Förr eller senare, i en enskild företagares verksamhet, kommer det en tid då du måste fakturera din affärspartner. Det finns ingen officiellt godkänd form av ett sådant dokument, varför varje företag eller enskild företagare självständigt bestämmer det. Samtidigt är kontot grunden för avräkningar, därför måste det ha vissa detaljer.
Vad är ett konto och dess obligatoriska detaljer
Ett konto är ett dokument som visar huvudpunkterna för en kommande transaktion. Huvudsyftet med dess bildning är kravet att betala för vissa tjänster eller leverans av varor.
Hur fakturerar jag? Först och främst är detta ett betalningsdokument, så det måste innehålla bankinformation för betalning. Dessutom bör följande information finnas på fakturan:
- fullständig information om den enskilda företagaren, nämligen F. I. O. och TIN;
- namnet på organisationen som kommer att betala räkningen, dess skattekod;
- om fakturan utfärdas i enlighet med villkoren i det undertecknade avtalet, anges hänvisningen till den i dokumentet;
- adress för företagarens plats;
- fullständiga kontouppgifter (nummer och datum) så att de kan identifieras från andra krav;
- namnet på produkten eller tjänsten med maximal beskrivning av de sålda produkterna;
- kvantitet levererade varor;
- enhetskostnad och totalbelopp.
I slutet av dokumentet måste du ange hela beloppet som ska betalas. Om företagaren är på DOS, ange beloppet med moms i antal och ord. I slutet anbringas IP-signaturen, om det finns en revisor, sedan hans signatur och försegling (om någon).
Som ytterligare villkor kan propositionen indikera:
- leveransvillkor;
- termen för transport av varor eller tillhandahållande av tjänster;
- rabatter;
- parternas skyldigheter;
- påföljder.
Huruvida du ska fakturera eller inte
Behöver jag fakturera för betalning? Faktum är att ett sådant förfarande inte regleras av lagen. Parterna kan agera på grundval av avtalet samt göra betalningar enligt det. Kontot tillåter emellertid en att göra avräkningar mellan motparterna mer exakta.
Det är obligatoriskt att utfärda en faktura, om detta förutsätts av villkoren i avtalet undertecknat av båda parter. Ett sådant dokument kommer också att krävas om det inte föreskrivs ett klart belopp för betalning enligt avtalets villkor. Till exempel utförs leverans av varor i steg, med ytterligare applikationer eller vi talar om verktygsräkningar.
Enligt kraven i vissa artiklar i skattekoden är det också obligatoriskt att fakturera i följande fall:
- om den enskilda företagaren är befriad från moms (artikel 145);
- om dokumentet personligen upprättas av säljaren och det gäller det allmänna beskattningssystemet (artikel 145);
- i fall där en delvis förskottsbetalning redan har mottagits (artikel 168).
I vilket fall som helst ger kontot dig möjlighet att snabbt skapa ekonomiska relationer mellan parterna och göra snabba betalningar.
Registreringsordning
Hur utfärdar jag en faktura och hur ser den ut? Du kan själv göra en faktura på ark A4 eller A5, i alla kontorsprogram, till exempel i Word eller Excel. Idag finns det många mallar, det vill säga att du inte behöver uppfinna hjulet igen. Om så önskas kan fakturan utfärdas på brevhuvud.
Det finns också flera CRM-program som låter dig skapa ett konto gratis.Det bör också komma ihåg att trots att formen av ett sådant dokument som ett konto saknas i regleringsdokument, men det kan presenteras vid domstolsförhandlingen som bevis.
Metoder för att överföra ett konto till en motpart
Dokument som genereras hos företag kan överföras på olika sätt. Kontot är inget undantag. Det överförs så här:
- via fax;
- via e-post
- med post
- personligen i handen.
De viktigaste misstagen i förberedelserna
Hur fakturerar jag? Denna fråga uppstår ofta bland nybörjare som enskilda företagare. Att känna till de misstag som inte bör göras kommer det att vara mycket lättare att utarbeta rätt dokument.
Först av allt, om kontot är undertecknat av den enskilda företagaren och revisoren, måste deras signaturer dekrypteras. Om fakturan skickas i form av ett elektroniskt dokument med underskrift av en elektronisk digital signatur, krävs inte längre dekryptering.
Det händer ofta att på fakturan inte datumet för utfärdande och sammanställning av dokumentet sammanfaller. Det här är fel. Och ytterligare ett problem - ouppmärksamhet när du fyller i uppgifterna för betalning. Om dokumentet är utarbetat i ett särskilt redovisningsprogram händer det naturligtvis inte. Men om IP sällan faktureras, är det nödvändigt att kontrollera avvecklingskonton och andra uppgifter flera gånger innan du skickar det till motparten.
Billing Journal
En logisk fråga uppstår - om kontoformen inte regleras av lag, behöver du en dagbok för att spela in dem? I själva verket borde en sådan dagbok vara obligatorisk av personer som bedriver mellanhandstjänster. Formen på ett sådant redovisningsdokument föreskrivs i dekret från Ryska federationens regering nr 1137.
I detta fall är innehavaren av journalen för fakturerade fakturor skyldig att ange uppgifter om mottagandet av räkningar i det. Regelverk ger möjlighet att upprätthålla en sådan tidskrift både i elektronisk och i pappersform, även om dess överlämnande till Federal Tax Service Inspectorate endast tillhandahålls i elektronisk form. Magasinet består av två delar och underhålls kvartalsvis.
I den första delen av journalen för mottagna och utfärdade fakturor anges de mottagna fakturorna och i den andra respektive - utfärdade. Dokumentet ska överlämnas till IFTS kvartalsvis, det vill säga för det första kvartalet fram till 20 april, för det andra - fram till 20 juni, och så vidare.
Alla enskilda företagare och juridiska personer som bedriver medling är skyldiga att hålla sådana tidskrifter i fyra hela år, som räknas från det ögonblick då den sista posten anges i den.
I avsaknad av en sådan tidskrift tillhandahålls en böter på 10 tusen rubel, vilket är samma för både juridiska personer och enskilda företagare.
I andra fall görs redovisning av fakturor uteslutande på affärsmannens begäran.
Hur visar man moms på kontot?
Om en enskild företagare arbetar på gemensam basis och betalar mervärdesskatt, måste han vid fakturering den här skatten separera i en separat rad. I praktiken finns det två alternativ och båda är korrekta.
Det totala betalningsbeloppet beräknas inklusive moms, till exempel:
”Det totala beloppet är: 100 000,00 rubel, inklusive 18% moms - 18 000,00 tusen rubel. Totalt som ska betalas: 100 000,00 rubel. "
Det andra alternativet:
”Det totala beloppet är: 82 000,00 rubel, inklusive 18% moms - 18 000,00 tusen rubel. Totalt som ska betalas: 100 000,00 rubel. " Det vill säga att först beloppet utan moms föreskrivs, sedan fördelas skattebeloppet och det totala betalningsbeloppet.
Betalningsperiod
Hur fakturerar jag och visar korrekt förfallodag? Tidsfristen för betalning måste anges både i själva dokumentet och direkt i kontraktet. Om priset och förfallodagen fastställs i avtalet, har den som fastställer det inte rätt att ändra värdet.
Om fakturan inte har en tidsfrist för vilken betalning måste göras, är detta inte en kränkning. Även om det i praktiken kan uppstå vissa svårigheter med ”utslagning” av betalningen.I sådana fall föreskrivs ofta villkoren i kontraktet. Om det inte finns något avtal, har den som måste göra betalningen en chans att självständigt bestämma när den kommer att betala.
Betalningstiden kan också fastställas på ett visst sätt. Till exempel datum för mottagande av fakturan eller mottagande av varor. I vilket fall som helst garanterar den part som fakturerar betalning och fastställer villkoren för avräkningar i den andra parten att kostnaden för varorna eller tjänsterna inte kommer att höjas under denna period.
I själva verket bör inga problem med fakturering av IP till LLC uppstå. En potentiell kund kontaktar den enskilda företagaren, tillkännager sin önskan att köpa en specifik produkt och dess kvantitet. Säljaren gör på grundval av en skriftlig eller muntlig ansökan fakturor och överför dem för betalning till motparten. Den part som tog emot fakturan och gick med på att betala den överför pengarna till leverantörens bankkonto och tar emot sina varor.