لا توجد مؤسسة حديثة يمكنها العمل بدون مستندات. لذلك ، يعد تنظيم سير العمل المختص أحد العوامل التي تؤثر على الأداء الكلي للمؤسسة. ماذا يشمل هذا المفهوم؟ ما هي أنواع ونظام سير العمل؟ سننظر في كل هذا في المقال.
سير العمل والأوراق
للوهلة الأولى ، هذه مفاهيم متطابقة. ولكن إذا نظرت عن كثب ، يمكنك أن ترى الفرق. تشمل الأوراق ثلاث مراحل:
- إنشاء وثيقة عن حقيقة النشاط الاقتصادي - التوثيق.
- تنظيم محاسبة الأوراق المالية وحركتها في جميع أنحاء المنظمة وخارجها هو تدفق المستندات.
- تخزين الوثائق - الأرشفة.
يعد تدفق المستندات أحد مراحل العمل المكتبي. داخل هذه العملية ، يتم تمييز المراحل أو التدفقات أيضًا:
- الوثائق الواردة هي ما يأتي إلى المؤسسة من الخارج.
- المنتهية ولايته - أن ترسل الشركة إلى الأطراف المقابلة.
- الوثائق الداخلية هي ما يتم إنشاؤه داخل المنظمة ويستخدم في أنشطة الإدارة.
يسمح لك التنظيم السليم للعملية بالتحكم في حركة المستند في جميع مراحله ، من لحظة الإنشاء وحتى استلام التخزين. هذا يجعل من الممكن في أي وقت معرفة مكان الورقة ، ونوع العمل الذي يتم القيام به معها.
خطوات معالجة المستندات
يمر كل مستند وارد في المؤسسة بمراحل معينة. يعتمد طول المسار على الترتيب الذي تم إصلاحه في المؤسسة. يمكن لجميع المراسلات الواردة الانتقال مبدئيًا إلى الطاولة ، ثم إلى المؤدين فقط. هذه طريقة أطول ، ولا يتم استخدامها كثيرًا.
الطريقة الأقصر هي عندما يتعامل الوزير مع توزيع الإدارات. يستخدم هذا الخيار في كثير من الأحيان. ميزته واضحة: تصل المستندات إلى المقاول بشكل أسرع.
كل وثيقة واردة يمر من خلال إجراءات التسجيل. يتم ذلك في مجلة خاصة. يشار إلى تاريخ الاستلام ، وكذلك الرقم التسلسلي المحدد مسبقًا.
وثائق مهمة خاصة يمكن رصدها. المرحلة الأخيرة من المعالجة هي إرسال المستند إلى أرشفة التخزين.
مبادئ تنظيم سير العمل
يهدف تنظيم سير العمل إلى تقليل الوقت المستغرق في المستندات. لتحقيق هذا الهدف ، تم تطوير بعض المبادئ:
- استقبال مركزي ، قبل المعالجة والشحن. في المؤسسات الصغيرة ، يشارك الوزير في ذلك ؛ في شركة كبيرة ، يمكن لقسم بأكمله تنفيذ المهام.
- الحد من نقاط مرور الوثيقة ، مما يلغي إمكانية عودتها.
- تطوير خطط سير العمل واللوائح.
- تسجيل الأوراق.
- مقدمة المرحلة الأولية من النظر في الوثائق.
الامتثال لهذه القواعد يلغي ضياع الوقت في الإجراءات المكررة ، وخلق عبء موحد على الأشخاص الذين يعملون مع الأوراق.
ما هو تدفق الوثيقة؟
لذلك من المعتاد استدعاء المستندات المتشابهة في الغرض أو النوع ، والتي لها غرض واحد يجب متابعته.
يتميز التدفق بالهيكل والتردد والكثافة. في مؤسسة تجارية تقوم بشحن البضائع إلى عدد كبير من متاجر البيع بالتجزئة كل يوم ، سيكون لتدفق المستندات هيكل موحد يوميًا وكثافة عالية. إذا كانت الشركة تعمل في إنتاج معدات صناعية باهظة الثمن ، فسيكون تدفقها ذا خصائص مختلفة.
إدارة الوثائق الإلكترونية
حقيقة أنه في تداول الوثيقة الكلاسيكية هناك وسيط مادي للمستند يخلق عددا من المشاكل الخطيرة. يجب أن يتم نقل الأوراق بطريقة أو بأخرى من منظمة إلى أخرى. لهذا ، يتم استخدام شركات البريد أو البريد. وهذا يتطلب تكاليف مالية ووقتية ، بالإضافة إلى إمكانية فشل التسليم والأخطاء الناجمة عن العوامل البشرية. تدفق المستند هو حساب مالي ووقت خطير.
الأوراق تحتاج إلى تخزينها في مكان ما. إذا كانت المؤسسة كبيرة ، فستكون هناك حاجة إلى مساحات كبيرة للتخزين. في ظل ظروف قاهرة ، يكون موت المستندات ممكنًا دون إمكانية الاستعادة اللاحقة. وهذا أبعد ما يكون عن كل المشاكل.
الإدارة الإلكترونية للوثائق هي نظام أصبح شائعًا بشكل متزايد ، لأنه يخلو من العيوب المذكورة أعلاه. تُستخدم الأنظمة الآمنة الحديثة لنقل البيانات ، وهذا يضمن التسليم السريع والدقيق ، ويقلل من وقت تبادل المستندات ، ويضمن التخزين الموثوق. 
أعربت المنظمات الحكومية ، مثل مكتب الضرائب أو صندوق المعاشات التقاعدية ، عن تقديرها السريع لمزايا مشاركة المعلومات إلكترونياً ، لذلك تحاول إقناع أكبر عدد ممكن من المنظمات بالإبلاغ.
سير العمل الواضح هو القدرة على العثور بسرعة على المعلومات الضرورية وإرسالها إلى العنوان بأقل قدر من الوقت.
