Definiția termenului
Se crede că pentru prima dată în Rusia, în comparație cu practica străină, a fost creat un sistem de gestionare a documentelor, al cărui scop este de a stabili procedura de documentare a activităților de management în cadrul statului. În 1973, un astfel de sistem a fost numit Serviciul Vamal Unificat al Statului, care reprezintă „un stat unificat. sistem de păstrare a înregistrărilor. " În total, URSS a dezvoltat 16 sisteme unificate.
Standardizarea documentelor este rezultatul reorganizării fluxului de documente al sistemului în cauză care respectă anumite standarde. Reducerea corespondenței și reducerea complexității compilării acestora, precum și dorința de a evita duplicarea datelor, sunt considerate probleme urgente care trebuie abordate în activitatea de management. Un rezultat eficient poate fi obținut prin unificarea și standardizarea informațiilor despre conținut și formă.
Standardizarea documentelor este formarea acelorași formulare standard pentru protocoale similare în scopuri, care ajută la utilizarea mai eficientă a hârtiei la tipărirea actelor și deciziilor. Standardizarea facilitează fluxul de lucru contabil, precum și arhivarea documentației.
Terminologie similară
O definiție practic similară este „unificarea”, care este procesul de a aduce ceva, inclusiv actele documentate, într-o singură formă sau un sistem comun, ceea ce duce la reducerea setului inițial al obiectelor în cauză. Unificarea, standardizarea și standardizarea documentelor duce la formarea uniformității raționale în orice domeniu de activitate, în special în documentare. Reducerea varietății nejustificate de forme de date și instituirea unei singure structuri se realizează prin structuri lingvistice, detalii, informații contabile și stocarea acestora. Lanțurile de documente în exces sunt eliminate în timp pentru a evita duplicarea inutilă a elementelor.
Unificarea documentelor vă permite să stabiliți o singură imagine a formelor de documente administrative care îndeplinesc funcțiile și sarcinile formatului de gestionare. Această abordare va conduce la lucrările cu un volum mare de documente pentru normalizarea lor în sistemul de producție, precum și accelerarea schimbului de date despre afaceri.
Creșteți eficiența
Un singur sistem clerical promovează procesarea operațională, reduce timpul petrecut în lucrul cu documente care afectează întregul personal de la birou: de la angajații obișnuiți la manageri.
Obiectele de standardizare a documentelor pot fi compoziția și formele acestora. Unificarea compoziției documentelor este alocarea și consolidarea totalității documentelor care sunt necesare pentru rezolvarea sarcinilor manageriale. În urma unor astfel de acțiuni, se preconizează reducerea compoziției documentelor.Unificarea formularelor este selectarea și consolidarea indicatorilor informațiilor, inclusiv detalii care corespund scopului documentelor, precum și definirea cerințelor generale pentru crearea și execuția lor. În activitatea de birou, unificarea poate avea loc atât ca etapă de standardizare, cât și ca proces independent.
Esența standardizării
Legea federală „Cu privire la acordul tehnic” nr. 184 specifică principiul definiției: standardizarea documentelor este o lucrare holistică care vizează stabilirea regulilor de utilizare voluntară a acestora, ca urmare a faptului că informațiile ar trebui să fie simplificate în domeniile de producție și circulație a produselor, precum și creșterea competitivității. servicii.
„Standard” poate fi denumit un document care indică caracteristicile produselor, regulile de implementare a diverselor procese în producție, caracteristicile caracteristice ale transportului și stocării, lucrărilor sau serviciilor. Standardul include anumite cerințe pentru terminologie, etichetare, simbolism, ambalare, etichete.
Documentele normative privind standardizarea conțin reguli și cerințe optime pentru proiectarea, pregătirea, stocarea și contabilitatea documentelor de afaceri, care au fost aprobate în modul prescris și recomandate pentru utilizarea repetată în activitatea de birou. Standardizarea (în cuvinte simple) este formarea și aprobarea unor reguli uniforme care sunt prezentate documentelor pentru a le eficientiza.
Standardizarea presupune ridicarea cerințelor de bază pentru documente într-o normă legală. Datorită acestui proces, formarea a numeroase documente are loc după o regulă, care este mai ușor de perceput de către destinatari. Standardizarea documentelor este rezultatul unificării sau al formei sale cele mai înalte.
Elemente tipice de proces
Transformările se pot referi la anumite tipuri de documente (GOST este indicat cu un număr), structuri și reguli de proiectare, elemente ale unui sistem de documentare unificat (DCL). Un astfel de sistem constă dintr-o combinație de forme interrelaționate de documente care oferă o idee informativă a unor tipuri de activități economice și manageriale. USD se bazează pe reguli și cerințe uniforme, dispune de datele necesare pentru gestionarea oricărui domeniu de activitate.
Sistemul de documentare obișnuit este organizat astfel încât să satisfacă nevoile de documentare a anumitor activități, iar documentele sistemului de standardizare sunt rezultatul procesului de aducere a documentelor la un singur formular și sistem, când predomină uniformitatea și un set nejustificat de șabloane de documente, detaliile și indicatorii acestora sunt reduse. În procesul de standardizare, există o tranziție la uniformitatea rațională în fluxul de lucru.
Nivel de aprobare și categorii conexe
Standardizarea este o formă de aprobare legală a rezultatelor unificării, care este o combinație de stat. standarde și o singură formă de documente incluse.
USD se împarte în:
- de stat. standarde;
- forme standardizate de documente;
- linii directoare pentru utilizarea lor.
Detaliile documentului unificat sunt aplicate în conformitate cu sarcina țintă și cu nivelul de aprobare stabilit. Există o diviziune a documentelor de standardizare în Federația Rusă pe categorii:
- Departamentul (divizare pe ramuri). Sunt utilizate pentru documentarea proceselor de management care sunt comune tuturor întreprinderilor, indiferent de activitate și normele legale. Aprobarea are loc la nivel federal.
- Forme de documente ale firmelor, organizațiilor și întreprinderilor. Definit local.
- All-rus. Creatorii acestor forme sunt Agenția Federală de Arhivare, Ministerul Finanțelor din Rusia, Serviciul Federal de Stat. statistici, Banca Centrală a Federației Ruse.Aceste forme de documente sunt obligatorii pentru toate organizațiile, indiferent de forma de proprietate și subordonare (de exemplu, evidența contabilă pentru contabilitate și remunerare, care a fost aprobată prin decizia Comitetului de Stat RF din 5 februarie 2004).
- Forme de documente ale entităților constitutive ale Federației. Aprobarea lor are loc la nivel regional, regional sau local. Astfel de forme sunt comune în cadrul subiectului relevant al Federației Ruse.
Specificul suportului informațional
În plus față de sistemele interdisciplinare de gestionare a documentelor, se folosesc forme documente ale sistemului național de standardizare, care reflectă caracteristicile activităților unor industrii specifice. Astfel de caracteristici sunt împărțite în:
- Cerințe suplimentare de date pentru soluționarea funcțiilor manageriale ale unui plan tipic (de exemplu, concedierea / admiterea personalului de învățământ sau a personalului medical).
- Alte activități pentru operarea cărora a fost organizată o industrie similară și normele sale de gestionare. Documentația specifică poate include:
- rețete;
- istoric medical;
- concediu medical;
- foi de martor;
- ghiduri;
- inventarul cazurilor (arhivă);
- carduri;
- afaceri bune (producție de explorare);
- declarații de performanță;
- program (documentație de instruire).
Definiția documentației
Această problemă este abordată de departamentele și organizațiile speciale autorizate, de exemplu, statul rus. biblioteca are grijă să determine componența documentației disponibile în toate bibliotecile din țară. Formele sectoriale ale documentelor sunt de natură normativă dacă se încadrează în cadrul unui sistem departamental (cum ar fi un notarial sau judiciar), șabloane similare sunt de asemenea utilizate în organizații specifice angajate în activități similare (de exemplu, medicale sau de asigurare).
Utilizarea documentelor de standardizare în întreprinderi face posibilă reducerea costurilor de compilare, procesare, fabricație, prelucrare a documentelor și transferul acestora. Astfel, fluxul de documente în cadrul organizației este accelerat. Reorganizarea conținutului documentelor îmbunătățește calitatea sarcinilor de management. Compoziția documentului este fixată în fișa Formular (un singur document de reglementare constând dintr-o listă de documente necesare pentru implementarea sarcinilor activității de conducere a firmei care are statut juridic), iar transformările formularelor de document sunt fixate în Albumul documentelor. Foaia de timp organizează procesul de documentare, creează o schemă vizuală pentru contabilizarea tuturor tipurilor de activități. Cardul de raport este format astfel încât să stabilească anumite reguli pentru fixarea locului și a timpului, precum și a factorilor de decizie.
Caracteristici importante
Sunt prezentate tipuri de documente de standardizare privind albumul formularelor de documente (o colecție de șabloane pentru formularele unificate necesare pentru gestionarea documentelor într-o instituție):
- un eșantion de referință (pe hârtie) păstrat în departamentul sau biroul;
- omologă electronică disponibilă la fiecare loc de muncă.
Caracteristici distinctive ale formării acestor documente sunt:
- uniformizarea creării reglementării conținutului documentelor, excluderea informațiilor duplicate;
- terminologie și convenții comune, care vă permite să comparați indicatori de la diferite niveluri de management și sistemele luate în considerare;
- formarea de modele uniforme pentru construcția unor forme specifice de documente.
Principiile și fundamentele standardizării documentelor
Comisia CMEA a descris o standardizare compozită, în care există o stabilire și o aplicare în mod corespunzător a unui sistem de cerințe conexe atât pentru un obiect, cât și pentru elementele sale, pentru a oferi o soluție optimă la o problemă specifică. Aprobarea documentelor se bazează pe cerințele statului.standardele și regulile CMEA, ISO și ale altor organizații internaționale care lucrează în domeniul unificării și standardizării documentelor.
O schimbare bruscă a conținutului obișnuit al documentelor poate afecta negativ restructurarea psihologică a angajaților organizației. Prin urmare, procesul de conversie ar trebui să se desfășoare fără probleme, afectând doar modificările cele mai necesare, menținând în același timp regulile și fundamentele documentelor naționale de standardizare, precum și fără a provoca daune economice. În primul rând, sunt introduse modificări minime, apoi modificări radicale. Conversia pe etape a standardelor permite tuturor participanților la proces să își standardizeze complet fluxul de lucru.
Prelucrarea informațiilor
Căutarea comună în documente și crearea unui singur șablon general acceptat simplifică metodele manuale de prelucrare a datelor, munca devine mai eficientă, costurile planului financiar sunt reduse, iar timpul folosit anterior pentru formarea personalului managerial este redus, ceea ce duce la o dinamică pozitivă incontestabilă. Este important să se acorde atenție la respectarea cerințelor generale pentru documentele de gestionare în condițiile de funcționare a sistemelor de control automatizate, când efectul unificării și standardizării tuturor documentelor crește brusc.
Arhivarea, care studiază fundamentele teoretice și practice ale științei arhivistice, influențează îmbunătățirea formelor documentelor. Automatizarea proceselor de standardizare a început cu clasificarea schemei de documente în economia națională, apoi a continuat în sfera de management, unde a ajuns la forma actuală efectivă. Acum acest proces afectează organizațiile internaționale și naționale, 10 organizații străine lucrează pentru simplificarea fluxului de lucru al relațiilor de comerț exterior, inclusiv Comisia pentru comerț exterior, Comitetul pentru dezvoltarea comerțului ECE, Organizația internațională pentru standardizare etc.