Какво е това - административна дейност? За какво е? Как изглежда този тип дейност? Възможно ли е да срещнете тук "клопки"? На тези и на редица други въпроси ще отговорим в рамките на днешната статия.
Обща информация
За всяка компания можем да кажем, че има няколко функции, без които е невъзможно. Това е независимо от това, което прави структурата. Те включват административна работа. Това е аксиома, без която успешната дейност вече е невъзможна. Ето защо, обмисляйки го, е необходимо да се говори за най-значимите изпълнявани функции, за позициите, за мястото и ролята в структурата на компанията. Като цяло административната дейност е много типичен бизнес. Въпреки че конкретното съдържание се различава в зависимост от целите, пред които е изправена компанията в момента, от нейния размер и наличните ресурси. Но трябва да започнете с определението. Административният бизнес е работата, свързана с организацията на работата на служителите, отделите и службите на предприятието с цел постигане на високи организационни резултати. Обхваща всички нива.
класификация
Дейностите по административна и икономическа помощ могат да бъдат разделени на:
- Текущо осигуряване на дейности. Това е закупуване на канцеларски материали, консумативи, офис оборудване, уреди и мебели в работно състояние, ремонт и превантивна поддръжка, ако е необходимо, осигуряване на комуникации и извършване на големи еднократни покупки.
- Поток на документи. Под това се разбира развитието на система за обмен на хартия, поддържането на архиви, библиотеки и бази данни.
- Експлоатация на сградата, помещенията и територията. Под това имаме предвид почистване, захранване, водопровод, дребни домакински ремонти, външен дизайн, подреждане на околността, озеленяване.
- Организационна работа. Тя включва събития, подреждане на работни места, заседателни зали, кетъринг за служители, транспортни услуги, застраховка на служители и фирми, преместване.
- Осигуряване на взаимоотношения с трети страни. Пример е взаимодействие с правителствени агенции, наемодатели и доставчици.
- Вътрешна информираност на персонала. Това включва организиране на известия за нови документи, наблюдение на изпълнението на инструкциите, организиране и поддържане на актуални бюлетини, издаване на вътрешни корпоративни публикации (брошури, бюлетини, вестници), изпращане на съобщения, организиране на вътрешни изложби и музеи.
Както можете да видите, административната и икономическата дейност не стои неподвижно и бие в задната врата.
Нюансите на изпълнение на задачите
Читателят трябва да обърне внимание на факта, че някои от функциите са постоянни, докато други са представени като еднократни задачи. Но въпреки това, всичко това трябва да се помни и, ако е необходимо, да се обсъди със служителите. В края на краищата може да е такова, че ще има нужда от изпълнение, макар и еднократна, но глобална задача, като организиране на преместване. И в този случай не трябва да има въпроси с въпроса "кой ще извърши всичко това". Специалистът по административни и икономически дейности трябва да разбере добре, че основната му цел е да осигури комфортна и непрекъсната работа на всички услуги на компанията.Основната задача е да помогнем на останалите единици да изпълнят производствения план, независимо какво. Следователно горният списък от функции може както да се намали, така и да се разшири. Всичко зависи от конкретната ситуация.
За влиянието на различни фактори
Следните фактори влияят върху специфичния списък на изпълняваните функции:
- Размер на компанията.
- Спецификата на дейността.
- Цели на компанията.
- Използване на собствени / привлечени средства и ресурси.
Това, което е добро за малък бизнес, може да бъде изключително неефективно за средно голяма структура. Добре е, ако ръководството може да разпознае, че има проблеми и е необходима известна реорганизация на компанията.
Как да дефинираме функции и задачи?
Така постепенно стигнахме до извода, че административното подпомагане на организацията трябва да се осъществява в съответствие с нуждите. Но как да определим онези специфични функции и задачи, които ще трябва да бъдат изпълнени? Ето кратко ръководство за действие:
- Извършва се анализът на текущото положение на компанията и се определят липсващите функции.
- Посоката на движение се формира въз основа на приетите цели на компанията.
- Посочени са спецификите на предприятието и как то влияе върху изпълнението на задачите.
- Изчислява се възможността да се извършват определени работи самостоятелно или чрез привличане на трети страни изпълнители.
- Въпросите за подчинение се решават.
- Определя се най-добрият формат за изпълнение на необходимата функция (разпределение на един служител, отдел или цялата услуга).
Форматът на статията, уви, няма да позволи напълно да се разгледа всичко и всичко. Следователно организацията на работните места за служителите ще се приема като един обект на проучване. Всъщност те често трябва да изпълняват междуфункционални задачи и поради несъответствието на действията на различни звена възникват различни проблеми.
Организация на работата
Това събитие не се случва всеки ден. Следователно обикновено в този случай няма разпоредби. Задачите се решават според ситуацията, много често в авариен режим. В този случай се изискват специални заповеди за административни дейности. Например въвеждането на правилата за организиране на ново работно място ще ни позволи да планираме целия процес на хартия, да разберем как може да бъде оптимизиран, какво и в каква последователност трябва да се предприеме. Това важи особено за онези компании, които са си поставили за цел да постигнат активно развитие. Това често се свързва с разширяването на персонала и е необходимо да има добре разработена поръчка за този случай.
Първи стъпки
Първоначално трябва да се направи описание на работното място. Той трябва да включва списък на необходимото оборудване и мебели. Но не просто нещо произволно и първо превърнато от ръката, а нещо, което се използва на типично работно място. Възможно е да се извърши степенуване в зависимост от нивото на позицията и да се разпределят най-високите връзки за управление, мениджъри от средно ниво и изпълнители. Или можете да надграждате спецификата на дейността. Това е присъствието на посетители, използването на допълнително оборудване, инвентар, специални изисквания за стайна температура, текущо осветление и други подобни. В идеалния случай трябва да се напише описание за всяка публикация. Но това също е много трудоемка работа. Ето защо на първия етап можем да се ограничим до изготвянето на стандартно описание. Например за лабораторните работници е необходимо да се осигури достатъчно осветление и определен температурен режим. Служителите на клиентите трябва да имат места за чакане. За счетоводителите трябва да бъде осигурен сейф.
Какви съображения трябва да имате предвид?
Административният план трябва да работи по редица въпроси.Например, какво е по-добре да имате постоянно на склад или трябва да се придобива след получаване на информация за нов човек, който ще работи. Например в случай на инвентаризация е желателно да има малък резерв. В крайна сметка, дори работещите служители може да се нуждаят от това. Можете също да присъствате на маси със столове. Докато резервният компютър вече е излишен. Той е скъп и бързо остарял и не е ефективно да го съхранявате без работа. Като цяло, много добро решение би било да се състави матрица на целия бизнес процес, като се посочат в него всички отдели, които участват в процеса. В този случай можете просто и ясно да отбележите къде и в какъв период от време трябва да направите нещо. Това е важно, не на последно място, поради факта, че пропуските често възникват поради грешки в предаването на данни. В крайна сметка, ако няма адекватна първоначална информация, тогава дори най-добрите поръчки за административни и икономически дейности няма да могат да задоволят напълно съществуващите заявки.
Други подходи
Но не бива да се ограничавате само с това. Например, когато взаимодействате със служителите, можете да създадете дневник за заявки. След това входящите обяснения се регистрират в него и след това се прехвърлят на конкретен изпълнител за изпълнение. В този случай е необходимо периодично да се преглежда и следи състоянието на изпълнението. Също така може да е от значение да се стимулират служителите към качеството и бързината на обработка на приложенията. Ако има обосновано оплакване, че някой от служителите лошо изпълнява своите задължения, това трябва да приключи с наказанието на изпълнителя. За да се гарантира справедливост, е много препоръчително да се определят норми. В този случай е необходимо да се състави пълен списък на възможните приложения с попълване в случай на прецеденти. И тогава за всеки артикул се разработва собствена норма. Въпреки че много често стандартите за модела не са предвидени. Следователно компаниите определят собствените си ценности въз основа на спецификата на своята дейност и текущите задачи. Например, ако се получи съобщение, че крушката е изгоряла, тогава се отделя един работен ден за разрешаване на този проблем.
Обобщавайки горното
Както можете да видите, организацията на административните и икономически дейности има своите „клопки“, които на пръв поглед не се виждат. При разработването на регламенти и длъжности трябва да се вземе предвид доста голям обем информация. Това е свързано с целите на компанията, нейните специфики и размер. Подробното планиране и ясното предписване на бизнес процесите ще ни позволят успешно да решаваме проблеми благодарение на установяването на адекватна процедура за извършване на работа. Управлението на административните и бизнес дейности предвижда всички участници в изпълнението и контрола на процеса да бъдат запознати с теоретичната обосновка за неговото осъществяване. Винаги трябва да се помни, че компетентното ръководство може драстично да подобри ефективността на процеса. Няма значение какво е - за административните и икономическите дейности на създаването на държавни органи, нестопанска структура или частно предприятие - доброто управление има огромен резерв за развитие. И трябва да се използва.
заключение
Така че беше разгледано какво представлява административна дейност. Разбира се, информацията, предоставена само в тази статия, не е достатъчна, за да станете веднага добър мениджър. Дори и просто въведение в умни книги няма да е достатъчно. Всъщност по този въпрос трябва да се разбере и практическият аспект на изпълнението на дейностите. Книгите няма да разказват за съществуването на абсолютно всички „клопки“, необходимо е да попълвате неравности и да трупате опит сами.