Betalningar via Internet har länge blivit vanligt, men utbytet av dokument, särskilt mellan individer, är fortfarande i pappersform. En kvalificerad elektronisk signatur är utformad för att lösa detta problem och underlätta utbyte av dokument. Juridiska personer har arbetat med EDS länge, enskilda företagare använder det för att överföra vissa uppgifter (till exempel moms vid hyra av statliga lokaler), medan individer kan använda sin signatur för att få tillgång till webbplatsen för statliga tjänster. Hur får man en förbättrad kvalificerad elektronisk signatur och vilka fördelar ger den?
Vad är det här?
En kvalificerad elektronisk signatur är detaljerna som bekräftar sanningen i det elektroniska dokumentet, frånvaron av störningar i det från det ögonblick då signaturen faktiskt installerades. Det låter dig också fastställa ägandet av dokumentet. Sådana detaljer kan endast erhållas som ett resultat av kryptografisk konvertering av kod, information.
Ett elektroniskt signaturcertifikat är ett dokument som bekräftar rätten att äga en offentlig nyckel till en elektronisk signatur. Intyget kan endast erhållas på CA (certifieringscentrum) eller på deras auktoriserade representanters kontor.
Certifikatinnehavaren är en person som har fått ett elektroniskt signaturcertifikat i sitt namn. Varje ägare av certifikatet har två nycklar: offentliga och privata. Verifiering av elektroniska signaturer utförs med den offentliga nyckeln. Det i sin tur är associerat med en privat nyckel, genom vilken den elektroniska signaturen genereras och dokumentet är signerad.
klassificering
En enkel elektronisk signatur, som namnet antyder, är den enklaste versionen av EDS. Den använder också lösenord, koder eller andra sätt som bekräftar bildandet av signaturen av ägaren.
Förbättrad okvalificerad elektronisk signatur kan endast erhållas med hjälp av kryptografisk informationskonvertering. Här kan du inte göra utan en privat signaturnyckel. Genom en sådan elektronisk signatur är det möjligt inte bara att identifiera personen som undertecknade dokumentet, utan också att upptäcka ändringar som gjorts efter undertecknandet.
En förbättrad kvalificerad elektronisk signatur har alla tecken på att de inte är kvalificerade. Den enda skillnaden är att för att verifiera och skapa mer seriösa kryptografiska skyddsmedel måste de vara certifierade av Rysslands FSB. Dessutom finns det en skillnad: ett kvalificerat certifikat med elektronisk signatur kan endast utfärdas vid ett certifieringscenter som har godkänt ackreditering. Listan över ackrediterade CA kan ses på webbplatsen för statliga tjänster.
ekvivalens
Federal Law No. 63 erkänner ett dokument som är undertecknat med alla elektroniska signaturer, både enkla och förbättrade, lika med ett pappersdokument som manuellt undertecknats. Det finns dock en funktion: mellan parterna som gör elektroniskt dokumentutbyte måste ett avtal undertecknas tidigare.
En kvalificerad signatur är också en analog till en signatur gjord med egen hand, men den kan ersätta organisationens sigill. Den rättsliga kraften för dokument undertecknade med en kvalificerad digital signatur erkänns av tillsynsmyndigheterna. De kan användas i domstol.
Tillämpningsområde
Först och främst är detta naturligtvis elektronisk dokumenthantering. Elektroniska signaturer hjälper till att etablera externt och internt utbyte av dokument i alla fall när en handskriven signatur krävs.
Intern dokumenthantering använder okvalificerade och kvalificerade elektroniska signaturer för att godkänna och godkänna avtal och andra dokument som reglerar organisationens interna processer. Till exempel, om en direktör undertecknar ett avtal genom elektronisk signatur och han överförs till exekvering.
Huvudfaktorn
När det gäller extern dokumenthantering är närvaron av en kvalificerad elektronisk signatur ett mycket viktigt villkor, eftersom det är hon som är garantisten för juridisk kraft. I andra fall erkänns inte det elektroniska dokumentet av tillsynsmyndigheterna som originalet, vilket innebär att det inte har någon rättslig kraft och inte kan användas i rättsliga förfaranden. Dessutom kan ett dokument undertecknat av en förbättrad kvalificerad digital signatur lagras i ett digitalt arkiv, medan dess legitimitet bevaras.
EDS kan användas för rapportering till myndigheter. Många har redan uppskattat hur snabbt och bekvämt elektronisk rapportering görs. Dessutom kan varje organisation välja det bekvämaste sättet för sig själv, oavsett om det är 1C-produkter, separat programvara eller FSS och Federal Tax Service-webbplatserna. Ett kvalificerat certifikat för en elektronisk signaturnyckel är grunden för sådana åtgärder, det måste utfärdas av en auktoriserad eller ackrediterad certifieringsmyndighet. Men metoden för att skicka är inte kritisk.
Få offentliga tjänster
Alla medborgare i Ryssland kan få en elektronisk signatur för att använda den för att ta emot offentliga tjänster, men ett kvalificerat certifikat för verifiering av en elektronisk signatur i detta fall krävs inte: den enklaste, okvalificerade EDS räcker, det är ganska lämpligt för individens behov. Med hjälp av det kan alla medborgare underteckna en elektronisk ansökan, som kan skickas till den verkställande myndigheten om ett sådant dokumentflöde är möjligt.
Hur får man en kvalificerad elektronisk signatur för en individ? Det enklaste sättet att få ett universellt elektroniskt kort, som utfärdas från 1 januari 2013 och har en inbyggd kvalificerad elektronisk signatur. Ett sådant kort är ett unikt identifieringsverktyg för en medborgare, med hjälp av det är det möjligt att betala, beställa och ta emot olika offentliga tjänster via Internet. Med sitt koncept är kortet utformat för att ersätta många dokument, t.ex. ett pensionscertifikat och medicinsk policy, för att kombinera dem med en elektronisk plånbok, resebiljett och elektronisk signatur.
Använda ES
Förbättrad kvalificerad elektronisk signatur är lämplig för både internt och internt arbetsflöde. Det kan erhållas hos den certifieringsmyndighet som är ackrediterad av RF: s kommunikationsministerium. Det skyddar dokumentet från förändringar, bekräftar dess integritet och författarskap.
Förbättrad kvalificerad ES kan hjälpa till att lösa ett brett spektrum av problem. Till exempel används det för rapportering till skattemyndigheterna och för utbyte av elektroniska dokument. Denna version av certifikatet har det största antalet möjliga funktioner, men det betyder inte att det är bekvämare för varje organisation att använda det. För det första beror certifikatets pris direkt på antalet funktioner. För det andra, när du väljer ett mindre funktionellt certifikat, måste du se till att de tillgängliga kapaciteterna helt uppfyller organisationens behov.
Det finns också situationer där den typ av certifikat som används bestäms av den part som mottar dokumentet. Till exempel finns det dokumenthanteringsoperatörer som bara accepterar certifikat från deras certifieringscenter, därför måste du också se till att det inte finns några begränsningar för användningen i det nödvändiga informationssystemet när du väljer ett certifikat.
Fördelarna med elektronisk dokumentutbyte
Eftersom nu alla organisationer och företag har möjlighet att organisera utbyte av juridiskt bindande elektroniska dokument, är det värt att diskutera fördelarna med denna process.
Först och främst är det hastigheten på leverans av dokument. Oavsett motpartens adress kommer leveranstiden för dokument att vara tio gånger mindre än vanligt papper. Användningen av elektroniska dokument minskar också kostnaderna för förberedelser och överföring av papperskopior.
Det finns allvarligare ekonomiska fördelar eftersom elektronisk dokumenthantering innebär en betydande acceleration av affärsprocesser. Det enklaste exemplet på detta är den snabba avslutningen och aktiveringen av transaktioner, varför ett större kassaflöde uppnås. Det vill säga, efter att ha etablerat elektronisk dokumenthantering, kommer företaget att kunna öka vinsten per tidsenhet.
automation
Användningen av en kvalificerad elektronisk signaturnyckel kan också minska tiden för bearbetning, skicka dokument och praktiskt automatisera denna process. Enligt lagen kan brev som kräver lagkraft, fakturor, fraktsedlar, fakturor, utförda handlingar, utförande av handlingar, fakturor, försoningshandlingar av ömsesidiga lösningar, fraktsedlar kunna delta i ett inter-företag utbyte, enligt lagen.
På grund av hastigheten och tillförlitligheten i elektroniskt dokumentutbyte kan företag inte oroa sig för enkel och snabb rapportering till skattemyndigheterna. Det låter dig också spara en del av pengarna.
Viktiga faktorer
Ett dokumentflöde mellan företag i elektronisk form är meningsfullt endast om varje dokument har lagkraft och kan användas i domstol eller i andra fall. För att ge ett elektroniskt dokument juridisk betydelse är det nödvändigt att lösa några problem. För det första processen att underteckna och skicka ett elektroniskt dokument till entreprenörer, och för det andra, godkännande och verifiering av en kvalificerad elektronisk signatur på dokument mottagna från entreprenörer. För det tredje är det nödvändigt att organisera lagring och bearbetning av redan signerade dokument, arkivlagring och navigering på det. För det fjärde är det viktigt att säkerställa bevarandet av legitimiteten för dokument i arkivlagring.
Enkel lösning
För att lösa de två första problemen kan du använda tjänsterna för utbyte mellan företag som hanteras av elektroniska dokumenthanteringsoperatörer. Att välja en sådan tjänst är det nödvändigt att ta hänsyn till vissa faktorer, såsom tillgången på lämpliga licenser för operatören, möjligheten att integrera utbytstjänsten i företagets informationssystem och debitering av dokument.
Två andra uppgifter kan lösas med hjälp av det elektroniska dokumenthanteringssystemet, som redan har all nödvändig funktionalitet. Om den ursprungliga bildandet av dokument sker i bokföringssystemet kan du integrera ett elektroniskt dokumenthanteringssystem i det.
I frånvaro av ett sådant system kan dessa uppgifter delvis tilldelas utbytestjänstoperatören.