Práca tajnej kancelárie je spojená so značným rizikom. Z veľkej časti je to spôsobené neznalosťou špecifík práce a porušovaním kľúčových princípov jej vykonávania. 
Štátne tajomstvo - čo to je?
Tento koncept má niekoľko významov. Vo všeobecnom zmysle tajomstvo charakterizuje niečo neznáme a nevyriešené. Pokiaľ ide o vládne agentúry, takými informáciami sa rozumejú údaje, ktoré sú známe striktne definovanej kategórii osôb. Štátne tajomstvo preto nie je predmetom zverejnenia. Tieto údaje si zvyčajne zachovávajú svoj stav zvyčajne určitý čas. Stanovuje sa v závislosti od významu informácií, ich potreby, vyplývajúcich zo záujmov celej krajiny alebo konkrétneho oddelenia. Informácie z rôznych dôvodov strácajú časom svoje tajomstvo. Po určitom období sa môže zverejniť alebo zverejniť.
Supy utajenia: typy
Pri každodennej práci ministerstiev a ministerstiev Ruskej federácie sa zhromažďuje veľké množstvo zákonov. Implementácia manažérskych funkcií je nemožná bez pracovného toku. Jednou z charakteristických čŕt administratívnych činností je rozmanitosť materiálov. Utajovanie utajovaných skutočností sa vykonáva v súlade s federálnym zákonom č. 5485-I. Významná časť aktov vydaných správnymi orgánmi obsahuje informácie, ktoré nie sú predmetom zverejnenia. Existujú však určité stupne utajenia. Odrážajú sa na nich špeciálnymi značkami. Právne predpisy ustanovujú nasledujúce supy: „Tajné“, „Osobitne dôležité“ a „Prísne tajné“. Pozrime sa na ne podrobnejšie. 
Charakteristické znaky ochranných známok
Známky utajenia dokumentov sú stanovené v závislosti od obsahu a dôležitosti informácií v nich obsiahnutých. Z toho vyplýva, že zverejnenie určitých údajov predstavuje určitú zodpovednosť. Značka „Osobitný význam“ znamená najvyšší stupeň utajenia. Tento stav je priradený obmedzenej kategórii aktov. Zverejnenie takýchto informácií predstavuje pre krajinu nebezpečenstvo. Zverejnenie týchto údajov môže spôsobiť značné poškodenie záujmov štátu. V tejto súvislosti by sa akty pridelené tejto skupine mali chrániť osobitne.
Značka „prísne tajné“ sa umiestni na dokumenty, ktoré viac súvisia s bezpečnosťou a obranou krajiny. Ujma spôsobená ich zverejnením je celkom zrejmá. Postup zaobchádzania s takýmito informáciami je prísne regulovaný.
Existuje ďalšia kategória dokumentov. Sú označené „Na úradné použitie“. Ak supy utajenia jasne stanovia štatút skutkov, potom v tomto prípade existuje obmedzenie prístupu k informáciám. Je potrebné zabrániť úniku servisných údajov. 
Všeobecné pravidlá
Známky na ochranu súkromia a postup ich zaobchádzania sú stanovené v súlade so zoznamami definovanými vyššie uvedeným spolkovým zákonom. Zadávanie informácií a zmena zoznamov takýchto údajov je pridelená konkrétnym úradníkom. Pri zostavovaní zoznamu sa zohľadňujú všetky výrobné oblasti. Bezpečnostné známky sú nastavené pre informáciu:
- Na vojenskom poli.
- V oblasti vedy, hospodárstva a technológie.
- V oblasti zahraničnej ekonomiky a politiky.
- V oblasti spravodajstva, operačného spravodajstva, kontrarozviedky.
- V oblasti boja proti terorizmu.
Počas udalostí, keď sa vytvoria tajné známky, sa urobia výpisy z príslušných aktov, ktoré určí dodávateľ.Kontrola tejto činnosti spočíva na osobe, ktorá dokumenty podpísala. Tieto subjekty sú zodpovedné za správne zatriedenie dokumentov do jednej alebo druhej kategórie utajenia, za definíciu zodpovedajúcej pečiatky. 
zásady
Aby sa zachovali informácie, ktoré majú pre krajinu osobitný význam, musí sa súčasný klasifikačný postup neustále zlepšovať. Ako vyplýva z praxe, pri vykonávaní tejto úlohy sú dôležité vedecky podložené prístupy a systémová metóda. V prísne regulovaných prípadoch by sa mali správne stanoviť supy utajenia. Tým je zabezpečená ochrana dôležitých informácií. Na určenie utajenia dokumentov existujú tieto zásady:
- Systematický prístup.
- Objektivita.
- Optimalizácia objemu dát.
- Pravidelné preskúmanie.
Systematický prístup
Jednou z kľúčových charakteristík tohto princípu je posúdenie klasifikačného procesu ako celku. V tejto súvislosti by sa malo zohľadniť: vzájomná závislosť a zároveň protichodná povaha týchto dvoch smerov. Predovšetkým je potrebné zabezpečiť spoľahlivú ochranu štátnych tajomstiev. Na druhej strane je potrebné zabrániť tomu, aby sa neprimerané, masívne údaje skrývali so všetkými negatívnymi dôsledkami. Pri nadhodnocovaní utajovacej pečiatky sa možnosti výmeny informácií medzi oddeleniami výrazne obmedzujú. To tiež vedie k neustálemu zvyšovaniu objemu činov obsahujúcich údaje neprístupné širokému okruhu používateľov. To zase komplikuje ochranu skutočne dôležitých informácií. Ďalším extrémom je podceňovanie tajomstva. V tomto prípade je nebezpečenstvo tiež zrejmé, pretože takáto činnosť vytvára predpoklady na únik dôležitých údajov. 
objektívnosť
Táto zásada je založená na bezpodmienečnom dodržiavaní požiadaviek zoznamu tajných dokumentov definovaných v právnych predpisoch. Nie je dovolené riadiť sa subjektívnym názorom založeným na výlučných rozhodnutiach výkonných umelcov. V opačnom prípade sú pravdepodobné chyby, ktoré môžu viesť k podceneniu alebo nadhodnoteniu utajenia dokumentu.
Optimalizácia objemu
Táto zásada má osobitný význam pri klasifikácii a uchovávaní informácií. V každom čine musí byť minimum údajov, ktoré sú skutočne potrebné na vyriešenie konkrétneho problému alebo vykonanie konkrétnej práce. Nadmerné množstvo informácií môže viesť k nekontrolovanému zverejneniu všetkých informácií.
Pravidelné preskúmanie
Dokumenty obsahujúce utajované skutočnosti by sa mali pravidelne kontrolovať. Údaje môžu stratiť svoj význam alebo ich význam môže klesnúť. Po kontrole sa dokumentový systém uvoľní. Jeden alebo iný štatút aktu sa určuje v súlade s objemom dôležitosti informácií, ktoré sú v ňom obsiahnuté. Na druhej strane by to malo byť v súlade so skutočným stupňom utajenia. 
Zmena stavu
Vyrába sa v prísnom súlade s platnými právnymi predpismi. Podľa spolkového zákona, ak sa zmenia objektívne faktory, v dôsledku čoho je následná ochrana údajov klasifikovaných ako štátne tajomstvo nepraktická, je potrebné akty odtajniť. V súlade s ustanoveniami zákona nie je doba, počas ktorej sú údaje predmetom ochrany, dlhšia ako 30 rokov. Výnimkou sú dokumenty, ktoré podľa rozhodnutia medziagentúrnej komisie predlžujú stanovené obdobie na takéto informácie. Odtajnenie alebo zmenšenie krku vykonávajú autorizované orgány. Sú to špeciálne komisie, ktoré zahŕňajú kompetentné osoby.
Tieto menujú vedúci príslušných oddelení. Provízie by mali vypracovať akty, v ktorých podrobne zdôvodňujú potrebu obmedziť krk alebo odtajnenie.Status informácií môžu meniť aj vedúci autorizovaných oddelení, v ktorých boli príslušné dokumenty vypracované alebo vypracované. Títo úradníci sú oprávnení takéto akty odtajniť alebo klasifikovať. Zničenie cenných papierov sa vykonáva v prísnom súlade s regulačným právnym rámcom upravujúcim rozsah takejto dokumentácie.
