يرتبط عمل أي منظمة ، كقاعدة عامة ، بعدد كبير من الوثائق. هذه هي المراسلات الواردة والإجابات المرسلة إليها وأوامر وبيانات الموظفين المختلفة والتعليمات الفنية والتقارير المحاسبية. كل منهم تتطلب المحاسبة في الوقت المناسب والتحسين. أحد الخيارات لحل هذه المشكلة هو قائمة مستندات.
وفقا للقانون
إن المختص الذي يعمل في أعمال المكتب في المؤسسة يعرف بشكل أفضل قائمة جرد المستندات. خلال العام ، يمر عدد كبير من الأوراق. كلهم مهمون ، ويلعب كل منهم دورًا خاصًا في حل هذه المشكلة أو تلك. من المستحيل ببساطة التخلص من هذه الأمتعة ، لأن كل ورقة من هذه الأوراق لديها فترة تخزين معينة تكون صالحة وقد تكون في متناول اليد. وعادة ما يتم إيداع هذه الوثائق في الأرشيف ، حيث تكون طوال الوقت.
في أي وقت ، يمكن أن تؤخذ من هناك واستخدامها على النحو المنشود. في القانون الاتحادي "بشأن شؤون المحفوظات" الصادر في أكتوبر 2004 ، قائمة بكل ما هو ممكن أنواع الوثائق ولكل منهم موعد نهائي محدد يجب أن يكون مع المالك. ولكن كيف تأخذ في الاعتبار كمية ضخمة من الأوراق الواردة للتخزين؟ لهذا هناك قائمة من الوثائق. يتم تجميعها من قبل الموظف المسؤول عن الأرشفة ، وهي إضافة إلزامية لكل مجلد أو حالة مقدمة للتخزين طويل الأجل.
إرسال الأوراق المهمة
وكثيرا ما يضع أمين سر المؤسسة قائمة جرد من الوثائق. هذا لا يعني تسجيل المراسلات الواردة أو الصادرة. لهذا ، كل وزير لديه مجلة خاصة. هناك ، يتم تسجيل لحظة استلام أو إرسال الخطاب تبعًا لذلك ، مع الإشارة إلى التاريخ ، المرسل إليه والمسؤول التنفيذي. قد يكون المخزون في بعض الحالات داخل هذه المراسلات.
على سبيل المثال ، ترسل المنظمة حزمة من المستندات إلى العنوان. لا يمكن وضعها في مظروف وإلقائه في صندوق عن طريق لصق طابع. أين هو ضمان وصول الأوراق بالكامل؟ بالطبع ، إذا كانت هذه كتيبات أو منشورات بسيطة ، فلا تقلق. في أي وقت يمكن إرسالها مرة أخرى. لكن في بعض الأحيان يتعين عليك إرسال مستندات جادة بناءً على طلب رسمي. في هذه الحالة ، بالإضافة إلى الأوراق المالية الرئيسية ، يجب إرفاق خطاب غلاف وجرد في الحزمة ، والتي ستكون قائمة بالوثائق المرسلة إلى هذا العنوان.
نقل المستندات
الموظفون المشتركون في التعاقد يعرفون جيدًا ما هي قائمة الوثائق. يمكنك بسهولة جعل عينة منه بنفسك.
الشيء الرئيسي هو أن هذه الورقة تحتوي على جميع المعلومات اللازمة:
- تتم كتابة اسم المرسل في الزاوية اليسرى العليا ، أو يتم وضع ختم الشركة.
- على اليمين توجد بيانات المرسل إليه (اسم الشركة والاسم الكامل لرأسها).
- أسفل المركز هو الاسم. على سبيل المثال ، ستكون "قائمة المستندات التي سيتم إرسالها إلى العقد" ، ويجب الإشارة إلى رقمها وتاريخها أيضًا.
- علاوة على ذلك ، يتم تجميع جدول عشوائيًا ، حيث يجب أن يكون هناك 4 أعمدة على الأقل (الرقم بالترتيب واسم المستند ورقمه وتاريخه وعدد النسخ وعدد الأوراق).
- بعد ذلك ، يتم إجراء سجل نهائي حول عدد المستندات التي يتم نقلها وفقًا لهذا المخزون. يجب عليك أيضًا حساب إجمالي عدد أوراق المرفقات.
- في أسفل الصفحة ، توجد ملاحظة حول من قام بنقل هذه الأوراق وتلقيها مع التاريخ واللقب والموقف.
هذه هي قائمة المستندات الأكثر شيوعًا ، وهي نموذج معروف لدى أي كاتب برقم النموذج البريدي 107. يمكن تقديم النماذج الجاهزة مسبقًا في أي مكتب بريد من أجل ملءها ببطء والتحقق منها في مكان العمل.
الدقيقة من الأرشفة
أي موظف في الأرشيف على دراية بقائمة مستندات الحالة. وهي مصنوعة أثناء نقل الأوراق المالية للتخزين. هذه الوثيقة ليس فقط محتويات مجلد معين. يجعل من الممكن في أي وقت العثور على المعلومات اللازمة بين عدد كبير من الأوراق.
يتم تنظيم الطلبات والتقارير والاستثمارات الأخرى بشكل منظم وتلخيصها في جدول ، والذي يجب أن يحتوي على ستة أعمدة مطلوبة:
- الرقم التسلسلي.
- فهرس مستند معين وفقًا للتسمية.
- تاريخه (الموضح عند التسجيل).
- العنوان (ترتيب ، خطاب ، عقد).
- أرقام ورقة.
- ملاحظة.
الجدول يمكن أن يكون كبيرا جدا. ولكن على أي حال ، في النهاية ، يجب عمل سجل نهائي حول عدد الوثائق المدرجة فيه ، وكذلك إجمالي عدد الصفحات المحسوبة. الآن ، عند النظر في هذا المجلد ، يمكنك بسهولة العثور على الورقة المطلوبة بالمعلمات المطلوبة دون بذل أي جهد خاص.
ميزات المخزون
تتطلب القائمة الداخلية للوثائق معرفة خاصة واهتمامًا خاصًا من المجمع. في بعض الأحيان تؤدي أخطاء التصميم إلى فقد الورق ببساطة في مجموعة كبيرة من المعلومات. يجري بعيدا عن المكان ، وقالت انها تطير بعيدا عن الأنظار.
على سبيل المثال ، ل التفتيش المقرر احتاجت مصلحة الضرائب إلى تقرير منذ العام الماضي ، وتم تقديمه بإهمال إلى جانب وثائق أخرى. كان هناك موقف يتعذر فيه على موظف المؤسسة تأكيد هذه المعلومات أو تلك المقدمة مسبقًا. قد يؤدي سوء التفاهم هذا إلى فرض غرامة على المنظمة وعقوبة على الموظفين المسؤولين عن توفير المعلومات وتخزين المستندات. يعتمد مقدار الخسارة على أهمية البيانات المطلوبة. لمنع حدوث ذلك ، يجب الاحتفاظ بسجلات المستندات بشكل مناسب. هذه العملية ، بالطبع ، معقدة للغاية وتستغرق وقتاً طويلاً. بالإضافة إلى ذلك ، من الضروري أن تأخذ في الاعتبار المرحلة المتعددة وتسلسل الإجراء.
الملفات الشخصية للموظفين
خدمة الموظفين في أي مؤسسة أو مؤسسة هي أيضًا قسم يمر عبره العديد من المستندات المختلفة. يتم تجميع معظمها في الملفات الشخصية للموظفين.
يتم تخزينها في مكانها حتى الفصل ، وفقط بعد ذلك يتم أرشفتها. في هذه الحالة ، يجب على ضابط شؤون الموظفين إعداد قائمة بالملفات الشخصية. تجدر الإشارة إلى أنه في التشريعات الروسية لا توجد قواعد معينة فيما يتعلق بإعداده. تؤخذ جميع القواعد من الحقبة السوفيتية. وفقًا لها ، يجب أن يكون هذا المخزون جدول أنواع من سبعة أعمدة:
- الرقم بالترتيب.
- فهرس وثيقة محددة.
- التاريخ.
- عنوان وملخص الوثيقة.
- أرقام ورقة.
- التاريخ الذي تم فيه تضمين المستند في الملف.
- ملاحظة للملاحظات الخاصة.
في النهاية ، يتم حساب العدد الإجمالي للمستندات المدرجة في القائمة. كل هذا يتم بتوقيع ضابط شؤون الموظفين مبينا تاريخ نقل القضية.
