يمارس مدير المكتب التحكم الكامل واستقبال وحساب كامل حجم الوثائق ، وكذلك البيانات الشخصية الموجهة إلى مدير الشركة. بعد التحقق من جميع النسخ وحسابها ، يجب على هذا الموظف أخذها للتوقيع.
قسم الوثائق
- وضع ختم مع شعار النبالة على جميع العقود والأوامر.
- تنفيذ العمل مع مجموعة متنوعة من الوثائق ، والتي تتكون في إعداد والموافقة على المشروع. لا ينبغي لمدير المكتب المشاركة فقط في تصميم واستكمال الوثائق ، بل يجب أن يلفت انتباه الموظفين إلى محتوياته ، ويقوم بفك تشفير التفاصيل الغامضة ويكون قادرًا على شرح جميع الجوانب التي قد يكون لدى الأشخاص أسئلة بشأنها. أيضا ، في بعض الأحيان يجب على هذا الموظف تتبع أداء وفعالية مختلف الابتكارات ، إذا طلبت الإدارة ذلك.
- التسجيل الكامل لجميع المراسلات الواردة. يتفاعل مدير المكتب مع الرسائل والرسائل والإشعارات. إنه ملزم بقبول وتسجيل المعلومات بالكامل ، ثم نقلها إلى المرسل إليه. إذا لزم الأمر ، فإنه يضيف معلومات إلى وثائق الإبلاغ ، وفي بعض الحالات يقوم بجمعها وتخزينها ، كما أنه مسؤول عن سرية وسلامة جميع الوثائق المستلمة.
مسؤوليات إضافية
- إرسال وضمان استلام الوثائق عن طريق العناوين الإلكترونية والبريدية ، وكذلك ترتيب والإشراف على تسليم البريد السريع.
- حضور الاجتماعات لغرض تسجيل أو تصوير جميع الأحداث التي تجري فيها ، وكذلك تسجيل البيانات المستلمة بأفضل طريقة ممكنة ، ونقلها إلى المسؤولين.
- إصدار التوكيل الرسمي بأمر مسبق للمسؤولين الذين يسمح لهم بتلقي مراسلات معينة أو تنفيذ إجراءات أخرى.
- إجراء نسخ ونسخ للوثائق في الطباعة ، وكذلك مراقبة سلامة وتوزيع جميع النسخ.
- إعداد المشاريع وقوالب الخطابات ، إذا تم استلام طلب المدير العام. أيضا ، تشمل واجبات مدير المكتب تشكيل وإرسال الطلبات المختلفة ، إذا لزم الأمر ويؤثر بشكل كبير على أنشطة الشركة.
- طباعة المواد المكتبية ، وكذلك تشكيل قاعدة البيانات وتوزيعها وتوسيع أقسام فرعية جديدة.
المسؤوليات مماثلة للأمين
- البقاء باستمرار في مكان العمل من أجل تلقي المكالمات في الوقت المحدد ، وتسجيل جميع البيانات المستلمة أو نقل المكالمة إلى هواتف الموظفين الذين تهدف إليه.
- تسجيل المعلومات التي تم إرسالها شخصيًا إلى المدير العام وتسجيلها بالكامل وتخزينها ونقلها لاحقًا.
- إعداد الأحداث داخل الشركة نيابة عن الرئيس التنفيذي. ينطبق هذا على إعلام الموظفين وتنظيم أماكن العمل ، وشراء العناصر اللازمة لاجتماع كامل أو أحداث أخرى مماثلة ، والتي يتم تحديدها بواسطة الوصف الوظيفي لمدير مبيعات المكتب.
مهام مهمة وعاجلة
- الأنشطة التنظيمية في المشاريع المخصصة لاجتماعات العملاء أو الضيوف أو زوار الشركة.
- حجز تذاكر لرحلات الموظفين ، وحجز غرف الفنادق ، ومراقبة سير رحلات العمل ، والاستجابة في الوقت المناسب لتقارير المضايقات في الطريق أو المضاعفات الناشئة ، وإصلاح المشكلات ، وإذا لزم الأمر ، الإبلاغ عن المشاكل للموظفين الآخرين أو المدير التنفيذي.
أنشطة المكتب الداخلية
- طلب المياه في الوقت المناسب لإمكانية استخدامها من قبل جميع الموظفين بأي كمية.
- يجب على كل ربع تنفيذ ترتيب المكتب. للقيام بذلك ، يجري مدير المكتب دراسة استقصائية للموظفين وتفقد الوظائف لتحديد أوجه القصور في أشياء معينة ، ويقوم فيما بعد بشراء جميع التفاصيل. يتم توفير ذلك من خلال التوصيف الوظيفي لمدير المكتب.
- الاشتراك في الأعمال التجارية أو المنشورات العلمية اللازمة لتطوير الشركة أو لموظفي معينين يرغبون في تلقي المراسلات في مكان العمل.
- قبول وتنفيذ طلبات دفع الفواتير في أماكن الاستئجار ، وكذلك جميع مستندات الدفع المتعلقة بسداد فواتير الخدمات ، والتي يتم تحديدها بواسطة الوصف الوظيفي لمدير المكتب مع وظائف محاسب.
- تنظيم التدابير الأمنية المتعلقة بكل من عمل الموظفين والمعدات المقابلة في مكان العمل ، ومراقبة امتثالهم.
مدير مكتب يشرف على عمل بعض الموظفين
تشمل واجبات مدير المكتب مراقبة أنشطة هؤلاء الموظفين:
- السائق. عند التفاعل مع هذا الموظف ، يجب على مدير المكتب قبول وحفظ سجلات جميع التطبيقات التي تحدد الحاجة إلى استخدام الجهاز ، وكذلك تشكيل جدول وسرعة خدمة التسليم.
- السعاة.
- سيدات التنظيف.
مسؤوليات مدير المكتب كعضو في فريق العمل
- للوفاء بالواجبات المخصصة له بحسن نية ، وليس الانحراف عن الروتين الداخلي للفريق ، وقانون العمل ، والمبادئ الأخلاقية والأخلاقية. يتم تحديد ذلك من خلال التوصيف الوظيفي لمدير المكتب.
- مراقبة انضباط العمل وجميع المتطلبات التي يتم إعدادها وإبدائها من قبل إدارة الشركة.
- الامتثال في الوقت المناسب وبشكل صارم لجميع الطلبات الواردة من الإدارة والرئيس ، الذي يضع باستمرار ويضع على مدير المكتب قائمة من واجباته والإجراءات اللازمة لكل يوم ، والتي ينص عليها الوصف الوظيفي لمدير المكتب قسم المبيعات.
- استخدم كل الوقت المخصص للعمل في عمل ضميري ، دون الخروج عن واجباتهم الخاصة.
- أداء جميع المهام في الوقت المحدد وبجودة مناسبة. في كثير من الأحيان ، بالإضافة إلى القيام بأنشطة العمل ، يضطر مدير المكتب إلى تجميع وثائق الإبلاغ ، لذلك ، من الضروري دائمًا تتبع المهام المنجزة وتسجيلها بالطريقة المحددة ، والتي يحددها الوصف الوظيفي لمدير المكتب مع وظائف موظف شؤون الموظفين.
مسؤوليات مهمة
- تشارك في التنظيف من أجل الحفاظ على مكان عملها في مكان نظيف ومرتب. أيضا ، مدير المكتب يراقب تنظيف المساحات المكتبية في الوقت المناسب. إنه مجبر على مراقبة الامتثال لإجراءات تخزين التقارير ووثائق التصميم ، إذا لزم الأمر ، وتنظيم جميع المواد من تلقاء نفسه. يتم تحديد ذلك من خلال التوصيف الوظيفي لمدير المكتب.
- طبق بعناية وكفاءة المعدات المكتبية المقدمة ، أجهزة الكمبيوتر ، أي أجهزة أخرى. توجيه عملهم فقط إلى أهداف الشركة ، وعدم تنفيذ الشؤون الشخصية من خلال المعدات التي توفرها الشركة. يصف للقيام بذلك الوصف الوظيفي سكرتير مدير المكتب.
- من المفيد اقتصاديًا إنفاق المواد والموارد الأخرى المقدمة واستخدامها فقط لمنفعة الشركة وتحقيق نتائج عالية من عملهم وعمل الموظفين الآخرين بالمؤسسة. يؤكد الوصف الوظيفي لمدير المكتب ، الذي تُظهر عينة منه جميع متطلبات عمل هذا الموظف ، أنه لا ينبغي له العمل فحسب ، بل يحقق أيضًا أقصى فائدة للشركة.
- مراقبة ومراقبة تنفيذ المعايير واللوائح المتعلقة بحماية العمال ، وضمان السلامة في مكان العمل لكل موظف ، والتي يتم تحديدها بواسطة الوصف الوظيفي لمدير المكتب مع وظائف سكرتير.
- عدم الاستخدام لتنفيذ المنشورات الصحفية أو العلمية أو الخطب أو المعلومات التي يتم الحصول عليها بحكم المنصب الرسمي أو عرض المستندات المملوكة للشركة. يحظر استخدام المعلومات التي قد يؤدي الكشف عنها إلى إلحاق ضرر مادي بالشركة أو الإضرار بسمعتها. يتم توفير ذلك من خلال التوصيف الوظيفي لمدير المكتب.
حقوق
- لتلقي المعلومات ، وكذلك البيانات السرية لاتخاذ الإجراءات اللازمة في إطار السلطة الرسمية ومع قيادة السلطات.
- للمطالبة من مختلف الموظفين بوضع اللمسات الأخيرة على المستندات التي تم إعدادها بالأخطاء أو تبديلها ، تحتوي على معلومات غير صحيحة.
- لتنفيذ الرقابة وتأكيد الوثائق في إطار اختصاصها والصلاحيات المعينة من قبل المديرين.
- أن يقدم إلى السلطات متطلبات لتحسين ظروف العمل المستقل ، وكذلك النشاط العمالي للموظفين الآخرين. يمكن لمدير المكتب تقديم اقتراحات ليس فقط حول أنشطة موظف معين أو قسم معين ، ولكن أيضًا حول عمل الشركة بأكملها.
- اشتراط توفير الشروط المناسبة لضمان سلامة جميع الوثائق والقدرة على ضمان سرية المعلومات والإجراءات المتخذة إذا احتجت إلى إخفاءها عن المنافسين.
- اتخاذ قرارات بشأن أنشطة بعض الأشخاص في الشركة ضمن اختصاصهم وبيانات الاعتماد الخاصة بهم.
- توزيع الحوافز المالية أو الوظيفية ، وكذلك تطبيق العقوبات على الموظفين الذين يقدمون تقارير إلى مدير المكتب. لتنفيذ هذه الإجراءات ، يلزم الحصول على إذن مسبق من الرئيس التنفيذي.
يلتزم مدير المكتب بأداء واجباته بشكل واضح وصحيح ، للقيام بالأنشطة لصالح الشركة. يقوم بكل العمل من أجل تنظيم وتبسيط أنشطة الموظفين الآخرين ، وكذلك نقل المدير العام أو نائبه إلى النجاحات أو الأخطاء في عمل الموظفين الآخرين.
