Revisorer tvivlar ofta på hur man faktiskt ska utfärda en faktura och när det bör noteras i bokföringsböcker. Låt oss se vad detta dokument är och hur man använder det.
En faktura är ett distribuerat dokument, enligt vilket både betalning för varor och skatteavdrag debiteras. I internationell redovisning ser detta dokument så ut:
Vad skattekoden säger
Enligt skattekoden är perioden för utfärdande av en faktura begränsad till fem arbetsdagar - i själva verket en vecka. Denna period räknas enligt följande:
- dagen för mottagandet av förskottsbetalningen (helt eller helt) för ytterligare leveranser eller överlåtelse av äganderätt;
- på dagen för den faktiska leveransen av varorna (tillhandahållande av tjänster eller utförande av arbete), överföring av äganderätt.
Fem-dagarsperioden beaktas från dagen efter dagen för den första sändningen. Om fakturan utfärdades för arbete eller tillhandahållande av tjänster, beräknas tidsfristen för fakturering från dagen för fullständig leverans av arbetet eller tjänsterna. Observera: detta handlar inte om att påbörja arbetet, utan om full tillhandahållande av avtalade tjänster eller arbete. Undantaget är fall då arbetet kommer att utföras på en förskottsbetalning och denna omständighet uttryckligen anges i det ekonomiska avtalet. I detta fall utfärdas en förskottsfaktura till motparten. Tidsfristen för att utfärda dessa dokument är fem dagar efter det att pengarna krediterades kontot.
Arbetsdagar och lediga dagar
Det händer att tidsfristen för utfärdande faller på en icke-arbetsdag. I detta fall konst. 6.1 i skattekoden tillåter säljaren att skjuta upp fakturan med den första arbetsdagen efter en femdagarsperiod. Men denna norm bör användas mycket noggrant, eftersom även en förseningsperiod på en dag kommer att leda till att fakturan inte kommer att räknas vid nästa skatterevision. Därför rekommenderar revisorer och erfarna chefer att fakturera i detta fall i förväg, utan att vänta på slutet av femdagarsperioden. Fakturering kan göras samma dag som motsvarande affärstransaktion genomfördes. Vid behov kan fakturan alltid justeras.
Förenade fakturor
Enligt skattekoden får vissa kommersiella företag utfärda enskilda (konsoliderade) fakturor för försäljning baserat på rapporteringsmånadens resultat. Rätten att arbeta på ett enda konto måste fastställas i kontraktet. Det är tillåtet att arbeta i denna form till entreprenörer som utför:
- kontinuerlig leverans av varor;
- kontinuerligt tillhandahålla transport- eller logistiktjänster;
- leverans av el, bränsleresurser;
- tillhandahålla kommunikationstjänster;
- dagligen och kontinuerligt sälja varor.
Om motparterna har arbetat mindre än 30 kalenderdagar, ska fakturan utfärdas vid tidpunkten för leveransdatum. Men i detta fall kan inspektörer insistera på att principen om regelbundenhet och kontinuitet i leveransen bryts. Därför bör nya motparter med en enhetlig fakturakurs närma sig med försiktighet.
När det gäller skattekoden följer perioden för utfärdande av fakturor för rapporteringsmånaden inom fem dagar från den månad som följer efter rapporteringsperioden. Men du måste registrera sådana konton under den månad då den första försäljningen av mottagna varor genomfördes.
Ansvar för underlåtenhet att uppfylla tidsfristerna
Strafflagen anger inte påföljder för brott mot tidsfristerna för att utfärda fakturor. Men som regel styrs inspektörer av art.120 i skattekoden och krävs för sen fakturering, liksom för icke-fakturering i allmänhet. Detta gäller särskilt för dokument som måste skapas vid korsningen mellan två rapporteringsperioder. Till exempel, om en faktura ska utfärdas förra månaden, men skapas bara under den aktuella månaden, kan inspektörer betrakta detta som en brist på en faktura och bötföra företaget.
Betalningar
Hittills har vi pratat om fakturor som utfärdats för det första evenemanget, såsom leverans av varor eller den faktiska presentationen av tjänster. Och hur man skriver och beräknar tidsfristen för fakturering i förväg? Hur snart ska det överlämnas till motparten?
Tidpunkten för förskottsfakturor är direkt relaterad till företagets skatteplikt. De pengar som företaget får i samband med kommersiell verksamhet blir automatiskt grunden för beskattning, och fakturan är ett dokument som intygar riktigheten för mottagandet av pengar.
Om den första händelsen är mottagande av pengar på det nuvarande kontot, börjar tidsfristen för att utfärda en faktura i förväg under samma period och på samma villkor som fakturan för leverans av varor. För föröverförda medel uppstår således en skatteskuld inom fem dagar efter mottagandet av pengarna, vilket bör återspeglas i det relevanta dokumentet. Dessa tidsfrister för att utfärda förskottsfakturor fastställs i artikel 164, punkt 4 i den aktuella skattekoden.
Elektroniska dokument
09/02/2010 Rysslands skattetjänst erkände skattebetalarnas rätt att arbeta med elektroniska prover av skatte- och bokföringsdokument. För första gången erkänns ett elektroniskt dokument som likvärdigt och accepteras tillsammans med dokument på papper. Denna norm fastställs i punkt 1 i art. 169 skattekod. Tidsfristerna för att utfärda elektroniska fakturor liknar perioden för att hålla pappersdokument, eftersom i detta fall både papper och virtuella dokument är identiska.
För att genomföra denna bestämmelse godkände en separat beställning av skattetjänsten format för elektroniska fakturor, tidskrifter för redovisning av dessa dokument och andra böcker. Proceduren för att arbeta med sådana dokument liknar pappersarbetsflödet. En dag ges för varje växling av räkningar, men faktiskt, tack vare Internet, tar operationen flera sekunder. Kontoutbytet fastställs i order 174 n och består av följande:
- Det datum då fakturan visas i motpartens redovisning är det datum då operatören får en sådan fil. Observera: inte fakturadatum utan datum för mottagande av operatören.
- Mottagandet av elektroniska momsfakturor, tidsfristen för att utfärda dessa dokument räknas inte från datumet på dokumentet, utan från skickandet av fakturan till köparen av operatören. Tidsfristen för fakturering av säljaren beror därför inte bara på den första händelsen utan också på överföringen av ett elektroniskt dokument till operatören.
Ett bevis på mottagande av dokumentet kan vara ett meddelande. Tidigare var det ett obligatoriskt krav på en elektronisk faktura. Nu är detta dokument ett tillägg till kontot och körs endast vid ytterligare avtal mellan motparter.
Fakturaregistrering
Redovisning av fakturor, som ligger till grund för skattetransaktioner, sker i bokföringsböckerna. Sedan januari 2015 krävs det bara skattebetalare för att hålla sådana tidskrifter. Men det finns undantag från denna regel. Så enligt befintliga regler och förordningar bör fakturadagboken vara tillgänglig:
- med skattebetalare;
- personer som är undantagna från skyldigheten att vara skattebetalare;
- personer som inte är registrerade som skattebetalare om de regelbundet utfärdar eller tar emot fakturor när de bedriver verksamhet, samtidigt som de representerar andra personers intressen på grundval av bilaterala avtal.
En fullständig lista över principerna för behandling och lagring av dessa dokument återfinns i reglerna för att hålla registret över fakturor som godkänts 2011.
Förfarandet för att fylla i fakturor
Enligt utfyllningsreglerna har skattebetalarna möjlighet att ange ytterligare information i detta dokument. Dessa inkluderar:
- information om det primära dokumentet (faktura, kontoutdrag);
- namn på den person som utfärdar fakturan med gällande lagstadgade och avvecklingsuppgifter.
Omnämnande av primära dokument gör det möjligt för säljaren att ange ytterligare information inte bara för säljare utan även för köpare, till exempel är det möjligt att ange datum för godkännande av varorna eller tidsfristen för slutförande av arbetet, annan information av intresse för motsatt sida. För att reglera flödet av nödvändig information tilläts en sådan tillägg.
Nya förändringar
2017 ändrades dokumentet. Så, den obligatoriska erforderliga är koden för typen av varor TN FEA, som är nödvändig för övervakning av avdrag för varegruppen av varor. När det gäller en varugrupp accepteras avdraget i den gamla ordningen, och vid transaktioner med icke-graderade varor utförs avdraget i den nya formen. Koden för den typ av gods som TN VVED blev obligatorisk för att ange i dokumentet. Detta beror på det faktum att den här koden är nödvändig för att övervaka avdrag för varor i varugruppen, som accepteras i den gamla ordningen. Alla andra produktgrupper upprättas i aktuell form.
I nya konton är det nödvändigt att ange adressen som måste motsvara uppgifterna från registret. Tidigare räckte det med att specificera detaljerna från de ingående dokumenten, nu är de nya reglerna skyldiga att göra korrespondens både på fakturan och i registret över juridiska personer.
Justering fakturering
Justeringsfakturor utfärdas om det har skett en förändring i värdet på varor, tjänster eller arbete. Storleken på ändringarna i detta fall anges i kolumn 5 på fakturan. Om antalet enheter av arbete eller tjänster som tillhandahålls ändras görs ändringarna i kolumn 3.
Budget- och justeringsfaktureringsperioder
Innan du läser om tidpunkten för utfärdande av justeringsfakturor är det inte överflödigt att bekanta dig med avtalet enligt vilket företagets verksamhet bedrivs med motparten. Om kontraktet indikerar möjligheten att göra ändringar, bör de göras inom en fem-dagarsperiod efter godkännande. Bekräftelse av ett sådant samtycke kan fungera som en lag med fastställd avvikelse, certifierad av båda parter.
Alla skatteåtgärder med fakturor och korrigerande fakturor avser perioden under vilken dessa dokument utfärdades. Baserat på justeringsfakturan som utfärdas i riktning för att sänka de totala leveranskostnaderna har leverantören rätt att minska sina egna skatteskulder. För att få ett momsavdrag skapar säljaren en negativ faktura. Således minskas momsbeloppet med beloppet på hela kontot minus belopp på korrigerande konto. Köparen har tvärtom en ytterligare skyldighet att höja sin moms på grundval av fakturan. För elektroniska fakturor gäller liknande krav. Tidsfristen för att utfärda en faktura för justering av elektroniskt format är densamma som för pappersdokument - inom fem dagar efter undertecknande av diskrepansrapporten.
Korrigering av fel i fakturor
Detta är möjligt om följande hittades på fakturan:
- ett fel i informationen om köparen eller säljaren;
- Felaktig skattesats
- enkel skrivfel.
Om fakturan ska korrigeras bör ett nytt, reviderat dokument förbereds för det. Oavsett när korrigeringen utfärdades tilldelas den korrigerade fakturan samma skatteperiod som operationen utfördes och den ursprungliga fakturan upprättades.Om fakturan, som utfärdats med ett fel, inte leder till vägran att återbetala moms, kan den inte korrigeras.
Numreringen av huvud- och korrigeringsfakturor inom en period är kontinuerlig. Korrigeringar på justeringsfakturor utarbetas på samma sätt som de ursprungliga. Men numreringen av de korrigerade kontona inom ett konto börjar alltid med ett. En bokning görs i bokföringsloggarna: fakturan är sådan och sådan, korrigering nr 1, och det är ett sådant konto som bör tas med vid beräkningen av moms.