Je nepravdepodobné, že by taká spoločnosť existovala, v ktorej by nikdy nebolo potrebné niečo kúpiť v hotovosti alebo poslať zamestnanca na služobnú cestu. To znamená, že správa o výdavkoch príspevky na nej, postup pri práci s dokumentmi - súčasné problémy. Ak je pre vás dôležité porozumieť im, prečítajte si článok.
Čo je to správa o výdavkoch?
Toto je dokument, ktorý obsahuje informácie o tom, na aký účel sa záloha vyplatená zamestnancovi na úradné účely minul. Ako dôkaz sú k správe priložené podporné dokumenty: šeky, lístky, faktúry a ďalšie finančné dokumenty.
K správe je schválený štandardný formulár č. AO-1. Dokument patrí do primárnej skupiny. Na vypĺňaní formulára sa podieľa zodpovedná osoba, tj osoba, ktorá dostala peniaze na dokončenie úlohy. Úlohou účtovníctva je skontrolovať výkaz výdavkov a odzrkadľovať záznamy v účtovníctve. Formulár obsahuje dve časti: základňu, ktorá zostáva v sklade, a potvrdenie, odovzdané zamestnancovi.
Ako odrážať správu v účtovnom programe?
Zámerom je odrážať údaje o zodpovedných osobách skóre 71, ktoré patria do skupiny aktívnych-pasívnych. Pozrime sa, ako urobiť predbežnú správu, príspevky špecifické pre tento dokument v databáze.
Všetko to začína vydávaním finančných prostriedkov zodpovednej osobe. Zaúčtuje sa na ťarchu účtu 71 a na účet 50, ak sú prostriedky vydané z pokladne podniku. Stáva sa, že záloha sa prevedie z bežného účtu na platobnú kartu, potom bude záznamom 71 Dt 51 Kt. Dokument je buď výdajom hotovostného príkazu s podpisom zodpovedná osoba buď bankovníctvo platobný príkaz výpis z účtu.
Po dokončení úlohy a poskytnutí podporných dokumentov je potrebné uzavrieť sumu zálohy. V debete môžu byť rôzne účty, záleží to na tom, na čo boli peniaze vydané. Pokiaľ ide o nákup materiálov, aktivuje sa účet 10, ak ide o tovar, potom 41. Predbežná správa o účtovaní má nasledujúce: debet účtov 20, 26, 44, v závislosti od toho, či je cesta spojená s výrobnou činnosťou podniku alebo obchodnou. Vo všeobecnosti bude záznam vyzerať takto: Dt 10 (41, 20, 26, 44) Kt 71.
Je zriedkavé, že sa suma vydá presne. Zvyčajne viac peňazí, ako je potrebné alebo menej. Aby sa vrátila nepoužitá suma, došlo k účtovaniu vo výške 50 Dt 71 Dt, ak došlo k nadmernému výdaju v správe o výdavkoch - účtovanie Dt 71 Kt 50 (51).
Ak sa ukáže, že zamestnanec bol nečestný, vynaložil spreneveru alebo neposkytol dokumenty, potom sa odpisuje záznam 94 Kt 71 Dt - odpis sumy v nedostatku a strate podniku. Potom 70 Dt Kt 94 - odpočítanie z platu zamestnancov vydaného na základe výkazu výdavkov. Tam končia hlavné transakcie.
Lehoty na podávanie správ a zodpovednosť
Zodpovedná osoba je podľa zákona povinná predložiť účtovnému oddeleniu podporné dokumenty do troch dní od ukončenia úlohy.
Ak to zamestnanec neurobil, vydaná suma sa považuje za pôžičku zamestnancovi. Účtovník musí vypočítať významné prínosy z využívania podnikových zdrojov. Ďalej je potrebné nazhromaždiť a previesť do rozpočtu daň z príjmu fyzických osôb z výšky vecných dávok, v takom prípade je sadzba 35%.
Zodpovednosť je dosť vážna, takže je lepšie neporušovať lehoty na poskytnutie podporných dokumentov.
Ako vyplniť správu o výdavkoch?
Formulár sa zvyčajne vydáva v účtovnom oddelení podniku. Na internete môžete používať špeciálne služby.
Sériové číslo správy uvedie účtovník, zamestnanec musí uviesť dátum dokončenia. Potom sa do dátového bloku zapíšu informácie o organizácii: meno, OKPO, funkcia a funkcia vedúceho, meno hlavného účtovníka a účtovníka, ktorý sa priamo zúčastňuje na overovaní správy.
Ďalej sa vyplnia informácie o zodpovednej osobe: celé meno zamestnanca, funkcia, názov jednotky a kód, osobné číslo.
Oba tieto bloky vo formulári vydanom účtovným oddelením sú zvyčajne už vyplnené.
V osobitnej tabuľke musíte zadať všetky podporné dokumenty s číslami, dátumami a menami, uviesť čiastku pre každý z nich. Vypočítajte súčet.
Kontrola a schvaľovanie
Predložený dokument je skontrolovaný, účtovné zápisy sa robia na predbežných správach. Aká je kontrola?
Najprv sa musíte uistiť, že výdavky boli zacielené. Potom sa skontroluje prítomnosť všetkých potrebných dokumentov, správnosť ich vykonania. Správu je potrebné kontrolovať a vyplniť, najmä venovať pozornosť aritmetickej časti.
Výdavky v hotovosti sa potvrdzujú šekmi s rozdelením pozícií alebo priloženými potvrdeniami o predaji, korene hotovostných potvrdení a inými formami prísneho vykazovania.
Ak je zamestnanec platený kreditnou kartou, mali by tu byť potvrdenky o platobných termináloch, šekoch.
Zodpovedná osoba musí vydať potvrdenie o tom, že všetky potrebné veci boli odovzdané a akceptované na overenie. Správu potvrdzujú podpisy vedúceho, hlavného účtovníka a zodpovedného odborníka. Po skontrolovaní a schválení správ o postupe pred odoslaním sa účtovanie odošle na uloženie.
Môžem odpočítať DPH?
Ak šeky slúžia ako odôvodňujúce dokumenty, potom nie je možné prijať DPH na odpočet, aj keď je v dokumente vyznačená. Základom je iba faktúra, ak existuje, odpočet je oprávnený.
Kruh zodpovedných osôb
Nie každý zamestnanec má právo na preddavok. Ak organizácia dá peniaze všetkým, nastolí to otázka od regulačných orgánov. Preto by mal byť okruh zodpovedných osôb obmedzený. Zahŕňa to len tých zamestnancov, ktorí by podľa svojich povinností mali skutočne vykonávať úlohy, ktoré si vyžadujú preddavok.
Okrem obmedzenia okruhu osôb by sa mala zaviesť aj hranica sumy. Vyplýva to z osobitného príkazu, ktorý stanovuje, kto presne má právo na preddavok, na aké účely a do akej miery. Objednávka je uložená v účtovníctve.
Ak zamestnanec neoznámil čiastku, ktorá mu bola poskytnutá v podoblasti predtým, nemá nárok na preddavok, kým nie je predložená odôvodnená dokumentácia.
