Pri vykonávaní akejkoľvek transakcie by sa mala venovať veľká pozornosť tomu, či sú záverečné dokumenty dostupné a správne vykonané. A nejde o platby, príjmy, bankové výpisy, ktoré sú tiež povinné a veľmi dôležité.
Záverečné dokumenty sú cenné papiere, v ktorých obe strany potvrdzujú skutočnosť, že transakcia bola dokončená v súvislosti s plnením predmetu dohody partnermi.
Aby protistrany nemali nedorozumenia a nedorozumenia týkajúce sa podrobností o operáciách, odporúča sa, aby ste si vždy dôkladne zapísali všetky nuansy v zmluve. Nebude zbytočné špecifikovať na tom istom mieste, ktoré dokumenty sú potrebné na to, aby sa dohoda mohla považovať za vykonanú. 
Aké sú záverečné dokumenty?
Na to, aby bola transakcia právne považovaná za dokončenú a nielen zaplatenú, musí byť táto skutočnosť písomne potvrdená. Na tento účel existujú rôzne záverečné dokumenty.
Účtovníctvo každého podniku vyžaduje prísne účtovníctvo operácií a dostupnosť všetkých dokladov o nich. Ak sa peniaze na produkt alebo službu prevádzajú, musí mať účtovník doklad o tom, že ich spoločnosť prijala. A naopak, protistrana uzavrie operáciu rovnakými dokumentmi o prijatí finančných prostriedkov a potvrdí, za čo bola zaplatená. 
Pre rôzne typy transakcií existujú rôzne dohody, ako aj cenné papiere, ktoré potvrdzujú ich vykonávanie. Čo sú záverečné dokumenty, pre každý z nich sa budeme ďalej zaoberať.
Potvrdenie vykonávania dodávateľskej zmluvy
Hlavný dokument, ktorý sa týka zmluva o dodávke tovaru, materiály, suroviny alebo iný majetok je faktúra. 
Iba originálne dokumenty sú právne záväzné. Preto, aj keď v určitom prechodnom období bola z určitých okolností prijatá kópia faktúry, originál by sa mal stále pripojiť k účtovným registrom. Ani rezervácia v zmluve to nemôže zmeniť.
Povinné údaje na faktúre
Pri predaji tovaru je dodávateľ povinný vystaviť faktúru v dvoch vyhotoveniach: pre seba a pre kupujúceho. Mal by mať také podrobnosti, ako sú:
- názov a dátum dokumentu;
- meno dodávateľa;
- opis prevedených hodnôt;
- množstvo a merná jednotka (vo fyzických a peňažných ekvivalentoch);
- podpis zodpovednej osoby s uvedením jej postavenia a iniciálok.
Zákon nestanovuje povinný formulár faktúry. Každá spoločnosť si môže vytvoriť svoju vlastnú formu. Vyššie uvedené podrobnosti v súlade s federálnym zákonom o účtovníctve však musia mať všetky uzatváracie dokumenty v rámci dodávateľskej zmluvy bezpodmienečne.
Ak máte pochybnosti o správnosti samokompilovania formulára, môžete úspešne použiť číslo formulára TORG-12, ktoré sa do roku 2013 považovalo za povinné.
príklad
Vo vzorke môžete zvážiť nasledujúcu faktúru:
FAKTURA č. 12 z 19. marca 2015
Odosielateľ: Chip LLC.
Adresát: LLC Astra.
Základ pre prepustenie tovaru: zmluva č. 7 z 13. januára 2015
Splnomocnenie č. 25 z 28. februára 2015, prostredníctvom manažéra obstarávania E. G. Viktorova.
| Č. P / p | názov | U rev. | počítať | cena,
rub. polda. |
čiastka
rub. polda. |
| 1 | kazeta | ks. | 1 | 3000,00 | 3000,00 |
| TOTAL | 3000,00 | ||||
Práve som vydal jedno meno
Vo výške: Tri tisíce rubľov. 00 kopeckov
Zaslal riaditeľa _____________________ A. A. Sergeev
Prijatá položka _______________________
MP
Potvrdenie vykonávania zmluvy o poskytovaní služieb
Ak sú predmetom zmluvy služby alebo práce, hlavným dokumentom, ktorým sa uzatvára zmluva, bude akt. Rovnako ako v prípade faktúry musí byť transakcia potvrdená originálom. 
Existujú však určité výnimky. Ak záverečné doklady o službách nie sú nevyhnutnou podmienkou zmluvy a ich neprítomnosť je povolená zákonom, môžu sa kópie aktov priložiť do účtovných registrov (ak je to potrebné). Tieto doklady sa však môžu použiť iba na uľahčenie účtovníctva. K takýmto prípadom dochádza pri uzatváraní nájomných a ponukových zmlúv.
Akt vykonanej práce (poskytnuté služby) - dokument, ktorý dokazuje nielen dokončenie transakcie, ale aj nedostatok sťažností zákazníkov. Slúži ako hlavné potvrdenie, ktoré vám umožňuje zohľadniť náklady operácie a zahrnúť ich do daňových priznaní. Akt je vytlačený v dvoch exemplároch, ktoré ukladá každý z účastníkov transakcie.
Povinné údaje
Zákon nezavádza jednotnú formu zákona o dokončenej práci. V každom podniku sa uzatváracie dokumenty na základe zmluvy o poskytovaní služieb vypracovávajú nezávisle, ale ich návrh by mal jasne zodpovedať zavedeným normám.
Hlavné podrobnosti, ktoré sa musia splniť, sú:
- názov a číslovanie dokumentu;
- aký je dátum;
- meno dodávateľa a zákazníka;
- opis operácie;
- merná jednotka a množstvo (prírodné a hodnotové ukazovatele);
- podpisy osôb zodpovedných za operáciu s uvedením ich pozícií a iniciálok.
vzorka
Zákon č. 98 z 12. decembra 2014, prijatie vykonanej práce (poskytované služby).
Dodávateľ Chip LLC, zastúpený riaditeľom A. A. Sergeyevom, na jednej strane a zákazníkom Astra LLC, zastúpeným manažérom obstarávania I. V. Kulebyakinom, na druhej strane vypracoval akt, v ktorom uviedol, že zákazník vykonal vykonanú prácu a nevyskytli sa žiadne sťažnosti. a.
| Č. P / p | názov | U rev. | počítať | Cena, rub. polda. | čiastka
rub. polda. |
| 1 | Náplň kazety | ks. | 1 | 500,00 | 500,00 |
| TOTAL | 500,00 | ||||
Celková suma: Päťsto rubľov 00 kopeck.
umelec:
Riaditeľ spoločnosti Chip LLC _______________________ A.A. Sergeev
zákazník:
Supply Manager spoločnosti Astra LLC ______________________ I.V. Kulebyakin
Nedostatok záverečných dokumentov
Faktúry a úkony musia transakciu nevyhnutne dokončiť. Až potom sa všetky pravidlá považujú za úplné a uzavreté.
V niektorých prípadoch však dôjde k strate záverečných dokumentov z dôvodu rôznych okolností. Alebo sa vedúci spoločnosti musí zaoberať nedbanlivosťou podriadených a v dôsledku inšpekcií sa odhalí absencia takýchto dokladov. 
Jedným z negatívnych dôsledkov takýchto nepríjemných incidentov je dodatočná daň. Účtovník podniku napokon nemal právo zahrnúť do výkazu výdavky, ktoré nie sú zdokumentované. V tomto prípade je daň z príjmu podceňovaná a musíte ju nielen zaplatiť, ale aj uviesť všetky pokuty a pokuty. Okrem toho budú trestaní aj za nedostatok samotných dokumentov. 
Aby sa predišlo takýmto dôsledkom a nenarušilo dobré meno spoločnosti a vzťahy s daňovými úradmi, je potrebné starostlivo monitorovať stav správy dokumentov a účtovníctva v podniku. Je dôležité vyplniť všetky dokumenty včas a vhodnou formou.
Ak manažér pochybuje o spôsobilosti alebo zodpovednosti svojho účtovníka, je lepšie zaplatiť audítorskej spoločnosti a vykonať audit, potom chýbajúce dokumenty desiatky alebo dokonca stokrát zaplatiť.
