يجب أن يكون لدى موظفي إدارة شؤون الموظفين معلومات دقيقة وكاملة وموضوعية عن جميع موظفي المؤسسة الموجودين في موظفيها. يتم جمع وثائق السجلات الفردية ، والتي تحتوي على معلومات حول الأنشطة المهنية لكل عامل ، في نوع من الملفات. بعد ذلك ، نفكر في كيفية تنفيذ تشكيل الملفات الشخصية للموظفين في المؤسسة. 
معلومات عامة
يعد ملف الموظف ضروريًا لتنظيم المعلومات المتاحة وتلخيصها في مكان واحد. الملف الشخصي للموظف ، الذي سيتم عرض عينة منه أدناه ، عبارة عن مجموعة من الأوراق المتعلقة بـ:
- التوظيف.
- عملية الترويج.
- الامتثال لقواعد الانضباط العمل.
- إنهاء العلاقات مع صاحب العمل وغيرها.
الفئات الرئيسية للموظفين
تجدر الإشارة إلى أن إدارة الملفات الشخصية للموظفين ليست إلزامية بالنسبة لجميع الموظفين. مثال على ذلك القانون الاتحادي رقم 79. وهو ينص على التسجيل الإلزامي للملفات الشخصية للموظفين الذين يعملون في الخدمة المدنية. بالنسبة للعمال الآخرين ، يمكن تحديد الإجراء الخاص بتجميع الملف من خلال الإجراءات التنظيمية ذات الطبيعة المحلية. قد يحتفظ الموظفون التاليون بالملفات الشخصية:
- المديرين (رؤساء المؤسسات والنواب والمساعدين).
- رؤساء الانقسامات الهيكلية ونوابهم.
- كبار المتخصصين (الرئيسيين).
- العمال مسؤولين.
- الموظفون المدرجون في احتياطي الموظفين لنقلهم إلى وظائف ذات أهمية خاصة.
- المتخصصون الذين يوفرون نشاط جهاز إدارة المؤسسات.
فوائد تجميع الملف
تجدر الإشارة إلى أن الملف الشخصي للموظف هو مصدر مناسب جدًا للبيانات حول كل عامل. في مجلد واحد ، يتم جمع جميع نسخ الأوراق الشخصية للموظف والأوامر التي اتخذت بخصوصه ، وما إلى ذلك. هذا يسمح لك لجعل الأكثر اكتمالا مميزة للموظف ، ملاحظة مزاياه أو ، على العكس ، أي انتهاكات وإساءات ارتكبها خلال أنشطته المهنية في المؤسسة.
الأفعال الداخلية للمؤسسة: الملف الشخصي للموظف
يتم جمع الوثائق وتجميعها من قبل مختلف الموظفين وفقًا لتقدير الإدارة. إذا كان من المفترض أن تكون المجلدات التي تحتوي على أوراق شخصية لجميع الموظفين ، فمن المستحسن إنشاء إجراء محلي مناسب. بالإضافة إلى ذلك ، يجب تضمين قسم ينص على الحاجة إلى فتح الملف الشخصي للموظف لكل موظف يعمل بدوام كامل ، بما في ذلك الموظفون الفنيون. في بعض المؤسسات ، يفضل المديرون تطوير إجراء منفصل يحدد جميع تفاصيل تجميع الملفات. 
الفروق الرئيسية
بغض النظر عن شكل تنظيم تجميع الملفات للموظفين ، عند العمل معهم ، يجب عليك تحديد:
- فئات الموظفين التي يتم حفظ الملفات الشخصية بها. هل سيكون جميع الموظفين أم مجموعات منفصلة منهم فقط. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون فقط مديري جميع الإدارات الإدارية.
- الطريقة التي يتم بها تجميع الملف الشخصي للموظف. يجب أن تتضمن العينة جميع الأقسام والأعمدة اللازمة التي يتم فيها إدخال معلومات حول المتخصص.
- تكوين الأوراق التي يتم جمعها في الملف. في الوقت نفسه ، يشار إلى الوثائق التي يتم حفظها في شكل نسخ وتلك التي في الأصل.
- الترتيب الذي يتم به تجميع الملفات.
- قواعد تعريف الموظف بأوراقه.
- الإجراء الخاص بتخزين الملفات الشخصية للموظفين.
هل الملف مطلوب لوظيفة بدوام جزئي؟
يعتمد هذا على ما إذا كان الموظف يشغل منصبًا يلزمه الملف الشخصي للموظف. في نفس الوقت ، عادةً ما يتم بدء تشغيل ملف جديد بالنسبة لوقت الدوام الجزئي الخارجي ، وبالنسبة للمجلدات الداخلية ، يتم إيداع المستندات المقابلة في مجلدات موجودة. إذا كان المشروع ينص على السلوك الإلزامي للشؤون الشخصية في التشريعات التنظيمية ، فسيتم تعيينهم أيضًا في وظائف بدوام جزئي ، وفقًا للإجراء المتبع.
بالنسبة للعمال غير المتفرغين ، يتم تجميع الملف وفقًا للقواعد العامة المحددة في كل مؤسسة معينة. وفقا للفن. 283 من قانون العمل ، المواطن عند تعيينه في الوظيفة بشكل متزامن ، يقدم جواز سفر أو وثيقة أخرى تثبت هويته. إذا كان المنصب يتطلب معرفة خاصة ، يحق لصاحب العمل أن يطلب من أخصائي المستقبل تقديم دبلوم أو وثيقة أخرى حول التعليم أو التدريب (أو نسخة منه ، مصدقة حسب الأصول). عند التقدم بطلب للحصول على مؤسسة ذات ظروف عمل صعبة أو خطرة (ضارة) ، قد يطلب صاحب العمل شهادة عن طبيعة وظروف النشاط في المكان الرئيسي للموظف. يجب تقديم نسخ من المستندات المقدمة إلى الملف الشخصي. 
التجميع الأولي
يتم إنشاء ملفات شخصية لتجميع منظم للمعلومات الموثقة حول الموظفين مباشرة في عملية إصلاح علاقات العمل معهم. يتم التجميع ، كقاعدة عامة ، في مجلد منفصل لكل موظف. يعتبر هذا النوع من إدارة الشؤون الشخصية الطريقة الأكثر ملاءمة لتنظيم المعلومات. في الوقت نفسه ، يجب أن نتذكر أنه ممنوع تلقي ومعالجة وإرفاق معلومات الملف التي تشير إلى معتقداته السياسية والدينية وغيرها ، وحياته الخاصة ، وعضويته في المنظمات العامة ، بما في ذلك النقابات العمالية.
المتطلبات الأساسية
في الممارسة العملية ، عند تجميع الملفات الشخصية ، يتم وضع المستندات في مجلد. على غلافه ، الرقم التسلسلي الملصق على الملف. تحته ، يتم تسجيل الملف الشخصي للموظف في دفتر اليومية (دفتر) المطابق. ويرد هذا الشرط في الفن. 695 ، الفقرة ب من قائمة أوراق نموذج المحفوظات التي تم إنشاؤها في عملية عمل هيئات الدولة ، والسلطات المحلية مع إشارة إلى فترة التخزين. بعد مغادرة الموظف للمؤسسة ، تتم إزالة ملفه من المجلد. ثم يتم تنفيذ الملف الشخصي لنقله إلى الأرشيف وإيداعه. 
مجلة المحاسبة (كتاب) المعلومات
قد يحتوي هذا المستند على البيانات التالية:
- رقم الملف.
- الاسم الكامل متخصص.
- عدد الملفات الأولية.
- تاريخ نقل الأوراق إلى الأرشيف.
- المعلومات الأخرى المقدمة السياسة الداخلية المؤسسة.
يتضمن التنفيذ الأولي مجموعة من الأوراق التي تدل على توظيف مواطن ، ثم جميع المعلومات المتعلقة بالأنشطة المهنية للموظف في المنظمة.
قائمة البيانات الرئيسية
في التشريع ، لم يتم تحديد قائمة الوثائق التي يجب تضمينها في الملفات الشخصية. بالنسبة لموظفي الخدمة المدنية ، يشترط أن يحتوي ملفهم على بيانات شخصية وبيانات أخرى تتعلق بالقبول في الخدمة ، وتمريرها وفصلها. تتضمن المعلومات الشخصية أيضًا المعلومات اللازمة لضمان أنشطة وكالة حكومية. 
يحتوي الملف أيضًا على:
- قائمة داخلية من الأوراق.
- ورقة التسجيل الشخصية أو نموذج الطلب.
- السيرة الذاتية.
- النسخ:
- وثيقة الهوية
- شهادة التأمين
- القصدير (إذا كان مقدم من موظف) ؛
- شهادات التسجيل العسكرية للمجندين والمواطنين الخاضعين للتجديد ؛
- الأوراق المالية التي تؤكد حق المختص في التخفيضات الضريبية ، المنصوص عليها في الفن. 218 قانون الضرائب ؛
- شهادات تحديد مستوى القيود المفروضة على الإعاقة والإعاقة (عندما يقدمها أخصائي) ؛
- أوامر (أوامر) بشأن القبول في الدولة ؛
- الوصف الوظيفي
- اتفاق على قبول المسؤولية (إذا كان الموقف ينص عليها) ؛
- عقد العمل (إذا تم تخزين الأصل في مجلد منفصل).
5. الأوراق المتعلقة بالوصول إلى المعلومات التي تشكل سرًا يحميه القانون (إذا كان أداء واجبات أخصائي ينطوي على استخدام هذه المعلومات).
6. نتائج الفحص الطبي الأولي (الفحص) ، والذي يتم تنفيذه لإثبات ملاءمة مهنية (في الحالات التي ينص عليها القانون).
أوراق إضافية
أثناء عمل المتخصص ، يمكن تقديم ما يلي إلى ملفه الشخصي:
- نسخ من الاتفاقيات إلى العقد الرئيسي (أو نسخهم).
- إخطارات التغييرات في شروط عقد العمل بمبادرة من صاحب العمل.
- النسخ:
- التقارير والملاحظات التوضيحية والبيانات والتماسات الموظف بشأن مختلف القضايا ؛
- أوامر (أوامر) بشأن نقل موظف إلى نشاط آخر (منصب) ، بشأن إزالة العقوبات التأديبية ، والحوافز ، وإنهاء النشاط في المؤسسة ؛
- كتاب العمل.
4. نتائج الفحوص الطبية الدورية (الإلزامية).
5. مواد التصديق (إذا كان الموقف يتطلب هذه التدابير).
6. المستندات الأخرى المتعلقة بأنشطة المتخصص في المؤسسة. 
الصورة المتخصصة
إنها موجودة أيضًا في الملف الشخصي. عادة ، يتم استخدام صورة 4x6. على ظهرها هو مكتوب الاسم الكامل موظف. يُنصح بتغيير الصورة مرة واحدة على الأقل كل 5 سنوات أو عند بلوغ عمر معين. يتم تنظيم هذه المشكلة وفقًا لتقدير السلطات.
تغيير التفاصيل
يجب أن يقوم الموظفون المسؤولون عن إعداد وإدارة الأعمال بمراقبة حالتهم وتحديث المعلومات في الوقت المناسب. ليست هناك حاجة لتعديل الاستبيان أو ورقة التسجيل ، وكذلك مطالبة أخصائي بملء الورقة مرة أخرى. يتم إجراء جميع التعديلات عن طريق وضع الأفعال الفردية. يطلق عليهم إضافات إلى قسم معين (بالإضافة إلى الاستبيان ، على سبيل المثال). كقاعدة عامة ، يتم تقديمها في شكل جدول. تطوير الأشكال المناسبة هو حسب تقدير صاحب العمل.
