ما هو خطاب الاعتذار؟ الوصف والقواعد الخاصة بتجميع مستند

بين مجموعة كاملة من الوثائق المتعلقة المراسلات التجارية مكان خاص هو خطاب الاعتذار. من أجل تجميعها بشكل صحيح ، يجب أن يكون لديك فكرة واضحة عن الأوراق من هذا النوع.

ميزة المستند

ترتبط أنشطة أي مؤسسة بحل مجموعة واسعة من الإنتاج وقضايا أخرى. في بعض الأحيان تكون هناك مواقف قد تؤدي فيها الإجراءات غير الصحيحة من جانب واحد إلى مشاكل لكلا الشريكين. مثل هذه الصراعات تتطلب حل فوري. في هذه الحالات يتم وضع خطاب اعتذار.

يمكن أن يعزى إلى الأوراق. آداب العمل. هذه الرسالة لها وظيفتان. أولاً ، يجب على الطرف المذنب الاعتذار إلى المرسل إليه عن الإزعاج الذي تسبب فيه. ثانياً ، ينبغي أن يحمل خطاب الاعتذار رغبة إيجابية في الحفاظ على العلاقات الجيدة والتفاهم المتبادل بين الطرفين. مع ذلك ، تحتاج إلى محاولة تهدئة الزوايا الحادة وحل المشكلة سلميا. عادة ما يتم إرسال خطاب اعتذار في الحالات التالية:

1. أصبحت الإجراءات غير المؤهلة لأحد الموظفين علنية وأدت إلى تقويض سمعة الصحابي.
2. كان هناك سوء فهم بين موظفي الشركتين.
3. هناك فشل واضح في الوفاء بالالتزامات التعاقدية.
4. القوة القاهرة.

كل هذه الحالات ، بطريقتها الخاصة ، أدت إلى ظهور صراع يجب أن يحاكم على حل مع اعتذار صادق.

قواعد التسجيل

يجب وضع خطاب اعتذار رسمي على ترويسة ، وهي ورقة بحجم A4 تحتوي على التفاصيل المطبوعة عليها ، مرتبة بطريقة معينة. هو مكتوب نيابة عن رئيس مؤسسة واحدة ويتم توجيهه إلى فريق كامل من آخر. بطبيعة الحال ، لأن المخرج في كثير من الأحيان يعتذر ليس عن نفسه ، ولكن عن تصرفات مرؤوسيه.

في بعض الأحيان يتم وضع مثل هذه الرسالة من قبل الممثل المسؤول للشركة ويعالجها إلى العميل الذي كان غير مريح. مثل هذا نوع الرسالة تعتبر واحدة من أصعب. يجب اختيار الكلمات بحيث يريدون أن يؤمنوا بإخلاصهم. نتائج القضية في كثير من الأحيان يعتمد على هذا. يجب أن تكون الإجراءات الخاطئة دائمًا قادرة على التعرف على كل فرصة من الفرص ومحاولة استخدامها لإصلاح كل شيء. يجب أن يعتقد ممثل الجانب المعارض أن الخطأ الذي ارتكب لن يتكرر في المستقبل. يهدف هذا النداء إلى التقليل إلى أدنى حد من النزاع من أجل الحفاظ على شراكات جيدة في المستقبل.

هيكل الوثيقة

لإعداد خطاب اعتذار ، ليس لديك عينة في متناول اليد. يمكن أن تتكون بشكل مستقل. للقيام بذلك ، يجب أولاً أن نتذكر أن الحروف من هذا النوع تتكون عادة من ثلاثة أجزاء:

• تمهيدية (تمهيدية) ؛
• الأساسية.
• المباراة النهائية.

لكتابة النص ، من الأفضل استخدام خطة خاصة يسهل عليك التعبير عن أفكارك باستمرار.

في هذا النداء ، يمكن تمييز عدة نقاط:

1. أولاً ، عليك أن تعرب عن تقديرك لحقيقة قيام الشريك بالإبلاغ عن الموقف.
2. ثم أعرب عن أسفك لأن كل شيء حدث مثل هذا تماما.
3. فيما يلي اعتذار فوري.
4. بعد ذلك ، يجب أن نحاول توضيح سبب حدوث هذا سوء الفهم.
5. في النهاية ، تحتاج إلى طمأنة المستلم بالامتنان الصادق والتعبير عن الأمل في استئناف العلاقات السابقة. بالإضافة إلى ذلك ، يجدر التأكيد بشكل منفصل على أهمية العمل الجماعي.