Архивни документи: закон, инструкция

Във всички организации документацията се съхранява за определено време, след което трябва да бъде прехвърлена в общинския или държавния архив. Процесът на предаване на официални документи за съхранение има определени характеристики, които могат да варират в различните части на страната.

Документацията е областта на работа, която отговаря за процеса на документиране, както и за изпълнението на официални документи.

Архивното деловодство е специална дейност на държавните структури, организации и граждани по отчитане, съхранение и използване на архивни документи.

Видове документи

Архивирането и документите включват много термини за обозначаване на документи от различни видове. Документите са:

Фин (съдържа данни под формата на картина от всякакъв вид).
Фото документ (създаден с помощта на фотография или иконография. Такъв документ обикновено съдържа снимки на различни предмети на изкуството).
Графичен (използват линии, хиароскури и щрихи).
Фонографски документ (носител със звукови данни, който е инсталиран от всяка система за запис на звук).
Аудиовизуални (съдържат изображения и звуци).
Филмов документ (по-често това е аудиовизуален или изобразителен документ; методът за кинематография се използва за съставянето му).
Писмен документ (това са данни, които могат да бъдат идентифицирани с помощта на всякакъв вид писмо).
Текст (съдържа всякакви гласови данни, използващи звукозапис).
Машинен текст (записът участва в разработката по един от възможните начини, поради който информацията се обработва с помощта на електронен компютър).
Белова (окончателната форма на документа, копиран на ръка или с помощта на технически средства, без корекции и грешки).
Ръчно написани (знаците в такъв документ се прилагат само на ръка).
Видеограма (картина, показваща информация на екрана).
Документален текст: означава знаци на писмото, приложени с помощта на всякакви технически средства.
Проектодокумент - отразява дейностите на автора с всички петна и корекции.

стандарти

В съответствие с руското законодателство процедурата за прехвърляне на официални документи в архива се регулира от GOST R 7.0.8-2013. 12 месеца след края на документацията документите се прехвърлят задължително в архива при спазване на всички правила и изисквания. Подготовката за трансфера може да се извърши от самия производствен персонал или от трета компания.

Архивното и деловодство на ГОСТ 2013 съдържа определения на основните, най-често срещаните термини, които се използват в тази област. В документа можете да видите както най-общите условия - формуляр или опис, така и високо специализирани, например лентата за ограничения на достъпа.

Освен това GOST за управление и архивиране на офиси съдържа определение (тълкуване) на термините, които се отнасят до областта на организацията на работа с документи, документация и други офис процеси.

Етапи на подготовка

Поетапна подготовка на материали за прехвърляне в архива:

уверете се, че документите отговарят на всички изисквания, установени от този архив;
извършват документация за брошури;
номерирайте всички листове;
да се разработи сертификат за случай;
посочете подробности за корицата;
разработване на вътрешно дело;
създайте инвентар.

Ако се очаква прехвърлянето на документи, които да се съхраняват за по-малко от 10 години, тогава е недопустимо отсъствието на брошури, систематизация, номерация, сертификационни елементи.Тук на първо място е необходимо да се съсредоточим върху изискванията на конкретен архив, тъй като стандартите на различните институции могат да съдържат един или всички горепосочени въпроси.

Законът за архивното дело и деловодството изброява основните термини и техните определения в тази област. По-долу разглеждаме някои от тях.

Съхраняване и архивиране: Условия и определения

Документация - фиксиране на информация под каквато и да е форма, в съответствие с дадените правила.
Единна документационна система (DCL) - система, съдържаща информация, необходима за управление в определена област на работа.
Правила за документация - списък с правила и разпоредби относно процеса на работа с документи.
Унифицираният формуляр на документа (UFD) - много подробности, които са зададени в определен ред на различни носители на данни, за да се решат всички проблеми в областта на дейност.
Документационна система - много документи, които са еднородни по вид, вид и предназначение, както и изискванията за тяхната подготовка.
Име на документа - конкретното име на документа в писмото.
Организационен и административен документ - има решение на различни организационни и административни задачи, въпроси на управление, регулиране на работата на производствените отдели, организации, както и на държавни структури и органи.
Реквизит - всеки от необходимите елементи на официалния документ. Реквизитите най-често се състоят от променливи и постоянни части.
Форма - мостра на хартия. Той обозначава обхвата на използване, въпросите за строителството и основните детайли.
Формулярът представлява набор от подробности, които помагат да се идентифицира авторът на официален документ.
Стандартизираният отчет представлява списък с одобрени UVD.
Регистрация - въвеждане в документ на всички необходими елементи, които са установени от изискванията на офисната работа.
Сервизното поле с еднаква форма - UVD зоната, е фиксирано в техническите компоненти на съхранението и се използва за прилагане на специализирани изображения.

Това са основните термини и дефиниции на съществуващия държавен стандарт за архивиране и документи.

Видове детайли

Отделно си струва да се спрем на подробностите, които се използват при подготовката на официални документи:

Подпис - писмен знак на упълномощено лице.
Печат за одобрение - изразява положителна оценка на организацията или човек, който не е автор на официални документи.
Дата - указва деня, в който е изготвен документът, както и кога е приета, договорена или публикувана.
Ограничителен печат - знак, който показва, че информацията е достъпна за определен, ограничен брой хора.
Заглавие - обобщава същността на документа.
Печатът на одобрение - говори за нормативността и законността на информацията, съдържаща се в документа.
Visa - изразява съгласието или несъгласието на упълномощеното лице с информацията, посочена в документа.
Текст - данни, записани от всякакъв тип система за запис на букви или звуци. Включва основната част от речевата информация на документа.

Ръководство за употреба

Правила, списъци, инструкции за архивна деловодство и други нормативни документи помагат за прилагането на основния закон. Съществуват основни изисквания за работата на архивните структури, създадени през 2002 г.

Струва си да се отбележи, че подобни правила не са регистрирани в Министерството на правосъдието на Руската федерация. В тази връзка все още са валидни „Основните правила на ведомствените архиви“ от 1986 г.

Наличието на тези изисквания в областта на деловодството и архивирането се дължи на необходимостта от последователност в счетоводството, използването, попълването и съхранението на документи в архивите, в организацията на всички тези процеси. Основният акцент на изискванията е върху номенклатурата.

И така, алгоритъмът на действията е следният:

организира проверка на стойността на ценните книжа;
подготвя документи за изпращане в архива;
за създаване на бизнес;
изготви процедура за разпределяне на документи за унищожаване;
изпратете случая в архива.

Заслужава да се отбележи, че тези изисквания не се прилагат за документация, работата с която не е регламентирана в закона на Руската федерация от 21 юли 1993 г. „За държавната тайна“.

организация

Архивното съхранение на документи и документи помагат да се контролира ясно работата с документите, като се гарантира тяхната безопасност и достъпност. Има определени видове документи, които имат конкретен срок и дори метод за съхранение.

Когато организират архивната деловодство, държавните ведомства и органи безпроблемно прехвърлят официални документи в Архивните фондове на Руската федерация (AF RF). Търговските структури от своя страна имат по-голям избор от методи за съхранение на документация.

Всяка група официални документи има свой специфичен период на съхранение, който се регулира в съответствие с регулаторната рамка на Руската федерация. Създава се и опис, в който се отбелязва датата на изземване на документите в архива с датата на изтичане на съхранението и препратка към съответната разпоредба на закона.

Изисквания към мястото на съхранение на документи

Вътре в компанията се организира архивно съхранение на документи в специализирани сгради или в отделни изолирани помещения. В същото време прекомерното нагряване и висока влажност в помещението са строго забранени. Това са най-важните критерии за съхраняване на архивни документи. В същото време различните носители на данни се нуждаят от собствен режим. А именно:

Документи: 18-20 ° С, влажност на въздуха - 52-57%.
Филми: черно и бяло - 16 ° С, цвят - 3-6 ° С. Влажността на въздуха е 41–44%.
Магнитни ленти и дискове: 16-19 ° С, влажност на въздуха - 52-64%.

Невъзможно е да се подредят документи в близост до складове с храни и химикали, както и места за бързо хранене, столови. Освен това трябва да има отделно помещение за получаване на документи, в което ще се извършва аклиматизация на документацията. Понякога тези помещения се използват за краткосрочно съхранение на различни носители за съхранение.

Стаята трябва да съдържа необходимите рафтове за каталози, стелажи и папки за архиви, специални кутии. Особено необходими и икономически ценни документи се поставят в метални шкафове с безопасни брави. В допълнение към основните изисквания, има и други, не по-малко важни условия:

Security. Архивните помещения трябва да са устойчиви на пожар, защитени от наводнения, има авариен изход. Разстоянието на документите от източника на топлина (включително прозорците) е най-малко 0,6 м. Категорично е забранено поставянето на хартия близо до тях.
Използване на тръбопроводи, изолирани само със защитно оборудване.
Скрити запечатани контакти и електрическо окабеляване.
Строга забрана на работата на всички отоплителни уреди. Също така не се разрешават храни и други вещи, които не са свързани със съхранението на документация.
В присъствието на трябва да бъдат мобилни или неподвижни стелажи от метал. Документите върху тях се поставят най-добре в кутии или пакети. В същото време разстоянието в основната пътека ще бъде най-малко 1,3 m, а между стелажите - 0,7 м. Разстоянието от долното чекмедже - най-малко 0,1 m, а от стелажа до стената - не повече от 0,5 m.

Също така задължително изискване за съхранение: местоположението на шкафовете е перпендикулярно на стените, прозорците и батериите.

В сградата за архивно съхраняване на хартия са приемливи изкуствена и естествена светлина. В същото време е важно да се предотврати навлизането на директна слънчева светлина в документацията. Ако се използват лампи с нажежаема жичка, върху всяка от тях трябва да се монтира защитен капак. Флуоресцентните устройства трябва да бъдат избрани с малък UV спектър.

Време за съхранение

За архивно съхранение на официални документи се използва специфичен метод за систематизиране на документацията в производството. Той помага да се спазват приложимите закони и разпоредби. Целта на това е да премахне загубата на важна информация.

След изтичане на определения срок за съхраняване на ценни книжа в архива, отговорното лице унищожава официални книжа и след това създава акт за ликвидация.

Освен това има документи с неограничен период на съхранение. За тях се провежда процедура за финансиране. Това е разделение на документи в архивно деловодство за различни фондове и колекции.

Нормативни документи

Законодателството в областта на архивното деловодство съдържа много методически препоръки и нормативни нормативни актове. Това е сложен, но логично правилен механизъм за регулиране.

Основният стълб в регулирането на отношенията е законът от 22 октомври 2004 г. № 125-ФЗ „За архивното дело в Руската федерация“. На негова основа бяха приети закони на нивото на съставните структури на Руската федерация относно правилата за работа с документация, списъци с документи с периоди на съхранение. Той включва и други регулаторни документи за управление на архивните архиви, съгласувани с архивните звена.

Тези закони и разпоредби помагат за прилагането на правната регулация. Задължително за всички организации и институции от всички форми на собственост.

GOST за архивиране и документи се прилага за документация на държавна, общинска и частна собственост. Той определи основните видове документация, която се предава в държавно съхранение и е включена в Архивния фонд на Руската федерация. Включването на документи, които са частна собственост, се извършва в съответствие със закона.

Времето за предаване на официални документи в общински и държавни архиви също е строго определено. Това се отнася за общински и държавни, както и за недържавни предприятия, които сключват споразумение за постоянно съхраняване.

Държавните и общинските архиви създават списъци с организации и ги прехвърлят на хартия (списъци за събиране) за съхранение и по-нататъшно прехвърляне в Архивния фонд на Руската федерация. Включването на недържавни предприятия в такива списъци става по тяхно искане и в съответствие със съществуващото споразумение. Освен това архивът може да поддържа списъци с персонал за организации, с които е планирано сътрудничество.

Какво се случва с архивните документи, когато една организация се изключи?

При ликвидация, реорганизация или несъстоятелност на предприятие цялата архивна документация се прехвърля на правоприемниците, които имат законното право на това, на учредителя, държавния или общински архив.

Приватизацията на общински или държавни организации ви позволява да оставите в архива им всички документи, които са издадени в резултат на тяхната дейност (например заповеди за персонала).

Поръчка за достъп и ограничения

Те също са регулирани със закон. Ограниченията засягат достъпа до документация, съдържаща държавни (или държавно защитени) тайни или информация за лични или семейни тайни (в този случай периодът на съхранение ще бъде 75 години от момента на съставяне на документа).

Трябва да се отбележи, че архивите трябва да издават юридически документи (копия или удостоверения на архивни документи) на юридически и физически лица безплатно в сроковете, определени за това със закон. Такива документи са необходими за социална защита, пенсии, обезщетения и обезщетения.

Архивираните документи, иззети като доказателства (в съответствие със законите на Руската федерация), трябва да бъдат върнати.

Неспазването на правилата, нарушаването на законодателството на Руската федерация по архивни въпроси води до административна, наказателна и юридическа отговорност.