تعد شهادة الموظفين عنصرًا مهمًا للإدارة ، كما أنها أكثر أشكال تقييم الموظفين فعالية. وهي إلزامية لهؤلاء الموظفين الذين ينص القانون المعمول به على هذا الإجراء.
يتم تنفيذ الشهادات الطوعية للأفراد مباشرةً بقرار من فريق الإدارة من أجل تحسين الإدارة ، وكذلك زيادة كفاءة واستقرار العمل. تجدر الإشارة إلى أن هذا الإجراء اليوم ، دون مبالغة ، يمكن أن يطلق عليه أحد أكثر أشكال تقييم الموظفين شيوعًا ، أو بالأحرى ، سواء كانت تتوافق حقًا مع الوظيفة التي يشغلونها.
توفر الشهادات المنتظمة للعاملين ، والتي تشمل التحقق من الصفات التجارية والسمات الشخصية لكل موظف ، بالإضافة إلى مؤشرات عمله ، التطبيق العملي للنتائج. هذا يساعد على تحسين توظيف الموظفين ، وكذلك تحفيز الموظفين باستمرار لتحسين مهاراتهم. بعد كل شيء ، فإن فعالية أي شركة هي مزيج من جميع الموارد التنظيمية ، بما في ذلك إمكانات الموظفين.
لماذا يجري القيام به؟
بادئ ذي بدء ، يتم إصدار شهادات الموظفين بحيث يمكن للمديرين اتخاذ قرارات إدارية معينة. في البداية ، يتم إجراء تقييم لكيفية قيام الموظفين بإتاحة الفرصة للشركة لتحقيق أهدافهم الخاصة. مثل هذا الإجراء مناسب تمامًا للمؤسسات الواعدة التي تعمل بنشاط على تطوير نظام هيكلي وإدارة مرن.
أيضًا ، نتيجة لهذا ، يتلقى المديرون المعلومات التي يحتاجونها لضمان العمل الأكثر فعالية مع الموظفين. من خلال مساعدتها ، يمكنهم ضبط أنشطة وسلوك الموظفين ، وكذلك تحديد المناطق التي تتطلب مزيدًا من التحكم. يتم ضمان التطوير الدقيق لنظام نقل العمال بدقة من خلال استخدام هذه البيانات. بادئ ذي بدء ، هذا مهم عند العمل مع المتخصصين. يوفر تقييم الموظفين واعتمادهم فرصة لتوفير حركة أكثر كفاءة وأرخص للموظفين ، لا سيما إذا كانت الشركة تعاني في الوقت الحالي من نقص في الموظفين المحترفين. كما يجري تطوير وصقل نظام لتدريب وتطوير الموظفين ، وتبسيط القرارات المتعلقة بفصل الموظفين المختلفين.
من بين أشياء أخرى ، تجدر الإشارة إلى أن جميع مراحل شهادات الموظفين تسمح لك بإنشاء نظام من الحوافز والحوافز للموظفين لزيادة كفاءة عملهم. نتيجة لذلك ، تزداد مسؤولية كل موظف عن مدى كفاءته في أداء واجباته ، ويتم تقديم الحوافز من أجل زيادة الاحتراف وتحسين المعرفة والمهارات. من المستحيل عدم القول إنه بهذه الطريقة تقترب الأهداف الفردية للموظفين من تلك المهام التي يجب أن تحلها الشركة نفسها.
ما مدى فعالية ذلك؟
تعتمد فعالية أنواع شهادات الموظفين في المقام الأول بشكل مباشر على مدى جودة الإجراء ، وكيفية تعامل المتخصصين المؤهلين معه ، وكذلك على المبادئ التي تتبعها سياسة شؤون الموظفين في إدارة الشركة.
يجب توقع جميع القرارات التنظيمية التي يتم تطبيقها في الشركة والتي يجب مراعاتها وبرمجتها في عملية الإعداد والتطوير الأولي لنظام إصدار الشهادات لتقليل أي صعوبات إن أمكن. يمكن أن تنشأ مواقف غير متوقعة أثناء عملية الفحص نفسها ، لذلك عليك القيام بكل ما هو ممكن لمنعها. وبالتالي ، سيصبح إجراء شهادة الموظفين أكثر فاعلية ، ولن يشمل أيضًا أي لحظات غير متوقعة أو غير دقيقة.
إذا كان الشخص لا يعرف الجوانب القانونية لإصدار الشهادات أو ببساطة لا يتبع مبادئ مثل موضوعية التقييم ، وكذلك ضمان السرية التامة للنتائج ، فإن هذه العملية ستعطي نتيجة سلبية للشركة ، والتي ستظهر في حالة حدوث تعارضات ونفقات غير مبررة تماما من الوقت.
ما هو الغرض؟
الغرض من شهادة الموظفين هو الكشف عن قدرات الشركة من أجل صياغة القرارات على أساس نتائج التقييم ، وكذلك توفير تأثير على مستوى ولاء الموظف والالتزام بالشركة. هذا سوف يساعد على إشراك كل موظف في استراتيجية الشركة. لا يمكن ضمان تحقيق هذه النتائج إلا إذا كان هناك هدف محدد بوضوح وهو تنفيذ هذا الإجراء ، والذي ، بالطبع ، يمكن تغييره لاحقًا وفقًا لاستراتيجية المنظمة وأهدافها العامة ، وكذلك مستوى الترابط والاعتماد المتبادل لهذا الإجراء من مجالات العمل الأخرى مع الموظفين. لهذا السبب ، يتم تخطيط مثل هذا العمل وتنظيمه بشكل فردي لكل شركة.
إذا تم إجراء تقييم وإصدار الشهادات للعاملين في المؤسسة بكفاءة ، فإن هذا سيؤثر إيجابيا على جميع جوانب عمل فريق الإدارة ليس فقط ، ولكن أيضا المتخصصين. توفر الأنشطة المتعلقة بالمؤسسة نفسها ، بالإضافة إلى الشهادات ، دراسة أعمق بكثير للعاملين ، وتحسن صحة اختيارهم ، كما تتيح أيضًا إجراء تنسيب أكثر فعالية للموظفين واستخدامه. تحفز الشهادة على تطوير النشاط الإبداعي والمبادرة من جانب الموظفين ، وهو أمر مهم بشكل خاص في الظروف الحديثة.
كيف يتم تنفيذها؟
يتم إصدار شهادات الموظفين ، مثال على ذلك يمكن رؤيته اليوم في معظم الشركات الحديثة ، على عدة مراحل ، كل منها يجب أن يتم بكفاءة عالية. هذا الإجراء يتطلب اتباع نهج شامل والاهتمام من المتخصصين.
المرحلة الأولية
في هذه الحالة ، يتم إعداد مشروع تنفيذ الشهادة. من بين أشياء أخرى ، يقوم المتخصصون المسؤولون عن تنفيذ هذا الإجراء بإثبات وإجراء عرض تقديمي مفصل لفريق الإدارة.
إضفاء الطابع الرسمي على المعايير والقواعد والإجراءات
يقوم المتخصصون بتطوير مجموعة كاملة من الوثائق ذات الصلة ، وكذلك اتخاذ القرارات التنظيمية مع إدارة الشركة (أو تقوم الإدارة بذلك من تلقاء نفسها). يسمح لك التوثيق الصحيح للإجراء بأكمله لأول مرة باستخدام الطرق المشكلة لإصدار شهادات الموظفين في المستقبل بشكل صحيح.
يوصى بشدة بتطوير فقرة مثل "اللوائح المتعلقة بإصدار شهادات الموظفين" ، والتي ستكون فيما بعد وثيقة تنظيمية داخلية واحدة للشركات. ستحدد المتطلبات العامة للتردد والتكنولوجيا وعملية إصدار الشهادات وأيضًا ما تتضمنه وكيفية تطويره.يثير إضفاء الطابع الرسمي على هذا الإجراء في شكل وثائقي الحاجة إلى تحديد جميع القواعد وتأخذها في الاعتبار بشكل كامل ، والتعمق في أصغر التفاصيل ، ووصف جميع القضايا المحتملة وتفاصيل كيفية عقد هذا الحدث.
وبالتالي ، سيصبح نظام شهادات الموظفين شفافًا للغاية ، بالإضافة إلى أنه يمكن فهمه من قبل المتخصصين من الناحية الفنية.
المرحلة التجريبية
من أجل اختبار الإجراء المقترح ، يتم تشكيل مشروع رائد في قسم إدارة شؤون الموظفين. في هذه المرحلة ، يتم إجراء فحص شامل وتنقيح لكل قسم على حدة من المنهجية ، والتي سيستخدمونها لاحقًا في المؤسسة.
تدريب
قبل كل إجراء لإصدار الشهادات ، تم التخطيط له مسبقًا ، يجب على المتخصصين من إدارة شؤون الموظفين إجراء أعمال استشارية مفصلة. على وجه الخصوص ، قبل أسبوعين من تنفيذ الإجراء نفسه ، يتم الإبلاغ عن المعايير التفصيلية والأسئلة الخاصة بالامتحان ، وتجري محادثة توضيحية ، بالإضافة إلى التشاور حول ما سيتم القيام به وكيف.
التحقق من صحة
يتم تنفيذ أنشطة إصدار الشهادات بنفسها مباشرةً ، والتي يتم تنفيذها وفقًا للقواعد والأساليب التي طورها قسم إدارة شؤون الموظفين في المراحل المبكرة.
تلخيص
يتخذ فريق الإدارة قرارات الإدارة ، ويناقش أيضًا نتائج إصدار الشهادات في الفريق. من بين أمور أخرى ، يتم إجراء تقييم للفترة المطلوبة للحصول على مزيد من الشهادات.
جدول المواعيد
يعتمد الجدول الزمني لعدد المرات التي يجب أن يتم تنفيذ شهادة الموظفين مباشرة على إصدار معين من هذا الإجراء.
- آخر
يتم تنفيذ هذه الشهادة مرة واحدة على الأقل كل خمس سنوات ، وهي إلزامية لكل موظف في الشركة. أساس هذا الإجراء هو معلومات حول كيفية ذلك النشاط المهني الموظف في عملية عمله لفترة معينة من الزمن ، وكذلك المساهمة التي يقدمها في العمل الجماعي للفريق. يتم تجميع هذه المعلومات تدريجياً في بنك بيانات مشترك وبالتالي يمكن للإدارة استخدامها للحصول على مزيد من الشهادات.
- استثنائي
يتم إجراء هذه الشهادة إذا كان من الضروري تقييم الأنشطة ، وكذلك الصفات الفردية للموظف ، إذا لزم الأمر ، لزيادة منصبه أو من أجل إنشاء احتياطي للترشيح أو اختيار الدراسة لمزيد من إعادة التدريب. إذا لزم الأمر ، يتم تحديد أسباب العمل غير المرضي لوحدة معينة أو موظف معين.
- شهادة للتقدم الوظيفي أو اتخاذ قرار بشأن نقل موظف إلى وحدة أخرى
يتم تنفيذ هذا الإجراء مع مراعاة متطلبات الوظيفة الجديدة المقترحة أو المسؤوليات الجديدة. في الوقت نفسه ، يتم تحديد القدرات المحتملة للموظف ، وكذلك على مستوى تدريبه المهني.
- متكرر
يعين على أساس الشهادة ، إذا كان الموظف قد أدلى بتعليقات معينة ، وكذلك تم تحديد فترة يجب عليه تصحيحها. يمكن تنفيذ هذا الإجراء من قبل أي معيار باستخدام أي طريقة محددة أو عدة طرق في نفس الوقت.
- انتهاء الفترة التجريبية
في هذه الحالة ، يتم تنفيذ عملية إصدار شهادات الموظفين من أجل الحصول على استنتاج موثق حول نتائج هذا الإجراء ، وكذلك تقديم توصيات منطقية حول كيفية استخدام هذا الموظف في المستقبل.
ما هو متدرج؟
بغض النظر عن شهادة معينة في السؤال ، يتم تحديد العديد من المعايير الأساسية.
- ميزات السلوك
في هذه الحالة ، يتم تحليل أنشطة الموظفين بشكل مبدئي ، وتوضع معايير سلوك معينة يمكن أن تؤثر على كفاءة العمل. في الغالبية العظمى من الحالات ، يتم استخدام المعايير لتقييم الموظفين الذين ينطوي عملهم على اتصال مباشر مع عملاء الشركة.
- فعالية
يستلزم تحديد معايير الأداء بدقة ، ويفحص بالتفصيل مدى ملاءمة القرارات التي يتخذها الموظف ، كما يقيّم الإجراءات التي اتخذها. تشمل خيارات قياس معايير الأداء ما يلي: تقدير الخبراء من قبل الإدارة ، وتقييم فعالية الموظف من حيث التكلفة ، وتحديد رضا العملاء.
- مستوى تحقيق الأهداف
يتطلب تعريفًا إلزاميًا للمهام الدقيقة ، بالإضافة إلى معايير لكيفية حل هذه المهام. يوفر تحليلًا شاملًا لأسباب الفشل في تحقيق هدف محدد. تشمل تقنيات القياس تحديد النتيجة الاقتصادية ، وكذلك إجراء تقييم خبير. بالإضافة إلى ذلك ، يتم تحديد درجة أداء الواجبات الرسمية. يستخدم هذا التحليل في تلك الظروف عندما تكون مسؤوليات الوظيفة محددة بوضوح ويتم تنظيمها بطريقة أو بأخرى.
من بين أشياء أخرى ، تجدر الإشارة إلى أن خصائص شخصية الموظف تخضع أيضًا للتقييم إذا تم اختيار التطوير الفردي لهذا الموظف ومزيد من التخطيط له لصالح المنظمة.
ما هي المعايير المستخدمة أثناء التحقق؟
تنقسم معايير التقييم التي يتم تطويرها في شركة معينة إلى فئتين رئيسيتين:
- الكفاءة المهنية
يتضمن ذلك معايير مختلفة مناسبة للوظيفة التي تم شغلها ، وكذلك لنوع النشاط المحدد. يتم تحديد نتائج العمل الذي يحققه الموظف في عملية أداء واجباته ، بالإضافة إلى مؤشرات كمية ونوعية الكفاءة في كل مكون فردي من النشاط.
- كفاءة الشركات
تتضمن هذه الفئة معايير لكيفية تفهم كل موظف للمهام والأهداف الموضوعة للشركة ، بالإضافة إلى الصفات الإنسانية التي لديه والتي قد تكون في متناول يديه أو على العكس من ذلك ، الإضرار بعمله.
