Jednou z významných úloh manažérov je podpísanie veľkého množstva rôznych dokumentov. Táto jednoduchá práca na prvý pohľad vyžaduje niekedy veľa času a dáva ďaleko od najpríjemnejších emócií. Existuje však dôstojné riešenie - fax, jedná sa o špeciálnu pečiatku, ktorá presne kopíruje podpis. Prečo potrebujem takúto pečať a kde ju získať?
Fax je užitočná alternatíva k ručnému podpisovaniu
V mnohých organizáciách nie je oprávnenie na podpisovanie úradných listín nielen generálnym riaditeľom, ale aj jeho zástupcom alebo zástupcami. Aj napriek takémuto rozdeleniu zodpovednosti však riadiaci tím nie je vždy schopný včas a osobne pripevniť osobné podpisy na všetky dokumenty, ktoré si to vyžadujú. Na vyriešenie týchto problémov bola vynájdená faxová pečiatka. Toto je pečať, ktorá najpresnejšie opakuje vlastnoručný podpis. Slovo „faksimile“ v doslovnom preklade z latinčiny (fac simile) znamená - „urobiť to“. Čo je obzvlášť pekné, každý zainteresovaný vodca si dnes môže takúto pečiatku objednať. Pokúsme sa zistiť, prečo je to potrebné a na akých dokumentoch je vhodné ich používať.
Kto potrebuje podpisovú pečiatku?
Fax je nevyhnutným spoločníkom pre zaneprázdnených vedúcich pracovníkov. Takáto tlač umožňuje certifikovať veľa dôležitých dokumentov maximálnou rýchlosťou alebo v neprítomnosti oprávnenej osoby na pracovisku. Inými slovami, faksimile je nevyhnutnou vecou pre spoločnosti s veľkým pracovným tokom a manažéri, ktorí často chodia na služobné cesty / sú mimo kancelárie z iných dôvodov. Čo je obzvlášť výhodné, osoba, ktorá opúšťa pečať vo forme osobného podpisu, môže byť priamo oprávnená osvedčovať dokumenty tejto kategórie alebo niekto z jej asistentov. Vyvstáva tu pomerne komplikovaný bod - ako má mať faksimile istotu, že zamestnanec, ktorý má právo ho používať, neprekročí jeho autoritu? Ideálny prípad je, ak podpis pečate používa iba jeho majiteľ. Ale často tomu tak nie je, av tomto prípade by sa malo dôkladne zamyslieť, ktorý zo zamestnancov je oprávnený povoliť používanie faxov.
Listy práva
V súčasných právnych predpisoch Ruskej federácie neexistujú žiadne podrobné a komplexné ustanovenia a pravidlá týkajúce sa používania náhradníkov podpisu autora. Po preskúmaní viacerých regulačných dokumentov však možno dospieť k záveru, že faxové pečate a pečiatky sa môžu použiť v prípadoch ustanovených zákonom a na základe dohody strán. V tomto prípade by sa v druhom znení mal tento odsek (možnosť nahradiť podpis tlačením alebo iným spôsobom kopírovania) uviesť osobitne. Je dôležité pochopiť, že faksimile je úplný analóg ručne písaného autogramu. Pečiatka umiestnená na doklade dáva papieru rovnaký právny význam a význam ako podpis oprávnenej osoby. Fax je neprijateľné používať na doklady, ktorých podpísanie je spojené s podstatnými dôsledkami a povinnosťami strán. Finančné dokumenty, odvolania a žiadosti adresované daňovým úradom a federálnym organizáciám, ako aj návrhy zákonov, splnomocnení zástupcovia a vzorky podpisov by sa mali vždy vyhotovovať ručne.
Kedy je vhodné používať faxy?
Každá organizácia môže vydať samostatné pravidlá a nariadenia týkajúce sa použitia prostriedkov na certifikáciu dokumentov, ktoré nahrádzajú vlastnoručný podpis. V takom prípade by sa používanie faxov malo uskutočňovať s poradenskými normami predpísanými v zakladacej listine a iných regulačných dokumentoch spoločnosti.V úradnej dokumentácii je tiež potrebné uviesť zoznam osôb oprávnených túto pečať uchovávať a používať. Na aké papiere sa môžu faxy použiť? Teoreticky ide o všetky typy dokumentácie, ktorých podpísanie neznamená zodpovednosť. Je žiaduce, aby sa v texte dokumentov uviedla možnosť tejto verzie osvedčenia. Pamätajte, že faksimile v dokumentoch má rovnakú silu ako skutočný podpis. V prípade potreby bude zrušenie cenných papierov schválených týmto spôsobom rovnako ťažké ako manuálne podpísaných cenných papierov. Ak je potrebné podpísať niektoré príspevky a manažér nie je schopný túto prácu vykonať osobne, môžete to urobiť bez faxu. Alternatívou je vydanie dočasného plnomocenstva v mene zamestnanca oprávneného osvedčovať požadovaný druh dokumentácie.
Ako získať svoju faxovú pečiatku?
Výroba pečate, ktorá kopíruje osobný podpis, si môžete objednať v ktorejkoľvek organizácii ponúkajúcej služby pečiatkovania. Podobné spoločnosti sú dnes k dispozícii vo všetkých pomerne veľkých mestách. Predkladanie akýchkoľvek dokumentov na objednávanie faxov sa nevyžaduje. Čo je obzvlášť pekné, známky a známky, ktoré opakujú osobný podpis, sú zvyčajne lacné (do 500 až 800 rubľov) a je možné ich vyrobiť za niekoľko dní.