من المهم أن يعرف كل صاحب عمل فترات تخزين أوامر الموظفين. بعد كل شيء ، سلامة الوثائق هي المسؤولية التي تتحملها كل شركة. لا ينبغي فقط جمع المعلومات عن موظفي الموظفين ، ولكن أيضًا ضمان تخزينها. وبدون الفشل. فقط لا يعلم الجميع ماذا تعني هذه الوثائق. والأكثر من ذلك ، أن الكثير منهم لا يفهمون مبادئ تخزين وتسجيل الطلبات للأفراد. وترد أدناه جميع التفاصيل المتعلقة بهذه القضايا. سوف يساعدون على فهم مقدار وكيفية تخزين المعلومات المتعلقة بالموظفين بالضبط ، وكذلك الوثائق الأخرى التي يمكن أن تنسب إلى وثائق الموظفين.
ما هذا
الخطوة الأولى هي معرفة ما هو على المحك. ما هي الاوامر من حيث الموظفين؟ بعد كل شيء ، قبل أن تبدأ في تخزين شيء ما ، تحتاج إلى فهم كامل للوثائق التي يجب أن تعمل معها.
أوامر الموظفين - الأوراق التنظيمية علاقات العمل بين الموظف وصاحب العمل. هذه الوثائق هي كل ما قد يشير إلى الملفات والمعلومات المتعلقة بالنشاط. جميع الطلبات مقسمة إلى عدة فئات:
- وثائق التخزين طويل الأجل.
- أوراق قصيرة الأجل.
- أوامر مؤقتة.
وفقا لذلك ، كل فئة من الفئات لها خصائصها الخاصة. لذلك ، قبل البدء في دراسة نظرية التخزين والمحاسبة الوثائق للعاملين في الشركة ، تحتاج إلى فهم نوع هذه الورقة أو تلك الورقة التي تنتمي إليها. بعد ذلك فقط سيكون من الممكن ، دون انتهاك القواعد المقررة ، تنفيذ العمليات المدروسة. ما هي فترات الاحتفاظ لأوامر الموظفين؟ ماذا يجب أن يعرف كل صاحب عمل عن هذه اللحظة؟
وثائق طويلة الأجل
الآن حان الوقت للنظر في كل نوع من الوثائق المدرجة سابقا. لقد قيل بالفعل أن هذا سوف يساعد على فهم كامل مقدار الاحتفاظ بالوثائق. لكن المحاسبة لجميع أنواع الأوراق المالية هي نفسها. لذلك ، فإن السؤال هو عادة واضحة. وقت التخزين وثائق الموظفين تعتمد مباشرة على نوع الورق. الأول هو أوامر التخزين على المدى الطويل. ليس من الصعب تخمين أنه سيتم أخذها في الاعتبار من قبل صاحب العمل وتخزينها لفترة طويلة. كم بالضبط؟ المزيد عن هذا في وقت لاحق.
ما يمكن أن يعزى إلى هذه الوثائق؟ هذه هي المستندات التي تصف علاقة العمل بين صاحب العمل والمرؤوسين ، وتشير أيضًا إلى عوامل عمل مهمة. ما يمكن أن يعزى لهم؟ هذا هو:
- عقد عمل مع أمر عمل.
- وثائق الترجمة.
- أوامر بشأن تحديد راتب معين في منصب معين.
- شهادات تؤكد منح أو مكافأة الموظفين.
- أوراق عن رحلات العمل (طويلة ، أجنبية).
- الملفات الشخصية.
- نماذج الطلب تملأ خلال العمل.
- أوامر الفصل.
ليس من قبل الموظفين
أصبح من الواضح الآن أي المستندات طويلة الأجل. الشيء الوحيد هو أن ترتيب استئجار موظف هو ورقة ، والتي تشير إلى الموظفين. ولكن هناك استثناء بسيط لهذه القاعدة. يجب أن نتذكره.
عن ماذا تتحدث؟ ليست كل أوامر التوظيف ، إلى جانب عقد العمل ، هي أوامر للأفراد. أوراق مماثلة لها استثناء. هناك ما يسمى أوامر للنشاط الرئيسي. وتشمل هذه ما يلي:
- عقد عمل مع أمر مناسب.
- التغييرات في اتفاقية العمل (للنقل إلى منصب آخر ، على سبيل المثال).
- وثائق على طرد الإطار.
تجدر الإشارة إلى أنه بالنسبة للنشاط الرئيسي ، سيتم النظر في هذه الأوراق المالية فقط فيما يتعلق بالأفراد. عادةً ما يكون هؤلاء مدراء تنفيذيين للشركة ، فضلاً عن المحاسبين والرؤساء والنواب. غالبًا ما يتم وصف هؤلاء الأفراد في ميثاق الشركة. يجب أن نتذكر هذه القاعدة إذا كان صاحب العمل يريد معرفة شروط تخزين الطلبات على الموظفين. لا تندرج جميع الوثائق في هذه الفئة.
تخزين على المدى القصير
بعد ذلك ، تحتاج إلى فهم ما يمكن أن يعزى إلى أوراق التخزين قصيرة الأجل. بطبيعة الحال ، سيتم إجراء نوع من المحاسبة على أوامر الموظفين في هذا الموقف. ولكن بعد فترة قصيرة من الوقت سيتم تدمير هذه الوثائق. ما يمكن أن يعزى إلى هذه الفئة؟ تسمى مستندات التخزين قصير الأجل بالطلبات ، والتي تنظم على الفور أداء الموظف لنشاط عمالي معين. أي أن هذه الوثائق ليست خطيرة مثل الأوراق المتعلقة بالفصل أو عقد العمل. بشكل أكثر تحديدًا ، يمكننا التمييز بين:
- أوامر عطلة.
- الاتجاهات في رحلات قصيرة.
- المستندات التي تشير إلى مجموعة متنوعة من الإجراءات التأديبية.
- أوامر لإرسال الموظفين إلى دورات تدريبية أو التعليم المستمر.
لكن هذا ليس كل شيء. تحتوي قواعد تخزين المستندات التي تمت دراستها على العديد من الميزات والفروق الدقيقة. بالإضافة إلى الخيارات التي تم النظر فيها بالفعل ، يمكن للمرء التمييز بين التخزين المؤقت والدائم. هذه الحالات ليست شائعة جدا.
مؤقتا وبشكل دائم
المستندات المؤقتة هي أي أوامر وتعليمات لا تلعب دورًا مهمًا في العمل. عادة ما تكون مهمة في مرحلة معينة. وبعد أن لم تعد هناك حاجة إليها ، يتم تدميرها. هناك أيضا أوامر للتخزين الدائم. في معظم الأحيان ، يمكن تمييز الملفات الشخصية للمديرين والمسؤولين الآخرين المنصوص عليها في ميثاق الشركة عن الأوراق الخاصة بالموظفين. تتم المحاسبة وتخزين هذه الوثائق على أساس مستمر. ويتم تدميره فقط بعد إغلاق الشركة.
وقت طويل
ما هي فترات الاحتفاظ لأوامر الموظفين؟ لقد قيل بالفعل أن الكثير يعتمد على نوع الأوراق المالية المعنية. هناك وثائق للتخزين على المدى الطويل. ينبغي تنظيمها ومراعاتها وفقًا للقواعد المعمول بها. ويتم تخزين هذه الوثائق لفترة طويلة.
نظرًا لأن بعض الشركات فقط قادرة على العمل لفترة طويلة بعد الافتتاح ، يمكننا القول أنه لا ينبغي إتلاف ورق التخزين طويل الأجل بشكل مستمر. لماذا؟ الحقيقة هي أن أوامر الموظفين من هذه الفئة يتم تخزينها لمدة 75 عامًا. وفقط بعد هذه الفترة يمكنك أن تفعل الدمار. تمكنت بعض الشركات فقط من العمل أكثر من الفترة المحددة.
هل هي قصيرة؟
وما هي فترات تخزين مستندات الموظفين المصنفة على أنها قصيرة الأجل؟ قد تستمر هذه الوثائق في مرحلة التدمير دون إغلاق المنظمة أو تصفيتها. عادة ما يتم تخزين الوثائق قصيرة الأجل لمدة 5 سنوات. في بعض الحالات (إذا كان موصوفًا في الميثاق) - 10. لكن ليس أكثر.
حول المحاسبة والتخزين
كم عدد أوامر الموظفين المخزنة؟ الإجابة على هذا السؤال ليست صعبة. يمكنك الآن الانتباه إلى قواعد المحاسبة لهذه المستندات. هذه أيضًا نقطة مهمة يجب أن يعرفها كل صاحب عمل. بعد كل شيء ، إذا كان هناك أي أوراق يتم تخزينها لفترة زمنية معينة ، فيجب عليك الاحتفاظ بسجل لها بطريقة أو بأخرى ، وإلا يمكنك فقد الطلبات الهامة.
الآن هناك عدة أنواع من تخزين المستندات. في أي شركة ، يجب تنفيذها. الآن يجب على الشركات إنشاء قوائم خاصة للمحاسبة لأوراقها المالية على الموظفين في كل من الورق والشكل الإلكتروني.بالمناسبة ، يمكن إهمال الثاني. لكن الشكل الورقي المقبول بشكل عام أمر لا بد منه. ولكن كيف لتنفيذ المحاسبة؟ مبادئ النسخ الإلكترونية والمادية هي نفسها. عنهم كذلك.
مبادئ المحاسبة الأساسية
لذلك ، فإن محاسبة الطلبات على الموظفين هي مسألة مسؤولة ويتم تنظيمها وفقًا لمعايير مقبولة عمومًا. جميع وثائق الموظفين مطلوبة للتسجيل. إذا لم يتم ذلك ، فلا يمكنك تخزين هذه الورقة أو تلك. لا تسجيل - لا وثيقة. ما المقصود بهذه العملية؟
تسجيل الطلبات الخاصة بالموظفين هو نقل التفاصيل المكتوبة على المستندات إلى نماذج وثائق متخصصة مع تعيين رقم لاحق وتاريخ الموافقة على الورقة كما تم تسجيلها. هذا هو ، مع وجود تفسير ورقي ، مع تفسير إلكتروني ، من الضروري تعيين تسمية رقمية لكل طلب. وكذلك اكتبها بشكل أو بآخر. هذا هو العنصر المطلوب.
يتم تسجيل البيانات في سجلات طلبات الموظفين. أيضا ، يتم الإدخال في قواعد البيانات والمحفوظات الإلكترونية. هذه هي الطريقة الوحيدة لتسجيل وتخزين المستندات بالكامل. توفر الشركات حرية اختيار النموذج لحفظ المستندات. يجب أن يحتوي الميثاق على قواعد يتم بموجبها تخزين جميع الطلبات (أو أي أوامر محددة) في النسخ الورقية والإلكترونية. تجدر الإشارة إلى أن الفقرة الأولى عادة ما تكون إلزامية. إنه مستند مادي قادر على تأكيد ترتيب معين.
مجلة النظام
الممارسة الأكثر شيوعًا لتسجيل الوثائق وتخزينها هي دفتر أوامر صادر عن الشركة. هذا المستند عبارة عن دفتر ملاحظات صغير. أنه يحتوي على أرقام الطلبات ، وكذلك بياناتهم الرئيسية (التفاصيل). على سبيل المثال ، اسم وتاريخ الموافقة. مجلة الطلبات تسجل ورقة تخزين دائم وطويل الأجل وقصير الأجل. ولكن إذا كنا نتحدث عن الوثائق المؤقتة ، فلا ينبغي إدخالها في دفتر ملاحظات من هذا القبيل. ما لم تقدم الشركة ميثاقًا لمجلة منفصلة ، مخصص حصريًا للأوامر المؤقتة. تمتلئ حتى النهاية. بمجرد انتهاء الأوراق الفارغة ، يجب إدخال مستند محاسبة جديد قيد التشغيل. القديم يودع ويرسل للتخزين. بالمناسبة ، هذه ورقة محاسبة مستمرة.
تسجيل
بصرف النظر عن الأوامر التي يتحدث عنها الموظفون ، توفر كل شركة تخزينًا أرشيفيًا للمستندات هذا هو الشكل الأكثر شيوعًا للمحاسبة الورقية. وكلهم. ليس بالضرورة في الموظفين. يتم إرسال جميع البيانات إلى الأرشيفات بعد أن لم تعد هناك حاجة إليها. أو تلك التي يتم تنفيذها بالفعل. على سبيل المثال الملفات الشخصية للموظفين. بمجرد التوقيع أمر الفصل بالإضافة إلى إغلاق القضية ، يجب إرسالها إلى الأرشيف لتخزينها لفترة محددة. هناك عدة أنواع من فرز البيانات ، ولكن المزيد عن ذلك لاحقًا.
بادئ ذي بدء ، تجدر الإشارة إلى أنه يمكن تقديم المحفوظات في شكل ورقي (مطلوب) ، وكذلك إلكتروني. بغض النظر عن ذلك ، تختار الشركة مبادئ تنظيم المعلومات المخزنة. أرشفة البيانات لديها جرد. ويوفر قائمة قصيرة بجميع الوثائق المخزنة. تخزين المستندات في الأرشيف هو الشكل الأكثر ملاءمة لتسجيل البيانات. يتم استخدامه في الورق وفي شكل إلكتروني. تجدر الإشارة إلى أنه لا يتم أرشفة المستندات المؤقتة. يتم إرفاقها بالأوراق المالية الرئيسية ، ثم يتم تدميرها. يوصى بإرسال جميع طلبات التخزين المؤقتة إلى مكان منفصل وعدم دمجها مع الطلبات الطويلة الأجل أو القصيرة الأجل.
منهجية نصائح
فترات الاحتفاظ بوثائق الموظفين مفهومة. عادة ما يكون عمره 5 و 75 عامًا. لكن هذا ليس كل شيء. مطلوب اهتمام خاص للمحفوظات.بعد تسجيل الطلب ، بالإضافة إلى وضعه في الأرشيف ، من الضروري تنظيم جميع البيانات المتاحة بطريقة ما. لهذا الغرض ، تستخدم الشركات عدة مبادئ:
- تخزين الوثائق في مجلدات منفصلة مع التقسيم إلى وثائق قصيرة الأجل وطويلة الأجل. يوصى بعدم تكديس جميع الأوراق معًا.
- منهجية حسب السنة والشهر والتاريخ. كل مجلد مع وثائق هو أوامر لفترة زمنية معينة. في الداخل ، وضعت جميع الأوراق مع مراعاة تسجيلها في مجلة المحاسبة (لعدة أشهر وأيام). وبالتالي ، يتم تسهيل مهمة العثور على وثيقة معينة.
- استخدام الموقع حسب أرقام الطلب مع مراعاة الترتيب الأبجدي. بالفعل داخل كل مجلد ، يوصى بالتنظيم حسب أرقام الطلبات ، وكذلك بأحرف كبيرة.
نهاية المحاسبة
ماذا تفعل بعد انتهاء تخزين وثيقة في الأرشيف؟ خدمة خاصة في الشركة تقوم بفحص الأوراق. ثم ينظمهم ويعطي أوامر معينة للتدمير. عادةً ما يتم حرق المستندات أو تمريرها عبر أداة التقطيع. في أي حال ، لا يمكن إلقاء الأوامر ببساطة. هذا هو بالضبط لتدميرها. لتعيين المستندات إلى نوع أو آخر ، تشارك لجنة خاصة. إنها تقدر أهمية الطلبات ، وتخصص لهم مدة الصلاحية. وعندها فقط يتم وضعها في الأرشيفات بشكل أو بآخر.
