أنواع الوثائق وتصنيفها

يتم استخدام أنواع مختلفة من الوثائق في مجالات نشاط المواطنين والكيانات القانونية المختلفة. تجميع وتخزين وتداول واستخدام الأوراق المالية هو موضوع دراسة الانضباط مثل الأوراق. دعونا نفكر كذلك في أنواع المستندات الموجودة.

حفظ السجلات: عام

يعد دعم الوثائق أحد مجالات النشاط الخاصة ، حيث يتكون من تصميم وإعداد وتخزين ومعالجة المستندات. ستعتمد دقة وتوقيت اتخاذ قرار إداري مهم إلى حد كبير على كيفية ظهور الورقة والمعلومات الموجودة بها ، وكيفية تنظيم العمل معها. تعكس الوثائق وتراعي أنشطة الشركات والمؤسسات والشركات. في هذا الصدد ، يقرر القانون الأوراق. عند إجراء عمليات التدقيق ، تتعرض الأوراق التي يتم تسجيل أنشطة المؤسسة فيها بشكل أساسي.

المجالات الرئيسية للعمل المكتبي

في المرحلة الحالية ، يشمل هذا النشاط:

• ضمان الإنشاء الصحيح وفي الوقت المناسب للأوراق اللازمة.
• تنظيم العمل مع الأفعال (النقل ، الاستلام ، المحاسبة ، المعالجة ، التخزين ، التحكم ، التنظيم ، التسجيل ، التدمير ، الإعداد للأرشفة).

يتم تنظيم تكنولوجيا المكاتب في عدة اتجاهات:

• التوحيد.
• اللوائح التشريعية.
• تطوير الأفعال التنظيمية والمنهجية والقانونية للعمل الوطني.

لتنظيم وإجراء العمل المكتبي ، المعرفة المهنية والمهارات الخاصة مطلوبة. في هذا الصدد ، لتنفيذ هذا العمل في المؤسسات والشركات شكلت الوحدات المناسبة (الإدارات والخدمات). في الشركات الصغيرة ، يشارك الأمناء في الأعمال الكتابية ؛ الموظفون المفوضون من المدير مسؤولون عن حالة الأوراق المالية للشركة. يجب توفير مكان محدد لكل مجموعة من الوثائق. كقاعدة عامة ، يتم تخزينها في خزائن مقاومة للحريق. قد يتم فرض عقوبات تأديبية على المسؤولين بسبب الوثائق غير المناسبة.

الإطار التشريعي

القانون الاتحادي الذي يحكم المعلومات وحمايتها ، يتم إصلاح الالتزام بتوثيق المعلومات وإنشاء عدد من التعريفات الأساسية. ينظم هذا القانون المعياري أيضًا العلاقات التي تنشأ أثناء إنشاء تكنولوجيا المعلومات وتطبيقها لاحقًا. الوثائق مطلوبة أيضًا بموجب قوانين أخرى. على وجه الخصوص ، يحدد القانون المدني الأساس القانوني لأنشطة الكيانات القانونية وإجراءات سير عملها. أنشأ قانون الضرائب مستندات ضريبية قياسية. بمساعدتهم ، يتم الاحتفاظ بسجل للأنشطة التجارية للشركات والأفراد ، في الوقت المناسب لخصم الرسوم على الميزانية. أنشأ القانون أيضا وثائق عينة. لذا ، في القانون المدني ، هناك متطلبات لتكوين الاتفاقات التأسيسية والمواثيق وصلاحيات التوكيل وما إلى ذلك. تحدد القوانين التنظيمية أشكال الوثائق التي يتم إرسالها بطرق مختلفة (عن طريق البريد أو الفاكس أو عبر الإنترنت).

وثائق روسيا

يتضمن النظام الإداري لإدارة المكاتب تصنيفًا متعدد المستويات. الأنواع العامة التالية من المستندات مميزة:

1. التنظيمية والإدارية. تشمل هذه الفئة البروتوكولات والقرارات والمواثيق والأوامر والتعليمات واللوائح.
2. المرجعية والمعلوماتية. تشمل هذه المجموعة الأفعال والشهادات والبرقيات والمذكرات والرسائل وما إلى ذلك.
3. من حيث الموظفين. في هذه الفئة هي كتب العمل والبيانات والعقود والخصائص والأوامر وأكثر من ذلك.

قم أيضًا بتمييز أشكال المستندات مثل:

• الاستنسل.
• فرد.
• نموذجي (وثائق عينة).

تصنيف آخر

اعتمادًا على محتوى الورقة ، يمكن أن تكون بسيطة أو معقدة. وفقا للأصل ، يتم تمييز الشخصية والرسمية ، في مكان التبني - الخارجية والداخلية. تختلف أنواع المستندات من حيث التخزين: باستمرار ، أكثر وأقل من عشر سنوات. اعتمادا على الدعاية ، يمكن أن تكون الأوراق غير سرية وسرية (Sov. Secret ، سرية). تتميز أنواع المستندات بطريقة التثبيت: مواد التصوير الصوتي والرسومات والجهاز والخط اليدوي.

قد تكون الأوراق عاجلة أو غير عاجلة. وفقًا للمراحل ، المقتطفات ، المسودات ، النسخ الأصلية (النسخ الأصلية) ، يتم تمييز النسخ. يتم تحديد مستندات الولاية في فئة منفصلة. بموجب القانون الحالي ، تصدر الهيئات المعتمدة التعليمات والتعليمات والأوامر والمراسيم والأوامر والقرارات والمراسيم.

الوثائق الأولية

وتشمل هذه الأوراق التي تحتوي على المعلومات الأولية التي تم الحصول عليها خلال التنمية والبحث والمراقبة وغيرها من الأنشطة البشرية. يتم تجميع الوثائق الأساسية في المحاسبة خلال المعاملات التجارية. أنها بمثابة دليل على الحقائق. تتضمن مستندات المصدر ، على سبيل المثال ، الأفعال والشهادات والضمانات والفواتير وما إلى ذلك. تمت الموافقة على النماذج الموحدة لمعظمها. على سبيل المثال ، تم إنشاء أشكال خاصة من الأوراق المالية للأصول الثابتة ، والتداول ، والعمل ، والتسويات النقدية. في حالة عدم وجود نموذج موحد لأي مستند ، تقوم الشركة بتطوير نموذج خاص بها. ومع ذلك ، في أي حال ، يجب أن تكون التفاصيل التالية موجودة فيه:

1. الاسم.
2. تاريخ التجميع.
3. اسم المنظمة.
4. جوهر الأسر. العمليات.
5. متر.
6. قائمة الموظفين المسؤولين.
7. التوقيعات الشخصية للأشخاص المخولين.

العمل الكتابي

في اتجاه قادة الشركة ومبادرة رؤساء الأقسام ، يتم تطوير العديد من الأحكام. تتضمن هذه المجموعة من المستندات الأفعال الفردية والقياسية. يتعلق المحتوى الأول بوحدات الإدارة وورش العمل والإدارات المدرجة في الهيكل التنظيمي للمؤسسة. تتعلق المستندات القياسية بورش الإنتاج الرئيسية. يتم إعداد مسودة اللائحة من قبل المقاول ، وتم الاتفاق عليها مع القسم القانوني للمنظمة. في حالة وجود تعليقات أو اعتراضات ، يجب ذكرها في وثيقة منفصلة أو في نسخة ثانية. العمل الإداري الرئيسي في المؤسسة هو ترتيب الرأس. من خلال هذا المستند ، يمكن إضفاء الطابع الرسمي على أنشطة المنظمة وتعليماتها وقراراتها والأنشطة المختلفة ونتائج التدقيق ونتائج العمل وما إلى ذلك.

مذكرة يمثل ورقة فيها أي سؤال أو حقيقة أو اقتراح أو استنتاج. يمكن إرسالها إلى رئيس الشركة أو مؤسسة عليا. مذكرة - هذا نوع من الخطابات ، أحد أشكال المراسلات الداخلية في المؤسسة. يتم إرسالها من الوحدات الهيكلية إلى أي المرسل إليه في المنظمة ، باستثناء الإدارة المباشرة. يمكن إرسال مذكرة على وجه التحديد من قبل أي مسؤول في الشركة. هذه الوثائق ذات طبيعة استباقية أو إعلامية. ملاحظة توضيحية - ورقة تشرح محتوى الأحكام المحددة للفعل الرئيسي (تقرير ، برنامج ، خطة) أو توضح أسباب انتهاك النظام أو عدم تنفيذ الأمر.

تعليمات

هذه الوثائق مقسمة إلى مجموعتين. المدرجة في الفئة الأولى التي تنظم تنفيذ عملية معينة تشارك فيها الإدارات والمسؤولون وما إلى ذلك. تحدد الأوصاف الوظيفية واجبات وحقوق ومهام ومسؤوليات الموظفين المعينين.يمكن أن توضح هذه المستندات الإجراء وفقًا لضرورة الامتثال لمتطلبات القوانين والأوامر (الأوامر والمراسيم وما إلى ذلك). يمكن أن تكون أوصاف الوظيفة دائمة أو محددة الصلاحية. ومع ذلك ، تخضع المستندات الدائمة للمراجعة والتحقق مرة كل 3-5 سنوات.