Трудно е да си представим голяма компания, държава или образователна институция, в която няма такава позиция. Планиране на срещи, подготовка на документация, работа с кореспонденция, получаване на обаждания са само част от отговорностите на лицето, заемащо длъжността, която ще изучаваме. От 2016 г. обхватът на основните функции е очертан в новата регулаторна разпоредба - професионалният стандарт на секретаря. Сега тя може да се използва като основа за формиране на необходимите сервизни инструкции.
Характеристики на професията
Въпреки постоянната промяна в списъците на най-популярните и търсени професии в света, длъжността секретар продължава да е доста широко разпространена. Официално в Русия тази професия съществува от три века. През 1720 г. Петър I го одобри, изискванията към служителите бяха доста високи: грамотност, познаване на законите, възможност за съставяне на документи.
Първоначално секретари са били само мъже, днес това е основно женска професия. Отчасти това се дължи на факта, че изпълнението на секретарските задължения изисква постоянство, старание, способност за извършване на същата и монотонна работа.
Какви са изискванията на съвременните мениджъри към служителите, заемащи такава длъжност? Секретарят трябва да бъде уверен потребител на основни компютърни компютърни програми, да може да борави с офис техника, да работи с документация, да има добри комуникационни умения (добра реч, умения за диалог, учтивост, етикет). Освен това, бъдете внимателни, организирани, дисциплинирани, емоционално стабилни.
Що се отнася до необходимото образование, в професионалния стандарт на секретаря няма строги изисквания в това отношение. Ако имате общо образование, професионален опит или специални курсове са достатъчни. Въпреки това наличието на диплома за висше образование като правило дава предимство при наемането на работа.
Професионален стандарт
Изискванията за секретарска работа придобиха формата на регулаторен акт през 2016 г. Приет е обобщен професионален стандарт за специалист по документална и организационна поддръжка за управление на организацията. Основната цел на стандарта е да се оптимизира кадровата политика. Ръководителят може да се съсредоточи върху него, когато оценява професионалните качества на служителя. Документът се използва и при подготовката на програми за обучение за обучение на секретари.
Професионалният стандарт съдържа:
- списък на основните трудови функции;
- списък на умения, знания, знания, необходими за тяхното прилагане;
- изисквания за образователно ниво и трудов стаж.
Документът също така изброява възможните длъжности и изисквания към тях. Тя включва, например, професионални стандарти „секретар на главата“, чиновник и други.
Структурата съдържа няколко семантични блока:
- обща информация (обозначаване на целта на дейността, кодификатор);
- функционална карта (списък на трудовите функции и квалификационни категории);
- описание на трудовите функции (уточняване на списъка на задълженията, уменията, предписани на служителя);
- информация за разработчиците на стандарти.
Третият раздел започва с професионалния стандарт на секретаря-администратор, за квалификацията, образователното ниво и опита, към които се поставят най-снизходителните изисквания.
Основните функции на служителя, заемащ изследваната позиция, са формулирани, както следва:
- организирано събиране на професионална информация;
- информационна поддръжка по текущи въпроси;
- систематизация, документиране и съхраняване на входяща информация;
- съпровождане на бизнес събития;
- създаване на необходимите условия за работа на ръководителя на организацията и административна поддръжка.
Описание на длъжността
В своята работа секретарят се ръководи от действащото законодателство, устава на организацията, заповедите и заповедите на ръководителя, собствената му длъжностна характеристика. В последния документ се задават професионални задачи, които са възложени на длъжностното лице. Започвайки да изпълнява служебните задължения, служителят трябва да е запознат с основните разпоредби на инструкциите. Разпоредбите му могат да послужат като доказателство в случай на конфликт на работни ситуации. Следователно съдържанието на инструкциите трябва да е конкретно. И изключете възможността за двойно тълкуване.
Длъжностната характеристика на секретаря за професионални стандарти се съставя, като се вземат предвид спецификите на конкретна организация и включва следните раздели:
- общи разпоредби;
- функции на служителите
- отговорност за работа;
- права на служителите;
- други условия и изисквания.
Общите разпоредби посочват към коя категория принадлежи служителят и на кого е подчинен, процедурата за назначаване и уволнение, изисквания за квалификация, знания и умения. По-долу е описано подробно какво точно е функционалността на служителя и какви права той има. Разделът за официалната отговорност посочва онези нарушения в работата, за които служителят може да бъде наказан.
Длъжностната характеристика се одобрява от ръководителя на организацията и се довежда до знанието на служителя (под подпис).
Професионален стандарт "Секретар на ръководителя"
В съответствие с неговите разпоредби е желателно да се приемат служители с висше образование (на бакалавърско ниво) или средно професионално образование за тази длъжност. Освен това се оценява трудовият опит (поне две години).
Професионалният стандарт изброява основните трудови действия на служителя:
- съгласуване на временни планове с ръководителя;
- избора на формата за планиране и ръководството на организатора на шефа;
- координация на срещи, преговори с партньори, клиенти, служители;
- информиране на лидера за времето и графика на предстоящите събития.
Секретарят на лидера трябва да притежава редица умения за извършване на горните действия. Поставете цели, определете реда и приоритета на тяхното изпълнение, помогнете на ръководителя в разпределението на работното време, осигурете информационна сигурност и изберете най-удобните начини за уведомяване за предстоящи събития. Използвайки тези тези, обикновено се съставя длъжностната характеристика на секретаря на ръководителя на професионалния стандарт.
Той също трябва да е запознат със спецификата на основната дейност на организацията, разпоредбите на трудовото законодателство и правилата за провеждане на бизнес преговори.
Изброените трудови дейности на секретаря на ръководителя включват редица различни отговорности:
- планиране на работния ден;
- организиране на телефонни разговори и командировки;
- работа с посетители на рецепцията;
- организиране на работни събития и срещи;
- поддържане на необходимия работен режим в офиса на ръководителя;
- контрол върху изпълнението на поръчки и инструкции;
- подготовка на работна документация;
- разработване на местни актове, ако е необходимо;
- съхранение на документация;
- организация на информационно взаимодействие на служителите и ръководството на организацията.
Основни отговорности на секретаря
Позицията на секретар на ръководителя на организацията включва постоянно взаимодействие с хората и желание да се съветват клиенти и посетители по основни въпроси. Разбира се, много зависи от спецификата на основната дейност на институцията и позицията на ръководството.Те оказват значително влияние върху съставянето на длъжностната характеристика на секретаря според професионалния стандарт.
Общите разпоредби сочат, че длъжността принадлежи към категорията технически изпълнители, определят се изискванията за образование и трудов стаж на служителя. Назначаването се извършва директно от ръководителя. За формулиране на необходимите знания и умения може да се използва професионален стандарт на секретаря. Те включват: познаване на основите на офисната работа; познаване на методите за регистрация и обработка на информационни данни; Собственост на компютър запознаване с правилата на бизнес кореспонденцията и комуникацията; познаване на вътрешните правила и процедурите за безопасност и много други.
Вторият раздел от инструкциите описва задълженията на служителя. В третия раздел - неговите права. Например секретарят на управителя има право да се запознава с проекти на решения, свързани с неговата дейност, да прави предложения за оптимизиране на работата му, да изисква информация и документи, необходими за изпълнение на задачи и др.
В последния раздел на инструкцията са посочени мерки за отговорност на служителите в случай на неправилно изпълнение на служебните задължения, причинявайки материални щети.
Секретар чиновник
Основната задача на чиновника е да контролира работния процес на звеното или цялата организация (често има няколко служители от персонала, изпълняващ тази функция). Списъкът на основните отговорности е посочен в професионалния стандарт на секретаря-чиновник:
- архивиране и правилно съхранение на документи;
- организация на работа с документи;
- формирането на случаите в съответствие с номенклатурните изисквания на организацията.
За да кандидатства за тази длъжност, кандидатът се нуждае от средно професионално образование.
По време на организацията на работа с документи секретарят-секретар може да получава и обработва входящи материали, да ги сортира и регистрира, ако е необходимо, да ги подготвя за разглеждане от ръководителя, да ги пренасочва към преките изпълнители и да поддържа база данни.
За да гарантира правилното съхранение на документите, чиновникът трябва да може да разработи номенклатура на делата, да провери правилността на документите, да формулира делата и да определи сроковете на тяхното съхранение, разпространение и подаване на документи.
Преди документите да бъдат изпратени в архивите за съхранение, чиновникът проверява условията за тяхното съхраняване (постоянно или дългосрочно), изготвя вътрешен опис, съставя кориците на файловете.
Референт или секретар-администратор?
Понякога може да бъде трудно да се подреди йерархията на секретарските постове и техните отговорности. Каква е, например, фундаменталната разлика между помощник секретаря и администратора? В крайна сметка функциите, които изпълняват, са доста сходни.
Длъжностната характеристика на секретаря-администратора според професионалния стандарт предвижда:
- приемане и разпространение на входящи телефонни разговори;
- организация на работа с посетители;
- осъществяване на координационни функции.
Той трябва да е запознат с правилата на бизнес етикета, телефонните разговори (с клиенти, партньори, представители на медиите и други), да може да поддържа разговор и да изглажда конфликтна ситуация. Координиращите функции на администратора обикновено са да поддържа регистър на движението на служителите, куриерските разходки и маршрутите на водачите.
Все още няма отделен професионален стандарт за секретаря-референт, но неговите задължения в много отношения са подобни на помощник-ръководителя. Подобно на администратора, той работи с кореспонденция, отговаря на обаждания, среща и придружава посетители, съставя разписания на пътуванията. Всичко това обаче е пряко свързано с фигурата на ръководителя на организацията. В някои случаи неговите отговорности могат да бъдат разширени, което се отразява в работния график (може да е нередовен).
Професионални стандарти на секретаря на академичния отдел
Такива служители могат да бъдат намерени в персонала на училище, колеж или университет. Постът принадлежи към категорията на преподавателския помощен персонал. За да определи основната функционалност, работодателят може да използва общия стандарт на специалист по поддръжка на документация. Министерството на труда все още не е одобрило отделен професионален стандарт за секретаря на учебното звено на учебното заведение. За работа е необходимо професионално образование (средно) в областта на офисната работа или професионалното обучение на базата на общообразователното образование. Няма строги изисквания за наличието на трудов стаж.
Докато сте на тази позиция, служителят:
- приема кореспонденция, прехвърля я на ръководителя на образователната организация и изпълнители;
- провежда документи (включително електронни);
- подготвя проекти на заповеди за контингента от студенти;
- съставя лични досиета на учениците;
- следи учебните часове на учителите;
- отправя заявки, писма;
- упражнява контрол върху изпълнението на заповеди и инструкции на ръководителя.
Научен секретар и неговите задължения
Този пост принадлежи към областта на науката. Научните секретари са в търсенето в университети, изследователски институти, академии, научни организации. По правило те осигуряват работата на изследователи и дисертационни съвети. Професионалният стандарт на научния секретар включва планирането на научни събития (срещи, конференции, кръгли маси), тяхната организация и провеждане, подготовката на съответната документация и мониторинг на изпълнението на взетите решения.
На тази длъжност могат да бъдат назначени служители с научна степен, опит в организационната и научната работа (най-малко 5 години) и публикации в рецензирани публикации.
Научен секретар:
- събира предложения в годишния план за научно развитие и изследвания;
- контролира навременното изпълнение на установените тематични планове за научна работа и подготовката на съответните доклади;
- подготвя проекти на работни планове за научния (научно-техническия) съвет, следи за изпълнението на неговите решения;
- счита материалите, необходими за присвояване на академичен ранг и защита на дисертация;
- подготвя предложения за план за публикуване на научни трудове;
- разработва критерии за оценка на резултатите на служителите за сертифициране;
- формулира предложения за усъвършенствано обучение и стажове за учени.
Функционалност на говорителя
Доста „млада“ професия. В Русия той започна да набира популярност около средата на 90-те години на миналия век. В професионалния стандарт на секретаря името на тази длъжност не се отделя отделно. Но за много организации наличието на такъв служител е спешна нужда. Именно той формира общественото мнение за компанията. Основните отговорности включват: организиране на пресконференции; съдържанието на уебсайта на организацията; подготовка на прессъобщения; планиране на информационни кампании (в пресата, мрежите, по телевизията), насочени към създаване на положителен имидж на компанията.
Професионалният стандарт на прессекретаря гласи, че кандидатът трябва да има висше образование по журналистика, реклама, филология или PR. Опитът от работа (от 3 години) в съответната област, компетентната устна и писмена реч, познаването на чужд език също са желателни.