru depunerea documentelor, înregistrarea lor și așa mai departe.
Ambele opțiuni au dreptul să existe, trebuie să luați în considerare specificul organizației, volumul fluxului de muncă și numărul de angajați. În cazul unei organizații mari, cu un personal mare, fără a utiliza un sistem adecvat de stocare a documentelor, aceasta se va îneca pur și simplu în ele. Regula generală la care toate organizațiile încearcă să adere, indiferent de forma de proprietate și numărul de angajați, este momentul transferului documentelor în arhivă.
Angajații sunt obligați să prezinte documente la arhivă nu mai devreme de o anumită perioadă, care nu depinde de momentul expirării efective a acestora. Și, de obicei, o astfel de arhivare are loc la începutul anului. Adică, chiar dacă contractul a expirat în februarie, trebuie să așteptați până anul viitor pentru a-l transfera la depozitare. Care este perioada de valabilitate a contractelor de afaceri din organizație? Perioada minimă admisă este de 5 ani.
Începutul perioadei de depozitare a contractului
Aceasta este o întrebare foarte dificilă, întrucât în legătură cu această dată apar cele mai multe erori. Depozitarea contractelor la majoritatea întreprinderilor este aceeași și începe cu începutul anului calendaristic în care acest document nu mai este valabil. De exemplu, există un contract a cărui perioadă de valabilitate a expirat la 15 iulie 2010. Este necesar să fie păstrat timp de cinci ani, dar nu poate fi distrus la 15 iulie 2015, ci doar cu începutul anului 2016. Adică, termenul limită începe de la 01.01.2011, și nu din iulie al anului precedent. De regulă, pentru a reduce la minimum numărul de erori, se adaugă un an la termenul anterior. Și abia după expirarea contractului în organizație, documentul poate fi distrus.
Specificul depozitării contractului
După cum am spus deja, există documente de ghidare speciale care stabilesc regulile și termenii pentru transferul în arhivă și stocare. Încă o dată, reamintim că documentația trebuie păstrată într-o cameră uscată, ventilată, cu un anumit regim de temperatură. Dosarele cu documente trebuie să fie amplasate pe rafturi închise sau deschise. Dacă este necesar, arhiva ar trebui să aibă seifuri speciale pentru stocarea documentelor marcate „secret comercial”. Deși nimeni nu verifică procesul de stocare a documentelor, absența anumitor fișiere este ușor detectată în timpul verificării, astfel încât instalarea unui sistem de economii este în interesul întreprinderii. Deci, perioada de depozitare a contractului în organizație a expirat, iar documentul trebuie distrus. Cum se face corect?
distrugere
Este imposibil să distrugi documente la fel. În primul rând, trebuie să vă asigurați că perioada de valabilitate a trecut. Numai după aceasta, distrugerea este posibilă, dar există aici capcanele care trebuie luate în considerare pentru a nu intra sub sancțiunile inspectorilor. Procedura arată aproximativ după cum urmează. Angajații fac o selecție a tuturor documentelor al căror termen limită a trecut deja, apoi se face un inventar, se trimite un raport șefului, se întocmește un act de distrugere, documentul este semnat de către șeful și persoanele responsabile. Apoi, folderele sunt alocate pentru distrugere.Păstrarea contractelor și a altor documentații în arhivă în mod continuu este lipsită de sens, prin urmare, pentru a nu fi cuprins în documente, este necesar să efectuați în mod regulat această procedură.
Responsabilitate și implementatori
Răspunderea principală în ceea ce privește siguranța tuturor tipurilor de contracte și a altor documente ale organizației revine, desigur, șefului. El este cel care este pedepsit cu rubla atunci când sunt descoperite încălcări în timpul inspecțiilor. Următorii pe listă sunt contabilul șef, avocatul și angajatul care este responsabil pentru siguranța documentației. Însă aceste persoane, în măsura în care au comis o conduită incorectă, sunt pedepsite chiar de lider, el este primul care a obținut-o. În practică, la companiile mici, sistemul de control și depozitare a contractelor este atribuit departamentului de contabilitate, iar contabilul, la rândul său, numește o persoană responsabilă. Uneori, consilierul juridic al organizației este numit persoana responsabilă pentru siguranța documentației. Dar acest lucru nu este foarte convenabil, pentru că un avocat nu poate fi responsabil decât pentru contracte, el fiind, de obicei, foarte familiar cu alte lucrări. Acest proces este cel mai ușor de stabilit dacă există o anumită persoană înzestrată cu responsabilitate și autoritate. Aceasta asigură precizie și acuratețe maximă în manipularea documentelor.
Exemplu de sistem de contabilitate și stocare
Pentru a înțelege mai bine caracteristicile și termenul de valabilitate al contractelor din organizație, puteți analiza punctele principale într-un exemplu mic. Există un angajat (de obicei un angajat din contabilitate) care este responsabil pentru păstrarea contractelor cu contractorii. El le înregistrează într-un folder separat unde sunt localizate în perioada de valabilitate. La închiderea contractului, acesta este transferat într-un alt folder. În acest caz, de regulă, este întocmit un inventar sau un registru, care conține o listă de documente și vă permite să urmăriți mișcarea acestora. În plus, perioada de depozitare este notată acolo, după care sunt supuse distrugerii. La sfârșitul perioadei de reglementare, documentele sunt distruse în conformitate cu procedura descrisă deja.
Siguranța documentației organizatorice și administrative a companiei în ansamblu și a contractelor în special necesită o atitudine atentă și atentă pentru a evita problemele. Comun pentru toate întreprinderile și organizațiile este principiul organizării depozitării în conformitate cu legea. Acest lucru elimină utilizarea pedepselor în cazul inspecțiilor. Documentele interne (acte, inventare, registre, diferite tipuri de contracte) pot fi diferite în diferite organizații, dar acest lucru nu are o importanță fundamentală.