في أي مؤسسة تقريبًا ، بغض النظر عن شكلها القانوني وعدد الموظفين (حتى لو كنا نتحدث عن رواد أعمال فرديين) ، في عملية عملها ، يتم تجميع عدد كبير من أوراق العمل المختلفة والرسائل والتقارير الضريبية وغيرها من المعلومات على الوسائط الإلكترونية. تواجه جميع المؤسسات التي تعمل منذ وقت طويل أو أكثر ، عاجلاً أو آجلاً ، الحاجة إلى تنظيم أرشيفاتها.
يجب الحفاظ على بعض الوثائق ، وبعضها على العكس ، لقد حان الوقت للتدمير. ولكن ما هي فترات تخزين المستندات المحاسبية ، وبعد ذلك يمكن التخلص منها بأمان؟ في الواقع ، نادراً ما يتنازل إطارنا التشريعي عن انتهاك هذه الشروط ، وبالتالي فمن الضروري أن نعرفها.
هذه المقالة مخصصة للكشف عن هذه المشكلة.
كيف تكون؟
تجدر الإشارة إلى أنه من المفترض أن يتم تخزين العديد من المستندات لمدة لا تقل عن 75 عامًا ، وينصح بشدة بعض فئات التقارير بشكل عام بعدم التطرق إلى كامل أعمال الشركة. كيف تكون؟ بعد كل شيء ، أود الامتثال للقانون بالكامل ، ولكن في نفس الوقت لا يعقد حياة الموظفين المسؤولين عن الاحتفاظ بسجلات المحفوظات!
قبل أن نجيب على هذا السؤال ، سوف نتعرف على الوثائق التنظيمية الرئيسية ، والتي تتضمن المتطلبات الأساسية التي تراعي العمر الافتراضي للوثائق المحاسبية لجميع المؤسسات ، بغض النظر عن شكلها القانوني وحجمها واتجاه نشاطها.
التنظيم المعياري لتخزين الوثائق
دعونا نلقي نظرة على الوثائق التنظيمية الرئيسية التي تحكم الأرشفة في المنظمات.
أولاً ، القانون الاتحادي الصادر في نوفمبر 2004 رقم 125-FZ. هذه وثيقة عامة ، تنظم بشكل كامل الأرشفة في بلدنا. لذلك ، فإن أحكامه تتحدث عن تنظيم عملية الحفاظ على جميع وثائق الإنتاج والمحاسبة ، وعن طرق الحصول على المحفوظات واستخدامها. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه ينص تشريعيا على عمليات التفاعل بين المؤسسات الأرشيفية والمواطنين الذين يرغبون في استخدام المعلومات المخزنة هناك.
بالطبع ، تلعب "القواعد الأساسية لعمل المنظمات الأرشيفية" دورًا كبيرًا. تمت الموافقة عليها رسميًا وأوصت باستخدامها بموجب قرار المحفوظات الفيدرالية الذي تم اعتماده في 02/06/2002. ببدء تنظيم قسم الأرشيف في المنظمة ، نوصي بشدة أن تتعرف أولاً على هذا المستند ، لأنه يعرض أهم النقاط والأساسية في هذا النوع من النشاط.
وثائق أخرى
للحفاظ على الأوراق المهمة بشكل طبيعي ، من الضروري أيضًا معرفة قائمة مستندات الأرشفة القياسية التي يتم إنشاؤها في سياق أنشطة العمل لأي مؤسسة. هناك تتم الإشارة إلى فترات تخزين المستندات المحاسبية ، وتمت الموافقة على هذه الوثيقة بأمر منفصل من وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي مرة أخرى في عام 2010. رقم المستند هو N 558. يتضح من اسمه نفسه أنه يحتوي على قائمة بالأوراق المالية الرئيسية التي يتم تشكيلها نتيجة للأعمال التجارية أو أنشطة المؤسسة الأخرى.
إرث الاتحاد السوفيتي
لا يزال نظام الوثائق ، الذي نشرته وزارة المالية في الاتحاد السوفياتي في 29 يوليو 1983 ، رقم 105 ، لا يزال ذا صلة. في إطار هذا الحكم ، يتم تحديد الشروط الأولية لتخزين المستندات وإجراءات إنشائها وقبولها واستخدامها.
من قانون الضرائب
بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك العثور على المعلومات ذات الصلة في المادة 23 من المستند المقابل. لذلك ، في المادة الثامنة ، هناك بند يأخذ بعين الاعتبار فترات تخزين المستندات المحاسبية التي يمكن استخدامها لتجميع الضرائب وحجبها. وتشمل هذه الأوراق المالية التي تؤكد الاستلام المباشر للدخل والمصروفات ، وكذلك الضرائب المدفوعة بالفعل لصالح الدولة.
أخيرًا ، تتوفر مثل هذه المعلومات في القانون الاتحادي رقم 29 (رقم 402 بتاريخ 6 ديسمبر 2011) "حول المحاسبة". في ذلك ، يمكنك العثور على فترات تخزين الوثائق المحاسبية في المنظمات للمؤسسات التجارية.
ما الذي يجب تخزينه والى متى؟
ليس من المستغرب أن تخزين الأوراق المحاسبية النموذجية التي يتم تشكيلها في سياق نشاط أي منظمة (كل هذا في القائمة المذكورة أعلاه) مهم بشكل خاص. يتم تخزين الأوراق النموذجية: 1 سنة ، 5 سنوات ، 75 سنة. بعض المستندات (معلومات حول الحصول على أموال بكميات كبيرة بشكل خاص) مطلوبة لتخزينها بشكل دائم.
مجموعات التخزين
يقول المدققون المحترفون إن جميع المستندات التي تعكس السجلات المحاسبية يمكن تقسيمها إلى أربع مجموعات رئيسية. فيما يلي قائمة بفترات تخزين المستندات المحاسبية:
- الأوراق التي يجب أن تبقى بشكل دائم. وتشمل هذه جميع البيانات المالية السنوية ، وكذلك أي أدلة تم الحصول عليها عند التسجيل لدى السلطات الضريبية.
- مجموعة تخزين طويلة الأجل (أكثر من 10 سنوات). هذه إخطارات ، مستندات موقعة من قبل الموظفين بناءً على الموافقة على معالجة البيانات الشخصية. يجب أن تكون البيانات المتعلقة بالموضوع نفسه ، والتي أعطت هذه الموافقة ، متاحة لمدة 75 عامًا.
- نوع مؤقت. من المفترض أن يتم تخزين أوراق هذه المجموعة لمدة تصل إلى 10 سنوات بشكل شامل. وتشمل هذه الفواتير ، فضلا عن خطابات الضمان.
- المجموعة الرابعة تشمل جميع الوثائق المذكورة أعلاه ، والتي انتهت صلاحيتها ، وبالتالي يجب التخلص منها.
الفروق المهمة
مهم! يجب أن تعرف أن تقليل مدة الصلاحية ممنوع منعا باتا ، لكن الزيادة في هذا الوقت مسموح بها. لكن هذا لا ينطبق إلا على تلك المنظمات التي تقوم بأنشطة محددة للغاية.
لذلك ، فإن العمر الافتراضي للوثائق المحاسبية في شركة ذات مسؤولية محدودة ، والتي تشارك في تقديم القروض المالية للسكان ، يبدأ من 75 سنة. في الممارسة العملية ، تشير منظمات التفتيش إلى أن هذه المستندات يجب أن تكون متوفرة في جميع الأوقات ، لأنه في حالة وجود أي مطالبات (من جانب الورثة ، على سبيل المثال) ، قد تحتاج إلى رفعها حتى بعد هذه الفترة.
لذلك ، فإن تنظيم التسميات التي سيتم استخدامها في مؤسسة معينة لتنظيم أعمال الأرشفة له أهمية خاصة. سننظر الآن في المتطلبات الأساسية التي تفرضها منظمات التفتيش على منظمات معينة ، اعتمادًا على الشكل القانوني لملكيتها.
بشكل عام ، لا تختلف في التنوع ، ولكن هناك أيضًا بعض الفروق الدقيقة. وكقاعدة عامة ، فهي مرتبطة بمبلغ الدخل الذي تحصل عليه الشركة.
المحدودة
أولا ، النظر LLC. نظرًا لأن معدل دوران هذه الشركات كبير جدًا ، فإن متطلباتها أكثر صرامة. أولاً ، يجب الاحتفاظ بجميع التقارير المحاسبية والضريبية لمدة 75 عامًا على الأقل. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن تمديد فترة صلاحية المستندات المحاسبية في LLC إلى أجل غير مسمى في الحالات التي سبق أن بحثناها أعلاه.
يجب الاحتفاظ بمستندات التسويات مع الموظفين طوال عمل شخص معين في المنظمة ولمدة 10 سنوات على الأقل من تاريخ إقالته. إذا تقاعد الموظف من هذه الشركة بالذات ، فيجب الاحتفاظ بالوثائق بشكل دائم ، لأنه في حالة المطالبات المتعلقة بحجم الرسوم ، يجب رفعها أولاً.
تنتمي الفواتير والمستندات الأخرى التي تثبت التسويات مع الموردين والعملاء إلى المجموعة الثالثة ، وبالتالي يجب تخزينها لمدة تصل إلى 10 سنوات بشكل شامل. كما قلنا من قبل ، يجب الاحتفاظ بالبيانات المالية العامة بشكل دائم.
رجال الأعمال الفردية
متطلبات هذه الفئة من الشركات أقل صرامة ، حيث أن عدد المستندات التي تم إنشاؤها هناك أقل بكثير. فما هي مدة الصلاحية للوثائق المحاسبية SP؟ لنلقِ نظرة على هذه المسألة بمزيد من التفصيل. أولا ، جميع شهادات التسجيل ، وتقديم التقارير السنوية إلى السلطات الضريبية. يجب تخزين هذه المعلومات بشكل دائم طوال حياة شركة معينة.
ومع ذلك ، إذا لم يكن لدى رجل أعمال موظف ، وكان يحتفظ بالسجلات وفقًا لمخطط مبسط ، فإن جميع المتطلبات تنتهي عند هذا الحد. بطبيعة الحال ، فإن العمر الافتراضي لوثائق المحاسبة IP في هذه الحالة هو نفسه 75 سنة ، لأن التقارير السنوية فقط هي من بينها.
UAB
نظرًا لأن نشاط هذه المؤسسات ينطوي على الحصول على قدر كبير من الدخل ، وكذلك التسويات مع المساهمين ، فإن متطلبات المستندات المخزنة في هذه الحالة هي الأكثر صرامة. بشكل عام ، في معظم الحالات ، يبلغ العمر الافتراضي للوثائق المحاسبية في الشركة ما لا يقل عن 75 عامًا. ومع ذلك ، هناك استثناءات.
بالطبع ، يجب تخزين جميع المعلومات حول رأس المال المصرح به ، وحجم الودائع ، وحجم حصة الميثاق من المؤسسين على أساس مستمر. تتضمن قائمة المستندات التي يجب أرشفتها أيضًا لمدة 75 عامًا أو أكثر المستندات المحاسبية التي يمكن أن تستخدمها المؤسسات الضريبية: معلومات حول عائد الأصول ، وبيانات التسويات مع المساهمين ، وكذلك الوسائط الإلكترونية التي تتوفر بيانات الدخل بشأنها على حسابات تنظيم الأموال بمبالغ كبيرة خاصة.
يتم أيضًا تخزين المعلومات المتعلقة بالمستوطنات مع الموظفين لمدة 75 عامًا. المستندات الأخرى (الفواتير وخطابات الضمان) لها فترة احتجاز تصل إلى 10 سنوات شاملة.
منظمات الميزانية
وما هي فترات تخزين المستندات المحاسبية في مؤسسة الميزانية؟ كقاعدة عامة ، لا توجد متطلبات خاصة لهذا الغرض. يُعتقد أنه لمدة 75 عامًا يجب الاحتفاظ بالمعلومات الخاصة بالبيانات المالية السنوية والأوراق المالية المخصصة للسلطات الضريبية. يتم تخزين جميع الوثائق الأخرى لمدة تصل إلى 10 سنوات شاملة.
ميزات مهمة
إذا كنت على دراية بقائمة جميع القوانين واللوائح المتوفرة أعلاه ، فقد تفاجأ: لا يتجاوز العمر الافتراضي القياسي للوثائق المحاسبية خمس سنوات (القانون الاتحادي رقم 402)! في الوقت نفسه ، في مقالتنا نكتب حوالي 10 سنوات وما فوق. كيف يمكن أن يكون هذا؟ لسوء الحظ ، في هذه الحالة ، هناك وضع سيء للإطار التنظيمي ، عندما تكون متطلبات القانون مخالفة للحقائق. دعونا توضيح مع مثال.
إذا كنت حتى تاجرًا واحدًا بسيطًا ، فيمكنك بسهولة مواجهة موقف تتطلب فيه مصلحة الضرائب تقديم المستندات التي انتهت صلاحيتها بالفعل (وفقًا لمتطلبات القانون). في حالة CJSC و LLC ، والتي قد يتجاوز حجم مبيعاتها السنوية عشرات أو حتى مئات الملايين من الروبل ، فإن غياب بعض الأوراق المالية غير المهمة قد يسبب مشكلة كبيرة.
على سبيل المثال ، المستندات المطلوبة غالبًا ما تؤكد شرعية المطالبة بالمستحقات. ليس سراً أنه من الناحية العملية ، يمكن تقدير مدتها بحوالي عشر سنوات. وفقًا للقانون ، يمكن بالفعل تدمير مجموعتين من المستندات المحاسبية في نفس الوقت. إذا كانت الشركة قد تخلصت منها حقًا ، فقد تتحمل تكاليف كبيرة. كيف؟ بسيط جدا
إذا كانت الشركة غير قادرة على توفير الأوراق المالية المطلوبة ، فسيتعين عليك إعادة حساب الضريبة على الأرباح (رغم أنها قد لا تكون موجودة على الإطلاق) ، بالإضافة إلى دفع غرامات باهظة.ببساطة ، عند تحديد فترات التخزين ، ينبغي للمرء ألا يسترشد بمتطلبات القانون (المتناقضة قدر الإمكان) ، ولكن بالأهمية الحقيقية لوثيقة لشركة معينة.
بالطبع ، يجب أن تكون مدة صلاحية المستندات المحاسبية الأساسية في أي حال أطول فترة ممكنة ، ولكن حتى الفواتير العديدة في ظل ظروف معينة تحتاج إلى تخزينها في الأرشيف لأكثر من 15 عامًا. إذا كان لدى الشركة أي مدين ، أو إذا كانت مدين بها لشخص ما ، فيجب تخزين هذه الأوراق بشكل دائم ، بغض النظر عن متطلبات القانون الاتحادي والقرارات.
كيفية تحديد أهمية الوثائق المحاسبية للمنظمة؟
كيف نفهم ما هي الأوراق التي يجب تمييزها "قبل الحاجة" عند تخزينها ، وما الذي يجب القيام به في المستقبل؟ في هذه الحالة ، يوصي المحامون المحترفون بإجراء فحص منفصل لقيمة المستندات المخزنة.
الشرط الرئيسي الذي يجب أن يسترشد به أعضاء اللجنة ليس فقط قيمة المعلومات نفسها في الأوراق المخزنة ، ولكن أيضًا الضرر الذي قد تتعرض له المنظمة في حالة ضياعها.
وبالتالي ، من الضروري زيادة العمر الافتراضي للوثائق المالية والمحاسبية التالية: أي عقود وتقديرات لتلك الأعمال التي يمكن نظريًا أن تزيد من قيمة كل من المؤسسة نفسها ومكوناتها الفردية ؛ جميع الأوراق ووسائل الإعلام الإلكترونية المتعلقة بالمشتريات التنافسية ؛ جميع الوثائق التي قد تكون مطلوبة بطريقة أو بأخرى في حالة التقاضي (حتى ممكن من الناحية النظرية).
ملاحظات لأصحاب المشاريع الفردية
نظرًا لوجود الكثير من المتطلبات ، وتفسيرها في مختلف القوانين التشريعية وقرارات المحاكم متنوع بشكل مثير للدهشة ، تصبح عملية تخزين الأوراق صعبة بشكل خاص على رواد الأعمال ، نظرًا لأن رائد الأعمال الفردي ليس لديه في الغالب خلفية قانونية أو متخصصون معينون خصيصًا لحل مثل هذه القضايا. في هذه الحالة ، من الضروري الاتصال بشركات المحاماة في حالة حدوث أي نزاعات ، إذا كانت تستند إلى مستندات محاسبية ، حيث لم يتم النص بوضوح على الشروط والإجراءات المنصوص عليها في التشريع.
يرجى ملاحظة: كلما كانت عملية الأرشفة أكثر كفاءة وكاملة ، قلت المشاكل التي ستواجهها في المستقبل.
متطلبات تنظيم الأرشفة في الشركة
لذلك قمنا بمراجعة المعلومات الأساسية عن التوقيت. ولكن كيف لتنظيم تخزين وثائق المنظمة؟ ما هي الأساليب المتاحة؟
أولاً ، يمكنك إنشاء أرشيف خاص بك. في حالة أصحاب المشاريع الفردية والشركات ذات المسؤولية المحدودة الصغيرة ، غالبًا ما يصبح مدير المشروع أو موظف معين خصيصًا هو الأرشيف. يصبح الأرشيف نفسه إما غرفة مخصصة ، أو حتى خزنة كبيرة.
ولكن في السنوات الأخيرة ، أصبح اللجوء إلى الشركات الخاصة التي تتخصص في إنشاء المحفوظات وتخزينها أكثر شيوعًا. يمكنهم المساعدة في تنظيم مرافق التخزين الحالية وإنشاء منشآت جديدة من الصفر. في حالة الشركات التي لها أهمية خاصة في الاحتفاظ بمستندات ذات قيمة خاصة في أمان تام ، يمكن لهذه الشركات تنظيم تخزينها في صناديق محمية بشكل خاص ومحمية بشكل خاص.
ميزة الطريقة الأولى هي التحكم الكامل في مستنداتك ، ورخص هذه الطريقة واضح. العيوب تشمل ضعف الأرشيف (ليس لدى الجميع الوسائل لتجهيز غرفة مقاومة للحريق). بالإضافة إلى ذلك ، ليس كل شخص لديه التعليم القانوني المناسب لتنظيم التخزين الصحيح.
تشمل مزايا الطريقة الثانية التنظيم المثالي للتخزين ، وكذلك الاستعداد القانوني الكامل لموظفي الوكالة. الجانب السلبي بعيد عن السيطرة الكاملة على أرشيف إدارة الشركة.
لذلك درسنا العمر الافتراضي للوثائق المحاسبية المنصوص عليها في المعايير التشريعية ، وكذلك المتطلبات التي تنطبق على الأشكال القانونية الرئيسية للأعمال في هذه الحالة.
