Les activités économiques des organisations comprennent de nombreuses actions, opérations, types de communication et autres aspects de la routine quotidienne. La direction de l’organisation et ses employés sont quotidiennement confrontés à la nécessité de traiter diverses questions et de prendre des décisions en matière de gestion. Certains cas ne peuvent pas être résolus sur le lieu de travail, assis confortablement dans un fauteuil de bureau devant l'ordinateur. Des voyages et des voyages d’affaires, des négociations dans d’autres villes et même des pays sont nécessaires. Cet article traite en détail de la question de la nécessité d’un voyage d’affaires, de ses objectifs et de ses exemples, de la conception conforme à la législation en vigueur, des exigences en matière de documentation et des caractéristiques des voyages en Russie et à l’étranger. La question de savoir qui peut être envoyé en voyage et de ce qui doit être considéré comme un voyage d’affaires sera également examinée.
Concept de voyage d'affaires
Ce concept a une définition claire qui est énoncée dans le droit du travail. Selon le Code du travail de la Fédération de Russie, un voyage d'affaires est la direction d'un employé en voyage avec une tâche spécifique. Dans le même temps, la destination est assez éloignée du lieu de travail principal, le voyage a un objectif clairement défini, qui est prescrit dans les documents, et le calendrier de sa mise en œuvre est limité. L'enregistrement des documents d'accompagnement, les rapports à la fin du voyage et les garanties pour l'employé sont régis par les lois du travail et fiscales. Les objectifs possibles de la mission sont également énoncés, dont des exemples sont présentés ci-dessous.
Pourquoi avez-vous besoin de voyages d'affaires
Lorsqu'un employé part en voyage d'affaires, la direction lui détermine une tâche claire qu'il doit mener à bien dans son processus. La tâche peut concerner différents domaines d’activité de l’organisation. Voici des exemples d'objectifs de voyage:
- conclusion de relations contractuelles sur les livraisons ou les ventes avec des contreparties;
- négociations sur la coopération;
- règlement des différends, conflits et autres questions relatives au volet juridique de l'activité;
- achat d'équipement, de matières premières et de fournitures;
- conférences d'affaires, participation à des réunions et expositions liées à la direction de l'entreprise;
- promotion des marchandises sur de nouveaux marchés, élargissement de la clientèle;
- participation à des projets de recherche liés aux activités de l'entreprise;
- perfectionnement du personnel;
- étude des marchés de vente, des organisations concurrentes et d’autres questions de marketing;
- mise en place de matériel et de logiciels et résolution d'autres problèmes techniques au sein de filiales ou de divisions;
- effectuer des vérifications du réseau de succursales et des unités.
Ce qui ne peut pas être considéré comme un voyage d'affaires
Tous les voyages d’employés ne peuvent pas être considérés comme des voyages d’affaires. Faire un voyage est illégal dans les situations suivantes:
- l'absence d'enregistrement officiel d'un employé dans l'organisation, un contrat de travail non conclu, aucune inscription dans le cahier de travail;
- le contrat de travail de l’employé définit le caractère itinérant du travail;
- l'employé est un employé indépendant qui n'a pas de lieu de travail fixe.
Types de voyage et leur timing
Les voyages d’affaires en entreprise peuvent être classés en fonction de différentes caractéristiques. Ainsi, sur une base territoriale, des voyages sont effectués sur le territoire de la Fédération de Russie et vers des États étrangers.Aux termes du voyage, on distingue le court terme et le long terme. La composition des voyageurs - groupe et célibataire. Il peut également y avoir des voyages programmés et non programmés.
À ce jour, la législation ne contient pas de directives claires concernant le moment du voyage. Il n'y a pas de restrictions minimum ou maximum. La direction de l’organisation détermine de manière indépendante la complexité de la tâche et le temps qu’elle prend pour la mener à bien. Les limitations existaient auparavant. On croyait que la durée maximale du voyage ne pouvait dépasser quarante jours. En construction, le seuil de déclenchement maximal atteint un an.
Exigences légales et réglementation
Pour les voyages effectués à titre professionnel, certaines exigences sont imposées par la législation. Les dispositions du Code du travail de la Fédération de Russie et du Code des impôts de la Fédération de Russie sont réglementées. Les articles 166, 167 et 168 sont régis par le Code du travail. Ils exposent un certain nombre de problèmes pouvant survenir lors de l'exécution de cette procédure: ce qui peut être considéré comme un voyage d'affaires, des garanties pour un employé, ainsi que des questions sur le remboursement des frais de déplacement.
Le Code des impôts décrit comment comptabiliser les frais de déplacement dans la comptabilité, ce qui peut être débité des montants versés aux fonds d’assurance sociale des citoyens. Il existe également des résolutions séparées contenant les informations les plus complètes sur les amendements aux lois, les innovations en matière de comptabilité et le respect des exigences des organismes de réglementation. Vous trouverez toutes ces informations dans les documents suivants: décrets n ° 749, 729, 812, 64.
Ce qui est garanti à l'employé
Les garanties accordées à l’employé ne dépendent pas de l’objet du voyage, il peut y avoir de nombreux exemples. Mais avec l'un d'entre eux, l'employeur a des obligations envers l'employé. L'employé envoyé en voyage d'affaires bénéficie des garanties suivantes:
- maintien de poste, lieu de travail, salaire journalier moyen;
- le paiement des jours de congé consacrés à un voyage d'affaires avec une double tarification;
- remboursement des frais pouvant survenir lors d'un voyage d'affaires en Russie et à l'étranger, y compris la délivrance d'un passeport étranger, l'obtention d'un visa, les droits de douane et autres frais.
Toutes ces garanties sont énoncées dans la législation du travail et doivent obligatoirement être remplies par l'employeur.
Qui envoyer en voyage d'affaires
Le choix de l'employé envoyé en voyage dépend des objectifs du voyage, des exemples d'emploi, de sa durée et de la gravité des conditions attendues. Divers motifs de déplacement nécessitent des connaissances et des compétences spécifiques de la part d'un employé.
Ainsi, l’exécution du contrat de fourniture doit être confiée à une personne qui a du discernement dans les négociations commerciales et la diplomatie. Il peut s'agir d'un spécialiste dont les tâches consistent à effectuer des achats, planifier et calculer un budget pour les relations commerciales avec les fournisseurs, ou d'une personne capable d'expliquer correctement sa position et d'obtenir les conditions optimales d'un contrat de fourniture.
Si le but du voyage est de mettre en place un équipement ou un logiciel, l’employé envoyé n’a pas une connaissance suffisante du travail de bureau et du charisme humain habituel. Un fonctionnaire ayant une formation technique est envoyé pour un tel voyage. Même situation lors des audits sur le terrain et des audits. Un comptable ou un économiste devrait être envoyé dans un tel voyage.
Qui est interdit d'envoyer des voyages d'affaires
Outre le facteur humain, des questions sur les qualifications et les capacités personnelles des candidats, le choix d'un employé pour un voyage d'affaires présente un autre aspect. Il existe des exigences légales pour les catégories de citoyens qui ne peuvent être détachés en aucune circonstance. Ceux-ci comprennent les groupes d'individus suivants:
- mineurs employés, stagiaires, stagiaires;
- les femmes enceintes;
- les employés de l'entreprise travaillant sous contrat étudiant (à l'exception des voyages d'affaires à des fins de formation);
- membres de campagnes électorales, candidats à des fonctions politiques;
- les personnes dont les capacités sont limitées par la maladie.
Il existe également des groupes de personnes qui ne peuvent être envoyés en voyage d'affaires qu'après avoir reçu leur consentement écrit:
- les femmes avec de jeunes enfants (jusqu'à trois ans);
- parent célibataire élevant un enfant de moins de cinq ans;
- tuteurs des enfants mineurs;
- Un employé dans la famille duquel il y a une personne à charge qui a besoin de soins constants.
Clairance de voyage
Pour qu'un voyage d'affaires soit pris en compte dans les domaines de la fiscalité, de la comptabilité et de la comptabilité de gestion, il est nécessaire de l'organiser correctement. Tout d’abord, une mission est établie, les dates sont fixées. Le candidat au voyage doit se familiariser avec le document établi et donner son consentement ou son refus par écrit.
Si la réponse est oui, le responsable émet une commande pour envoyer le spécialiste en voyage d'affaires. L'employé reçoit et émet un certificat de voyage d'affaires et une affectation de travail. À la fin du voyage, l'employé détaché doit fournir un rapport sur le travail effectué et un rapport préliminaire avec confirmation des chèques, des reçus et des billets.
Depuis 2016, la législation a été modifiée en vertu de laquelle la délivrance d'un certificat et l'attribution officielle ne sont plus obligatoires. Au lieu de cela, ils utilisent un mémo. Mais de nombreuses organisations à des fins de comptabilité interne continuent à établir ces documents.
Lors de l'utilisation d'un moyen de transport personnel ou professionnel, une note de service et une feuille de route sont requises, ainsi qu'une procuration et d'autres documents confirmant la légitimité de l'utilisation d'un véhicule particulier.
Informations dans les documents
Une note de service est établie sous forme libre, mais un certain nombre de détails sont obligatoires pour indiquer: une période de voyage d’affaires datée, des informations sur le transport utilisé, les objectifs définis pour le salarié et les résultats de leur mise en œuvre.
Toutes les dépenses engagées par l'employé pendant le voyage doivent être indiquées dans le rapport de dépenses. Cette exigence s'applique à tous les types de dépenses, y compris les frais de logement, de transport, de carburant, de nourriture et autres. Afin de confirmer le coût du logement, vous devez fournir au service de la comptabilité, à la fin du voyage, un chèque, un reçu ou un reçu contenant des informations sur le propriétaire, le coût et la période de location des locaux.
Un ordre de gestion doit être émis en conséquence. Dans le travail de bureau, il existe un formulaire unifié n o T-9, mais l’organisation n’est pas obligée de l’utiliser exclusivement. Dans la politique comptable d'une organisation particulière, sa propre forme de document peut être fixée. Vous pouvez également en profiter pour rédiger une commande sous forme libre. La condition principale est le contenu des données suivantes:
- noms et coordonnées de l'organisation qui a envoyé l'employé en voyage;
- informations sur les employés;
- dates d'établissement de la commande;
- dates de début et de fin de la période du voyage d'affaires;
- tâches pour l'employé, le but du voyage.
Exemple de travail de voyage d'affaires
Plus la tâche est responsable, plus elle contient de niveaux. Plus une entreprise investit dans une entreprise, plus elle compte obtenir des résultats. Tous les détails mineurs que le responsable souhaite connaître ne seront pas indiqués dans la commande. Certaines d’entre elles peuvent être discutées verbalement lors de réunions et lors de la réunion d’information des voyageurs. Mais très probablement, l’employé sur la base du voyage devra se rapporter à tous les points, même à ceux qui n’ont pas été officiellement enregistrés, mais qui ont été annoncés verbalement. Pour plus de clarté, nous donnons ci-dessous un exemple d’attribution de travail.
Par exemple, prenez l’objectif - "Conclure un contrat de fourniture, des produits publicitaires". Pour faciliter la réflexion, nous utilisons le type de document généré par le programme 1C.Vous pouvez le trouver dans les registres du personnel, formulaire n ° T-10a. Ce formulaire contient 11 colonnes à renseigner: unité structurelle, poste de spécialiste, pays, ville et organisation à laquelle le salarié a été envoyé, dates de début et de fin du voyage d’affaires, nombre total de jours de calendrier et hors temps de trajet, organisation du payeur, motif, contenu tâches et un bref rapport sur sa mise en œuvre. Le document est signé par le responsable de l'unité structurelle, le responsable de l'organisation et l'employé lui-même.
La commande remplit les informations de voyage comme suit:
- Nom, prénom, patronyme du salarié et numéro de matricule: Sorokin Dmitry Evgenievich, 1 (numéro de matricule dans une fenêtre séparée, d’après les registres du personnel).
- Sous-division: Département du marketing et de la publicité.
- Position (spécialité, profession): Leader du marketing.
- Lieu de voyage professionnel (pays, ville, organisation): Russie, ville de Moscou, LLC "Société".
- Pendant une période de 14 jours civils du 14 janvier 2018 au 27 janvier 2018.
- En vue de: campagne publicitaire, conclusion d'un contrat de fourniture.
- Voyage d’affaires aux dépens des fonds: LLC "Realizer".
- Base (document, numéro et date): assignation de travail n ° 3 du 13/01/2018
À la fin de la commande se trouvent les signatures du responsable et de l'employé. La signature de l'employé est placée en regard de l'inscription qu'il est familier avec la commande.
Subtilités du design
Si, pour une raison quelconque, un employé n’a pas fourni de pièces justificatives concernant ses dépenses (chèques, reçus), l’organisation ne lui remboursera pas ces frais. Par conséquent, dans le processus de voyage d’affaires, il est très important de ne pas oublier les rapports. Même un trajet en taxi ou en bus doit être confirmé par un ticket ou le reçu du chauffeur.
Un point important est également une indication de l'unité structurelle de l'organisation et du but du voyage. En fonction des données spécifiées, d'autres radiations de dépenses dans la comptabilité et la comptabilité fiscale auront lieu. Ainsi, si le but du voyage était de réparer les machines, lors de l’établissement des calculs comptables, le montant des dépenses sera amorti pour amortir le matériel réparé. Si l'objectif était de conclure un contrat, la radiation aura lieu à titre de frais généraux.
Et le dernier moment - un voyage d’affaires avec un objectif non atteint. Dans la plupart des cas, les coûts d'un tel voyage ne sont pas reconnus par le service des taxes et ne réduisent pas l'assiette fiscale. Lors de l'audience, vous pouvez essayer de défendre votre innocence, mais dans la plupart des cas, la loi reste du côté du Service fédéral des impôts.