В отговор на въпроса: "Какво е EDI?" дава се кратка екскурзия в историята на работния процес, определят се видовете и целите на вътрешното и външното разпространение на документите на организацията. Разкриват се факторите за успех на внедряването на системи за EDI в предприятието и ролята на електронното управление на документи като средство за оптимизиране на обществените поръчки. Електронните подписи, центровете за сертифициране и операторите се считат за ключови компоненти на EDI. Организацията на работния процес с правителствените агенции е представена като средство за намаляване на времето и разходите. Системата EDM на правителството на Москва е дадена като пример за прилагане на безработен работен процес в мащаб на мегалополис.
Какво е EDI?
Поток на документи - движение на документи на организация от момента на тяхното създаване или получаване до приключване на изпълнението или изпращането; комплекс от работа с документи: приемане, регистрация, изпращане по пощата, контрол на изпълнението, формиране на дела, съхранение и повторна употреба на документация, справочна работа. Концепцията за електронно управление на документи е фиксирана в държавния стандарт. Дава строго, но тясно определение:
Електронното управление на документи (EDF) е единен механизъм за работа с документи, представени в електронен вид, с прилагането на концепцията за "безхартийна документация".
(GOST R 7.0.8-2013).
Работен процес: от глинени таблетки до Industry 4.0
Първите системи за управление на документи се появиха с изобретяването на писане, или по-скоро на символично писане. Главата на семейството отбеляза с разфасовки върху дървен етикет броя на събраните торби със зърно и ражданите агнета. Това може да се счита за начало на вътрешния работен процес на предприятието.
Асирийските жреци и служители на древните китайски кралства, след като получили писменост от изобретателите, веднага го приспособили към задачата на публичната администрация - събиране на данъци, кодифициране на закони, изпращане на заповеди на управителите и дипломацията. Този работен процес беше повече или по-малко формализиран.
Това вече беше междудържавен и дори междудържавен документооборот.
С развитието на цивилизацията правилата за обмен на информация, записана на носител, стават по-сложни. Първата революция в работния процес дойде с изобретяването на достъпна хартия. Писателите, изписвали най-важните на пергаментови свитъци, умножени по брой и образували масите от чиновници от по-нисък ранг - не лица, които вземат решения, а копират документи на други хора, правят копия, издават удостоверения, пишат молби, като вземат предвид възникващите документи в списания и доставят важни документи на друг отдел.
И точно в този момент, куриери, куриери, куриери ... можете сами да си представите тридесет и пет хиляди куриери!
А. Грибоедов
Бюрокрацията като технология за управление получи инструмент с огромна сила. На моменти тя смазваше държавата, икономиката и обществото.
Втората революция дойде с изобретяването на пишещи машини. Технологията на управление не се е променила; производителността на бюрократите и тяхната мощ са се увеличили.
Третата - с появата на компютри и имейл. На първия етап, който приключва днес, технологиите за производство и доставка на документи са променени. Технологиите за управление останаха практически непроменени. Бюрокрацията усвои тази революция. Именно на този етап се появи концепцията за EDI. Отначало електронното управление на документи прецизно възпроизвежда всички процеси, процедури и маршрути на управление на традиционния тираж на документи.
Четвърто - идва и чука на вратата. Същността му е, че програмите и устройствата започват да обменят данни и да вземат решения без човешка намеса. Хладилникът поръчва доставката на продукти, системата от клас RTE (предприятие в реално време) получава поръчки, закупува суровини, пренастройва производствената линия и изпраща продуктите до клиента. На този етап човечеството получава шанс да се отърве от армиите на чиновници, които не вземат решения и не произвеждат добавена стойност. Разширените предприятия и държави вече правят това.
Мястото на EDI системите сред информационните системи
В зависимост от степента на зрялост на информационната система в предприятието или институцията, системата EDI може да бъде:
- Отделно реализиран софтуерен продукт от време на време обменя данни с други подсистеми чрез интерфейси или ръчно.
- Отделен софтуер, дълбоко интегриран със системата за управление на предприятието, обменът на данни се организира онлайн или при настъпване на дадено събитие.
- Модулът на голяма система за управление на предприятието (клас ERP или PLM).
Сред системите, представени на световния пазар, системите EDI заемат място между системите на работния процес и системите за управление на записи.
Прякото внедряване на електронно управление на документи, базирано на западни системи в руско предприятие (организация), рядко е успешно. Мирогледът и етичните разлики между бизнес моделите и моделите на обслужване са твърде големи. Допираща пречка е и трогателната руска любов към бюрокрацията, не като технология и средство, а като самодостатъчна цел на чиновник или длъжностно лице.
Електронно управление на документи: видове и предназначение
Тиражът на документи на предприятие или организация е разделен на два основни типа - външни и вътрешни. В исторически план първо се разви автоматизацията на вътрешния работен процес.
В добре изградена информационна среда на предприятие или организация, всички подсистеми за управление на документи са свързани помежду си, обменят данни помежду си и са оборудвани с система за кръстосана препратка. Така например, окончателният договорен текст на договора е достъпен за логистика за формиране на заявления за плащане, за финансисти за контрол, за технолози и проектанти - по отношение на техническото задание и т.н.
Основната цел на вътрешната EDI система е да предостави на участниците в системата необходимата информация за тяхната работа и приемането на управленски, технически, финансови и кадрови решения. Организирането на контрол върху изпълнението на взетите решения също е една от най-важните функции на EDI. Електронното управление на документи също е средство за организиране на електронен архив.
Външната EDI има допълнителни функции - позволява на организациите да обменят юридически и финансово значими документи чрез комуникационни канали. Важна роля тук играе електронният подпис, който позволява идентифицирането на изпращача дори по-надеждно от обичайните подписи и печати върху традиционните документи.
Автоматизация на работния процес в предприятието
Към момента на вземане на решението за автоматизация, компанията има система за работа на хартия. Служителите създават документи в различни програми, изпращат ги един на друг по електронна поща. Той има определено ниво на зрялост и се отразява в нормативни документи: наредби, инструкции и наредби.
Екипът, който ще се занимава с автоматизация, определено трябва да проучи набора от тези документи, да разбере доколко те отразяват бизнес процесите, които действително са се развили в организацията. В електронната система за управление на документи всеки информационен поток трябва да отразява реалния поток:
- материал;
- финансово;
- на труда.
И обслужват конкретен бизнес процес.
Бизнес моделът, създаден на базата на такъв анализ, трябва не само да бъде приложен в информационната система, но и да се отрази в актуализираната регулаторна документация.
Служителите на организацията създават повечето документи в електронна форма в различни програми, изпращат ги един на друг по електронна поща. Формата на документите е регламентирана, но правилата за такива изпращания, времето и съдържанието на реакцията не са много формализирани. Това вече може да се нарече система EDI на ембрионално ниво на развитие. Сега можем да говорим за автоматизация на електронното управление на документи - изграждане на система за създаване, попълване, обработка, маршрутизиране на електронни документи. Важно допълнение към системата ще бъде подсистема за наблюдение на изпълнението и отчитане.
Ако зрелостта на процесите в предприятието е достатъчна, има всички шансове преходът към електронно управление на документи да бъде успешен. Основният фактор за успех в изпълнението са служителите на предприятието. Те също представляват основен риск.
По време на организирането на електронни системи за управление на документи екипът по внедряване трябва да коригира не само формите на документи и стандартните маршрути за одобрение, но често - основната логика на системата. В противен случай е невъзможно да се задоволят изискванията на клиент, който е убеден, че бизнес процесите, които са се развили исторически в тяхната организация, не могат да бъдат подобрени и не могат да бъдат докоснати във всеки случай.
Такъв компромис води до поскъпване както на самото внедряване, така и на поддръжката на системата - всяка инсталация на актуализации от доставчика се превръща в миниатюрна реализация. Качеството на системата е намалено.
Както е показано от Gartner Group, наистина уникалните бизнес процеси, като тези, които дават на компанията конкурентно предимство, са дори по-малко от 1-5% във водещи предприятия. Останалите процеси, без да се засяга организацията, могат (и трябва) да бъдат заменени със стандартни от основната конфигурация на системата.
Всъщност основната конфигурация е обобщения опит на най-успешните предприятия в бранша. Преходът към стандартните бизнес процеси води до по-ниски транзакционни разходи и повишаване на общата ефективност на бизнеса. Електронното управление на документи ще бъде лесно и удобно. Това ще плати изцяло за еднократните усилия за организационна промяна, регулиране на нормативната уредба и обучение на служителите. По време на обучението е необходимо търпеливо и последователно да се обяснява на потребителите какво е EDI, как това ще промени живота им и живота на цялото предприятие към по-добро.
EDI между предприятията. Екосистеми на работния процес
Системите EDI (Electronic Data Interchange) се появяват на Запад през 70-те години на XX век.
Те осъществяваха електронно документооборот между организации, позволиха на предприятията да пускат и получават поръчки на пазара, да организират доставка на произведени продукти до клиента и да генерират подходящи логистични и финансови документи в електронен вид.
Ако е необходимо, хартиените документи са съставени в края на месеца или тримесечието, тяхното формиране, доставка, приемане, връщане обратно не забавя търговския и производствения процес. В същото време се формира стандартът за обмен на данни EDI, който оцелява до прилагането на XML.
Връзката със системата за електронно управление на документи EDI значително ускори търговската и производствената дейност на предприятията.
EDI с правителството
Произхожда и от Запад. Субектите на финансова и икономическа дейност успяха да подадат декларация за доходите в електронен вид в края на миналия век. През ХХ век тази възможност получиха и руските актьори. През последните години предоставянето на информация в данъчната инспекция, пенсионния фонд (Пенсионния фонд), инспекцията на труда в електронен вид стана задължително, първо за големи, после за средни и на последните етапи - за малки предприятия и организации.
От предприятията се изисква да сключат споразумение с FIU за електронно управление на документи. Гражданите също получиха възможност да преведат комуникацията си с данъчната служба в електронен формат. Всяка година популярността на подобни услуги нараства сред населението.
Елементи на външни EDI системи
Клиент - организация или физическо лице, участващо в EDI и притежаващо електронен подпис. Операторът EDI предоставя на своите клиенти платформа за обмен на документи.
Електронен подпис (ES) - специално оформен набор от данни, който ви позволява еднозначно да идентифицирате участника EDI. Този комплект е прикачен към електронен документ и потвърждава неговата автентичност.
Електронният подпис е информация в електронен вид, която е прикрепена към друга информация в електронен вид (подписана информация) или по друг начин е свързана с такава информация и се използва за определяне на подписателя на информацията. (Федерален закон от 6 април 2011 г. № 63-FZ "За електронния подпис ")
В Руската федерация са приети три класа електронен подпис. Те се различават по степента на защита и предназначение.
- Прост подпис - удостоверява, че документът е изпратен от конкретно лице - собственик на този подпис. Използва се за потвърждаване на самоличността на изпращача на електронното писмо до адреса на официалните институции на различни нива или на определени длъжностни лица.
- Подобрен неквалифициран подпис - удостоверява както изпращането на електронен документ от конкретно лице, така и факта, че не са направени промени в документа от момента на подписването му. Използва се при удостоверяване на документи, за които печатането не е задължително. Този подпис се генерира с помощта на инструменти за криптиране, разрешени са сертификати, издадени от неоторизиран сертифициращ орган.
- Подобрен квалифициран електронен подпис (CEP) - генерира се с помощта на софтуер за криптиране, сертифициран от FSB. CEP използва сертификат от акредитиран сертифициращ орган, който действа като гарант за автентичността на подписа. ED подписан от CEP има равни права с документ на хартия, заверен с личен подпис. Протестът CEP е възможен само по съдебен ред. CEP се използва за взаимодействие между държавни агенции, използващи държавни информационни системи
Сертифициращ орган (CA) - държава или обществена организация, която издава електронни подписи (сертификати).
Репутацията на ТЗ се приема от всички страни, участващи в разпространението на електронни документи. СО издава сертификати за организации и физически лица - участници в оборота. По време на транзакции СО потвърждава автентичността на определен електронен подпис.
Акредитираният сертификационен център е в договорни отношения с основния CA и е длъжен да спазва всички изисквания на законодателството на държавата, в която се намира.
EDO оператор - търговска организация, която предоставя на участниците технологична платформа за внедряване на EDI. Провизията се извършва на търговска основа със сключване на договор. Операторът EDI подлежи на задължително сертифициране в държавните органи
Електронната платформа за търговия (ETP) е комплекс от комуникационни канали, софтуер и хардуер, предназначен да организира търговията между търговски и държавни организации, както и частни лица.
Електронната платформа за търговия обединява продавачи и купувачи на различни продукти и услуги в единна информационна среда, предоставяйки им редица свързани услуги. Много ресурси на глобалната мрежа предлагат услуги за събиране на доставчици и потребители, помагат им да сключат сделка и да действат в по-голяма или по-малка степен като поръчител на такава сделка.
За да минимизират разходите си, купувачите могат да организират електронно наддаване под формата на директни и обратни търгове, конкурентни поръчки, заявки за оферти и оферти, оптимизирайки разходите.Продавачите получават лесен, бърз и удобен достъп до пазара и удобна платформа за промотиране на своите продукти.
- ЕТП за публикуване на държавна поръчка е ЕТП, избрана от Министерството на икономическото развитие на РФ и ФАС за открити търгове в електронен вид.
- ETP за продажба на имущество на длъжници (в несъстоятелност). Те станаха всички електронни сайтове, извършващи обществени поръчки.
- ETP за подаване на поръчки под 223-ФЗ.
- ETP за търговски клиенти - търговските предприятия наддават тук според по-гъвкави правила.
- Търговски специализирани ETP, създадени за конкретна корпорация. Например: сайт на Газпром за продажба на петролни продукти.
- Търговски мултидисциплинарни електронни платформи за търговия с универсален набор от продукти и услуги.
ETPs като Aliexpress и E-bay са широко известни.
За тях правата на потребителите са защитени както от правилата на платформите, така и от рейтинговата система - всеки купувач оценява продавача.
Държавни служби
Уебсайтът на Държавните служби интегрира интернет порталите на много държавни агенции и услуги в единен консолидиран портал. Той е създаден при разработването на държавната концепция за „Единния прозорец“, за да се опрости комуникацията с държавните органи за гражданите. След като влезе веднъж с помощта на квалифициран електронен подпис, гражданин на Руската федерация може да получи информация за своя:
- Имотът.
- Данъци и такси.
- Education.
- Обезщетения за пенсии.
- За транспорт.
- Към документите.
И много други важни точки.
Можете да проверявате и плащате данъци, глоби и държавни такси. Гражданинът също има възможност да поиска издаването на всеки официален документ, сертификат, паспорт, виза, сертификат и т.н. За това не е необходимо да ходи до самата институция или дори до многофункционалния център - заявлението се подава по електронен път, в същата форма копия от необходимите документи.
След подготовката на искания документ е достатъчно едно посещение на MFC, където документите ще бъдат проверени, запис на биометрични параметри (ако е необходимо) и издаване на необходимия документ. Този тип електронно управление на документи спестява много време както на гражданите, така и на служителите на институциите - не е необходимо да отделят време за първоначалния прием на граждани и документи, за допълнения и корекции, не се изисква и лично присъствие.
Електронната система за управление на документи на правителството на Москва
В столицата системата MosEDO се формира и работи успешно от 2011 г. Електронното документооборот с негова помощ се осъществява помежду си от правителствени органи, служби, търговски и обществени организации. Системата е добре утвърдена и се радва на заслужено признание сред московчани.
Системата е внедрена и поддържана от OJSC Electronic Moscow и обединява повече от 78 000 потребители от 3000 организации. Работният процес в офиса, организацията и администрацията и управлението на московското правителство се прехвърлят изцяло в системата на MosEDO. Електронното документооборот на правителството на най-големия град е отлично доказателство за перспективите и жизнеспособността на системите за EDI в държавните органи.
С развитието на технологиите електронното управление на документи ще измести традиционното през следващите години. Основните причини в полза на EDI са тези, които той предоставя:
- Speed.
- Ниска цена.
- Удобство за всички участници.
- Висока сигурност.
- Ефективен контрол.
Вече по-голямата част от поръчките в страната се извършват с помощта на EDI. Традиционната документация се изготвя след приключени сделки. Скоро хартиените документи ще бъдат издадени само в най-важните, изключителни случаи и въпроса "Какво е EDI?" накрая губят своята актуалност.