De regulă, un fișier personal include documentație specială care reflectă informații despre un angajat și munca sa pentru o anumită perioadă de timp, sau despre un student și studiile sale într-o anumită instituție de învățământ superior. De obicei, formarea și desfășurarea dosarelor personale ale angajaților se desfășoară pe o perioadă lungă de timp. Într-un fel sau altul, acestea sunt incluse în numărul de documente referitoare la personal. Care este ordinea acestui eveniment astăzi? Ce informații conține fișierul de înregistrare al angajaților? De ce? Răspunsurile la aceste și alte întrebări la fel de grave pot fi găsite în procesul de citire a acestui articol.
Întrebări generale
Pentru început, însă, trebuie menționat că gestionarea dosarelor personale ale angajaților nu este un proces obligatoriu în raport cu absolut toate categoriile de angajatori. În conformitate cu legislația rusă, afacerile personale trebuie desfășurate numai pentru cetățenii care ocupă funcții de serviciu public. Este necesar să se suplimenteze faptul că procedura corespunzătoare este reglementată prin Decretul prezidențial „Cu privire la ordinul privind gestionarea afacerilor persoanelor care ocupă funcțiile statului rus în ordinul numirii, precum și poziția de stat cu privire la serviciul federal” din 01.06.1998.
Obligația, inclusiv formarea și întreținerea dosarelor personale ale angajaților, poate fi atribuită angajatorului - o întreprindere de stat (organizație), de asemenea, printr-un act normativ al industriei. De exemplu: ordinul de supraveghere al consumatorului rus din 16 martie 2005, care aprobă Regulile Serviciului Civil Federal, legate de supraveghere în domeniul protecției drepturilor consumatorilor și a bunăstării umane (conform clauzei 7.7 din această lucrare, afacerile personale sunt încredințate de gestionarea afacerilor), precum și rezoluția „ În ceea ce privește Serviciul Vamal Federal ”din 21 august 2004, prin care se aprobă Regulamentul privind FCS. Pe baza acestui document, a fost format și pus în circulație Regulamentul privind GUK (departamentul principal de personal). În conformitate cu punctul cincisprezece din regulament, FCS GUK este încredințat de întreținerea fișierelor personale ale tuturor angajaților serviciului.
În plus, procedura de gestionare a dosarelor personale ale angajaților poate fi prescrisă de către societatea de administrare (cu alte cuvinte, de către o organizație superioară). La alte întreprinderi și organizații, conducerea are dreptul de a lua decizii cu privire la necesitatea de a desfășura procesul supus analizei și, de asemenea (în cazul unei decizii în direcția pozitivă) - către care categorii de angajați este recomandat să desfășoare afaceri cu caracter personal. Regulamentul privind desfășurarea dosarelor personale ale angajaților prevede că, de regulă, procedura analizată se aplică următoarelor categorii de cetățeni:
- Angajați care lucrează în funcții de conducere (șeful direct al structurii, asistenții săi (adjuncți), conducerea în raport cu unitățile structurale și așa mai departe).
- Angajații companiei pentru care este stabilită răspunderea în conformitate cu legislația actuală rusă (de exemplu, contabil șef, adjuncții săi, casierie ș.a.).
Normele privind desfășurarea dosarelor personale ale angajaților, așa cum s-a dovedit, nu implică o anumită obligație. Cu toate acestea, multe companii private asigură desfășurarea afacerilor personale cu privire la absolut toți angajații săi.Aceasta nu depinde de statut și rang, precum și de activitățile de muncă desfășurate (apropo, de aceea chiar și personalul tehnic este inclus aici). De ce? Cert este că menținerea fișierelor personale ale angajaților este o sursă de informații foarte convenabilă. În plus, această prevedere se aplică absolut tuturor angajaților. Dosarul unic conține cele mai importante copii ale comenzilor pentru angajat, documentația personală, precum și alte documente necesare. Este important de menționat că este instrucțiunea pentru desfășurarea fișierelor personale ale angajaților cu caracter personal care servește ca instrument de consolidare a informațiilor.
Crearea unui fișier personal
Astăzi, crearea afacerilor cu caracter personal se realizează pentru o grupare organizată de date documentate despre un angajat transferat de către angajator la transferul sau acceptarea unui loc de muncă. Instrucțiunile privind procedura de păstrare a fișierelor personale ale angajaților sugerează că toate operațiunile relevante, într-un fel sau altul, sunt repartizate unui specialist special autorizat sau unui organism de personal care este responsabil individual de organizarea tratamentului adecvat al unei astfel de documentații.
Crearea cazurilor cu caracter personal se realizează imediat după primirea sau transferul unui angajat într-o funcție sau funcție de conducere, în conformitate cu care stabilirea răspunderii este prevăzută de lege. Procedura de păstrare a fișierelor personale ale angajaților nu exclude o altă poziție atunci când este prescrisă prin instrucțiuni privind procedura de efectuare a anumitor operațiuni pe fișierele personale ale angajaților.
Conform recomandărilor metodologice din Arhiva Orașului Moscova, precum și VNIIDAD FAS al Federației Ruse, dosarele personale, într-un fel sau altul, includ documentația furnizată de angajați în timpul angajării, precum și formată în procesul activității lor profesionale ulterioare la o anumită întreprindere sau organizație. Deci, aceasta include următoarele lucrări:
- Fișă personală în conformitate cu personalul sau cu profilul corespunzător.
- Adaos la formularul de cerere sau fișă personală.
- Autobiografia angajaților.
- Copii ale documentației educaționale.
- A doua copie a contractului de muncă.
- Contract privind răspunderea.
- Scrisori de recomandare din locurile de muncă anterioare (caracteristici).
- Cerere de angajare (transfer în poziția corespunzătoare).
- Copii ale comenzilor sau extrase din acestea corespunzând angajării sau mutării într-o altă poziție.
- Extrasele din documentația (sau copii ale documentelor) privind acordarea sau acțiunea disciplinară a salariatului.
- Copii (extrase) din documentația de certificare (fișe de certificare, recenzii etc.).
Securitatea fișierelor personale
Dispoziția privind gestionarea fișierelor personale ale angajaților sugerează că, pentru a-și organiza siguranța absolută și ușurința de manipulare, acestea sunt plasate (și anume, cusute cu un fir și un ac pentru patru perforații) într-un folder separat în procesul de formare a hârtiei.
Este important de menționat că, pe lângă documentația enumerată mai sus, unele alte lucrări pot fi plasate în dosare personale (de exemplu, documente referitoare la angajatul care a trecut de un concurs legat de ocuparea unui post vacant; copii ale documentelor privind recompensarea angajaților, atribuirea titlurilor onorifice etc.). În plus, fotografiile certificate ale certificatului angajatului sunt plasate în fișiere personale, dar nu sunt depuse.
Ordinea de efectuare a dosarelor personale ale angajaților implică și înregistrarea lor inițială. În acest fel:
- Fiecare fișier personal i se atribuie un număr de cont individual.
- Pozițiile relevante sunt completate pe coloana vertebrală a dosarului personal și pe capacul frontal.
- Un inventar intern este în mod necesar inclus într-un fișier personal.
Menținerea cărților de lucru și a fișierelor personale ale angajaților
Trebuie menționat faptul că desfășurarea activităților cu caracter personal nu se oprește pe întreaga perioadă de lucru a fiecăruia dintre angajații unei structuri particulare, atunci când regulile sale nu contravin acest lucru. Astfel, desfășurarea afacerilor personale în orice caz prevede următoarele puncte:
- Păstrarea înregistrărilor în secțiunile necesare ale cazului.
- Premisele documentației care trebuie păstrate ca parte a fișierului personal.
- Confiscarea documentației, a cărei necesitate a trecut.
- Verificarea periodică a stării dosarului personal, în conformitate cu subiectul păstrării documentelor incluse în acesta.
Menținerea unei înregistrări personale a unui angajat într-o organizație presupune că înregistrările sunt făcute în documentația unei înregistrări personale pe baza anumitor documente sau a copiilor certificate ale acestora. Este important să adăugați că funcționarul autorizat poate clarifica nuanțele necesare pentru executarea procedurii înainte de a face înregistrări specifice în timpul unei conversații personale cu angajatul. Absolut toate înregistrările care sunt relevante în legătură cu documentația la efectuarea fișierelor personale sunt realizate manual cu un bilă sau stilou în albastru, negru sau violet. Regulamentul privind desfășurarea fișierelor personale ale angajaților implică excluderea corecțiilor din documentație și adecvarea scrierii de mână lizibile. Apoi, atunci când apare o nevoie reală, aceste înregistrări sunt certificate prin semnătura unui oficial autorizat de la serviciul de gestionare a personalului. În plus, compania este ștampilată.
Informații suplimentare
Ordinea prezumtivă, desfășurarea dosarului personal al salariatului este asigurată după următoarea regulă: când se acumulează documentația, aceasta este supusă distribuției obligatorii în dosarul personal, în conformitate cu secțiunile. În plus, în interior secțiunile de hârtie sunt aranjate în ordine cronologică. Este important să rețineți că documentele individuale depuse într-un fișier personal, într-un fel sau altul, sunt supuse numerotării. Informațiile referitoare la aceste valori mobiliare (ținând cont de numerotarea paginilor), în limitele cărora se află într-un fișier personal, în orice caz, reflectă inventarul intern.
Instrucțiunea standard privind desfășurarea dosarelor personale ale angajaților din Republica Belarus spune că angajații se angajează să furnizeze informații serviciului de personal în timp util. Aceste informații, de regulă, interpretează modificările datelor individuale, care sunt incluse în componența fișierului personal. Acest lucru este de obicei scris în scris ca o declarație. În plus, documentația care confirmă modificările servește ca aplicație. Puțin mai târziu, când toate înscrierile sunt introduse în fișierul personal, documentația, într-un fel sau altul, este returnată angajatului. Apropo, dacă este necesar, copiile acestor documente sunt făcute și certificate mai întâi, care sunt atașate ulterior la dosarul personal.
Depozitarea și contabilitatea fișierelor personale
După ce gestionarea fișierelor personale ale angajaților este complet studiată, este recomandabil să se ia în considerare problema stocării și a contabilității. Deci, aceste proceduri sunt organizate pentru o căutare inconfundabilă și rapidă a problemelor personale, asigurând siguranța absolută a acestora, precum și confidențialitatea informațiilor conținute în documentație de la acces neautorizat.
Este important să rețineți că fișierele personale ale angajaților unei companii sunt incluse în nomenclatorul unității de personal, în conformitate cu denumirea generală „Fișiere personale”. În plus, acolo sunt indicate perioadele lor de păstrare. De regulă, perioada de stocare a valorilor mobiliare atinge șaptezeci și cinci de ani.
Decretul privind desfășurarea dosarelor personale ale angajaților prevede că documentația este păstrată în departamentul de personal (de obicei, în astfel de scopuri, spațiile sunt amenajate acolo) separat de alte documente. Trebuie adăugat că serviciul de personal stochează numai fișierele personale ale angajaților relevanți. Cazurile lucrătorilor disponibilizați sunt transferate în conformitate cu procedura stabilită de lege pentru depozitare în arhiva structurii sau la arhiva teritorială.
Trebuie menționat faptul că condițiile de stocare, într-un fel sau altul, ar trebui să asigure siguranța absolută a fișierelor personale direct, precum și a documentației (informațiilor) introduse în ele în urma dezvăluirii sau furtului. De aceea, astăzi se recomandă asigurarea stocării fișierelor personale prin seifuri (dulapuri), așezându-le într-o poziție verticală pe rafturi (cu rădăcinile afară).
Ce altceva?
Apropo, în interiorul dulapului sau în condiții de siguranță pe ușă pot fi plasate descrieri sumare în raport cu fișierele personale stocate. Este important ca accesul la informații să fie exclusiv oficialii autorizați, precum și conducătorii acestora. Apoi, când numărul de fișiere personale depășește permisiunea, acestea sunt înregistrate într-un registru sau jurnal specializat. Sistematizarea cazurilor se realizează prin una dintre următoarele metode:
- În conformitate cu ordinea numerelor.
- În conformitate cu ordinea alfabetică directă.
- În conformitate cu secțiunile în funcție de numele unităților structurale conform tabelului de personal, în interiorul secțiunilor, în ordinea alfabetică a contului direct sau în ordinea numerelor.
Pentru a reduce numărul total de unități de contabilitate, fișierele personale pot fi stocate ca parte a așa-numitelor echipamente - grupuri alfabetice pentru stocare. Astfel, absolut fiecare fișier personal inclus în comandă este precedat de o foaie de hârtie cu numele angajatului. Este necesar să adăugăm că treburile personale, constând în ordine, sunt, de asemenea, grupate în conformitate cu ordinea alfabetică. La începutul ținutei este o listă sumară a fișierelor personale incluse în ea.
Emiterea la timp a dosarelor personale
Emiterea afacerilor personale către angajații unei anumite structuri pentru utilizare temporară, astfel încât aceștia să se familiarizeze cu informațiile introduse acolo, se face de obicei numai cu permisiunea departamentului de personal. Cunoașterea unui angajat cu propriul dosar personal la primire este de obicei efectuată direct în prezența unui ofițer oficial care este responsabil de gestionarea documentației unui astfel de plan.
Trebuie menționat că angajații sunt familiarizați cu problemele personale cel puțin o dată pe parcursul anului, precum și în conformitate cu solicitarea acestor persoane în alte cazuri stabilite de legislația rusă. Atunci când vă familiarizați cu afacerile personale ale angajaților unei organizații, este strict interzis:
- Efectuați toate corecțiile înregistrărilor făcute deja ale fișierelor personale.
- Efectuați noi înregistrări în fișierele personale.
- Extrageți din fișierele personale documentația de acolo sau introduceți altele noi în ele.
- Păstrați fișiere personale peste perioada furnizată de persoane autorizate.
Nuanțe importante
În cazul în care inexactități se regăsesc în evidență sau dacă se constată o documentație depășită într-o problemă personală, angajatul are dreptul de a solicita serviciul de personal al structurii în acest sens. Trebuie să se adauge că cererea trebuie să fie atașată la cerere, conform căreia ar fi necesar să se efectueze anumite modificări la înregistrările făcute anterior sau copii ale unor unități de documentare pentru a face o înlocuire.
Este important de știut că emiterea unei chestiuni personale pentru utilizare temporară se realizează tocmai pentru perioada necesară pentru efectuarea operațiunilor necesare, conform listei persoanelor îndreptățite să primească fișiere personale, care este aprobată de conducerea structurii. Apropo, faptul de a emite un caz cu caracter personal, într-un fel sau altul, este înregistrat într-un card de control (jurnal).
Este important să știți că familiarizarea (lucrul) cu fișierele personale se desfășoară într-o cameră special concepută pentru aceste scopuri. În plus, timpul de familiarizare (muncă), într-un fel sau altul, este limitat la ziua de lucru.Așadar, la sfârșitul zilei de lucru, angajatul responsabil pentru gestionarea afacerilor personale trebuie să se asigure că toate fișierele personale care au fost emise pentru utilizare temporară au fost returnate la locul de depozitare. Dacă este necesar, funcționarul se angajează să ia măsurile adecvate pentru returnarea sau căutarea documentației.
Transferul fișierelor personale sau a documentelor individuale din componența lor pentru utilizare temporară către alte instituții (organizații, întreprinderi) se realizează exclusiv în caz de permisiunea conducerii structurii pe baza unei cereri executate corespunzător.
Este important să știți că se formează un act privind eliberarea unui dosar personal, a cărui copie, într-un fel sau altul, este transmisă împreună cu dosarul personal sau un document separat persoanei autorizate a părții solicitante. Cea de-a doua copie este păstrată în treburile structurii imediat înainte de returnarea fișierului personal sau a unui document separat la locul său original de depozitare.
Eliminarea actelor dintr-un fișier personal
Este important de reținut că eliminarea anumitor unități de documentare dintr-un fișier personal se realizează exclusiv după autorizarea conducerii, cu condiția ca înregistrarea corespunzătoare să fie plasată în coloana „Notă” din inventarul intern. În cazul confiscării temporare a hârtiei la locul ei (și anume, între foile de hârtii vecine), conform regulilor, se introduce o carte de înlocuire (cu alte cuvinte, un certificat de înlocuitor), care indică data și motivul sechestrului cu semnătura persoanei care a eliberat documentul, precum și semnătura acestuia salariatul care l-a primit în conformitate cu regulile de utilizare temporară relevante pentru structură.
Pentru a asigura controlul absolut asupra siguranței fișierelor personale dintr-o anumită instituție (organizație, întreprindere) anual (și anume, cel târziu în primul trimestru care urmează raportarea), se verifică starea și disponibilitatea acestora. Trebuie să știți că deficiențele și deficiențele identificate în timpul procesului de control sunt înregistrate în orice caz în actul, care este imediat după aprobarea președintelui comisiei, este supus conducerii organizației pentru examinare și luarea deciziilor ulterioare cu privire la documentația pierdută sau inexactă.