أي منظمة ، بغض النظر عن شكل الملكية ومجال النشاط ، تنشئ مستندات. أوامر والبروتوكولات والرسائل الإلكترونية والورقية. كلهم جزء من الإدارة العامة وشؤون الموظفين في المؤسسة. يعتمد نجاح الأعمال وازدهار الشركة بشكل مباشر على مدى ترسيخ هذه العملية.
الأساسيات العامة للأعمال الكتابية المنظمة
العمل الورقي هو عملية إنشاء وتداول جميع وثائق المنظمة. بما في ذلك استقبالهم ومعالجتهم وبيان بشأن التحكم والتنفيذ. في المؤسسة ، يتم تنفيذ هذا النشاط من قِبل سكرتير أو مدير مكتب أو وحدة بأكملها برئاسة أخصائي رائد - أخصائي مستندات.
المراحل الرئيسية للعمل المكتبي هي:
- إنشاء أو استلام المستندات ، بما في ذلك تسجيلها.
- السيطرة على تنفيذ الوثيقة ، ونقلها إلى المسؤولين موجهة ، والتوقيع ، والرد وغيرها من الإجراءات.
- الأعمال الورقية للتخزين أو الأرشيفية. في بعض الحالات ، يكون إتلاف الملفات والأوراق ممكنًا.
يمكن تنظيم حفظ السجلات في المؤسسة بطرق مختلفة ، والأنواع التالية هي الأكثر شيوعًا:
- اللامركزية - يتم إنشاء المستندات وقبولها ومعالجتها بشكل فردي في كل وحدة. هذا صحيح بالنسبة للمؤسسات الكبيرة ذات الأنشطة المتنوعة ؛
- مركزية - للمنظمة وحدة خاصة تعمل حصرياً في العمل مع الوثائق. قد تكون هذه هي الأمانة أو إدارة المكتب أو موظف واحد يؤدي هذه المهام. سمة للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة الحجم ؛
- مختلط - يتضمن مزيجًا من النوعين الأولين.
بغض النظر عن كيفية تنظيم الأوراق - ينبغي أن ينعكس هذا في الوثائق التنظيمية للمشروع.
حفظ السجلات وإدارة المستندات في المؤسسة - الضرورة التنظيمية
يعتمد النجاح المالي لأنشطة الشركة بشكل مباشر على مدى تنظيم عملية سير العمل. يجب على المديرين اختيار الموظفين الأكفاء ، وتسميم الأمناء بانتظام لمزيد من التدريب ومراقبة التغييرات في التشريعات.
في أي منظمة ، تعتبر الأوراق ، في الواقع ، "نظام الدورة الدموية" للمشروع. مع اتباع نهج كفء ، فإنه يعمل بسلاسة ، وتقديم الأوراق اللازمة للمسؤولين المسؤولين ، وإرسال الرسائل ، وإزالة الوثائق غير الضرورية للتخزين.
يفهم أي مدير شركة أن العمل الورقي هو نظام يجب أن يتصرف بوضوح وكفاءة. إذا لزم الأمر ، فكر في العديد من الخيارات للمساعدين الإلكترونيين ، وبناءً عليه ، قم بتدريب الموظفين للعمل في هذه الأنظمة.
إدارة سجلات الموارد البشرية كأساس للتشغيل المستقر للمؤسسة
في معظم المؤسسات الكبيرة ، يشاركون بنشاط ليس فقط بشكل عام ، ولكن أيضًا في إدارة سجلات الموظفين. وهذا هو ، وهو نظام يتضمن الوثائق المتعلقة بالبيانات الشخصية والعمالة للموظفين.
تتميز إدارة سجلات الموظفين بتنظيم أكثر صرامة. يتم إصدار معظم المستندات في النماذج القياسية. يجب أن تكون جميع النصوص والملاحظات متوافقة مع القانون - ولا سيما قانون العمل. بالإضافة إلى ذلك ، فإن الشركة لديها أعمالها الخاصة التي تنظم علاقات العمل مع الموظفين.
يعد تنظيم إدارة سجلات الموظفين دائمًا وحدة منفصلة للمشروع.إذا كانت الشركة صغيرة ، فقد تكون موظفًا واحدًا ، ولكن في هذه الحالة ، يجب تحديد واجباته في عقد العمل.
يمكن أن تكون أسماء الوحدات مختلفة جدًا:
- "إدارة الموارد البشرية" ؛
- "خدمة الموظفين" ؛
- "مديرو الموارد البشرية" ؛
- قسم الموارد البشرية.
تنظيم العمل المكتبي وسير العمل
يجب توضيح هيكل العمل الكتابي للمؤسسة في اللوائح المحلية.
يمكن أن يكون:
- عقد العمل الجماعي ؛
- تعليمات حول العمل الكتابي للمنظمة ؛
- الأوصاف الوظيفية للموظفين المرتبطة مباشرة بالعمل مع الوثائق ؛
- شركة الميثاق.
يجب ألا تتعارض أي مستندات تنظيمية متعلقة بالشؤون الشخصية وأعمال المكتب العام مع التشريعات الحالية.
الموظفين المنظمة بشكل صحيح والأوراق العامة هي أساس التشغيل المستقر للمؤسسة.
