При извършване на всяка транзакция трябва да се обърне голямо внимание на това дали документите за приключване са налични и правилно изпълнени. И не става въпрос за плащания, разписки, банкови извлечения, които също са задължителни и много важни.
Заключителните документи са ценни книжа, в които и двете страни потвърждават факта на приключване на сделката по отношение на изпълнението от партньори на предмета на споразумението.
За да няма контрагенти недоразумения и недоразумения относно каквито и да било подробности за операциите, препоръчително е винаги внимателно да запишете всички нюанси в договора. Няма да е излишно да се посочи на едно и също място какви документи са необходими, за да може споразумението да се счита за изпълнено. 
За какво са заключителните документи?
За да може сделката да се счита законно завършена, а не само платена, трябва да има писмено потвърждение на този факт. За това има различни документи за приключване.
Счетоводството на всяко предприятие изисква стриктно отчитане на операциите и наличието на всички документи по тях. Ако парите са преведени за продукт или услуга, тогава счетоводителят трябва да има документ, в който да е записано, че компанията го е получила. И обратно, контрагентната компания затваря операцията със същите документи при получаване на средства и потвърждава за какво е платена. 
За различните видове сделки има различни споразумения, както и ценни книжа, които потвърждават тяхното изпълнение. Какво представляват заключителните документи, за всеки от тях ще разгледаме допълнително.
Потвърждение за изпълнението на договора за доставка
Основният документ, покриващ договор за доставка на стоки, материали, суровини или друга собственост е фактура. 
Само оригинални документи са правно обвързващи. Следователно, дори ако в някакъв междинен период, поради определени обстоятелства, е прието копие от фактурата, оригиналът все още трябва да бъде приложен към счетоводните регистри. Дори резервация в договор не е в състояние да промени това.
Задължителни данни за фактурата
При продажба на стоки доставчикът се задължава да издаде фактура в два екземпляра: за себе си и за купувача. Той трябва да има такива подробности като:
- име и дата на документа;
- име на доставчика;
- описание на прехвърлените стойности;
- количество и мерна единица (във физически и парични еквиваленти);
- подпис на отговорното лице, като се посочва неговото положение и инициали.
Законът не установява задължителната форма на фактура. Всяка компания може да разработи своя собствена форма. Въпреки това, горепосочените подробности, в съответствие с Федералния закон за счетоводството, трябва да имат всички заключителни документи по договора за доставка без да се провалят.
Ако има съмнения относно правилността на самостоятелно съставяне на формуляра, тогава можете успешно да използвате формуляра номер TORG-12, който се считаше за задължителен до 2013 г.
пример
За извадката можете да вземете под внимание следната фактура:
Фактура № 12 от 19 март 2015 г.
Подател: Chip LLC.
Получател: LLC Astra.
Основата за освобождаване на стоки: договор № 7 от 13 януари 2015 г.
Пълномощно № 25 от 28 февруари 2015 г., чрез ръководителя на обществените поръчки Е. Г. Викторов.
| № p / p | име | U об. | броене | Цена,
търкайте. ченге. |
размер
търкайте. ченге. |
| 1 | патрон | бр. | 1 | 3000,00 | 3000,00 |
| ОБЩО | 3000,00 | ||||
Току-що пуснах едно име
В размер на: Три хиляди рубли. 00 копейки
Изпратен на директора _____________________ А. А. Сергеев
Получен артикул _______________________
MP
Потвърждение за изпълнението на споразумението за услуга
Ако предмет на договора са услуги или работа, тогава основният документ за закриване на договора ще бъде акт. Както при фактурата, транзакцията трябва да бъде потвърдена с оригинала. 
Има обаче някои изключения. Ако затварянето на документи за услуги не е предпоставка на договора и тяхното отсъствие е разрешено от закона, тогава копията на актове могат да бъдат приложени в счетоводните регистри (ако е необходимо). Тези документи обаче могат да се използват само за улесняване на счетоводството. Такива случаи възникват при сключване на договори за лизинг и предлагане.
Акт на извършена работа (предоставени услуги) - документ, доказващ не само приключването на сделката, но и липсата на оплаквания от клиенти. Той действа като основно потвърждение, което ви позволява да вземете предвид разходите за операцията и да ги включите в данъчните декларации. Актът се отпечатва в два екземпляра, те се съхраняват от всеки от участниците в сделката.
Задължителни подробности
Законът не въвежда унифицирана форма на акта на завършена работа. Във всяко предприятие затварящите документи по споразумение за услуги се разработват независимо, но дизайнът им трябва ясно да отговаря на установените стандарти.
Основните детайли, които трябва да бъдат, са:
- име и номера на документа;
- коя дата е съставена;
- име на изпълнителя и клиента;
- описание на операцията;
- мерна единица и количество (естествени и стойностни показатели);
- подписи на лицата, отговорни за операцията, като се посочват техните позиции и инициали.
проба
Акт № 98 от 12 декември 2014 г., приемане на извършената работа (предоставяните услуги).
Изпълнителят Chip LLC, представляван от директора А. А. Сергеев, от една страна, и клиентът Astra LLC, представляван от ръководителя на поръчката I. V. Kulebyakin, от друга, състави акт, в който се посочва, че Клиентът приема извършената работа и няма оплаквания. а.
| № p / p | име | U об. | броене | Цена, търкайте. ченге. | размер
търкайте. ченге. |
| 1 | Зареждане с касета | бр. | 1 | 500,00 | 500,00 |
| ОБЩО | 500,00 | ||||
Обща сума: Петстотин рубли 00 копейки.
художник:
Директор на Chip LLC _______________________ A.A. Сергеев
Клиент:
Мениджър по доставките на Astra LLC ______________________ I.V. Kulebyakin
Липса на документи за затваряне
Фактурите и актовете задължително трябва да завършат транзакцията. Едва след това той се счита за пълен и затворен от всички правила.
Понякога обаче има случаи, когато затварящите документи се губят поради различни обстоятелства. Или ръководителят на фирмата трябва да се справи с небрежността на подчинените и в резултат на проверки се установява липсата на такива документи. 
Едно от негативните последици от подобни неприятни инциденти е допълнителното начисляване на данъци. В крайна сметка счетоводителят на предприятието нямаше право да включва в декларацията разходи, които не са документирани. В този случай данъкът върху дохода се подценява и трябва не само да го платите, но и да изброите всички глоби и неустойки. Освен това те също ще бъдат наказани за липсата на документи. 
За да се избегнат подобни последици и да не се развали репутацията на компанията и отношенията с данъчните власти, е необходимо внимателно да се следи състоянието на управление на документите и счетоводството в предприятието. Важно е всички документи да се попълват навреме и в подходяща форма.
Ако мениджърът се съмнява в компетентността или отговорността на своя счетоводител, по-добре е да плати на одиторската фирма и да извърши одит, отколкото тогава десетки, или дори стотици пъти повече, да плати за липсата на документи.
