Aplicarea practică a informațiilor stă la baza unificării tuturor formelor de prezentare și formalizare a datelor sursă pentru fixarea, transmiterea și percepția lor exactă de către destinatar.
Atunci când informațiile sunt prezentate de un document, acestea sunt specifice, acestea se încadrează în domeniul normelor, dispozițiilor legislative și cerințelor generale acceptate și unificate, într-un proces social sau de producție. Acestea sunt întotdeauna formulări precise și o anumită formă de exprimare a sensului pentru a atinge un scop clar definit.
Crearea și conținutul unui document
Sistemele de documentare unificate nu joacă niciun rol, este atât de obișnuit să creezi documente în fiecare zi din proprie inițiativă și cunoștințe, sau să le completezi în conformitate cu anumite reguli.
Viața în sine este un vârtej de informații, dar în fiecare moment al timpului, natura umană este, într-un fel, să compună și să repari clar ceva. Potrivit obiceiurilor nescrise, sistemele de documentare unificate sunt formate în mintea fiecărei persoane la școală, dacă nu mai devreme. Dar în stadiul inițial al dezvoltării sale, o persoană nu le acordă valoarea esențială pe care o merită.
Un document poate fi de două tipuri fundamental diferite:
- formă;
- structură și conținut.
În mod formal, documentele necompletate sunt forme obișnuite în care sunt înregistrate informații strict definite. Documente de acest fel sunt tratate în mod constant (grădiniță, școală, clinică, muncă, birou pentru pașapoarte, ...).
Documentele reale iau în considerare cerințele existente pentru proiectarea lor. În caz contrar, destinatarul va fi înțeles greșit și rezultatul dorit nu va fi obținut.
Fiecare document trebuie executat în formă, să aibă o structură clară și conținut preconizat, exprimat într-un anumit stil.
În mod formal, se poate referi la documente ca lucrări de artă, articole, diplome, disertații, cărți și alte lucrări scrise și grafice, însă acest lucru este mult mai estompat în structura și conținutul rezultat al transformării informațiilor într-o formă strictă de percepție de către un anumit cerc de consumatori (destinatari).
Esența sistemelor de unificare
Informația este extinsă, dar chiar dacă nu țineți cont de surse externe, atunci fiecare structură de stat, întreprindere, întreprinzător individual și persoană obișnuită este în condiții (cerințe) de a alege un standard specific din varietatea înconjurătoare de norme unificate.
Sistemele de documentare unificate existente în aproape toate cazurile au caracter consultativ. În special, în conformitate cu reglementările aplicabile.
- Data documentului este întocmită cu cifre arabe, în succesiune: ziua lunii, luna, anul.
- Ziua lunii și a lunii - două perechi de cifre arabe, printr-un punct; an - patru cifre (4 decembrie 2017 = 4 decembrie 2017 conform GOST R 6.30-2003).
- În același timp, acest GOST permite indicarea verbală a numelui lunii.
- Același GOST „permite” comanda inversă: an, lună și zi.
O parte semnificativă a documentelor „servește” sferei de management. Situațiile de lucru se repetă, acțiunile întreprinse sunt similare, dar există întotdeauna caracteristici. GOST R 6.30-2003 simplifică foarte mult crearea de documente și nu numai pentru sfera de management.
În opinia comună, unificarea reprezintă o reducere a numărului și varietății de documente, a cerințelor de proiectare, a logicii conținutului și a structurii. Unirea include și procesele de creare, prelucrare și execuție a documentelor.Mărimea suportului este importantă dacă este un document de hârtie sau formatul de date dacă este un document electronic.
Zonele de lucru și semantica documentelor
Gestionarea organizației este un important, dar nu singurul domeniu la care sunt legate direct sistemele de documentare unificate. Departamentul de contabilitate al oricărei întreprinderi folosește nu numai formulare necompletate, inclusiv formulare stricte de raportare, ci și o gamă largă de documente de redactare „gratuite”, în conformitate cu standardele legislative și locale adoptate, dispozițiile GOST.
Conform clasificatorului All-Russian, mai multe sisteme tematice operează:
- sectorul bancar;
- zona financiară, contabilă și de raportare a instituțiilor și organizațiilor bugetare;
- raportare și sfera statistică;
- sistem de documentare a muncii;
- sfera comerțului exterior etc.
Sistemele de documentare unificate ale Federației Ruse pe teme acoperă întreaga infrastructură socio-economică a țării. Acestea pot avea specificuri pe regiune, pe industrie, pe domenii de competență ale companiei.
Dacă respectați Clasificatorul All-Russian, puteți atribui un cod de opt cifre fiecărui tip de document și să păstrați o înregistrare separată. Majoritatea organizațiilor folosesc cerințele existente pentru documentație și aprobă propriile reglementări pe baza lor.
Poziții cheie
Scopul documentului necesită anumite detalii. Lipsa cerințelor necesare poate duce la nulitatea documentului sau imposibilitatea executării acestuia. În acest caz, loialitatea GOST R 6.30-2003 nu contează.
Comanda postului conține o serie specifică de poziții. Comanda de creare a departamentului este alta. Fișa postului este întocmită complet diferită de raportul trimestrial al departamentului financiar.
În același timp, multe detalii au caracteristici ale aplicației. De exemplu, data poate avea sensuri diferite: momentul semnării comenzii, momentul concedierii salariatului, momentul începerii producției, acordul multilateral. În ultimul caz, nu poate fi furnizată numai data semnării acordului de către fiecare parte, care are întotdeauna o semnificație juridică, ci și data generală, de exemplu, începutul valabilității dispozițiilor convenite.
Alegerea cuvintelor și formularea
Fluxul de lucru al oricărei întreprinderi, precum un program de calculator, în cazul general este un proces strict formalizat. Spre deosebire de un program, nu este un computer care funcționează aici, ci o persoană. Este posibilă formularea inexactă. Dar schița generală la crearea documentelor este determinată în conformitate cu GOST 6.30-2003 cât mai aproape de cerințele sale.
Abaterea de la practica general acceptată și cerințele GOST sunt inadecvate aici: o comandă, o dispoziție, o declarație, o ordine etc. nu sunt opere de artă și nu este nevoie să căutați o formă de exprimare a gândirii.
Nu numai vocabularul este binevenit, ci și părțile de vorbire necesare în fiecare caz particular și cazul corect. Conform practicii consacrate, absurditățile, cuvintele lipsă, propozițiile se găsesc adesea în documente, există inconsistențe care nu sunt caracteristice vorbirii colocviale. Dar este obișnuit și a face acest lucru în felul său este practic.
În ceea ce privește desenele, semnăturile și denumirile acestora, se obișnuiește să se utilizeze experiența elaborării documentației de proiectare atunci când este evident necesară. Cu toate acestea, nimic nu împiedică proiectarea unui desen obișnuit în aceeași manieră intimă.
În ceea ce privește tabelele, prevederile GOST au sens, de asemenea, să fie luate în considerare. Aceasta este o practică bine stabilită, iar orice tabel dintr-un document de lucru este în primul rând un ghid de acțiune sau informații pentru luarea unei decizii.
Vocabular, structură și logică de prezentare
Textul ar trebui să fie întotdeauna conectat. Frazele se determină reciproc sau fac rafinări. Se folosesc cuvinte și expresii specifice. Pentru a recruta o persoană, directorul scrie o rezoluție succintă pe o declarație scrisă corect.
O cerere de angajare, scrisă de un angajat în forma prescrisă, este aprobată în unitățile întreprinderii și trece printr-un proces de aprobare preliminară. Acesta nu este încă un document, ci deja baza deciziei finale de către șeful întreprinderii sub forma unei expresii specifice „în ordine”.
Scrierea oricărui alt lucru în rezoluție este permisă, nu este interzisă, dar în orice situație ar trebui să aibă o valoare rezonabilă. De exemplu, un absolvent universitar. O frază poate fi furnizată în textul enunțului sau în conformitate cu logica întreprinderii - aceasta este lăsată directorului să decidă.
O caracteristică esențială și tradițională a multor documente sunt două părți:
- rațiune (fundament, scop);
- încheiere (decizie, încheiere, cerere).
Acest lucru nu este important, dar acolo unde este logic, este necesar să împărțiți clar toate frazele necesare în două componente. Gosstandart, sistemele de documentare unificate și prevederile locale ale întreprinderii ar trebui să servească drept bază pentru construirea de structuri în care subiectul documentului stabilește modul de alcătuire a motivului și concluziei.
În practica reală, această abordare accelerează crearea de documente importante, vă permite să vă concentrați nu pe întregul text, ci doar pe partea variabilă.
Documente locale ale întreprinderii
Unificarea și standardizarea documentelor este caracteristică fiecărei întreprinderi. Unii fac acest lucru în scris, alții respectă practica orală. Totul depinde de mărimea afacerii și de nivelul de responsabilitate.
Majoritatea prevederilor locale sunt elaborate în timpul creării unei întreprinderi pe baza legislației actuale, GOST, a datelor de reglementare aplicabile în industrie sau într-o zonă de afaceri specifică.
Aceste sisteme de documentare unificate sunt unice și, de cele mai multe ori, know-how-ul unei anumite companii, se bazează pe software-ul utilizat și constituie un secret comercial. Se schimbă foarte rar, iar schimbările sunt asociate cu etapele creșterii companiei, extinderea sferei sale de competență sau a nivelului de afaceri.
Documente locale importante sunt planurile de producție, specificațiile tehnice, programele de lucru. Aici, unificarea și standardizarea documentelor sunt analoge. Fiecare nou, de exemplu, planul calendaristic este realizat în asemănarea cu cel precedent și un nou plan de contabilitate în politica contabilă este formulat pe baza celui precedent, luând în considerare modificările cerințelor externe (legislație, impozite, organe de control de stat, ...)
Fluxurile de informații
Un flux de documente bine depanat al întreprinderii, mai ales atunci când logica, structura și vocabularul sistemului de documentare unificat este implementat sub forma unui sistem software-management tehnic, permite nu numai simplificarea activității și funcționalității angajaților, ci și gestionarea activității lor în direcția corectă, oferind automatizarea creării documentelor, controlul asupra prelucrarea și executarea lor.
Infrastructura întreprinderii, implementată sub forma fluxurilor de informații interne și externe, cronometrate și conținut, vă permite să transferați managementul întreprinderii la un nivel superior.
Multe sisteme moderne de informații lucrează de mult timp la nivelul sarcinii, oferind formularea datelor de intrare necesare și pregătirea rapoartelor. Rolul lucrătorilor într-un astfel de sistem stă în domeniul creativității și al obiectivelor companiei și nu în contextul modului de a întocmi un anumit document.
Comportamentul companiei și al angajaților
GOST R 6.30-2003 și alte documente de reglementare determină forma documentelor, detaliile, cuvintele și expresiile, specifică logica de expresie și dimensiunile suporturilor de hârtie, indentarea, marginile, marginile cifrelor, tabelele și alte detalii tehnice - toate acestea sunt importante și adecvate de luat în considerare.
Munca normală a companiei este fluxul de lucru obișnuit în care rolul fiecărui angajat este reglementat și așteptat.
În acest context și în legătură cu caracteristicile nivelului modern de dezvoltare a tehnologiei informației, problema comportamentului angajaților a devenit relevantă. Pe fondul variantei așteptate a dezvoltării anumitor evenimente, pot fi detectate lucrări, documente, abateri.
Acest aspect nu este mai puțin important pentru construirea infrastructurii companiei. Este importantă nu numai organizarea lucrului corect cu documente, ci și asigurarea controlului asupra procesului de lucru cu documentele.